學生資助檔案管理現狀與對策

摘 要：學生資助是一項得民心、暖民心的工程，從學生受資助的認定、評估到資助資金發放的過程中產生大量具有保存價值的學生資助檔案。做好學生資助檔案的收集、整理和利用，對規范和監督資助行為，提升教育教學管理具有積極的現實意義。本文以學生資助檔案管理為研究對象，從家庭情況、學生情況和資助認定三個方面分析了學生資助檔案的主要內容，提出了學生資助檔案的廣泛性、分散性、關聯性和信息化現實特點，同時，進一步指出了當前學生資助檔案管理的現實問題，在此基礎上提出做好新時代學生資助檔案管理的對策建議，具有積極的現實指導和借鑒意義。

關鍵詞：學生資助檔案；檔案管理；現實問題

概述

學生資助是國家“關注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一[1]。為全面貫徹黨的教育方針，聚焦黨的二十大提出的“完善覆蓋全學段學生資助體系”要求，辦好人民滿意的教育，國家持續優化學生資助政策，其中義務教育階段，國家除了免除學生學雜費、免費提供教科書，還對經濟困難學生給予生活補助，實施農村義務教育學生營養改善計劃。根據《2023年中國學生資助發展報告》公布的數據，2023年，全國累計資助學生超1.6億人，累計資助金額達3100多億元，逐步建成具有“政策覆蓋面廣、資助規模大、資助項目多樣、資助管理規范、資助育人并舉”的特色鮮明的學生資助體系。資助部門通過貧困學生認定、評估到發放的工作程序，辦理學生資助業務而直接形成大量具有保存和利用價值的各種專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄，成為各學校的學生資助檔案。因此，為規范學生資助檔案的管理，福建省根據《檔案法》《福建省歸檔文件整理細則》等法律法規，出臺《福建省學生資助檔案管理辦法》，成為指導需學前、義務、中職、普高和高等教育各個階段學生資助檔案管理的專門性管理規定。在過程中形成大量的具有保存價值的學生資助檔案，如何進行規范化管理，也是日常教育教學和管理的一項重要內容。

1 學生資助檔案的主要內容

學生資助檔案是學費減免、困難補助和社會資助對象確定的重要依據，建立完備的學生資助檔案，有利于學校全面了解并掌握學生學習和生活狀況，客觀分析學生的現實困難，實現“因人施助”[2]。《福建省學生資助檔案管理辦法》明確規定了學生資助檔案包括綜合類、表冊類、財務類和聲像類等。

1.1 家庭情況資料

學生的家庭情況材料是學生資助檔案的基礎性材料，也是家庭經濟困難學生信息庫資料的組成部分。包括學生提交的學生自述材料、家庭基本情況調查和學校摸底材料[3]。其中學生自述材料是由資助對象本人提交的書面申請報告，報告包括家庭人員、經濟收入、致困原因及存在的困難。學生自述材料內容通常是由學生撰寫，存在主觀性。需要家庭情況調查和學校摸底資料佐證。家庭情況調查表包括學生家庭基本情況、經濟狀況以及村或社區街道等轄區基層組織部門的意見蓋章。學校摸底情況資料主要是由學校資助部門在收到學生的資助申請，先班級初審，再由資助部門組織人員深入調查學生的學習和生活情況的材料，對照學校的資助條件審核把關。納入歸檔范圍的資料包括省市縣教育部門、學校發文，如通知、認定小組名單、會議記錄及公示等；表冊類包括困難認定申請表、困難認定佐證材料等；電子類包括認定過程中綜合材料、電子文件、音像、照片等。

1.2 學生情況材料

學校開展學生資助也是德育活動的重要契機，針對學生德、智、體、美、勞及家庭經濟情況進行全面評估，把真正品學兼優又特別困難的學生作為資助對象，既發揮民生工程的暖心功能，又能起到很好的正向教育引導作用。學生日常情況包括受資助學生日常學習和生活表現材料，如學習成績單、比賽獲獎證書、社會實踐活動；現實表現鑒定材料和接受資助原始資料，如生源地貸款、低保、國家獎學金、助學金和學校助學金等。收集整理學生受資助情況，能夠為資助部門全面了解學生現實及過往受資助情況提供重要的評估依據。

1.3 資助認定材料

學生資助認定材料包括審核認定和資助部門認定兩大類，如校級助學金認定學生的公示、正式公布名單及申請表等。還有臨時性困難資助材料，如補助申請表、通知、函件和公示等。不同級別的助學檔案也有一定差異。綠色通道、國家獎學金、國家勵志獎學金、國家助學金、國家助學貸款、政府及社會類助學金、校級助學金等，如國家助學金資助歸檔范圍包括：（1）綜合類：省教育廳發文；學校發文（如通知、助學金評審工作組成員名單、會議記錄、評審結果、公示及人選名單）；（2）表冊類：申請表；（3）財務類：國家助學金發放表、財務報銷單等；（4）電子類：學生資助業務經辦過程中形成的綜合類、財務類、電子文件、音像和照片等電子版材料等。

