查新審核對科技查新報告的質(zhì)量控制研究

摘要：文章旨在研究查新審核對于提高科技查新報告質(zhì)量的重要作用。系統(tǒng)分析了委托人和查新員兩方面的人為因素對查新報告質(zhì)量的影響，并針對查新報告中科學(xué)技術(shù)要點、查新點、檢索策略、對比文獻、查新結(jié)論和撰寫格式等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提出具體的審核要求和注意事項。研究結(jié)果表明，加強查新審核工作，可以有效規(guī)避人為因素的負面影響，從而全面提升科技查新報告的質(zhì)量，為科研立項、成果評價等提供客觀公正的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：科技查新報告；查新審核；質(zhì)量控制

中圖分類號：G25" 文獻標(biāo)志碼：A

0 引言

科技查新報告是查新機構(gòu)就其處理查新項目的過程以及得出的查新結(jié)論向查新委托人或有關(guān)部門所做的正式書面報告［1］，為科研立項、項目結(jié)題、產(chǎn)品鑒定、獎勵申報、專利申請?zhí)峁┛陀^、公正的評價依據(jù)。鑒于科技查新報告的重要性，其質(zhì)量日益受到科研管理部門及相關(guān)專家學(xué)者的關(guān)注。在查新實踐中，科技查新報告的質(zhì)量會受到諸多因素的影響。本文分析了人為因素對科技查新報告的質(zhì)量影響，提出強化查新報告的審核重點，以全面提升查新報告質(zhì)量。

1 影響科技查新報告質(zhì)量的人為因素

在查新實踐中，查新報告的質(zhì)量經(jīng)常會受到委托人、查新員等人為因素的影響。

1.1 委托人的影響

科技查新是需要委托人配合的一項涉及某專業(yè)領(lǐng)域的技術(shù)服務(wù)。查新員以委托人填寫的科學(xué)技術(shù)要點、查新點為核心開展查新工作，遇到不熟悉的專業(yè)領(lǐng)域，需要與委托人進行多次溝通，因此，在委托書受理前后，委托人對查新工作的認知與理解是影響科技查新報告質(zhì)量的重要因素［2］。

1.1.1 查新點描述不明確

在科研立項、申報計劃時，有些委托人僅對科研項目有初步想法，沒有對項目的研究內(nèi)容進行全面細致的文獻調(diào)研，不清楚技術(shù)新穎點在何處，對查新點的描述過于寬泛，不具體、不明確，為查新工作帶來很大困難。

1.1.2 檢索詞填寫不規(guī)范

有些委托人不重視委托書的填寫，對檢索詞的填寫敷衍了事；還有些委托人為了突出技術(shù)新穎點，對技術(shù)內(nèi)容的描述使用了自造詞匯，沒有使用同行公認的技術(shù)術(shù)語，從而影響查新員對檢索詞的擬定，導(dǎo)致相關(guān)文獻的漏檢。

1.1.3 委托人不配合

有些委托人在協(xié)助查新過程中，出于技術(shù)保密的心理，往往對項目的核心技術(shù)避而不談，不肯泄露關(guān)鍵信息，甚至不愿意提供立項申請書、技術(shù)報告、實驗報告等重要參考資料，使查新員無法理解項目的實質(zhì)內(nèi)容；還有些委托人把查新當(dāng)成“走過場”的程序，認為只要付費就能拿到查新報告，不愿解答查新員遇到的專業(yè)領(lǐng)域問題，或是指派不熟悉項目的外聯(lián)人員協(xié)助查新工作。

1.2 查新員的影響

科技查新是一項將文獻檢索、信息分析相結(jié)合的專業(yè)性極強的科學(xué)評價服務(wù)，最能考驗查新員的綜合素質(zhì)?？v觀查新工作的全過程，查新員是主導(dǎo)者，控制著查新報告的質(zhì)量，因此，查新員的綜合素質(zhì)也是影響查新報告質(zhì)量的重要因素。查新員的綜合素質(zhì)包括專業(yè)知識、溝通能力、文獻檢索技能、文獻分析技能、文字寫作能力、職業(yè)道德素養(yǎng)等。

1.2.1 專業(yè)知識的影響

每一位查新員的專業(yè)知識都是有限的，不可能面面俱到。有些查新員因?qū)I(yè)知識儲備不足，對查新項目的了解程度僅限于表層，不能透徹理解項目的實質(zhì)內(nèi)容、準(zhǔn)確把握項目的關(guān)鍵之處，從而影響后續(xù)檢索詞的選取、檢索策略的制定，最終使查新報告的質(zhì)量受到影響。

