辦公室信息化管理平臺建設分析

[摘 要]在信息化技術快速發展的背景下，企業辦公室信息化管理平臺的建設成為數字化轉型的必由之路，因此應積極革新辦公室管理模式，實現文書檔案的智能化、信息化管理，以此降低管理難度與管理成本，進一步提高辦公室工作效率。文章基于搭建信息化管理平臺的必要性，針對信息化管理平臺建設策略進行深入剖析，旨在為提高企業信息化管理水平提供有效建議。

[關鍵詞]辦公室；信息化管理；平臺建設

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）21-0055-03

辦公室是設計院的綜合工作協調機構，在日常工作中起到了綜合協調、參謀服務與督察督辦等重要作用。搭建辦公室信息化管理平臺能為服務質量提升發揮較大作用，對于促進企業現代化具有重要的意義。辦公室信息化是企業建設中不可或缺的一環，是設計院整體管理和服務水平的體現。

一、搭建信息化管理平臺的必要性

（一）推進業務深入發展

隨著我國行業信息化的發展及企業規模的不斷壯大，辦公室的檔案數量快速增長，相關部門的業務也得到了不斷拓展，這在促進各項工作朝著規范化方向發展的同時，也需要明確各項檔案管理工作中的管控細節，并將互聯網信息技術融入其中，提高整體辦公流程的信息化水平。辦公室的各種檔案類型也逐步從傳統的紙質形式轉變為音視頻等數字化形式，在減少存儲空間的同時，也為后續檔案管理提供了更多的便捷。實行信息化運行的檔案管理模式還可以更好地適應社會對檔案數據的各類管控要求，建設具有長久應用效益的數據存儲環境，實現檔案信息資源的共享。

（二）促進管理模式變革

目前，各個行業為提升自身綜合發展能力，將業務拓展作為推進重點，使得辦公室管理人員的整體任務強度逐步增加，相對被動的檔案服務模式無法滿足設計院辦公室的各項管理需求，檔案管理流程容易出現紕漏，這會為后續檔案管理流程帶來一定的阻礙。應用檔案信息化平臺能夠落實數字化的各項工作，將信息服務網絡傳遞技術及管理模式融入其中，提高檔案管理的靈活度，實現檔案管理服務規范化、高效化的目標[ 1 ]。

現階段，辦公室內推進的各項檔案管理工作，需要與設計院的日常工作能力及內部管理結構相互融合，通過建立覆蓋全面且內容完善的管理機制，及時解決辦公室內常見的各類管理問題，提升人員的工作素養及工作能力，幫助他們主動利用信息化技術解決工作中的各類難題。可定期組織業務培訓活動，幫助人員掌握各種信息應用能力，全面提高工作效率，建立更為高效的現代化辦公室內部運行機制。同時要多方位研究各類信息化平臺的現代化辦公模式，充分提升系統運轉效能。

（三）提高辦公室工作效率

搭建辦公室信息化管理平臺，不僅能加快企業數字化轉型，還能在一定程度上提高辦公室管理效率。利用平臺系統集成各類數據與業務流程，能簡化人工操作，形成自動化處理模式，辦公室員工可將精力專注于更有價值的任務上，進而提高管理效率。同時，利用信息化管理平臺能實現跨部門、跨組織的數據儲存與共享，突破傳統時間和空間的限制，促進團隊之間的高效合作，提高信息透明度，加快組織內部管理創新。

（四）確保管理平臺的安全性

在工作中，辦公室管理人員需要在確保檔案實體安全的基礎上調整平臺運行機制，發揮現代技術的應用優勢，將各類數字化處理方案融入其中，后續辦公室人員可利用信息化的平臺管理機制，完成檔案內容的傳遞，避免原始檔案遭到泄露并提高檢索系統的精準度，有效保護平臺安全。同時，企業還能通過平臺的訪問控制、有效加密與認證機制等功能，充分保護內部重要數據檔案的機密性與完整性。

二、搭建信息化管理平臺的策略

（一）加強技術投入與應用

企業需有針對性地增加檔案信息化管理平臺資金投入，引入先進技術，促進信息化平臺朝著更為穩定的方向發展。技術部門要有針對性地對系統所需各類配套設施展開調控，確保當前平臺穩定運行，為后續平臺建設提供相應的技術支持。此外，還應依據檔案信息化管理平臺的規范與標準進行嚴格管理，逐步實現信息化管理的規范化與標準化，體現信息化平臺建設的特色。

