國有企業文書檔案管理規范化與路徑分析

摘 要：在國有企業的快速發展過程中，企業文書檔案的規范化管理具有不可替代的作用。國有企業文書檔案管理規范化有利于文書檔案的二次開發和利用，對于提升管理效能、助推企業改革有促進作用。當前部分國有企業文書檔案管理過程中還存在一些現實性問題，文章從制度化、信息化、管理能力等多個維度出發，提出加強企業文書檔案管理的制度化建設，提升管理的效能；提升企業文書檔案管理的信息化建設，提升數字化水平；加強企業文書檔案管理隊伍的建設，提升管理能力；加強文書檔案管理部門的配合，加強檔案管理工作的銜接等措施，以進一步提升企業文書檔案管理的質量。

關鍵詞：國有企業；文書檔案管理；管理規范化

國有企業文書檔案是指國有企業在不同的時期開展生產、經營和管理等業務活動的過程中，所形成的各種類型材料的集合，對于企業的革新和發展具有十分重要的作用。國有企業文書檔案管理工作一定層面上反映了企業的管理運營狀況，是國企管理工作的重要組成部分，國有企業文書檔案管理規范化對于企業的改革和推進檔案的信息化建設等具有十分重要的現實意義。

1 國有企業文書檔案管理規范化的重要意義

1.1 有利于國有企業文書檔案的開發和利用

國有企業文書檔案是對于企業所開展的生產、經營、管理及銷售等不同環節的反映和記錄，一定層面上體現了企業的整體運轉狀態。國有企業文書檔案管理者通過加強制度建設、規范文書檔案的管理流程，提升檔案管理的分類等舉措，可以進一步提升檔案開發和運用的價值。尤其是通過對檔案的分析和數據對比，可以分析出企業運行過程中所存在的問題和短板，修正企業的發展戰略，進一步反哺于企業的發展[1]。因此，深入挖掘企業文書檔案，充分發揮檔案的價值，有利于國有企業的現代化發展。

1.2 有利于提升國有企業文書檔案管理的信息化水平

國有企業文書檔案管理工作在規范化建設的過程中，需要更新管理手段。而信息化建設是企業文書檔案管理規范化的有效支撐，國有企業在激烈的市場競爭環境和時代發展的要求下，要不斷地提升信息化賦能企業文書檔案管理的效能。為此，國有企業文書檔案的規范化建設有利于完善國有企業文書檔案信息化配套設施的完善和購置，有利于引導檔案管理者革新管理理念，以信息化建設為先導，提升檔案管理的信息化、數字化能力。加快了企業文書檔案管理的信息化建設，提升了檔案管理的效能。

1.3 有利于提升檔案管理者的業務能力

人是國有企業文書檔案管理的關鍵，尤其是企業文書檔案管理者的管理水平直接影響著文書檔案管理的質量。為此，加強文書檔案管理的規范化水平要求提高檔案管理者的業務能力。這要求企業文書檔案管理者要不斷地豐富自身的管理技能，了解企業文書檔案管理的一些前沿理念，熟悉企業文書檔案管理的基本要求，掌握企業文書檔案管理的流程和步驟，這樣才能滿足國有企業發展過程中對檔案管理工作的需求。這也有利于企業文書檔案管理者夯實自己的業務技能和水平，以應對企業改革的要求。

2 影響國有企業文書檔案管理規范化的因素

2.1 國有企業文書檔案管理者的觀念因素

國有企業文書檔案管理者是加強檔案管理質量，規范檔案管理環節的重要因素。而國有企業文書檔案管理者的觀念則是影響因素中的重要抓手。管理者是否重視企業文書檔案管理工作，直接影響著檔案管理規范化水平，部分企業文書檔案管理者僅僅把檔案管理理解為檔案的收集、整理、歸納等基本環節，以方便后期的二次使用。這種傳統的認知有些偏頗，企業文書的檔案管理不僅是傳統的管理，還涉及文書檔案的二次開發和利用，涉及后期企業文書檔案價值的挖掘。此外，企業文書檔案管理者是否能夠不斷革新檔案管理理念，不斷進行創新性管理思維的革新也會影響企業文書檔案管理的質量。企業文書檔案管理者能否不斷地學習新的管理理念，不斷的掌握前沿性的檔案管理知識，不斷的創新管理的方式和方法，更能影響文書檔案管理的規范化建設水平乃至企業管理質量。