1.2.2 溝通能力的影響

查新員的專業(yè)優(yōu)勢是擅長文獻檢索，而委托人的學(xué)術(shù)優(yōu)勢是查新員所不能及的，因此，在查新實踐中，兩者之間的知識交流是必需的。有些查新員不善于交流，不能很好地與委托人就查新事宜進行充分有效的溝通，使得自己對項目實質(zhì)內(nèi)容的理解不準(zhǔn)確或出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致查新點提煉不當(dāng)、對比文獻分析不到位、查新結(jié)論不具說服力，影響了查新報告的整體質(zhì)量。

1.2.3 文獻檢索技能的影響

文獻檢索是科技查新的基礎(chǔ)，是每一位查新員必備的專業(yè)技能。查新員應(yīng)具備的文獻檢索技能有熟悉數(shù)據(jù)庫的收錄范圍、熟練運用檢索工具、有效使用檢索技巧、合理制定檢索策略等。在查新實踐中，有些查新員往往因檢索技能欠缺、檢索經(jīng)驗不足，導(dǎo)致檢出文獻數(shù)量過多或過少，或者是檢出文獻內(nèi)容與查新點相關(guān)度不高，影響了查新報告的檢索質(zhì)量。

1.2.4 文獻分析技能與文字寫作能力的影響

撰寫查新報告要求查新員在準(zhǔn)確檢索的基礎(chǔ)上，通過對檢出的相關(guān)文獻進行深度分析、綜合提煉，寫出文字精練、條理清晰、結(jié)論準(zhǔn)確的查新報告。撰寫查新報告時，有些查新員因缺乏文獻分析能力，不善于歸納總結(jié)，對檢出的相關(guān)文獻分析不到位，大段摘抄文獻摘要，沒有緊扣查新點進行深入細致的對比分析；有些查新員不善于寫作，文字表達不精煉，出現(xiàn)口語化或模棱兩可的表述，對新穎性判定的表述不嚴(yán)謹(jǐn)，影響了查新報告的撰寫質(zhì)量。

1.2.5 職業(yè)道德素養(yǎng)的影響

查新員的職業(yè)道德素養(yǎng)也是影響查新報告質(zhì)量的重要因素。有些查新員責(zé)任心不夠，對項目的技術(shù)要點和查新點沒有進行充分研讀和理解，就草率制定檢索策略，導(dǎo)致對比文獻的錯檢、漏檢；有些查新員過度注重經(jīng)濟效益，一味遷就委托方的主觀要求，撰寫查新報告時沒有站在公正的立場上做出客觀的評價結(jié)論，引起評審專家對查新報告的質(zhì)疑［3］。

2 強化查新報告的審核重點，助力查新報告的質(zhì)量控制

查新審核是控制查新報告質(zhì)量的關(guān)鍵，通過強化查新報告的審核重點，避免上述人為因素對查新報告質(zhì)量的負面影響，全面提升查新報告質(zhì)量。

2.1 科學(xué)技術(shù)要點和查新點的審核

科學(xué)技術(shù)要點和查新點是查新檢索的前提，是文獻對比分析的依據(jù)，是查新報告質(zhì)量控制的重點，因此，建議審核員在查新委托受理階段，參與查新委托交流的過程中，協(xié)助查新員向委托人詳細介紹查新工作的流程，使委托人對查新有一個全面客觀的認知。通過與委托人的有效交流，審核委托人提供的技術(shù)資料是否齊全，將查新項目的研究背景、研究目的、技術(shù)路線、技術(shù)方法、主要技術(shù)指標(biāo)弄清楚，指導(dǎo)委托人準(zhǔn)確填寫科學(xué)技術(shù)要點和查新點，把好查新報告質(zhì)量的第一關(guān)。

2.1.1 科學(xué)技術(shù)要點的審核細節(jié)

科學(xué)技術(shù)要點的簡述是否緊扣項目的研究主題；是否突出技術(shù)的新穎點；是否列出項目所屬的科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域、要解決的技術(shù)問題（研究目的）、解決問題所采用的技術(shù)方案、達到的技術(shù)效果和應(yīng)用范圍等相關(guān)技術(shù)內(nèi)容。

對于不同目的查新委托，科學(xué)技術(shù)要點的寫法也要有所側(cè)重，比如立項查新應(yīng)概述項目的國內(nèi)外背景、擬研究的主要科學(xué)技術(shù)內(nèi)容、要研究解決哪些問題、達到的具體目標(biāo)（指標(biāo)）和水平；成果查新應(yīng)簡略說明項目的研究背景，介紹項目的主要科學(xué)技術(shù)特征，已完成項目與現(xiàn)有同類研究、技術(shù)、工藝相比所具有的新穎性所在，體現(xiàn)項目科學(xué)技術(shù)水平的數(shù)據(jù)和量化指標(biāo)；專利查新應(yīng)闡明項目的主要技術(shù)特征或權(quán)項范圍，與現(xiàn)有（專利）技術(shù)的比較，突出項目的創(chuàng)新內(nèi)容；產(chǎn)品查新應(yīng)簡述其用途、功能，介紹能反映其技術(shù)水平的主要工藝（技術(shù)組合）、成分、性能指標(biāo)等數(shù)據(jù)，與國內(nèi)外同類產(chǎn)品的參數(shù)對比，項目已達到的規(guī)模（小試、中試、工業(yè)化生產(chǎn)）及效益［4］。

