大數據時代事業單位文書檔案管理信息化建設思考

［摘 要］在大數據時代快速發展下，檔案紙質化逐漸向信息化檔案管理模式過渡，充分展示出時代發展變化與檔案事業的進步。文書檔案作為事業單位檔案管理工作的一部分，其中記錄較多與事業單位發展有關的信息，反映了單位部分工作運營情況。為促使文書檔案信息化發展，提升事業單位檔案管理水平，文章以大數據時代事業單位文書檔案管理信息化建設為研究對象，闡述文書檔案信息化管理的特點，如精細化管理模式、精準化服務模式。基于事業單位文書檔案管理信息化轉型的必要性，對如何實現檔案信息化建設提出幾點建議，希望為相關人士提供參考。

［關鍵詞］大數據時代；事業單位；文書檔案；信息化管理

［中圖分類號］G27 文獻標志碼：A

大數據技術的廣泛應用，促使事業單位檔案管理工作朝著信息化方向發展，提升檔案管理效率與質量，反映出現代信息技術的應用優勢。在事業單位文書檔案管理中，應加強對大數據技術的應用，優化檔案管理流程與模式，提升檔案管理人員信息化操作能力，為事業單位經營管理提供資料支撐，促使事業單位進一步發展。

1 大數據時代下事業單位文書檔案管理信息化特點

1.1 精細化管理模式

大數據時代下，衍生出較多現代化技術，如云計算、區塊鏈等，為事業單位文書檔案信息化建設提供多重技術保障。當前事業單位文書檔案管理模式已經進入“單套制”管理模式，以電子文件為主，對檔案信息挖掘與利用不到位，不能發揮檔案信息參考、指導作用。文書檔案管理信息化與“單套制”管理模式不同，更加注重信息的獲取、收集與分析，強調檔案信息的綜合利用。在大數據技術的支持下，將分散在事業單位各個部門的文書信息通過綜合管理、綜合運行的方式整合在檔案信息系統中，能夠滿足檔案管理的要求，為事業單位發展提供經驗支持。在檔案信息收集與處理的過程中，文書檔案管理信息化不僅可以規范檔案管理流程，同時可以保證各個環節的工作質量，有利于事業單位文書檔案管理模式的長遠發展。大數據技術的應用促使檔案管理精細化發展，明確檔案管理標準、流程，提升檔案管理存儲、查找及利用效率。

1.2 精準化服務模式

大數據時代下，文書檔案管理模式具有精準化服務的優勢，能夠打破時間、空間對文書檔案管理工作的影響，為文書檔案資源共享奠定堅實基礎。事業單位文書檔案管理模式改變傳統以紙質、人工為主的檔案管理方式，更加注重信息技術手段的運用，通過對管理模式、管理流程等方面的優化，實現高質量檔案管理的目標。立足事業單位經營發展需求，借助大數據技術搭建信息化檔案管理系統，為用戶提供查詢、瀏覽等服務，在滿足用戶基本需求的同時，提升用戶使用滿意度。

1.3 資源共享

事業單位文書檔案包含較多重要信息，具有較高的保存、利用價值。信息化文書檔案管理模式的運用實現了資源共享，能夠解決單位內部資源互動困難的問題。實際操作中，事業單位可以借助云計算、大數據等信息系統建立文書檔案數據庫，將單位內部產生的文書信息直接保存在檔案中，要求檔案管理人員通過信息系統的操作完成文書信息收集、歸檔與整理工作。職能部門產生文書檔案利用意識，需要通過檔案管理系統或者數據庫檢索信息，利用檔案信息解決單位管理方面的問題［1］。資源共享，縮短檔案信息檢索時間，提升檔案利用價值，促使事業單位文書檔案管理工作健康穩定運行。

1.4 檔案價值數智化

大數據技術在事業單位文書檔案管理中的應用價值主要體現在識別檔案資料數據、優化文書檔案管理流程、提升檔案利用效率等方面。為凸顯文書檔案的價值，提升事業單位經營管理水平，應結合文書檔案數據庫建立大數據分析模型，設置符合文書檔案管理需求的功能，如信息查詢、趨勢分析、可視化圖片展示等，以保證數據分析的有效性。這樣一來，不僅可以體現出信息系統的應用價值，同時可以提高檔案管理效率，為數據挖掘、價值分析等工作提供技術保障。

2 大數據時代下文書檔案信息化建設的必要性

大數據時代下，檔案管理工作越發重要，成為推動社會進步、經濟轉型的重要媒介。事業單位應意識到文化檔案管理工作的價值，并對檔案管理模式、手段進行創新，運用信息化管理手段開展工作，以滿足事業單位長期穩定發展的需求。當前事業單位文書檔案管理工作中還存在較多問題，必須通過文書檔案轉型解決問題，推動事業單位全面發展。

