內部控制視角下學校財務報銷存在的問題及對策

［摘 要］隨著中央八項規定的貫徹執行，各事業單位嚴格按照文件規定辦理報銷手續，學校會計人員一直在優化報銷服務。但從財務服務對象的視角審視，財務報銷手續仍存在流程煩瑣、耗時較長、信息獲取不便等問題。文章以X大學為例，結合學校財務報銷的現狀，分析財務報銷存在的問題，并提出提升財務報銷效率的措施，以促進學校財務報銷的優化。

［關鍵詞］內部控制；學校；財務報銷

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.16.008

［中圖分類號］G475 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）16-00-03

0 " " 引 言

近年來，會計信息化建設一直在有序推進，越來越多的財務活動都使用了軟件系統，減少了相當一部分重復性工作，但學校這種非專精于財務工作的事業單位，依然存在報銷難的問題，導致單位人員對票據報銷深感困難。從內部控制視角出發，學校需要強化內部控制，完善相關工作流程規范。面對各類報銷規定不斷變化更新，財務人員仍需不斷學習，及時貫徹落實新的規定，這樣才能保證經費報銷合規有序。

1 " " 報銷業務的內部控制要點

內部控制是一個單位為了實現經營目標，保護資產安全完整，保證會計信息資料正確可靠，確保經營方針貫徹執行，保證經營活動的經濟性、效率性和效果性而在單位內部采取的自我調整、約束、規劃、評價和控制的一系列方法、手段與措施的總稱［1］。以X大學為例，基于財務報銷，內部控制的要點如下：

（1）制度控制。單位建立報銷規定制度、預算管理制度、內部綜合評價制度等，為內部控制的執行提供良好的制度保障，對內控進行優化，最大限度提升資金使用效率。

（2）不相容崗位分離控制。單位對財務報銷工作實行票據初審-票據復審-提請支付-支付審核-賬務處理制單-賬務處理審核崗位相互分離，確保每一筆經濟業務的票據流轉都有人審核監督，減少人為失誤的可能。

（3）真實合法控制。審核票據的財務人員要對票據報銷規定非常熟悉，對報銷業務的事前審批、事后填報、附件齊全等審核做到全面準確，同時由審核會計再次審核各項手續是否完備，確認無誤才能安排進入支付流程，確保報銷業務真實、合法。

（4）預算管理控制。以X學校為例，其實行項目預算管理制度，每筆開支都對應到各部門的具體項目，審核會計須根據項目預算確認是否安排支付，運用預算管理系統嚴格控制各部門各項目預算數，避免無預算或超預算開支。

（5）付款跟進控制。付款人員必須再次審核票據附件及手續是否齊全，根據相對應的指標提請支付、跟進財政審批流程，確保款項支付及時、信息準確、?？顚Ｓ?。

（6）賬務處理控制。總賬會計根據已支付無誤的原始憑證編制記賬憑證，審核會計及時復核，按月完成憑證賬簿及報表的編制，按年度完成會計檔案的歸檔。

2 " " X大學財務報銷過程中存在的問題

X大學有十幾個部門，報銷工作涉及諸多業務類型，常見的有差旅費用報銷、購買辦公用品報銷、工作餐報銷等。對于報銷人員反映的“報銷難”，從財務人員的角度出發，分析以往報銷模式主要存在的幾個問題。

2.1 " 報銷材料不規范、不齊全

學校各部門沒有設置專職報賬員崗位，均實行票據自行報銷。在報賬人員提交的報銷單據中，有時候會出現發票未簽字、附件粘貼不規范、報銷經費沒有使用公務卡支付等情況，導致報銷退單。在擬訂合同或協議時，對其法律約束性認識不強，有的合同條款可能是空泛的，甚至業務活動方面的表述不準確，在財務報銷環節審核不通過，導致需要重新簽訂合同。教職工提供的部分原始單據無法滿足報銷規范性要求，無法保證票據的真實合法性，不符合內部控制的要求。

2.2 " 審批流程不同，報銷時間過長

內部控制下的不同部門權責分明，相互制約，相互監督。學校整個報銷流程從申請到審批再到付款，不同的院處室要經歷不同的審批環節，一個環節出錯或缺失就會拉長報銷的時間，降低報銷效率。

2.3 " 報銷過程多有反復

對于手續不齊全的報銷業務，財務人員只能拒收。一方面，報銷人員不了解報銷規定和報銷流程，一有票據需要報銷，便到財務部門詢問，從票據粘貼到附件收集再到簽字審批，都需要在財務人員的逐步指導下才能完成。另一方面，報賬人員在報銷過程中因附件不全或簽字手續不齊不斷返工，以至于一筆報銷業務需要財務人員審核多次才能達到報銷要求，報銷效率低。

