完善制度約束，勞動合同管理需合規

勞動合同是企業與員工進行雙向選擇、確定勞動關系、明確雙方權利和義務的協議，是保護雙方合法權益的基本依據。合規用工是企業勞動關系管理的基礎前提，只有完善勞動合同管理制度，及時與新入職員工簽訂書面勞動合同，實現合法用工，才能降低用工風險，減少勞動爭議，節約用工成本，保障企業健康穩定運行。管理實踐中，個別用人單位忽視了對勞動合同的有效管理，這種行為既侵害了勞動者的合法權益，也會將自身置于巨大的風險之中。

2023年2月，叢先生入職某公司，但雙方一直未簽訂書面勞動合同。2024年1月，叢先生因故離職。隨后，他以公司未與其訂立書面勞動合同為由向仲裁院申請仲裁，請求裁決公司支付其二倍工資差額。經審理，仲裁院裁決支持了叢先生的請求。該公司不服該仲裁裁決并訴至法院。庭審中，該公司訴稱其已與叢先生簽訂書面勞動合同，但其在離職時已將包括該勞動合同在內的資料盜走，并出具了該公司報案后的公安機關出警記錄。為此，請求法院判決不需要向被告支付二倍工資差額。法院經審理，認為該公司提供的證據不足以證明叢先生存在盜竊事實，應承擔舉證不能的后果。據此，法院判決駁回該公司的訴訟請求并支持叢先生的主張。

法律解析

《中華人民共和國勞動合同法》（以下簡稱《勞動合同法》）第十六條規定：“勞動合同由用人單位與勞動者協商一致，并經用人單位與勞動者在勞動合同文本上簽字或者蓋章生效。勞動合同文本由用人單位和勞動者各執一份。”第八十二條同時規定：“用人單位自用工之日起超過一個月不滿一年未與勞動者訂立書面勞動合同的，應當向勞動者每月支付二倍的工資。”從以上法條可以看出，與勞動者訂立書面勞動合同是用人單位的法定義務。否則，用人單位將承擔向勞動者每月支付二倍工資的法律責任。《勞動合同法》強制用人單位簽訂書面勞動合同的立法本意，主要是基于勞動關系中勞動者往往處于弱勢地位的特殊考慮。未簽訂書面勞動合同二倍工資差額的性質并非勞動者的勞動所得，而是對用人單位違反法律規定的一種懲戒，其目的在于提高書面勞動合同的簽訂率，明晰勞動關系中的權利義務。

同時，根據民事訴訟的證據規則，當事人對自己提出的訴訟請求所依據的事實，有責任提供證據加以證明，即“誰主張誰舉證”。沒有證據或者證據不足以證明當事人的事實主張的，由負有舉證責任的當事人承擔不利后果。

本案中，叢先生主張公司未與他簽訂勞動合同，公司則以勞動合同被盜為由進行抗辯，但提交的公安機關受案出警記錄無法證明被盜事實，更不能證明雙方曾經簽訂過書面勞動合同，故此法院作出了上述判決。

合規提示

首先，在人力資源管理層面，企業可以從以下幾個方面進行合規操作，規避因未簽勞動合同而帶來的二倍工資風險。一是擬定好勞動合同文本，規模較大的企業可以一次性印制一定量的通用文本備用；二是規范簽訂勞動合同的流程，比如固定每月的1日和16日簽訂或續簽過去半個月新入職員工或合同期滿員工的勞動合同；三是指定人力資源專員對勞動合同進行管理，并且對其進行關于勞動合同專業知識的全面培訓，保證其充分掌握簽訂和續簽的相關知識和流程；四是建立監督檢查機制，除勞動合同管理人自我檢查外，人力資源部門負責人還要定期對勞動合同的簽訂和續簽情況進行檢查，分管人力資源的企業領導也可以不定期對員工勞動合同的簽訂和續簽情況進行抽查；五是利用人力資源管理系統，如釘釘、企業微信辦公等軟件，提醒人力資源部門在法律規定的期限內及時與員工簽訂或續簽勞動合同。

其次，在勞動合同內容方面，應注意以下事項：

遵循平等自愿協商一致原則。平等是指勞動合同雙方地位平等，應以平等身份簽訂勞動合同。自愿是指簽訂勞動合同完全是出于本人的意愿，不得采取強加于人和欺詐、威脅等手段簽訂勞動合同。協商一致是指勞動合同的條款必須由雙方協商達成一致意見后才能簽署。

