數(shù)字化背景下事業(yè)單位檔案管理研究

［摘 要］數(shù)字化背景下，事業(yè)單位檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。借助數(shù)字化技術(shù)，能夠提高檔案管理效率、增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性、促進(jìn)信息共享和協(xié)同工作、降低檔案管理成本等。但同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理在技術(shù)、管理、人才、信息安全、成本等方面都面臨著挑戰(zhàn)。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，完善檔案保密機(jī)制和檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化技術(shù)；檔案管理；事業(yè)單位

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.16.062

［中圖分類號(hào)］G271；D630.1 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2024）16-0-03

0 " " 引 言

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，各行各業(yè)都在積極探索數(shù)字化形勢(shì)下的轉(zhuǎn)型道路。事業(yè)單位作為公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，面對(duì)數(shù)字化新形勢(shì)，其檔案管理模式創(chuàng)新極其重要。但實(shí)際上，一些事業(yè)單位在管理過程中還面臨著多種問題，無法保證管理成效，甚至?xí)?duì)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展造成阻礙。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，提高對(duì)檔案管理的重視程度，深刻認(rèn)識(shí)其對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的積極影響，分析當(dāng)前開展高質(zhì)量檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，并采取有效對(duì)策，進(jìn)一步提高檔案管理水平，支持事業(yè)單位健康、良性發(fā)展。

1 " " 數(shù)字化對(duì)檔案管理的影響

1.1 " 提高檔案管理質(zhì)量及效率

事業(yè)單位運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，不僅可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，還能實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理目標(biāo)，便于對(duì)檔案進(jìn)行分類、索引以及標(biāo)簽化處理，使檔案的存儲(chǔ)和檢索更加方便、快捷［1］。數(shù)字化檔案具有全文檢索功能，可快速定位和查找所需的信息；以時(shí)間戳和數(shù)字簽名的方式確保檔案的完整性和可信度，并在系統(tǒng)中記錄檔案使用和修改記錄，便于審計(jì)和追溯。此外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)分析和報(bào)表生成功能。通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析和挖掘，可發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)中的規(guī)律和趨勢(shì)，為管理決策提供科學(xué)依據(jù)；系統(tǒng)還可以根據(jù)需求生成各種報(bào)表，方便管理者進(jìn)行業(yè)務(wù)分析和評(píng)估。

1.2 " 增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性

檔案管理部門通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，可防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取和篡改檔案信息，還能夠確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的完整性。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具備檔案數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)等功能。管理人員定期備份檔案數(shù)據(jù)，可避免因硬件故障、系統(tǒng)崩潰等突發(fā)事件導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失，支持恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，保障檔案的安全性。

1.3 " 促進(jìn)信息共享和協(xié)同工作

通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，不同部門之間可快速共享檔案信息，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f時(shí)的煩瑣和耗時(shí)問題，提高工作效率，也能保證信息在錄入和傳遞過程中的準(zhǔn)確性［2］。例如，各地區(qū)的事業(yè)單位共享會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等信息，可提高財(cái)務(wù)管理的整體效能；事業(yè)單位與相關(guān)機(jī)構(gòu)共享檔案信息，可提高公共服務(wù)效能，方便外部單位獲取所需的信息，減少會(huì)計(jì)檔案信息的重復(fù)收集和處理。

1.4 " 降低檔案管理成本

首先，數(shù)字化技術(shù)可以降低紙質(zhì)檔案的打印和存儲(chǔ)成本，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，節(jié)省存儲(chǔ)空間，縮短管理時(shí)間，且無須打印、裝訂、組卷、裝盒、上架等，節(jié)省相關(guān)耗材［3］。其次，降低檔案的運(yùn)輸成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要進(jìn)行運(yùn)輸和傳遞，這就會(huì)花費(fèi)一定的時(shí)間和費(fèi)用。而數(shù)字化檔案能通過網(wǎng)絡(luò)傳輸及時(shí)共享，不需要運(yùn)輸環(huán)節(jié)，節(jié)省投資成本。最后，降低人力成本。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的人力開展歸檔、整理、檢索等工作。數(shù)字化檔案管理使查找、共享和管理檔案變得更加高效，減少了員工花費(fèi)在煩瑣的檔案管理工作上的時(shí)間，進(jìn)而降低了人力成本。

2 " " 數(shù)字化背景下事業(yè)單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1 " 技術(shù)挑戰(zhàn)

檔案數(shù)字化管理需要借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段，如數(shù)據(jù)庫、云存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，用來存儲(chǔ)和管理檔案數(shù)據(jù)，提供安全可靠的存儲(chǔ)空間，分析和探索檔案數(shù)據(jù)中的隱藏信息。但部分事業(yè)單位會(huì)計(jì)人員對(duì)信息技術(shù)的理解和應(yīng)用能力較低，還需要加強(qiáng)培訓(xùn)。同時(shí)，在當(dāng)前社會(huì)創(chuàng)新發(fā)展的背景下，技術(shù)更新和迭代速度不斷加快，在事業(yè)單位檔案管理中，及時(shí)更新和維護(hù)軟硬件設(shè)備是一項(xiàng)重要的技術(shù)挑戰(zhàn)。