2.2 國有企業文書檔案管理者受教育水平因素

國有企業文書檔案管理工作在整個國有企業管理工作中具有重要的地位，甚至影響著企業的可持續發展和改革。然而部分企業的領導把企業文書檔案管理工作視為“養老崗”“清閑崗”，甚至把國有企業文書檔案管理工作邊緣化。這就導致部分國有企業文書檔案管理工作由學歷水平較低或學習能力不強的人來完成。受教育者的學歷水平和學習能力一定程度上影響著國有企業檔案管理的規范化建設，尤其是學習能力較低的人員對于接觸新操作技能的接受程度較低，上手速度慢。此外，受限于專業的文書檔案管理知識和實操水平，文書檔案管理者則缺乏文書檔案管理的創新動力和創新能力，這也致使文書檔案管理工作凸顯出一定的滯后性，進而影響文書檔案管理效能。

2.3 國有企業文書檔案管理者技術因素

國有企業的快速發展離不開國有企業文書檔案管理工作的賦能和輔助，然而企業文書檔案管理者的操作技術和管理水平是至關重要的影響因素。尤其是管理者是否能夠熟練地掌握企業文書檔案管理過程中收集、整理、梳理、保存、借閱及開發等步驟，能否深入地理解上述環節中的注意事項及工作細節。與此同時，管理者是否具備一定的信息化或者數字化操作能力也直接影響著企業文書檔案管理的水平。尤其是，文書檔案管理者是否能夠熟練地操作信息化檔案管理設備，能否依托信息化設備針對電子材料和影像資料進行精細化和規范化分類，能否依托信息化設備針對電子版檔案進行二次開發和價值的挖掘，這些一定程度上都影響著企業文書檔案管理工作。此外，企業文書檔案管理者能否不斷的依據自己檔案管理工作經驗不斷地進行技術操作的升級，提升檔案管理水平的高度，這也是影響檔案管理規范化的重要因素。

3 國有企業文書檔案管理規范化存在的問題

3.1 企業文書檔案管理制度化建設滯后

國有企業文書檔案管理的制度化建設水平直接影響著國有企業文書檔案管理的質量和層次，影響著企業的后續發展。部分國有企業文書檔案的制度化建設有待進一步優化。其一，企業文書檔案管理過程中的制度化建設需要進一步完善。尤其是針對不同的檔案管理環節要依據其工作過程具體化而優化制度內容，提供工作準則。其二，企業文書檔案管理監督制度不健全。這就容易導致文書檔案管理過程中出現一些工作的失職和漏洞，甚至給企業造成一定的經濟損失。

3.2 企業文書檔案管理信息化建設不足

國有企業文書檔案的信息化建設水平是衡量國有企業檔案規范化建設的重要標準之一，然而部分國有企業檔案管理的信息化建設不足。其一，信息化設備的資金投入不足，信息化設備的配套設施不齊全，一定層面制約了國有企業文書檔案的管理水平。其二，信息化軟件的開發和應用較為滯后，檔案的數字化處理水平不足。尤其是部分國有企業缺少檔案信息化處理的一體化軟件或平臺，制約了檔案管理的效率。另外，文書檔案的數字化處理水平有待提升，也限制了檔案二次開發和利用價值的挖掘。

3.3 企業文書檔案管理隊伍的水平有待增強

文書檔案管理隊伍是檔案規范化建設的根本，而部分國有企業的檔案管理隊伍建設有待加強。其一，部分檔案管理隊伍的思想教育有待加強。尤其是針對檔案管理工作的特殊性，對于堅定政治立場，形成良好的工作作風的認知不足。僅把文書檔案管理工作當成普通崗位，殊不知檔案管理工作具有嚴格的保密性、嚴謹性和規范性及價值的二次開放性等特點。其二，文書檔案管理隊伍的職業技能培養有待增強。

3.4 企業文書檔案管理部門配合不足

國有企業涉及部分較多，高質量的檔案管理工作需要不同部門的檔案管理者協同配合，然而部分部門的兼職檔案管理人員對溝通的重視程度不夠，部門配合銜接不暢[2]。其一，針對部門兼職檔案管理者而言缺少檔案管理的行為規范。其二，部門兼職檔案管理人員的認識不到位，導致歸檔專業技能不扎實。這在一定層面上影響了文書檔案管理的規范化建設。