2.1.2 查新點的審核細節(jié)

查新點是否真正體現(xiàn)了項目新穎性的全部技術(shù)創(chuàng)新點，是否涵蓋在委托人提交的科學(xué)技術(shù)要點之中。每一個查新點都應(yīng)突出一個明確的技術(shù)主題或關(guān)鍵技術(shù)特征。查新點的數(shù)量應(yīng)少而精，一般不宜超過3個，要聚焦項目的核心創(chuàng)新點，而不是一般性的技術(shù)特征。查新點的創(chuàng)新之處，可以是技術(shù)工藝上的，也可以是理論方法上的，還可以是綜合多項技術(shù)成果的，但不包括管理理念、教學(xué)方法等的創(chuàng)新。需要注意的是，對于組合創(chuàng)新的查新項目，應(yīng)將“同時具備”或“有機結(jié)合或組合”多項技術(shù)作為一個查新點提出。查新點的寫法上要精練明確、條理清晰，對于有多個新穎性查證要求的項目，要以1、2、3來標(biāo)記查新點，逐條列出，以便在查新結(jié)論中，分別針對每一個查新點做新穎性結(jié)論。

除了審核科學(xué)技術(shù)要點和查新點，審核員還應(yīng)根據(jù)查新目的，審查委托人提供的技術(shù)資料是否完備。對于立項查新，委托人應(yīng)提供立項申請書、前期研究報告、項目申報表、可行性研究報告等，與項目直接相關(guān)的國內(nèi)外參考文獻，以便查新機構(gòu)全面了解項目的技術(shù)背景和研究基礎(chǔ)。對于成果查新，委托人應(yīng)提供科技成果申報書、研究總結(jié)報告、實驗報告、主要參考文獻、項目組成員發(fā)表的代表性學(xué)術(shù)論著、申請獲得的專利等用以說明項目完成程度的材料。對于專利查新，委托人應(yīng)提供完整的專利申請文件，包括說明書、權(quán)利要求書、說明技術(shù)方案的附圖等，以便查新機構(gòu)準(zhǔn)確理解專利的技術(shù)方案和保護范圍。這些技術(shù)資料是查新機構(gòu)開展查新工作的重要依據(jù)，缺失關(guān)鍵資料將影響查新報告的質(zhì)量。因此，審核員應(yīng)與委托人充分溝通，確保獲取必要的技術(shù)資料，為查新工作的順利開展提供有力保障［5］。

2.2 檢索策略的審核

合適的檢索策略是查新報告質(zhì)量控制的關(guān)鍵。檢索策略包括檢索工具的選擇、檢索詞的選取、檢索式的構(gòu)建3方面內(nèi)容，審核中要著重考慮以下內(nèi)容。

2.2.1 檢索工具的審核要求

審核檢索工具時，審核員需要根據(jù)項目的技術(shù)主題、查新范圍和查新目的，在熟悉各類檢索工具的基礎(chǔ)上，綜合考慮學(xué)科覆蓋面、文獻類型、語種、時間跨度等因素，審核查新報告中列舉的檢索工具是否全面、準(zhǔn)確。在查新報告中只能列出實際檢索過的數(shù)據(jù)庫，對于未涉及或未檢索的數(shù)據(jù)庫不得列入其中，以維護查新報告的真實性和嚴(yán)肅性。

2.2.2 檢索詞的審核要求

檢索詞的選取需要參考委托人提供的檢索關(guān)鍵詞，結(jié)合所選數(shù)據(jù)庫的標(biāo)引特點，充分利用已有的工具書、網(wǎng)上詞典等途徑，將檢索概念轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫可以識別的具體檢索詞。如果檢出結(jié)果過多且相關(guān)度不高，可嘗試縮小檢索范圍，如增加檢索詞之間的邏輯限制，使用更精確的專指詞，對檢索字段進行限定等；如果檢出結(jié)果過少甚至為零，可采取擴大檢索策略，如減少檢索詞間的邏輯限制，去除部分字段限制，使用更多的同義詞、上下位詞，采用截詞技術(shù)獲取詞根的各種變體，或者利用數(shù)據(jù)庫的分類檢索功能，在相關(guān)學(xué)科主題下進行二次檢索。

