高職院校學籍檔案管理的現實困境與對策思考

摘 要：新時代以來，我國高等職業教育在守正創新中實現了新的歷史跨越，進入提質培優、增值賦能的新階段，為加快培養新質生產力、建設現代化產業體系夯實人才支撐是職業教育面臨的重要使命。學生學籍檔案是畢業生檔案的重要基礎，也是人事檔案形成的前提。多元化辦學來源、信息化轉型需要、服務需求的提升等因素疊加讓高職院校學籍檔案管理工作在管理制度、服務水平和檔案意識上存在諸多現實困境，文章通過分析當前困境，給出推動高職院校學籍檔案管理標準化和現代化的對策。

關鍵詞：學籍檔案；職業教育；全鏈條培育；數字化；標準化；檔案意識

黨的十八大以來，黨中央高度重視推動職業教育高質量發展。目前，我國已建成世界規模最大的職業教育體系，源源不斷地為經濟社會發展提供技術技能人才[1]。高職院校學籍檔案是學校教育培養、管理監督、考察評鑒學生的重要信息資源，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據，它的收集、保管、開發利用的全過程也是服務學校建設發展大局、服務科研教育管理、服務師生、校友的過程。

1 高職院校學籍檔案構成及管理現狀

1.1 高職院校學籍檔案的構成

學籍檔案是學生在校期間形成、反映學生政治思想、品德作風、學習經歷、學業表現、綜合素質、家庭狀況及社會關系等情況的材料。高職院校學籍檔案工作要堅持依法依規、科學管理，服務廣大學生，服務新時代中國特色社會主義事業[2]。學校是學生學籍檔案工作的責任主體，通常由學生工作處統籌管理，由二級院系負責檔案材料的收集、整理、日常管理和畢業移交，學生工作處、教務處、團委、招生辦、就業辦及信息中心等有關部門協助完成相關工作。學籍檔案存于學校學籍管理部門，按照載體不同可分為紙質檔案和電子檔案，學籍信息管理系統是電子檔案集成利用的重要平臺，作為學校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業資格的依據。

1.2 高職院校學籍檔案形成與管理的主要模式

一是管理主體分散。一般高職院校，由學生處檔案室負責組織實施學生檔案的統籌管理工作，包括新生檔案的接收，并配合有關部門做好新生資格審查工作；畢業生檔案材料的收集、審核、歸檔和轉遞工作；學籍變動學生檔案的調整和處理；檔案信息化建設等日常管理工作。在校生檔案的建立、整理和保管由各學院負責，各學院要積極配合學生處檔案室工作，共同促進學生檔案工作的有機銜接和協同推進。二是形成主體多元。在高職院校，負責創建、管理和維護學生學籍檔案的責任不僅集中在單一的部門或個體，還分散在多個主體。負責學生的日常管理和服務工作的學生事務部門，可能涉及學籍檔案的部分內容；輔導員或班主任作為學生的直接聯系人，可能參與學生的日常行為記錄和評價；如果學生的學術成果如論文、設計作品等被收錄，這些資料也會成為學籍檔案的一部分；學生本人也是學籍檔案的重要參與者，他們需要提供個人信息與學習經歷等內容，并對自己的檔案負責。

1.3 做好高職院校學籍檔案管理的現實意義

目前，全國共有高職院校1576所，每年向社會輸送畢業生500萬人左右，培訓上億人次，為國家經濟社會發展提供不可或缺的人力資源支撐。做好高職學籍檔案管理對于提升教育質量、促進學生全面發展、促進教育信息化建設以及提高學校管理水平等方面具有重要的現實意義。一是保障教育質量，促進學生全面發展。高職學籍檔案詳細記錄了學生從入學到畢業的各個階段，包括學習成績、課程修讀情況和學籍變動等信息。這些信息有助于教育機構評估和改進教學質量，確保學生接受到高標準的教育。其中包含的學術成績、綜合素質評價和社會實踐經歷等，有助于學校全面了解學生的發展潛力和特長，為學生提供個性化的教育指導和就業服務。二是支持學生就業和升學。學籍檔案中的成績和評價往往是學生求職和升學的重要參考依據，良好的學籍檔案管理可以確保這些信息的準確性和可信度，幫助學生順利地就業和升學。三是促進教育信息化建設，提升學校管理水平。隨著信息技術的發展，高職學籍檔案管理正向著數字化和信息化方向轉型。這不僅提高了管理效率，還有助于實現教育資源的共享和優化配置，推動教育現代化進程。此外，規范的學籍檔案管理有助于學校建立科學、規范的管理體系，提高管理效率和透明度，促進學校管理水平的整體提高。

