員工手冊:“新常態”下企業依法治企的制度研究

摘 要：員工手冊是企業內部涉及員工切身利益的規章制度的歸集，是企業與員工良性互動、構建和諧勞動關系的有效管理工具，也是處理勞動爭議的重要法律依據。面對日趨嚴格的勞動法律環境和多發的勞資矛盾現狀，企業應樹立現代企業管理意識，通過審慎制定一份合法、合理的員工手冊管理勞動用工風險。文章對員工手冊的作用、編制原則、內容和編制發布程序進行了論述，期待為企業制度化高質量發展提供實踐指導。

關鍵詞：員工手冊 勞動用工風險 現代企業管理

中圖分類號：F240

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）11-031-02

一、引言

當前，中國經濟進入增速階段性回落的新常態時期，增長方式艱難轉型，改革進入深水區，我國企業勞動關系領域也出現了一系列新變化。首先，在全面推進依法治國大背景下，企業正面臨一個逐步嚴格的勞動法律環境。全國人大及其常委會頒布了勞動法、勞動合同法等多部勞動法律，國務院及其行政部門也頒布了一系列勞動行政法規和規章，我國已建立起較為完備的中國特色勞動法律制度體系;其次，勞動者利益訴求多元化、維權意識增強。隨著人民對美好生活的追求越來越強烈，人們的利益訴求也越來越多元化，勞動者維權意識越來越強，勞資矛盾呈現高發、多發態勢。

經濟新常態下構建和諧勞動關系，樹立合規意識、完善用工管理制度，才是企業長遠發展的內在邏輯。員工手冊作為企業用工管理規章制度的典型，其制定與發布已成為現代企業管理必不可少的一環。本文對員工手冊的作用、編制原則和內容以及編制發布程序進行了論述，有助于企業更加深刻地認識員工手冊，并為員工手冊的合規建設提供一定的理論指導和經驗借鑒。

二、員工手冊的作用

（一）員工在企業的行動指南

員工手冊是員工入職后收到的第一份制度文件，是企業規章制度、企業文化的濃縮，可幫助員工快速了解企業、統一價值觀、知悉并遵守公司的規章制度、有序開展日常工作。

（二）現代企業管理工具

雇主通過對勞動過程進行全面精細的管理和控制，減少勞動過程中的不確定性（Braverman，1974）;案例研究表明，雇主通過制定符合現行法律制度的規章，加強工廠的守法形象宣傳，并教育工人嚴格遵守規章制度，使規章制度成為雇主維持生產秩序的重要工具（趙波，2020）。員工手冊作為勞動過程管理規章制度的典型，通過培養管理者和員工的守法意識，提供合規管理規則及流程指引，降低生產運營中的不確定性，幫助企業提質降本增效。

（三）防范勞動用工風險

首先，員工手冊是企業對自身合規管理的自我約束，教育管理者在員工手冊規則范圍內實施經營管理是企業防范勞動用工風險的首要屏障;其次，員工手冊有助于促進勞動關系雙方的溝通理解，研究表明，工人可以依據規章與管理者就勞動過程中出現的異議進行討價還價，從而將工人從團結的集體變成原子化的個體，減少集體性勞動糾紛出現的概率（趙波，2020）;最后，員工手冊已逐漸成為勞動爭議案件處理的重要依據，最高人民法院《關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。勞動爭議案件高發的當下，具有法律效力的員工手冊成為企業防范勞動用工風險的最后一道屏障。

（四）企業文化的載體和延伸

員工手冊承載著企業的精神文化、制度文化和行為文化，是企業文化和企業形象在內的“實”的展示，并通過具體的行為規則進一步深化和細化，有助于形成企業內部員工統一的價值觀和共同的語言行為體系，激發員工的企業認同感和歸屬感。

三、員工手冊的編制原則

員工手冊要切實發揮前述作用，編制過程中務必遵循實用性、合法性原則。

（一）實用性

為便于員工遵守執行，手冊內容應且只應記載員工“關乎己”的內容，即與員工日常工作密切相關、出現頻次高、員工關心的內容，切忌“大而全”“面面俱到”“照搬照抄國家已有的法律法規”;同時，精簡的員工手冊也便于員工攜帶，隨時閱讀，時時參照。

（二）合法性

首先，員工手冊要做到主體合法。實踐中可能存在制定頒布主體為某一部門（無法代表企業意志）或者子公司使用母公司員工手冊的情形（根據《中華人民共和國勞動合同法》第四條和《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條規定可推出：母公司的規章制度非經轉化程序（含民主議定和公示或告知程序），并不當然適用于子公司），可能影響其在勞動爭議處理中的法律效力。其次，員工手冊要做到內容合法。員工手冊中違背國家法律法規規定的條款，不具有法律效力，無法對員工產生約束力，也無法作為勞動爭議案件審理的依據;此外，員工手冊內容應公平合理，主要包含以下方面：第一，與勞動過程相關、不超越勞動管理范疇。第二，條款不存在過于嚴苛減損勞動者利益的情形。第三，結合行業特性確保處罰與行為嚴重性之間梯度適配（楊雯，2021）。第四，員工手冊編制要做到程序合法。根據《勞動合同法》第四條規定，企業在制定、修改員工手冊時，在確保內容合法前提下，還應履行民主程序、向勞動者公示，程序合法是賦予員工手冊法律效力的又一充分必要條件。