2 學生資助檔案的現實特點

2.1 廣泛性

從上述學生資助檔案主要內容分析來看，一份完整的學生資助檔案，內容比較廣泛[4]。包括家庭情況類材料、學生情況類材料和資助認定類材料，每一類又包括各種內容。如家庭情況類材料包括學生的自述材料、家庭基本情況調查和學校摸底材料；學生情況類材料包括受資助學生的日常學習、生活表現材料、現實表現鑒定材料和接受資助原始資料；資助認定類材料又包括審核認定類材料和資助部門認定材料等等，內容廣泛、形式多樣、來源廣泛。

2.2 分散性

根據資助學生檔案材料形成的環節不同，納入歸檔范圍的檔案所涉及的相關職能部門眾多，這也增加了檔案收集難度。困難學生的認定，除了學校之外，還涉及村、社區及街道等基層組織，也有民政局、農業農村局等出具的相關證明資料。學校內部還涉及辦公室等多部門參與。此外，由于在校學生規模大，按照資助政策，原則上一般按照在校學生的一定比例申請辦理學生資助，每年都有百余人受助，資助檔案數量大、來源廣泛。

2.3 關聯性

學生資助檔案的建立主要包括資助學生的認定、資助部門審批、公示及發放等四個環節，每個環節緊密相連，所形成的檔案資料之間又存在著較強的關聯性與聯系性。學生資助檔案的關聯性特征，為做好檔案資料的收集歸檔提供了便利，及時的收集和歸檔各個流程中涉及的審核資料、申請資料及證明資料。

2.4 信息化

近年來，隨著信息技術的發展及其應用，無論是學生的學籍管理還是普通的檔案管理都實現了信息化。早在2007年，教育部就建立了涵蓋學前教育至高等教育全過程、各教育階段的“全國學生資助管理信息系統”。所有福建籍的受資助學生都統一納入全國資助系統，系統中涵蓋家庭經濟信息板塊、困難學生認定管理板塊、資助項目管理、資助名單錄入等內容，實現全過程信息化管理。在此過程中，所形成的電子學生資助檔案數量和規模也呈現出快速增長態勢。尤其是《檔案法》《檔案法實施條例》頒布實施以后，單套制的施行使學生資助檔案信息化程度越來越高。

3 學生資助檔案管理的現實問題

3.1 標準規范不統一

雖然《福建省學生資助檔案管理辦法》明確學生資助檔案的歸檔、保管和利用等工作規范，但隨著電子學生資助檔案數量和規模的不斷增加，電子學生資助檔案管理方面的標準和規范不統一，尤其是檔案信息系統與學生資助管理系統之間尚未完全實現的互聯互通，單套制的落實還存在短板。由于電子學生資助文件類型、命名規則等不統一或不一致，導致學生資助辦理系統與檔案管理系統之間由于數據格式不統一或標準不一致，信息傳遞不暢，檔案信息數據導入與導出存在困難，信息轉換與整合難度較大。

3.2 管理機制不健全

學生資助檔案屬于學校教育教學和日常管理檔案的一部分，但受學校日常教學任務重、學生管理事務多等一些主客觀因素影響，導致學生資助檔案管理體制機制不健全。主要表現在缺少專門的學生資助檔案管理領導組織，多由其他檔案管理部門兼職負責收集和管理。學校主要依據《福建省學生資助檔案管理辦法》的落實，但缺少詳細的歸檔范圍和保管期限。收集時憑借學生資助檔案資料清單，在一定程度上影響檔案收集的及時與完整。

3.3 功能發揮不顯著

學生資助檔案管理中還普遍存在著重管輕用、檔案作用發揮不明顯等現象。在檔案管理過程中，學校管理人員及教育工作者把資助檔案作為學生資助的一項憑證或記錄，缺少及時跟進，不能通過資助檔案進一步分析、了解受資助學生群體的學習、生活、思想及家庭狀況，一些優秀的學生沒有被很好地發掘出來，資助活動結束后，檔案就被束之高閣。

3.4 人員隊伍較薄弱

重教育輕檔案的現象依然不同程度存在。由于教育教學管理任務重、壓力大，以及受學校師資力量、人員編制的限制，使得專業從事學生資助檔案管理的人員不足，與日益增長的學生資助檔案管理要求不相適應。此外，從事檔案管理人員的專業素養有待提升，缺乏必要的業務知識培訓，信息技術應用存在短板。

