做好基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作的研究探討

邵文紅

摘 要：基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作是衛(wèi)生防疫工作重要的一部分，檔案管理工作的完成的質(zhì)量直接反映衛(wèi)生防疫工作的水平。隨著社會發(fā)展，人口數(shù)量不斷增多，基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作難度加大，因此我們要分析現(xiàn)狀，對其相應(yīng)的解決對策進行研究探討。

關(guān)鍵詞：基層衛(wèi)生防疫、檔案管理、現(xiàn)狀、對策

檔案是衛(wèi)生防疫站各項工作的歷史記錄，是衛(wèi)生防疫工作的必要條件和重要依據(jù)，也是重要的信息資源和技術(shù)儲備。它對于衛(wèi)生防疫事業(yè)的發(fā)展和規(guī)范化管理有著十分重要的意義[1]。做好基層衛(wèi)生防疫檔案的管理對于衛(wèi)生防疫工作至關(guān)重要。隨著經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展，人民物質(zhì)生活水平不斷提高，對于身體健康問題也越來越重視，搞好基層衛(wèi)生防疫檔案管理的工作難度也隨之加大。因此，目前要對基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題進行分析，并對其解決措施作出探討。

1 基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作中問題所在

1.1 檔案管理工作制度不健全

目前，國內(nèi)多數(shù)基層衛(wèi)生防疫部門都存在檔案管理制度不健全的弊端，特別是一些落后、偏遠地區(qū)更是存在普遍未形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和考核制度的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理部門無實際用處?；鶎有l(wèi)生防疫檔案管理制度的不健全，使得基層衛(wèi)生防疫工作難以開展，不能高效準(zhǔn)確地提取檔案資料，導(dǎo)致整體防疫工作進度變慢，效率變低。從基層衛(wèi)生防疫檔案管理的實際情況而言，管理經(jīng)驗的不足和缺失，在一定程度上也會影響管理制度的構(gòu)建和實施。因此沒有完整成體系的管理制度，會導(dǎo)致檔案的管理工作寸步難行，面對經(jīng)濟建設(shè)帶來的挑戰(zhàn)更是難以適應(yīng)。

1.2 檔案管理工作觀念意識薄弱

檔案管理工作復(fù)雜繁瑣，要求工作人員具備耐心、細致、奉獻的工作品質(zhì)。但國內(nèi)多數(shù)基層衛(wèi)生防疫部門未能認清檔案管理工作的重要性，尤其是對于檔案建設(shè)的認識不足，甚至有些基層衛(wèi)生防疫部門僅是將檔案工作作為應(yīng)付上級檢查的一項內(nèi)容，沒有深刻的認識到檔案管理工作是衛(wèi)生防疫工作順利開展的關(guān)鍵。從而在對檔案進行整理與歸檔時，未能高效、準(zhǔn)確的進行，嚴重影響到檔案資料的實際運用價值。

1.3 檔案管理規(guī)范性不強

隨著社會發(fā)展，部分衛(wèi)生防疫部門已設(shè)立了專門的檔案管理室，但由于管理制度的不完善，使得檔案管理工作缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，對于整理的標(biāo)準(zhǔn)沒有明確的規(guī)定，很多工作人員看似忙碌，工作量大，但是效率不高，這樣就使得檔案管理的規(guī)范性較差。當(dāng)需要查找檔案資料或利用檔案資料時，往往需要耗費人力在繁雜的數(shù)據(jù)中搜索，這就使得檔案資料的利用率降低了，不能很好的發(fā)揮檔案作用。另外，在檔案的裝訂、制作中也沒有明確的規(guī)定，因此導(dǎo)致工作人員很難將檔案進行細分，在提取信息時同樣也會受到阻力。

1.4 檔案管理信息化程度低

時代的快速發(fā)展為我們帶來了信息技術(shù)，使我們感受到了多種便利和翻天覆地的變化。在基層衛(wèi)生防疫檔案管理的工作中，許多衛(wèi)生防疫部門正努力建立檔案管理信息化系統(tǒng)。但由于技術(shù)不夠成熟，系統(tǒng)不夠完備，使得工作人員在系統(tǒng)操作上還不能完全替代紙質(zhì)查閱，因此信息化檔案管理系統(tǒng)的利用率不高。并不能完全配合完成檔案管理工作。