遵守法律和行政法規規定。在執行勞動合同制度過程中，個別企業在合同文本中規定女職工不得結婚、不得懷孕生育子女，因工負傷協議后果自負，甚至約定“生死概不負責”等顯失公平的條款內容，這些約定均違反了國家有關法律和行政法規的規定，屬于無效或部分無效的合同。因此，在訂立合同前，勞資雙方一定要認真審查每一項條款，就權利、義務及有關內容達成一致意見，且嚴格按照法律法規的規定，簽訂合法規范的有效勞動合同。

明確必備條款并以書面形式訂立。勞動合同內容是履行勞動合同和處理勞動爭議的重要依據。勞動合同應具備以下條款：勞動合同期限、工作內容、勞動保護和勞動條件、勞動報酬、勞動紀律、勞動合同終止條件以及違反勞動合同的責任等。除此以外，勞動者與用人單位可協商約定其他條款。勞動合同期限包括固定期限、無固定期限和以完成一定工作為期限三種形式。固定期限勞動合同要有明確的終止日期；無固定期限的勞動合同沒有明確的終止時間，但必須在勞動合同中規定終止或者變更合同的條件；以完成一定工作為期限的勞動合同，是以一項工作任務的完成時間為合同期限，也是有固定期限的一種特殊形式。“工作內容”主要指應該完成的工作任務的數量或指標。《中華人民共和國勞動法》（以下簡稱《勞動法》）規定，勞動者不能勝任工作，經過培訓或者調整工作崗位仍不能勝任工作的，用人單位可以解除勞動合同。因此，在簽訂勞動合同時，對“工作內容”的規定要與同崗、同工種的職工完成的任務相同。

既合法規范又兼顧實際。簽訂勞動合同違反法律和行政法規可能會產生無效合同，但又不能機械地照搬照抄法律法規條文，因此需要結合不同區域、不同行業的用工實際，靈活把握運用好法律規定留有余地的地方，比如《勞動法》規定的每日工作時間不超過8小時，平均每周工作時間不超過40小時的工作制度，只要在這個范圍內，每天工作時間約定為5小時還是7小時等，勞資雙方都可以通過協商確定，此即正確運用法律和行政法規留有余地的一種情況。

于法周延于事簡便，做到簡繁結合。勞動合同簽訂時要因人、因地、因事而異。簡，是指便于理解又容易記憶，商量余地大。但條款過于籠統原則，可能產生認識和理解上的分歧和爭議，容易埋下矛盾隱患。繁，是指在執行時容易掌握，可以減少分歧和爭議的發生，但在簽約時較為煩瑣。因此，實踐中要簡繁結合，如對于法律法規規定的法定性、強制性規范，可以只約定按照某項規定執行即可；對于法律法規沒有明確具體規定或者允許當事人變通的內容，特別是容易產生爭議的條款，就應當進行詳細約定。

準確表述和理解重要條款。勞動合同一經簽訂即涉及勞資雙方的權利、責任和利益，并產生相應的法律后果。現實中，個別用人單位為節約成本，通常會采用格式化的合同范本，甚至會對關鍵條款進行“模糊”表述。比如，將薪酬條款籠統地規定為“參照有關國家標準”或“公司有關規定”執行，這樣的表述就存在較大的風險隱患。正確的表述不僅要明確薪酬金額，還需要具體到適用何種工時制度，而在語言表達和用詞上，也務必做到具體明確、通俗易懂，切勿含混不清，以免產生歧義。

規范試用期的約定。試用期并不是勞動合同中的必備條款，是否約定試用期，由用人單位和勞動者自主協商確定。當事人沒有約定試用期的勞動合同，不影響其成立與生效。相反，一旦約定了試用期，《勞動合同法》就給勞動合同加上了一道緊箍咒：勞動合同期限3個月以上不滿1年的，試用期不得超過1個月；勞動合同期限1年以上不滿3年的，試用期不得超過2個月；勞動合同期限3年以上固定期限和無固定期限的，試用期不得超過6個月。需要注意的是，同一用人單位與同一勞動者只能約定一次試用期。以完成一定工作任務為期限的勞動合同或勞動合同期限不滿3個月的，不得約定試用期。試用期包含在勞動合同期限內，勞動合同僅約定試用期的，試用期不成立，該期限為勞動合同期限。