2.4 " 報賬扎堆現象嚴重，財務審核業務量大

寒暑假是學校的招生高峰期，招生工作、科研工作、工程建設等工作也在假期正常開展，假期積累的票據使得學期初報銷扎堆。財政資金在年底會面臨被財政部門收回的壓力，種種原因均會導致年底報銷業務量激增。在報銷的過程中，某一個環節手續不齊全都會導致報銷返工，部分必須要支付到位的款項，為了趕在財政關賬之前走完支付流程，不得不先支付再補辦報銷手續，從而影響整體財務服務水平，極大增加了財務人員的工作量和出錯率［1］。

3 " " “報銷難”的原因

3.1 " 經費收支種類多，增加了報銷難度

X大學收入有財政撥款和非稅返款，主要的非稅收入來源于學費收入、培訓收入、租金收入。因財政撥款有限，非稅收入不能及時收回，學校整體上資金比較緊張。支出方面，按經濟事項內容可以分為人員工資保險支出、勞務費支出、差旅費支出、培訓費支出、資產設備購置支出、房屋建筑物維修維護支出、公務接待支出、工程建設支出、工作餐支出以及水電物業支出等，每種業務類型的報銷要求不同，不同的業務對應的指標也不同，財務支付崗位需要嚴格對照指標支付，確保?？顚Ｓ谩?/p>

3.2 " 審批簽字程序多，拉長了報銷時間

以X大學為例，按照財務管理制度和報銷規定，根據經費類別和性質不同，財務實行分類管理、逐級審批的審批管理制度。目前，X大學各類型的票據報銷流程如下：首先是業務部門的負責人和分管校領導審批簽字，其次是財務人員審核票據，最后是財務部負責人和分管校領導審核簽字并安排付款，其中部分單據還需要書記或校長審批簽字，審批簽字程序較多。經費報銷的全流程可能涉及后勤部門、人事部門、黨政辦公室、財務部門等多個部門，每個部門有不同的管理要求，若未及時與各部門溝通，問題往往等到會計審核票據的時候才體現出來，致使報銷返工。如果遇到相關領導外出，報賬人員可能要跑多次才能完成所有的簽字手續［2］。

3.3 " 教職工對報銷規定不熟悉，降低了報銷效率

學校的報銷規定會根據上級文件變化而不斷調整，不同的業務涉及的報銷規定亦不同，報銷人員沒有及時學習和理解清楚新的文件精神，不了解報銷規定，可能導致報銷返工，也可能使得報銷人員經財務人員指導后再辦理報銷手續，增加了財務人員工作量，降低了報銷效率。

3.4 " 信息化管理滯后

學校按照內部控制管理要求，出于強化管理、防范風險的角度，對各類項目經費支出設置了相應的審核流程。經費報銷涉及的管理制度多，有差旅費、培訓費等方面的管理制度，相關制度繁雜且更新頻繁，并且審計監督部門以清單形式列明法律法規禁止事項，畫定紅線，所以經費報銷專業性強、風險防控點多、規范性高［3］。X大學目前的票據審核方式是面對面人工審核，主要由財務人員全面審核票據附件是否齊全、內容是否符合規定、簽字蓋章手續是否完整，由于缺少信息化管理，報銷簽字審批環節多。耗時長，尤其是當財務人員審核不通過，并需要重新辦理簽字手續時，報銷人員經常為報銷“跑斷腿”。

4 " " 解決“報銷難”問題的措施

學校在制定財務報銷制度時應以服務廣大師生為出發點，精減和規范辦事程序，編寫簡明易懂的報銷流程，便于教職工理解。當財政稅務等相關規定有變化時，應及時更新報銷規定的內容，并做好宣傳培訓，使廣大教職工能夠盡快、準確地適應最新的報銷要求，從而順利完成票據報銷。

4.1 " 完善財務制度

根據內控制度的要求，學校應當按照上級文件精神并結合本校發展實際，及時修訂和完善相關財務制度，建立規范的內部控制體系，確保財務制度能符合學校的建設發展，以及報銷的每一個審核點有文件可依［4］。同時，均衡財務報銷時間，規定報銷時限，防止屯單報銷。為防止報銷人員將報銷單據囤積報銷造成學期初或年底報銷單據堆積，財務部門可對報銷時間作出限制，如規定須在經濟業務完成后的三個月內提交報銷申請，如無客觀原因，超期事項不可報銷，確有客觀原因的，可提交超期說明，經項目負責人、財務負責人以及分管校領導逐級審批通過后方可報銷［5］。