2.2 " 管理挑戰(zhàn)

在數(shù)字化檔案管理中，安全問題尤為重要。數(shù)字化檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)包括數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)損壞、未經(jīng)授權(quán)的訪問等。數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理是一個(gè)變革的過程，事業(yè)單位需要做好變革管理工作，包括制定變革策略、明確目標(biāo)與任務(wù)、與員工溝通和協(xié)調(diào)、解決變革過程中的問題和阻力等。但受傳統(tǒng)觀念和模式的影響，轉(zhuǎn)型發(fā)展難度大，甚至?xí)蛉狈茖W(xué)計(jì)劃、管理機(jī)制等盲目性地投資，浪費(fèi)資源和成本，導(dǎo)致整體管理成效不佳。管理是實(shí)現(xiàn)檔案資源高效利用的重要手段，但從目前事業(yè)單位的發(fā)展情況來看，檔案管理工作的相關(guān)制度還有待完善，亟待圍繞檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)和單位戰(zhàn)略目標(biāo)，持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)相關(guān)制度規(guī)范。

2.3 " 人才挑戰(zhàn)

數(shù)字化檔案管理要求工作人員具備一定的信息技術(shù)能力，包括對(duì)會(huì)計(jì)軟件、數(shù)據(jù)分析工具、信息安全技術(shù)等的熟練運(yùn)用。然而，部分人員缺乏相關(guān)技術(shù)知識(shí)和技能，在數(shù)字化管理過程中就會(huì)遇到困難。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理會(huì)改變?nèi)藛T的崗位職責(zé)和需求，如會(huì)計(jì)人員要主動(dòng)參與更多工作，包括數(shù)據(jù)分析、報(bào)告制作等，而非傳統(tǒng)的僅有數(shù)據(jù)錄入和核對(duì)工作，這對(duì)人員的信息系統(tǒng)操作水平和能力提出了更高的要求。

2.4 " 合規(guī)性挑戰(zhàn)

一方面，知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)是數(shù)字化檔案管理中的重要內(nèi)容。數(shù)字化檔案中可能涉及他人的著作權(quán)、專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)。在收集、整理、存儲(chǔ)和利用數(shù)字化檔案時(shí)，要確保不侵犯他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)［4］。如果需要使用他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，應(yīng)取得相應(yīng)的授權(quán)或許可。另一方面，個(gè)人隱私保護(hù)也很重要。數(shù)字化檔案中可能包含個(gè)人的敏感信息，如身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。一些事業(yè)單位在信息化建設(shè)方面仍然落后，導(dǎo)致單位在檔案電子化的過程中遇到許多困難。雖然電子檔案在保存、防篡改等方面具有優(yōu)勢(shì)，但也面臨著如何確保發(fā)票合規(guī)性校驗(yàn)、數(shù)據(jù)分離與分布存儲(chǔ)、加密技術(shù)合理應(yīng)用、防篡改預(yù)警功能的實(shí)施等方面的挑戰(zhàn)，導(dǎo)致數(shù)字化檔案更容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊、面臨數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)，這對(duì)檔案的安全性提出了更高的要求。

2.5 " 信息安全挑戰(zhàn)

數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在電子系統(tǒng)中，存在被黑客攻擊、內(nèi)部人員泄露或數(shù)據(jù)意外丟失等風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致敏感財(cái)務(wù)信息被獲取、篡改或?yàn)E用，給事業(yè)單位造成巨大的損失。同時(shí)，隨著事業(yè)單位依賴互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的程度提高，網(wǎng)絡(luò)攻擊的威脅也在增加，惡意軟件、病毒、勒索軟件等的攻擊會(huì)破壞數(shù)字化檔案系統(tǒng)的完整性和可用性。

2.6 " 成本挑戰(zhàn)

一方面，數(shù)字化檔案管理需要引入信息技術(shù)系統(tǒng)、軟件和硬件設(shè)備，還要培訓(xùn)相關(guān)工作者掌握維護(hù)技能，這都需要一定的資金投入。隨著事業(yè)單位的業(yè)務(wù)不斷增多，數(shù)字化檔案所需的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間不斷擴(kuò)大，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備和云服務(wù)的費(fèi)用也在持續(xù)增加。另一方面，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)安全的保障，包括防止數(shù)據(jù)泄露、黑客攻擊等，這需要投入一定的安全保障成本。另外，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，事業(yè)單位也要維護(hù)傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，支出成本將進(jìn)一步增加。

3 " " 數(shù)字化背景下事業(yè)單位檔案管理策略

3.1 " 優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

在數(shù)字化背景下，事業(yè)單位可以建立電子檔案管理系統(tǒng)，通過現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件工具，制定統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案信息化管理流程，并強(qiáng)化檔案管理人員信息化能力培訓(xùn)工作，提升其電算化能力［5］。第一，對(duì)原有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全面評(píng)估和分析，找出其存在的問題和不足；第二，根據(jù)評(píng)估結(jié)果，編制一套詳細(xì)的優(yōu)化方案，包括升級(jí)硬件設(shè)備、優(yōu)化軟件功能、加強(qiáng)安全性保障等。在硬件設(shè)備方面，升級(jí)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施，以提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性。在軟件功能方面，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的界面設(shè)計(jì)、操作流程、查詢功能等，提高系統(tǒng)的易用性和效率。同時(shí)，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性保障，采用身份認(rèn)證、加密技術(shù)、備份措施等手段，確保檔案信息的安全性和完整性。