4 國有企業文書檔案管理規范化的路徑

4.1 加強企業文書檔案管理的制度化建設，提升管理的效能

依據《企業檔案管理規定》等檔案法律法規，規范文書檔案管理制度是國有企業發展的有力支撐和重要推進劑，有益于促進企業的完善和發展。然而部分國有企業文書檔案的制度化建設還較為滯后，文書檔案管理的效率還不高。為此，要加強企業文書檔案管理的制度化建設。首先，依據《歸檔文件整理規則》結合國有企業發展的實際，制定完善的文書檔案管理制度。良好的文書檔案管理制度構建為文書檔案管理工作提供基本的方向遵循和有效支撐，為此針對文書檔案管理的各個環節制定清晰而規范的工作制度。針對紙質文檔和電子文檔的收集、整理、梳理、保存和借閱等環節一定要有針對性地制定基本的工作準則。同時結合國有企業的生產、經營、管理的實際形成檔案管理制度的特色，既要制定常規企業文書檔案管理制度化內容，也要形成企業文書檔案管理的特色制度。其次，構建企業文書檔案管理的監督制度。要針對不同部門檔案的收集和整理及流轉形成規范化的監督流程和制度，以便于及時將企業文書檔案歸檔并保證其完善性[3]。

4.2 提升企業文書檔案管理的信息化建設，提升數字化水平

隨著信息技術的迅猛發展和數字技術應用的廣泛化，各行各業都在不斷地適應信息化發展的大潮而不斷提升的行業要求。而信息化也推動了各行業的發展和行業領域的迭代升級，尤其是在企業文書檔案管理方面其信息化建設也成為提升文書檔案管理水平的重要標志之一。首先，配套信息化文書檔案管理設備，探索文書檔案管理環節的信息化。國有企業加大文書檔案管理信息化設備的采買，投入一定的資金用于支撐檔案管理的信息化建設。探索文書檔案管理無紙化和電子化建設，以信息化設備為支撐，以數字化為先導，提升文書檔案管理的信息化水平。其次，加強檔案信息化軟件的應用，提升檔案數字化處理水平。國有企業文書檔案管理部門要加強與第三方服務公司的合作，推進信息化軟件的應用和普及，通過信息化軟件平臺實現電子文檔的處理、調閱和存檔等功能。此外，加強檔案的數字化處理，做好數據的備份和存儲工作，通過數字化梳理以進一步提升檔案的二次開發效能和管理水平。

4.3 加強企業文書檔案管理隊伍的建設，提升管理能力

人是一切行為活動的主體，而國有企業文書檔案管理工作最終也要靠人來完成，尤其是高素質人才是企業文書檔案管理的關鍵。為此，國有企業要加強企業文書檔案管理隊伍的培養和建設，才能更好地推進文書檔案管理的規范化發展。首先，加強企業文書檔案管理隊伍的思想建設。從人員選拔上而言要選擇政治立場堅定，服務意識強，業務能力強的人才從事企業文書檔案管理。尤其是后期要加強對文書檔案管理人員的思想教育，文書檔案管理涉及企業運行和發展的核心機密，而國有企業由于其性質的特殊性，要求文書檔案管理人員必須政治可靠、作風正。注重文書檔案管理人員的作風建設，開展系列主題教育活動，堅定檔案管理人員的政治立場[4]。其次，開展常態化培訓，加強業務能力的培養。國有企業針對企業文書檔案管理工作開展專題性研討和培訓，采取引進來和走出去相結合的策略。國有企業為文書檔案管理人員提供外出學習交流的機會，開闊眼界拓寬視野。此外，聘請一些企業文書檔案管理領域內容的專家開展專題授課，講授一些前沿理念和做法，提升國企文書檔案管理者的業務素質和底蘊。

4.4 加強文書檔案管理部門的配合，加強檔案管理工作的銜接

國有企業部分劃分較多涉及的工作領域較為繁雜，這也增添了文書檔案管理的歸檔難度。而國有企業文書檔案歸檔涉及多個部門，因此要提升檔案規范化建設，提升檔案管理的協同配合和銜接性。首先，國有企業文書檔案管理部門要針對部門檔案銜接配合工作等內容制定規章制度。尤其是檔案管理部門針對國有企業各部門的工作類別和職責，明確配合的基本內容和工作原則，及時將企業文書的檔案進行歸檔并做好移交等銜接工作[6]。其次，國有企業文書檔案管理者要針對不同部門兼職檔案負責人開展部門協同配合的培訓。針對國企各部門的工作特點和實際，開展指導性工作，以進一步提升檔案管理工作的銜接和配合質量。

參考文獻

[1]劉濤.國有企業文書檔案管理中存在的問題及優化措施[J].造紙裝備及材料，2023，52（01）：184-186.

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[3]蔣志超.加強國有企業文書檔案管理工作探究[J].黑龍江檔案，2022（05）：195-197.

[4]欒惠嵐.有關企業文書檔案管理的規范化思考[J].商，2013（08）：198.

[5]居華峰.淺談國有企業文書檔案管理效率的提升策略[J].辦公室業務，2020（19）：102-103.