2.1 提升檔案數字化管理水平需求

2023年2月16日召開的全國檔案局長館長會議中提出“瞄準信息技術發展前沿，積極探索智慧檔案發展戰略，有效對接數字中國、智慧城市、智慧政務、數字鄉村和各行業智慧發展，努力打造檔案工作新模式”。由此可以看出檔案數字化管理的重要性。事業單位作為履行我國政治責任、社會責任的重要媒介，應積極響應國家號召，引進數字技術，優化檔案數字化管理水平，為檔案強國的建設助力。從我國檔案管理情況分析，發現在檔案內容識別、儲存方面存在一些問題，限制文書檔案查詢、開發、利用工作的創新。這一問題主要體現以下兩個方面。第一，數據重復率高，影響檔案信息保存效果。部分人員為了完成檔案管理任務，比較注重檔案信息的收集，忽略對文書檔案信息質量的監管，使得部分重復信息進入檔案管理系統，影響文書檔案后續的應用與管理。第二，影像傾斜合格率與影像裁剪合格率不高。信息化文書檔案管理工作后，需要統一影像裁剪與影像傾斜標準，通過規范化操作的方式提升檔案信息管理效果。由于事業單位沒有針對文書影像制定規范化的制度與標準，使檔案管理工作出現這樣那樣的問題，增加文書檔案管理難度［2］。正是由于檔案數字化管理方面的種種問題，所以事業單位應迫切做好改革工作，針對檔案管理問題，對文書檔案管理手段進行技術創新，提升單位內部文書檔案管理水平，推動事業單位數字化、信息化發展。

2.2 降低檔案資源浪費必然舉措

事業單位文書檔案信息化建設，是解決紙質檔案重復、資源浪費的有效方法，對于提升事業單位資源利用率具有重要意義。雖然“單套制”管理模式得到一些事業單位的認可，并已積累了一些實踐經驗與方法，但是部分單位仍采用傳統的方式進行檔案管理，將紙質檔案作為檔案管理工作的主要手段。紙質檔案與電子檔案的共同應用反而增加了事業單位檔案管理工作量，無形中造成事業單位資源浪費的問題。之所以會出現這一問題，在于部分事業單位缺乏現代化檔案管理理念，沒有意識到檔案管理創新的必要性，所以無法為紙質檔案向電子檔案過渡助力。文書檔案信息化普及推廣，能夠避免檔案資源浪費的問題，對于提升檔案管理效率與應用價值具有積極作用。

2.3 提升檔案開發、利用的關鍵手段

檔案信息具有服務經濟發展、增加事業單位為民服務實效的重要性。以往的檔案管理工作以檔案信息收集、歸檔管理為主，在檔案資源開發、利用與共享方面存在一些不足，無法滿足用戶的多元化需求。文書檔案管理信息化建設能夠實現對檔案管理的創新，為檔案管理人員分析檔案信息、挖掘檔案信息價值提供保障，提升事業單位文書檔案管理水平。

3 大數據時代下事業單位文書檔案信息化建設對策

3.1 構建檔案管理機制

基于頂層規劃，針對事業單位文書檔案信息化建設需求，建立檔案管理機制，構建完善的檔案管理系統，促使事業單位經營管理活動順利進行［3］。第一，以國家數字化戰略為指導思想，構建符合事業單位數字化發展趨勢的管理制度。國家政府部門應針對事業單位檔案數字化建設需求，出臺相關的支持政策，為事業單位文書檔案信息化管理工作提供政策指導，促使檔案管理數字化轉型。第二，基于《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，對事業單位檔案數字化建設情況進行評價與分析，判斷事業單位文書檔案管理模式是否符合規定，是否按照電子文件要求開展工作，使用信息系統與設備是否能夠適應大數據時代發展趨勢。通過對事業單位文書檔案信息化建設前情況進行分析，發現問題，解決問題，為信息化建設提供良好運行環境。第三，優化保障體系。針對事業單位文書檔案管理信息化建設情況，確定檔案信息化管理系統體系，明確信息化檔案操作流程、技術標準，并要求文書檔案管理人員做好數據庫、大數據、云計算等技術的運用，加強數字化檔案管理平臺建設，優化檔案管理質量。

3.2 整合文書檔案資源

事業單位文書檔案管理工作中，應做好檔案資源的整合與優化，利用信息技術手段，將不同載體中的檔案信息保存在數據庫中，為文書檔案資源共享提供便利。當前事業單位中部分文書信息是以圖片、文件等方式呈現出來的，這是因為紙質化檔案管理難度較大，且需要較大的保存空間。事業單位需要利用人工智能、圖譜識別等現代信息技術，將紙質類文件轉化成電子的形式，將文書檔案以數字化的方式保存在信息平臺或者數據庫中［4］。