四、員工手冊的內容

員工手冊的基本內容一般包含企業簡介、企業文化、職業準則與行為規范、人力資源各項程序指南、獎懲機制、員工關系與溝通、附則七個模塊，此外，企業也可以根據自身實際需要增加模塊，如行政管理制度，安全、環保、消防、職業健康相關內容。

（一）企業簡介和企業文化

企業簡介和企業文化分別從硬件實力和文化軟實力兩個維度向員工展示企業。其中企業簡介可包括企業基本概況、行業地位、產品領域、技術創新、資質體系等，企業文化一般是指組織內部共享的價值觀、理念、宗旨等。

（二）職業準則與行為規范

企業通過宣貫員工應具備的職業準則和共同行為，降低生產運營中的不確定性，從而控制風險。職業準則與行為規范是企業對員工最基本的規范和要求，也是每個員工承擔工作責任的必備素質，一般包括職業道德規范及行為準則、禮儀儀表、勞動紀律、廉潔紀律、辦公用品管理、信息安全管理、保密義務等。

（三）人力資源各項程序指南

包括員工入轉調離流程及須知、勞動合同管理、考勤與休假、培訓、考核與發展、薪酬與福利等。本模塊內容企業一般會在具體制度中進行詳細規定，考慮部分內容可能跟隨情境發生變化，以及企業保密的需要，遵循實用性原則，建議員工手冊中僅呈現原則性規定及應知應會，具體細則按相關辦法執行。

（四）獎懲機制

本模塊是對職業準則與行為規范內容的細化和延伸，通過正負激勵方式對共同行為實施引導和強化。獎勵部分可明確獎項類型及設置獎項的初衷，具體細則按相關辦法執行;懲罰條款的實施往往伴隨著勞動爭議風險，建議在內容合法的原則下謹慎設置，分級設計避免不教而誅，細化描述確保有理有據。例如，可根據情節嚴重程度，將違紀情形作“一般違紀”“較重違紀”“嚴重違紀”等不同層級區分，對應不同的懲罰條款。每種違紀情形的描述能量化的盡量量化，不能量化的盡量細化，尤其對于涉及企業單方面解除勞動合同的員工“嚴重違紀”情形，通過細化量化描述，避免勞動爭議。此外，應明確處罰程序，如設置專門委員會對處罰結果進行審定，形成《違紀處罰單》由被處罰人簽字確認，對違紀證據及《違紀處罰單》統一歸檔保存。

（五）員工關系與溝通

疏大于堵，建立良好的溝通渠道是企業柔性管理的體現，也是構建和諧勞動關系的前提。企業通過搭建班前會、工會、信訪工作小組、勞動爭議調解委員會等渠道，為勞動關系雙方提供友好協商的機會和平臺，最大程度保障制度平等互利，防范化解勞動爭議風險。

（六）附則

旨在明確手冊的制定、修改、解釋權歸屬，說明未盡事宜參照的管理制度，強調手冊的法律效力，最后可附上員工手冊簽收回執頁，作為員工手冊已公示告知的依據。

五、員工手冊編制發布程序

員工手冊的編制發布是一項系統工程，需要調動公司各部門主動參與、提前精細策劃并嚴格按計劃推進。此外，員工手冊編制時應履行民主程序，發布后應履行公示告知程序，并就程序履行過程實施證據固定，確保員工手冊的法律效力。

（一）高層牽頭成立項目組

員工手冊的編制發布涉及部門多，時間跨度長，協調難度大。為確保項目順利推進，建議由企業高層擔任項目負責人，人力資源部聯合各相關單位負責人成立專項工作小組共同推進。

（二）內部意見征求修改

項目組擬定的員工手冊（草案）征求企業法務、黨群等相關部門意見進行修改，并提交項目負責人進一步審核完善，形成員工手冊（征求意見稿）。

（三）民主程序

員工手冊（征求意見稿）提交企業職工代表大會/全體職工審議，根據職工建議修改形成員工手冊（建議稿），企業代表與職工代表就建議稿進行進一步平等協商，經職工代表大會/全體職工半數以上表決同意形成員工手冊（定稿）。企業應注意形成并保存好《職工代表大會審議員工手冊的決議》。

（四）公示告知程序

為確保全體員工知悉并遵守員工手冊規定，切實發揮員工手冊的管理功能，企業可將員工手冊電子版在內部網絡進行公示，同時下發印刷版（注意保留員工的簽收回執原件），并組織員工手冊的內部宣貫培訓（注意保留培訓簽到材料），完成公示告知程序。

六、結語

通過員工手冊管理勞動用工風險不失為企業提質增效的良方，有必要引起企業的高度重視。審慎制定一份合法、合理的員工手冊，并隨著勞動法律環境和企業發展需要不斷更新完善，是全面推進依法治企、構建現代企業管理制度的內在要求，也是完善中國特色現代企業制度、防范化解勞動用工風險、構建和諧勞動關系、推動企業高質量發展的重要舉措。

參考文獻：

[1] 楊雯.理解員工手冊內容的合理性[J].人力資源，2021（01）：76-77.

[2] 趙波.“以法之名”：企業勞動關系管理中的制度化策略[J].中國人力資源開發，2020，37（02）：104-113.

（責編：賈偉）

[作者簡介：姚麗華，碩士研究生，中級經濟師，研究方向：人力資源管理。]