4 規范學生資助檔案管理的措施

4.1 進一步細化標準規范

隨著《檔案法》《檔案法實施條例》的頒布實施，學生資助檔案管理面臨的形勢和要求發生了巨大變化，作為檔案主管部門要進一步做好頂層規劃設計，出臺專門的學生資助檔案管理細則，統一學生資助檔案歸檔范圍和保管期限。省級檔案主管部門要進一步細化、完善《福建省學生資助檔案管理辦法》，明確國家獎學金、國家勵志獎學金、國家助學金、家庭經濟困難學生認定、校級學生獎助學金、臨時性困難資助、勤工助學和綠色通道等不同資助項目具體的檔案內容與要求，細化建檔層級，以及電子學生資助檔案歸檔立卷范圍、具體內容和要求。要把《檔案法》《檔案法實施條例》中的檔案信息化、單套制和檔案開放利用等最新要求細化于具體的標準規范條款之中，制定統一的資助檔案細則。劃分統一的保管期限，可設定為30年和永久兩種，按照每學年（年度）移交一次，要求在本學年（年度）結束后3個月內歸檔[5]。

4.2 進一步完善體制機制

學校要高度重視學生資助檔案管理工作，把學生資助檔案與其他檔案及教育教學管理擺在同等重要位置，同部署、同落實、同考核。首先，建立學生資助檔案領導組織。積極組建由分管檔案工作的校領導負責的學生資助檔案領導小組，小組成員由檔案室、辦公室、教務處和財務處等部門人員組成，實行專人負責+兼職信息員的形式，豐富學生資助檔案管理工作隊伍。其次，完善學生資助檔案管理制度。在現有學校檔案的基礎上，進一步完善學生資助檔案管理制度，如學生資助檔案立卷歸檔制度、安全保密制度、查詢利用制度、檔案移交制度及銷毀鑒定制度等等，始終堅持黨管學生資助檔案原則，認真落實學生資助檔案領導組織的各項規定和要求。最后，加強學生資助檔案信息化建設。按照《檔案法》《檔案法實施條例》中有關檔案信息化建設的各項要求，加大計算機、掃描儀和檔案管理軟件等基礎設施的投入力度，將學生資助檔案與國家學生資助管理系統銜接起來，實現及時歸檔與全過程歸檔。

4.3 進一步發揮功能作用

學生資助檔案作為學校日常教育教學管理的重要組成部分，具有“存史資政育人”功能，要善于發揮學生資助檔案的現實應用價值。首先，提供資助決策支持[6]。利用豐富的館藏學生資助檔案信息，利用大數據、云計算等先進的數據技術，研究不同學生資助項目的規律、特點和要求，為學校學生資助提供精準指導。例如，通過學校每年學生資助的項目申請、資金發放和生源等數據分析，預測未來學生資助項目需求及趨勢，為學校資助決策提供參考。其次，強化資助項目管理。學生資助檔案是整個資助活動的真實記錄，利用這些數據信息的分析和監控，實現學生資助項目的有效管理。利用學生資助項目管理平臺，及時掌握資助資金的使用和發放進度等，督促資助項目科學管理。最后，檢驗資助政策效果。利用大數據技術進行學生資助效果的量化分析和評估，如受資助學生的學習與生活保障情況等，從而分析資助項目的經濟和社會效益等。此外，還要積極利用學生資助檔案信息進行德育工作，開發學生資助檔案中展現學生頑強拼搏、勤奮學習的優良品質，將其作為日常德育的鮮活教材，提升學校德育的成果。

4.4 進一步提升業務素能

要著力培育一支高素質的學生資助檔案管理人才隊伍。根據學校學生的規模以及編制實際，適當增加檔案人員的隊伍，實行“專業人員+兼職信息員”模式，構建學校大檔案管理工作格局。要在檔案管理部門安排專人負責學生資助檔案的收集和整理工作，并做好學生資助檔案的業務指導。要開展常態化的檔案業務培訓，既要加強學生資助政策的學習教育，也要做好檔案學專業理論知識的培訓，同時還要重視計算機信息技術等教育，著力打造新時代信息化背景下復合型檔案人才隊伍，為學生資助檔案管理提供可靠的人才支持和保障。

參考文獻

[1]蔣冬梅.南寧市中小學學生資助檔案管理的調查與思考[J].廣西教育，2017（14）：14-15.

[2]孫泳麗.建立貧困學生資助檔案的思考[J].山東檔案，2011（6）：41-41，52.

[3]高飛.高校貧困大學生檔案的管理與應用[J].蘭臺世界，2014（11）：68-69.

[4]魏亞南.學生資助檔案規范化管理探究[J]菏澤學院學報，2024，46（1）：139-142.

[5]蔣冬梅.南寧市中小學學生資助檔案管理的調查與思考[J].廣西教育，2017（14）：14-15.

[6]張海燕.大數據背景下資助檔案的開發與利用途徑[J].信息與電腦，2023（21）：35-37.