同時，文書檔案信息化管理應堅持開放資源整合的原則，將個人、社會團結、政府機構等產生的信息保存在檔案中，構建多元化、多功能、多類型的檔案管理平臺，為事業單位發展提供基礎信息支撐的同時，實現多元化檔案資源的共享，為我國事業單位文書檔案資源共享奠定堅實基礎。通過多種類型數據整合優化，提升事業單位文書檔案服務水平與數據應用價值，促使事業單位工作有序進行。

3.3 構建文書檔案共享平臺

在事業單位文書檔案管理信息化建設中，以大數據技術為核心，發揮信息軟件、人工智能等技術的輔助作用，構建文書檔案共享平臺，為文書檔案管理工作開展提供技術保障。通過檔案共享平臺的建設，實現對職能部門檔案信息收集與處理，實現各部門資源共享與信息互動。

第一，構建技術化平臺。針對事業單位所在區域信息系統建設標準事業，統一事業單位數據模式、接口標準與查詢規則，為事業單位之間、政府部門之間的資源互動提供基礎。文書檔案管理涵蓋事業單位經營管理過程，對于解決事業單位經營管理問題、優化事業單位各項工作質量具有重要作用。技術化平臺建設標準的運用能夠增加不同事業單位之間信息互動，對于推動我國事業單位可持續發展十分有利。

第二，構建文書檔案數據服務平臺，優化文書檔案服務效果。在實際工作中，可以建立與事業單位發展相適應的服務平臺，為業務部門、財務部門、人力資源管理等部門提供相應的服務。

3.4 加強數字技術的應用

在事業單位文書檔案管理工作中，加強不同數字技術的運用，如人工智能、3D掃描等，對文書檔案進行深入分析，可以在滿足用戶基本需求同時，提升文書檔案的應用價值。與傳統檔案管理模式相比，數字技術在檔案管理中的應用優勢主要體現在三個方面。第一，數字技術的運用，能夠根據事業單位檔案管理創新需求構建數據模型，對單位內部各部門產生的文書資料進行深入分析，為經營活動開展提供可行性建議。第二，促使事業單位各部門數據共享，縮短信息收集與分析的時間。事業單位可以利用數字技術統一各個部門信息系統建設標準，為檔案管理部門獲取其他部門文書信息提供便利，使文書檔案信息內容更加完善，管理工作更加高效。第三，提升事業單位文書檔案的利用率。以往事業單位文書檔案應用效果并不理想，存在文書檔案應用意識薄弱的問題，不能體現出文書檔案借鑒、學習作用。數字技術的應用，解決了以往文書檔案應用率不高的問題，促使事業單位建立功能豐富的檔案管理系統，為事業單位運營發展提供資料參考，優化單位綜合管理效果。

3.5 構建信息反饋機制

事業單位文書檔案信息化管理中會遇到較多問題，如信息系統漏洞、流程不規范等。信息反饋機制的建設，有利于提升事業單位文書檔案管理水平，對于優化文書檔案信息系統功能、提升檔案管理效果具有重要意義。在信息反饋機制建設中，應以檔案服務對象為主，要求單位內部文書檔案使用者將文書檔案信息使用體驗、資源內容等，及時反饋給文書檔案管理人員，使其明確信息建設方面存在的不足，并在實踐中積極改正。此外，可以利用數字技術賦予文書檔案管理系統信息反饋工作，通過信息系統的運營自動收集用戶的反饋或者評價，并將反饋結果應用在實踐中，優化信息系統，提升事業單位文書檔案信息系統的應用效果。

信息反饋機制的建設，實現了對文書檔案信息化建設的閉環管理，輔助工作人員及時發現問題、解決問題，有利于提升事業單位文書檔案資源管理效果。因此，確定信息反饋機制后，應靈活運用該系統，助力文書檔案管理系統升級轉型，提升文書檔案管理質量。

4 結語

綜上所述，數字化時代下，文書檔案管理信息化建設提升了檔案數字化管理水平，優化了文書檔案的利用、開發效果。為體現出數字化技術應用價值，構建檔案管理機制，為文書檔案資源整合、信息系統建設提供依據，保證文書檔案信息化建設效果。同時，充分利用數字技術，并建立信息反饋制度，優化文書檔案獲取、分析、歸檔、保存、利用效果，解決文書檔案管理效率低下問題，使事業單位在信息化管理平臺的支撐下實現更好發展。

參考文獻

［1］王勇. 大數據背景下企業檔案管理信息化建設策略探索［J］. 蘭臺內外，2022（35）：22-24.

［2］孫露. “互聯網+”背景下行政事業單位檔案管理信息化建設［J］. 辦公自動化，2022（20）：19-21.

［3］徐蕾. “互聯網+”時代背景下事業單位檔案管理信息化建設策略探討［J］. 辦公自動化，2022（19）：13-15.

［4］姚嘉星. “互聯網+”下高校檔案管理信息化建設中的問題及措施分析［J］. 中國新通信，2022（17）：98-100.