（二）提升管理隊伍素質

企業應不斷增強檔案管理人員的責任意識，主管部門應加強檔案信息化管理平臺建設的政策與法規宣傳，從思想層面強化工作人員的信息化建設意識與使命感。辦公室應引進檔案信息化管理所需的管理專業人才及計算機人才，并對其定期開展檔案信息化管理業務培訓與考核，不斷提升工作人員的業務能力與知識水平。要加強對人才的管理與約束，建立質量管理與目標責任管理相結合的人才管理機制，不斷激發工作人員的工作熱情與奮斗精神[ 2 ]。

（三）健全管理平臺制度

1.建立辦公室信息化機制

第一，在信息化建設過程中，要健全辦公室信息的收集、儲存、共享與公開機制，加強信息化安全管理，切實保障企業信息安全。辦公室要根據企業建設進度和信息化建設規劃，制定本部門的信息化建設實施細則，在人員培訓、信息平臺與工作機制上加大建設力度。此外，辦公室還要加強日常信息的維護與檢查，定期開展信息網絡的維護和升級工作，打造高效運轉、結構完整的辦公信息化系統。

第二，辦公室應不斷加強學習，創建學習型辦公室，全面提升人員素質和能力。在建設信息化管理平臺時，工作人員要將制度貫徹落實到管理平臺中，以適應新形勢、解決新問題、開拓新局面。工作人員要打通各系統之間的通道，充分發揮大數據的作用，實現信息資源共享，做好數據分析，為企業宏觀決策提供客觀、真實的依據。

第三，檔案信息化管理平臺是企業辦公室檔案工作發展的必然選擇，對于提高檔案的信息化程度，提升檔案管理工作的質量和效益，都具有重要的理論與應用價值。辦公室部門應結合實際情況，制定務實有效的實施策略，推進辦公室信息化管理工作。

2.優化管理平臺工作體系

首先，企業要了解主要負責人的重要情況，以便及時通報和協調。要將辦公室各部門人員的信息中樞功能充分利用起來，再將有關負責人的工作群動態發布在信息化平臺上，管理人員可以即時加入工作群，進行信息和資料的分享，以此形成企業領導、執行部門和操作人員之間的互動工作機制[ 3 ]。

其次，要建立及時、準確的重要情報傳遞機制，保證上級的重要指示和重要工作文件能夠及時、準確地傳遞。工作人員要及時向相關單位和責任部門傳達中央重要指示和上級領導的重要批示，根據工作安排，組織好工作任務的分解和落實。要保證主要的工作指示能夠在第一時間傳達給相關的部門和單位，幫助上層領導準確理解，促進執行。相關部門可以建立各種宣傳陣地和展示平臺的協調聯系機制，利用平臺、網絡、大屏幕、新聞等各種媒介，宣傳企業的重大事件和重大舉措。

最后，要積極貫徹上級關于“基層減負年”活動的精神，將信息化技術應用到企業管理工作中。管理人員可以在手機智能平臺上設置對應的操作系統，簡化相關程序，為企業提供便利服務。同時，企業還應對已有的數據平臺進行整合，梳理和改進各個專項系統的工作過程，并優化行政審批流程。要打通各個專業系統之間的渠道，充分利用大數據的功能，實現信息資源的共享。工作人員要做好數據分析，為設計院的宏觀決策提供客觀、真實的依據，要加速構建信息化管理體系，明確責任分工，做好信息搜集和上報工作。此外，管理人員還應加強各職能部門之間的工作交流，保證各個系統之間的數據統計口徑一致、信息公開結果一致。

（四）開發信息化功能模塊

第一，企業應逐漸實現辦公自動化，可以利用內部管理系統，實現文件的制定、轉發等功能。應開發通話錄音等功能模塊，對其設置重要信息上報功能，以便及時收集、跟蹤和整理上級和企業各個方面的重要資料，并在最短的時間內將其匯報給上級，保證重要會議的安排、重要的外部來訪、重要的安全保障事項等都能及時得到匯報。此外，還要促進模塊化的督查，管理人員要將重要會議的待辦事項作為切入點，明確上級下達的重要任務和重要指示[ 4 ]。

第二，企業可以將“三重一大”的決策咨詢系統與決策信息系統相結合，定制系統化的申報程序，使其由郵件和紙質申報的管理方式轉變為信息平臺上報的方式，避免會議和決策資料的多次轉發和多層次審核，并根據需要，將其自動上傳給上級部門。企業還需在此基礎上積極探索人工智能技術，進一步實現自動化決策與智能化運營，通過在管理平臺上建立智能算法和預測模型，在數字化驅動下智能處理日常文件和進行基礎決策，提高企業運用效率，體現信息化管理平臺的時效性。