4.2 " 落實預算管理

根據內控預算管理的要求，學校應當全面落實項目預算管理制度。首先，財務人員要根據項目預算工作開展的需求，進一步改進預算管理系統的功能，充分運用預算管理系統更好地服務于預算管理。財務人員及時在預算系統內做好數據更新，確保各部門能實時了解到本部門收支執行情況。其次，各部門領導要加強對預算管理的認識，堅持溝通與學習，做到自主、熟練地運用預算系統了解本部門的收支情況，積極創收，實現預算收入目標，嚴格按照預算開支，無預算不開支，超預算不開支，項目之間不打通開支，從而更好地把控本部門的經費運轉，真正參與到與學校一起“當家理財”的工作中，讓經費管理更具

科學性。

4.3 " 優化報銷服務

根據不相容崗位相分離的內控要求，學校財務部門應當明確職責分工，各司其職，積極作為，共同為教職工提供良好的報銷服務，營造良好的報銷氛圍。首先，財務人員應當與時俱進，更新自己的專業知識，吃透相關文件精神，提高溝通能力，保持頭腦清晰，用比較簡練的語言把報銷要求和注意事項表達清楚。其次，財務部門可以圍繞上級各項政策解讀、經費預算管理、資金使用管理、審計檢查等幾個方面，針對教職工最關心、困惑最多的經費報銷問題舉辦專題培訓會。根據近期報銷過程中發現的問題，不定期開展小型培訓，重點講解多數教師不了解的報銷規定和常見的業務類型報銷規定，并以報銷過程中出現的問題為案例加深印象。突出講解新的報銷文件規定，對新規定、新流程及時做好講解宣傳。一是編制便攜式報銷指南。財務部根據報銷規定對各類報銷業務制作簡易的報銷流程圖，放置在報銷大廳和學校內網，方便教職工詢問和查詢，如外出參會學習、市內交通、接待等方面費用的報銷流程及注意事項。二是制作短視頻。通過制作短視頻來呈現報銷的全過程，從票據粘貼到審批簽字，清晰地呈現報銷全過程，方便教職工自主學習，可適當減少財務人員指導和審核的工作量。三是“一站式”報銷服務。在專門的報賬廳設置初審、復審、收單3個崗位，為報銷人員提供專門的報銷單據和填寫票據的桌椅，減少報賬人員因基礎性錯誤往返財務部門的次數和轉述問題的時間，提高財務人員和報銷人員溝通效率，從而提高報銷效率。

4.4 " 加強財務信息化建設

構建財務信息化平臺，是學校改善“報銷難”的一個有效途徑。財務信息化平臺將預算管理、出行管理、采購管理、接待、校內辦公等業務一體化，實現網上事前審批。審批人可以不受校內辦公場所和設備的制約，通過平臺催辦，實時移動審批各類事項，減少報賬人員“跑腿”次數，縮短辦理審批的時間，從而提高報銷效率。各業務類型的審批等專業問題在初始階段由各部門分工協作把好關，如采購是否合法合規、款項收支是否按照預算執行等，讓每一個環節的管理者能充分運用信息化平臺完成相應的工作并承擔相應的責任，推動報銷工作高效開展。

5 " " 結束語

在新會計制度下，學校財務管理工作在建立健全內控制度的同時，也要不斷優化服務，開拓新的工作模式，提高財務報銷工作質量。結合內控制度構建要求，進一步規范財務報銷制度和流程，積極探索和引進財務信息化平臺，結合本校實際情況，編制符合規定的簡化的網上報銷流程，讓報銷要求和操作易學易懂，降低報銷出錯率，節約報銷時間，最終達到提高財務報銷效率的目的。

主要參考文獻

［1］毛瑋.內部控制視角下企業報銷系統的問題及其對策研究［J］.老字號品牌營銷，2023（7）：124-126.

［2］商永剛，何鳳.高校財務報銷工作中存在的問題及對策研究［J］.內蒙古財經大學學報，2023（3）：103-107.

［3］王雪.高校財務報銷服務優化研究：以T高校為例［J］.經濟師，2023（7）：83，85.

［4］趙春菊.農業科研項目經費“報銷繁”問題探析［J］.中國農業會計，2023（11）：59-61.

［5］陳敏璇，劉芳.高校財務報銷審核工作中存在的問題及對策研究［J］.財經界，2023（6）：102-104.