2 高職院校學籍檔案工作的現實困境

2.1 檔案管理制度不完善

一是制度更新無法適應教育事業發展需要。當前，多地實施教育改革，試點建設一批職普課程互選與學分互認，而配套制度仍處于摸索階段，這就讓學籍檔案管理工作面臨挑戰。二是責任分配不明確。部分高職院校的檔案管理責任分配不明確，存檔部門與材料形成部門聯系不夠緊密，學校系統眾多，不同類型檔案使用獨立的系統管理，相關部門之間缺乏有效的協同和配合，導致管理工作出現疏漏和失誤，缺乏集成性，導致信息孤島。三是管理流程不夠規范。部分高職院校的學生檔案管理流程不夠規范，缺乏明確的管理規定和流程，導致檔案管理工作經常出現混亂，可能導致檔案丟失、錯放或被損毀，在學生檔案信息的采集工作上不夠全面，重要信息如獎懲情況、家庭情況和學習情況等可能遺漏，影響學生后續的發展和管理工作。

2.2 檔案服務工作不細致

一是信息化水平不高，降低了查詢利用的體驗感。盡管信息技術的發展使得檔案管理趨向于信息化，但一些高職院校的檔案管理仍停留在傳統的手工管理模式，導致管理效率低，易出錯，特別是查詢量大時，信息不全、處理不及時，導致檔案信息不完善，難以滿足檔案利用的需要。二是檔案收集不全，查詢利用無據可查。部分高職院校在記錄學生檔案時，內容不夠全面，只包含了學生的基本信息，而忽略了學生的學習成果、實踐經驗和思想品德等重要內容，導致檔案的實用性不高。三是技術設備缺乏，學籍檔案開發力度不足。大部分高職院校對檔案管理的投資不足，現代化科技設備和檢索軟件的引進利用不足，影響了檔案檢索的效率和準確性。對學籍檔案的開發和利用仍處于初級水平，缺乏對信息進行深加工。

2.3 檔案管理意識不到位

一是檔案管理不重視。一些高職院校沒有充分認識到學生檔案管理的重要性，認為其只是學校的輔助工作，而非核心業務，因而在人力、物力投入上不夠，導致管理工作不到位。二是專業素養不足。部分高職院校沒有配備專門負責檔案管理的工作人員，或者檔案管理人員素質不高，缺乏專業知識和技能，影響檔案管理工作的有效性。三是對信息安全的認識不足。學籍檔案紙質版眾多，保存不便、容易損壞，且信息涉及學生的隱私，安全性是學籍檔案管理的重要問題。目前高職院校的學籍檔案管理系統普遍存在安全措施不完善、存在信息被泄露風險的情況，對檔案安全認識不足，容災備份方面工作缺口較大。

3 推動高職院校學籍檔案工作高質量發展的對策思考

3.1 建立健全檔案管理制度

3.1.1完善機構設置、細化職責分工。堅持統一領導、分級管理的檔案工作原則，建立校長領導、分管校領導負責、學生處檔案室集中管理、各學院共同配合的學生檔案工作機制[3]。學生處檔案室負責在校學生檔案材料的收集、整理及歸檔；在校學生檔案的查、借、閱；畢業生檔案的轉遞；遺留檔案的管理、查閱、補辦和轉遞；為有關部門提供檔案中記載的學生情況證明；做好學生檔案的安全、保密和保管工作；制定和完善學生檔案管理規章制度，做好學生檔案統計工作；其他有關學生檔案管理的事項。二級院系學生檔案管理工作負責貫徹執行國家關于檔案工作的法律法規以及學院制定的檔案管理規定，確保學生檔案工作納入工作計劃、管理制度和有關人員的職責范圍；學院計劃內招收的高職新生檔案，各系接收、匯總、整理后按年級、專業、班級登記造冊，留存歸檔；按照要求做好新生檔案的收集、整理工作；做好學生檔案平時形成材料的收集、管理和歸檔工作；做好畢業生材料的收集和移交工作；畢業生的檔案材料應在每年學生畢業前兩個月內向學院檔案管理部門移交完畢；協助解決學生檔案工作中出現的問題。學院學生工作處、教務處、團委、招生辦和就業辦等有關部門的學生檔案工作職責包括負責檔案袋、學生獎懲材料、誠信檔案和入學登記表等紙質表格的制作發放；定期將學生學籍變更情況以書面形式提交學生檔案室。在校內跨專業、跨系轉學的學生審批表在形成后一個月內以書面形式送交檔案室；需要歸檔的獎勵和處分材料在形成后一個月內移交檔案室；畢業生各學期成績匯總表、實習鑒定表、就業通知書和畢業生轉遞檔案單位相關信息在離校前一個月內移交檔案室；如有其他情況，請及時通知檔案管理負責人，以便做好畢業學生檔案的轉遞工作。信息部門做好電子檔案建立與網上查詢的協助工作。