第三，傳統的請銷假都是通過計算機平臺進行的，對于一些臨時的出差，很難做到及時辦理。為此，有必要研發一套手機請銷假系統，建立請假用戶和請假審批的對應關系，同時在手機和計算機上實現移動請銷假，實現手機和計算機之間的數據共享。

第四，加強云計算技術應用，通過整合多種云計算技術，提高信息化管理的精準度。在辦公室信息化管理平臺中加入云計算功能，不僅能實現數據檔案的自動整理、歸納、總結及分析，還能有效減少計算時間，提高數據計算精準度，最大可能避免人為失誤，減輕工作人員的辦公壓力，使辦公室工作更高效、更可靠。為確保企業信息化管理平臺發揮其最大優勢，還需依托云計算技術構建一套功能完整的數據管理分析體系，實現檔案數據的收集、存儲與分析，為企業管理者提供有價值的數據參考。利用信息化管理平臺，還可將大量數據轉化為直觀的報表、統計圖等，使復雜的數據信息可視化，協助管理人員做出更為精準的決策判斷。隨著信息技術的不斷發展，辦公室不僅需要整理文字檔案，還需要將各類圖片、音視頻等文件精準歸檔處理，運用云計算技術可擴大檔案文書存儲容量，精簡工作流程，提高工作效率。

（五）做好信息化組織保障

企業應做好平臺系統的培訓和反饋工作。對新研制的系統，編寫通俗易懂的使用說明書，同時，對各使用部門和單位進行培訓；要建立問題反饋機制，以便實時了解平臺的使用情況，對其功能進行持續優化和改進。建立有效的溝通與合作機制是保障信息化運行的關鍵，企業應自主形成由辦公室、信息化和軟件研發公司組成的三位一體工作格局。在開發平臺的過程中，各職能部門要先確定需求，然后進行精準對接，再由軟件企業實施開發。在使用過程中，各部門要積極接收使用部門和單位的反饋意見，及時與軟件公司溝通，對系統平臺進行持續改進。

辦公室要強化信息化平臺建設，其工作的效率是由信息化管理平臺的運用效果來決定的。因此，辦公室的管理人員應熟練掌握辦公室信息化系統的運用，以此帶動其他部門更好地運用信息化管理系統，使辦公室及其他各部門的信息化水平得到持續提高。要想確保信息的質量，就必須對其采集、整理和再處理過程進行有效管理。同時，還應從管理層那里得到相關的反饋，為企業領導層的決策提供及時、可信的依據。及時有效地把握這些反饋信息，并從中發現有用信息，對于領導的決策具有重要意義。

除此之外，在信息技術等先進技術的支撐下，企業需進一步完善辦公室信息化管理體系，并根據系統要求，科學合理地配備軟硬件設施。在企業資金允許的情況下，還可引進如高拍儀、高速掃描儀等先進辦公設備，同時在平臺中增加文書檔案管理系統、檔案文件格式轉換系統等，實現辦公室全流程數字化管理，促進企業信息化發展[ 5 ]。

（六）增強風險防范意識

在搭建辦公室信息化管理平臺時，應做好各項風險預警工作，在平臺上增設信息化風險防范功能。為有效保障辦公室檔案文書的安全性，需在計算機設備中添加攔截軟件、殺毒軟件，還可提高密鑰等級，采用安全系數較高的動態驗證方式。同時，還可與IT企業達成合作，建設網絡信息防火墻，當受到外部侵害時及時追蹤，采取反擊措施，為辦公室檔案數據管理提供絕對安全的存儲環境，保障企業平穩發展。

三、結語

辦公室管理在企業設計院的管理中占有舉足輕重的地位，在信息化的大環境下，必須對其進行持續的變革與創新，并完善信息化管理平臺，加速信息化平臺及相關數據系統的建設，提高工作效率，使工作更加科學、規范和高效，提高設計院信息化水平，促進行業發展。

參考文獻：

[1]韓亮，胡錦梁，趙汗青，等.公立醫院人員兼任科技社團職務管理信息化平臺的構建與應用[J].學會，2024（02）：43-48.

[2]袁琪，李永斌，裘偉.基于大數據的高校安保信息化管理共享平臺的構建與應用[J].中國管理信息化，2024（02）：196-198.

[3]歐陽朔斯.基于大數據技術的高校全面預算績效管理信息化平臺的構建研究[J].當代會計，2023（11）：35-37.

[4]徐立華.云計算下企業全面預算管理信息化構建探討[J].活力，2024（3）：130-132.

[5]王颯颯.信息化系統構建下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].信息記錄材料，2021（10）：90-91.