2.3 對比文獻的審核

對比文獻是分析評價查新項目新穎性的佐證材料，是查新報告的重要論據(jù)。對比文獻的審核細節(jié)如下：列舉的對比文獻是否與查新點相關(guān)，是否能夠反映查新點的全部內(nèi)容或部分內(nèi)容，是否支持新穎性的判斷；是否遺漏密切相關(guān)文獻；有密切相關(guān)文獻的，要求獲取閱讀原文；沒有密切相關(guān)文獻的，要審核列舉的相關(guān)文獻是否具有代表性、權(quán)威性，應(yīng)優(yōu)先列舉在權(quán)威刊物上發(fā)表的高質(zhì)量學(xué)術(shù)文獻；是否根據(jù)與查新點的相關(guān)程度分國內(nèi)、國外依次列出相關(guān)文獻；對比的文獻量是否充足；對比文獻的分析是否緊扣查新點的技術(shù)內(nèi)容來揭示異同，是否針對關(guān)鍵的技術(shù)性指標(biāo)進行深入細致的對比分析，涉及專業(yè)術(shù)語的表述是否準(zhǔn)確。

2.4 查新結(jié)論的審核

查新結(jié)論是整個查新報告的最終評述，也是查新報告質(zhì)量控制的重點。查新結(jié)論應(yīng)包括查新點的歸納概述、文獻對比分析的歸納概述、對查新項目有無新穎性的判斷結(jié)論3部分內(nèi)容。查新結(jié)論的審核細節(jié)如下：查新結(jié)論的文字表述是否客觀準(zhǔn)確、簡明扼要；是否基于查新點、技術(shù)要點并結(jié)合文獻對比分析結(jié)果進行歸納總結(jié)，是否對查新項目做出新穎性判斷；查新結(jié)論中不允許出現(xiàn)含義不清、模棱兩可或修飾性、贊譽性用語，也不允許出現(xiàn)“國內(nèi)首創(chuàng)”“國際領(lǐng)先”“填補空白”等評價項目水平的語句。

2.5 撰寫格式的審核

查新報告作為查新鑒定性技術(shù)文件，在規(guī)范性方面需要認真審校報告各項內(nèi)容的撰寫格式。審核報告格式是否采用GB/T 32003—2015《科技查新技術(shù)規(guī)范》規(guī)定的統(tǒng)一格式，包括相關(guān)文獻題錄是否依據(jù)GB/T 7714—2015《信息與文獻 參考文獻著錄規(guī)則》撰寫；數(shù)字、年代是否依據(jù)GB/T 15835—2011《出版物上數(shù)字用法》書寫標(biāo)注；文字、符號、計量單位是否依據(jù)GB 3100—1993《國際單位制及其應(yīng)用》、GB 3101—1993 《有關(guān)量、單位和符號的一般原則》、GB/T 3102.1—13書寫使用；對比文獻中的計量單位是否統(tǒng)一；查新報告的幅面與版式安排是否符合規(guī)范的規(guī)定。

3 結(jié)語

查新審核是對查新報告從多方面、全方位的審查。強化查新報告的審核要點，對查新報告的各項內(nèi)容、撰寫格式以及論證邏輯進行全面審核［1］，以確保查新報告的科學(xué)性和規(guī)范性，助力查新報告的質(zhì)量控制。

參考文獻

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［3］陳娜，王飛，徐旭光.“十四五”時期科技查新服務(wù)提升路徑探究［J］.江蘇科技信息，2022（27）：20-23.

［4］劉金萍，徐浩，劉彥雄，等.科技查新服務(wù)流程的優(yōu)化和再造［J］.中國科技資源導(dǎo)刊，2021（3）：1-6.

［5］孫啟存，王春蕾，姜雷.基于最新科技查新技術(shù)規(guī)范的查新結(jié)論范式實證研究［J］.圖書館學(xué)研究，2019（5）：46-51.

（編輯 何 琳編輯）

Research into the implementing the quality control of sci-tech novelty search report through verification of novelty retrieval

XU" Nanyan

（National Libaray of China， Beijing 100081， China）

Abstract：" The article aims to study the important role of novelty review in improving the quality of scientific and technological novelty reports. The system analyzed the impact of human factors on the quality of novelty search reports from both the client and the novelty search personnel， and proposed specific audit requirements and precautions for key aspects such as scientific and technological points， novelty search points， retrieval strategies， comparative literature， novelty search conclusions， and writing formats in novelty search reports. The research results indicate that strengthening the work of novelty search and review can effectively avoid the negative impact of human factors， thereby comprehensively improving the quality of scientific and technological novelty search reports， and providing objective and fair basis for scientific research project approval， achievement evaluation， etc.

Key words： sci-tech novelty search report; verification of novelty retrieval; quality control