3.1.2強化動態補充、定期考核檢查。學校應加強對學生檔案材料收集歸檔工作的檢查，建立定期檔案檢查制度，及時發現、解決收集歸檔中的問題。將學生檔案工作列為學校學生工作及檔案工作目標考核內容，并建立考核制度，對表現突出的部門和人員給予表彰獎勵。加強新老檔案員之間的“傳幫帶”，確保學籍檔案管理工作的延續性。

3.2 持續增強信息服務水平

3.2.1加強信息化建設。學校應當加強學生檔案的信息化建設，順應智能化、信息化時代的潮流，主動對接“智慧校園”工程，利用技術賦能，構建“智慧檔案利用”模式。按照國家有關要求或相關技術標準，把學生紙質檔案轉化形成數字檔案。天津科技大學上線職業發展檔案，學生通過記錄每一步求職行動將行為成果輸出固定下來，學校充分利用數字化平臺，通過構建“就業數據倉”，形成學生就業畫像和圖譜，有針對性地進行就業教育、面試輔導和職業規劃指導等，讓數據寶藏真正成為開展就業工作的重要工具和平臺。

3.2.2強化開發利用。開發學籍檔案可以延伸檔案的范圍，除了保存價值外，學籍檔案還具有社會活動參考價值，可以為學校和社會的教學活動提供指導。用好畢業等時間節點，抓住辦理檔案寄送、返校查閱檔案等契機，在優質服務、便利服務中實現檔案育人。

3.2.3整合信息收集渠道。高職院校應建立統一的信息收集平臺，實施電子學籍檔案管理，將不同渠道的信息匯總到一個網絡平臺上，以便于數據的處理和整合，提高信息收集的便捷性和智能化。重視檔案的規范化和完整程度，為查詢利用工作提供檔案資源支撐。

3.3 牢固樹立檔案管理意識

3.3.1強化檔案管理理念。高職院校學籍檔案管理的創新理念涵蓋了檔案信息化、制度化、專業化、保管利用、內容形式規范和學生意識培養等方面。將學籍檔案管理工作從傳統的管理模式轉變為服務模式，更加注重學生和用人單位的需求，通過提供便捷的檔案查詢、復印和轉遞等服務，提升學生滿意度和用人單位的便利性。鼓勵學校各部門之間及學校與外部機構之間的協同合作，共同參與學籍檔案的管理。通過跨部門協作，可以更全面地記錄學生的成長軌跡，提高檔案管理的全面性和有效性。

3.3.2建設檔案人才隊伍。加強對檔案管理相關人員的培訓和教育，使他們更好地掌握信息技術工具的使用方法，提高檔案管理的專業化水平。同時，通過開展相關的意識教育，增強全體師生對檔案管理的重視和認識，共同維護好學生檔案的安全和完整。

3.3.3網格化檔案管理。當前高職學籍管理工作缺乏統一、標準的規范管理，各部門、學院管理標準不一致導致工作事倍功半。強化網格化管理，各部門按照各自職責，共同做好學生檔案內容建設。學生處檔案室應當建立聯系制度，主動收集學生的檔案材料。對于應當歸檔的材料，經整理合格后按類別歸檔，并予以登記，登記內容主要包括接收材料名稱、接收時間、移送人及接收人等。各二級學院應當按照有關規定審核并規范制作學生檔案材料，在材料形成后1個月內，由學生處檔案室組織相關人員對各二級學院學生檔案材料進行督查。對于不符合歸檔要求的材料，應按照學生處檔案室的要求重新制作，補辦手續，為學生畢業時具備完整、準確的畢業生檔案打好基礎。

結語

發展職業教育，既是回應廣大人民群眾對高質量教育的需求，又旨在滿足經濟社會高質量發展對高技能人才的需要。高職院校學籍檔案管理是高職教育的重要組成部分，它涉及學生的個人信息記錄、學業進展跟蹤以及未來就業服務的多個方面。當前高職院校在學籍檔案管理上面臨著一系列的問題和挑戰。高職院校學籍檔案管理需要在提高意識、完善制度、規范流程和加快信息化建設等方面改進。通過實施上述對策，可以有效提升高職院校學籍檔案管理的水平，為學生的全面發展和“雙高”建設提供堅實支撐。

參考文獻

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