2 基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作中相關(guān)問題的解決對策

2.1 完善檔案管理工作制度，加強監(jiān)督機制

為保證基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作的進行，應(yīng)該制定相關(guān)管理制度。明確檔案工作職責(zé)范圍和檔案員崗位責(zé)任制，制定綜合檔案室職責(zé)及檔案員職責(zé)，制定明確的考核指標(biāo)，每年定期對站內(nèi)科室及基層防疫組進行檢查考核，其結(jié)果作為評選先進的指標(biāo)之一，把檔案工作滲透到日常的業(yè)務(wù)活動中去[2]。結(jié)合不同地區(qū)基層衛(wèi)生防疫特點，制訂相應(yīng)的文件歸檔制度、分類方案及保管期限表。此外，還應(yīng)具體制訂檔案利用、保管、保密、鑒定等工作的相關(guān)制度。使基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作有完整的制度體系，這樣能使衛(wèi)生防疫工作在開展的過程中更加便利的利用檔案資料，也能使相關(guān)工作人員對于檔案管理工作有更加清晰地認識，從而更好的開展工作，配合衛(wèi)生防疫中的其他部門。制度的建立需要執(zhí)行，因此加強管理也十分重要，基層衛(wèi)生防疫工作的多年開展形成了大量原始數(shù)據(jù)和資料，如果忽視檔案管理工作，只是為追求表面利益，甚至只是為了敷衍上級檢查，這將使得檔案管理工作陷入空白期，無法履行檔案在工作中的使命。所以要加強相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力，提高他們對檔案工作的重視程度，從思想觀念上使他們轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的態(tài)度，積極配合基層衛(wèi)生防疫工作中的其他部門。另外，在完善的相關(guān)制度的同時，也要加強監(jiān)督機制，按時考核檔案管理工作，形成上下級互相監(jiān)督機制，這能使檔案管理工作人員減少懈怠，并能全心全意投身于復(fù)雜繁瑣的工作之中。還要發(fā)揮群眾的監(jiān)督作用，衛(wèi)生防疫工作主要面對的就是人民，因此，檔案管理工作的開展直接關(guān)乎人民是否享有高效的服務(wù)，人民群眾的監(jiān)督有利于檔案管理工作進一步規(guī)范化，同時能督促工作人員提高工作效率，歸檔及時。

2.2 加快檔案管理工作的信息化建設(shè)

隨著社會快速發(fā)展，信息化時代為我們帶來了很多便利，因此在基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作中也應(yīng)充分利用好信息化，加快完善信息化系統(tǒng)。很多基層衛(wèi)生防疫部門依然采取紙質(zhì)檔案儲存管理的方法，盡管這種方式保存數(shù)據(jù)的安全性更高，但也存在很多弊端，例如在查找數(shù)據(jù)資料時耗費人力大，工作人員往往需要經(jīng)過多道程序在大量的檔案中找到需要的資料，這使得檔案的利用率大大降低，另外紙質(zhì)儲存面臨著受潮，缺頁、蟲蛀等風(fēng)險。相對來說采取信息化儲存檔案則更加便利，盡管這種方式也存在丟失數(shù)據(jù)的風(fēng)險。但若配備專職人員，完善維護系統(tǒng)，則能使檔案管理工作化繁為簡。檔案管理工作的信息化一方面能減輕工作人員的工作壓力，使他們更高效，更科學(xué)的對檔案進行儲存、分類、查找。同時提高了數(shù)據(jù)的實效性和利用率，能高效的配合衛(wèi)生防疫工作的開展。另外上級管理部門應(yīng)盡量調(diào)動分配足夠的資金，定期指派具有豐富工作經(jīng)驗的人員對基層檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以保證檔案資料的收集、整理、錄入、檢索等均實現(xiàn)信息化操作的基本要求。

隨著我國衛(wèi)生防疫事業(yè)的不斷發(fā)展，衛(wèi)生防疫管理逐步由傳統(tǒng)型、經(jīng)驗型向科學(xué)化、法制化管理方向發(fā)展，這一轉(zhuǎn)變過程需要檔案管理的密切配合和支持。因此，如何進一步加強衛(wèi)生防疫檔案建設(shè)，提高衛(wèi)生防疫事業(yè)管理水平是擺在我們面前的重要課題[3]。盡管在檔案管理工作中仍存在較多問題，但只要找到問題存在的源頭，及時制定相關(guān)解決政策就能改善目前基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作的現(xiàn)狀，使檔案管理工作能真正發(fā)揮其關(guān)鍵性作用。

參考文獻

[1]施培武.衛(wèi)生防疫檔案規(guī)范化建設(shè)的探索與實踐[J].信息管理，1999（05）.

[2]雷滿根，葉向陽.加強防疫檔案建設(shè)，提高科學(xué)管理水平[J].浙江檔案，1997（12）.

[3]雷滿根，葉向陽.加強防疫檔案建設(shè)，提高科學(xué)管理水平[J].浙江檔案，1997（12）.

[4]李鳳勤.規(guī)范基層衛(wèi)生防疫檔案的重要性[J].中國城鄉(xiāng)企業(yè)衛(wèi)生，2007（8）.

[5]許英路，薛小軍，陳惠英.縣（市）、區(qū)衛(wèi)生防疫站檔案管理工作存在問題及對策[J].中國公共衛(wèi)生管理，2002（2）.