3.2 " 完善檔案保密機(jī)制

首先，建立嚴(yán)格的系統(tǒng)訪問控制機(jī)制，對(duì)訪問檔案的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限管理，只有具備相應(yīng)權(quán)限的用戶才能訪問和操作檔案，確保檔案的安全性。對(duì)于敏感的檔案信息，采用加密技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，確保檔案在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。對(duì)于加密的檔案信息，必須嚴(yán)格控制解密權(quán)限和范圍，防止信息泄露。其次，建立定期備份和恢復(fù)機(jī)制，確保檔案信息不會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)故障或人為操作失誤而丟失或損壞。通過編制詳細(xì)的備份和恢復(fù)計(jì)劃，包括備份的時(shí)間、頻率、方式、恢復(fù)的流程等，確保檔案信息能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地被備份和恢復(fù)［6］。再加上備份過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控，可保障備份數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性。同時(shí)，對(duì)于異常情況，應(yīng)及時(shí)處理，防止備份數(shù)據(jù)丟失。最后，建立嚴(yán)格的監(jiān)控和檢測(cè)機(jī)制，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)和數(shù)據(jù)流動(dòng)情況。如果發(fā)現(xiàn)異常操作或數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)，管理人員要立即采取措施，從而確保檔案的安全性。例如，事業(yè)單位可建立嚴(yán)格的檔案管理制度，明確各部門和員工的檔案管理職責(zé)與操作規(guī)范，對(duì)檔案的分類、存儲(chǔ)、傳輸、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面梳理，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；采用先進(jìn)的加密技術(shù)和安全防護(hù)措施，對(duì)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，如安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止黑客攻擊和內(nèi)部人員泄密事件發(fā)生；定期開展安全漏洞掃描和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理存在的安全隱患，高效落實(shí)應(yīng)急預(yù)案和恢復(fù)機(jī)制，確保在發(fā)生安全事件時(shí)能迅速響應(yīng)并恢復(fù)數(shù)據(jù)；加強(qiáng)對(duì)員工的安全教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)員工的安全意識(shí)，建立員工獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于違反安全規(guī)定的員工進(jìn)行嚴(yán)肅處理，對(duì)于在信息安全方面表現(xiàn)優(yōu)秀的員工及時(shí)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，確保單位的信息和數(shù)據(jù)得到充分保護(hù)。

3.3 " 完善檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)定，包括檔案的分類、歸檔、保管、借閱、銷毀等方面的具體操作流程和要求，并定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。同時(shí)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立檔案電子化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高檔案管理的效率和安全性，并對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審計(jì)、檢查，確保檔案的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中的問題。具體來說，事業(yè)單位可建立完善的檔案管理流程，包括檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、借閱、復(fù)制、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)［7］。對(duì)于需要借閱或復(fù)制檔案的人員，應(yīng)要求其進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限管理，并進(jìn)行詳細(xì)的登記，確保檔案信息不會(huì)被濫用。

3.4 " 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

對(duì)事業(yè)單位而言，檔案管理人員要結(jié)合自身實(shí)際情況編制檔案信息化管理方案。盡管檔案管理信息化是當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)，事業(yè)單位也不能盲目跟風(fēng)，而是根據(jù)自身檔案管理現(xiàn)狀制定科學(xué)、合理的管理模式，還要設(shè)立階段性的目標(biāo)與遠(yuǎn)期目標(biāo)，進(jìn)而保證檔案管理人員能夠做到有制可依、有章可循。例如，事業(yè)單位可適用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和軟件工具，對(duì)檔案信息進(jìn)行高效、便捷的存儲(chǔ)、查詢、修改、刪除等，并與其他系統(tǒng)對(duì)接，便于信息共享和數(shù)據(jù)交換；采用電子簽名技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行安全認(rèn)證和保護(hù)，避免信息被篡改，并配合加密技術(shù)和訪問控制機(jī)制，保障檔案信息安全。此外，建立檔案管理網(wǎng)站，提供在線查詢、下載、復(fù)制、打印等便捷服務(wù)，滿足使用者隨時(shí)隨地查詢所需檔案信息的需求，提高工作效率。該網(wǎng)站還應(yīng)具備在線申請(qǐng)和審批功能，方便各部門之間的溝通和協(xié)作。

4 " " 結(jié)束語

目前，事業(yè)單位檔案管理改革與創(chuàng)新面臨較多挑戰(zhàn)。為實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，事業(yè)單位需要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和工具，便于對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、查詢，以提高檔案信息的安全性、完整性和長(zhǎng)期可讀性，提升業(yè)務(wù)工作的效率和準(zhǔn)確性，進(jìn)而為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展和戰(zhàn)略決策提供有力支持。

主要參考文獻(xiàn)

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