數字化不動產檔案管理可行性分析

摘 要：隨著我國經濟快速發展，人民生活水平日益提高，購買不動產成為人們鞏固個人財產的首選。不動產市場的蓬勃發展，給不動產管理部門帶來新的挑戰，尤其是不動產檔案管理部門。隨著大量不動產交易及產權變更頻繁出現，不動產檔案管理工作量大幅增加，管理難度也上升到新的水平。步入數字化時代，將數字技術應用于不動產檔案管理工作，可以有效提升檔案管理工作的質量及效率，降低不動產檔案管理成本，有效發揮檔案資源的社會價值和經濟價值。數字化管理是檔案工作發展的必然趨勢。文章以數字化技術在不動產檔案管理中應用可行性為切入點，剖析數字化技術在不動產檔案管理中的應用范圍及優勢，并針對當前數字化不動產檔案管理存在的問題，提出合理化建議。

關鍵詞：不動產檔案；數字化；可行性；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著時代的進步，數字化技術得到普遍應用。在檔案管理工作中，采用計算機、互聯網、多媒體等信息化設備設施和數字技術已經形成了一種全新的檔案管理模式——數字化檔案管理。檔案管理工作人員通過掃描儀等數字設備設施，將傳統紙質文檔、圖表掃描、錄入形成電子數據，并保存于計算機，通過網絡快速發送給所需單位、部門及用戶，充分實現了檔案資源共享，體現檔案資源價值。

不動產檔案作為一種專屬檔案，與不動產權益人有著緊密聯系，與人們生活息息相關，其管理質量高低直接影響不動產市場能否健康發展、社會穩定等諸多問題。針對傳統不動產檔案管理中存在的資料更新慢、檢索難、使用不便的弊端，數字技術在不動產檔案管理中的應用是解決上述問題的最佳方法。數字化不動產檔案管理是一種全新的管理模式，是時代發展的產物，也是滿足社會對不動產檔案需求的創新管理方式。

一、數字化技術在不動產檔案管理中的應用

數字化檔案管理主要是將傳統的紙質文檔、圖表通過數字設備，以掃描、壓縮、轉換以及錄入等方式，制作成數字化文件儲存在網絡中，并可以不受時間、空間限制在網絡中查詢和下載。數字化不動產檔案管理，提高了檔案管理的使用效率，保證了儲存不動產信息的完整性和準確性，讓不動產檔案信息可以在不同的部門、地區實現快速傳遞，最大程度體現了不動產檔案的社會價值、經濟價值和使用價值。

1.數字化轉換傳統紙質檔案

數字化不動產檔案管理工作的第一步，是將原有文檔、圖表等紙質檔案資料轉化為數字檔案，在確認原有檔案資料完整、準確后，通過掃描儀等設備進行數字化處理，按時間、類型展開分類并儲存。針對那些因年代久遠或保存不善導致內容缺失、破損的檔案資料，需要展開修復，而部分照片不清晰、字跡模糊的檔案，則要通過相關軟件實現高度還原，以此確保轉化為數字檔案的準確性、完整性，也是保障不動產權益人的必要手段。

2.對不動產檔案科學、合理分類

不動產檔案有其特殊性，按照不動產種類及用途劃分為不同的類型。在統計不動產檔案時，不僅要統計數量，還要實施分類統計，才能確保檔案真實、準確。一旦發生分類混淆，會給檔案管理工作帶來混亂，加大用戶檢索、查找資料的難度，在社會上產生不利影響。如何科學、合理地開展不動產檔案分類，方便用戶查找使用，一直是檔案管理工作人員思考的問題。在對不動產檔案開展數字化建設中，檔案管理人員要以嚴謹的工作態度，遵守國家相關法律法規，按不動產檔案類型科學分類，在不動產檔案資料數字化轉換后，合理劃分檔案類型，并分門別類存儲，設置搜索目錄，以便于廣大用戶的使用和查閱。

3.不動產檔案信息數據上傳

不動產檔案在經過收集、分類整理后，最終匯集到檔案管理部門實施集中管理。傳統檔案管理中，不動產檔案管理工作人員要按照不同類型對檔案展開編號，以便于查找。在數字化不動產檔案管理模式下，經過數字化處理后的檔案資料會通過網絡上傳至終端或者數據平臺。在統一檔案信息錄入標準基礎上，統籌規劃不動產檔案管理各個工作環節，開展數字化、標準化管理，為滿足用戶跨區域業務辦理需求，不動產檔案管理部門要同時開設線上和線下辦公途徑，以滿足用戶的不同需求。在完成不動產檔案資料的數字化錄入后，形成不動產數字化檔案，并將檔案信息數據上傳，為用戶的線上查詢、使用等服務功能提供數據支持，以此不斷提升不動產管理部門的服務質量。

4.搭建不動產檔案資源共享平臺

不動產檔案管理部門的工作與城市建設、規劃等相關單位有著緊密聯系，并為城市發展提供翔實的信息數據。因此，不動產檔案管理部門要與相關單位實施信息共享。傳統紙質檔案在頻繁使用、移交過程中，極易出現丟失、破損甚至是被盜取的情況，為了規避以上弊端，不動產檔案數字化平臺建設勢在必行。通過與相關單位共同實現數字化平臺的搭建，實現了不動產檔案資源共享，加強了檔案管理部門和相關單位、企業的緊密聯系，信息數據互通有無，打破了信息壁壘，保證了檔案信息高效、快捷、安全傳遞。

二、數字技術在不動產檔案管理中的重要作用

1.有效提高不動產檔案管理效率

我國社會主義市場經濟的繁榮，帶動了不動產交易市場快速發展。不動產檔案管理部門的工作量與日俱增，不斷新增及變更的檔案信息耗費了大量的人力和時間。傳統不動產檔案管理模式已經無法適應新形勢下不動產市場發展要求。不動產檔案管理數字化建設成為大勢所趨。通過數字技術對紙質檔案向數字檔案轉化，并有序排列、分類，儲存在計算機中，可以節省大部分人工操作時間，并降低了對存儲空間的要求，在保證不動產檔案安全的同時，提高了不動產檔案管理效率和檔案信息的利用率。

2.降低不動產檔案管理成本

購置不動產已經成為當前人們鞏固個人資產所采用的普遍方式，不動產市場的持續繁榮發展，給不動產檔案管理工作帶來了新的挑戰。不斷激增的不動產檔案資料從收集、整理環節就需要耗費大量的人力、物力及儲存空間，給檔案管理部門帶來了極大的壓力。而數字技術在不動產檔案管理中的運用，借助掃描、大數據分析、云存儲等技術手段，有效降低了檔案管理部門的人工和時間、存儲成本以及對紙質資源的需求。

3.為廣大用戶提供高效、優質的便捷服務

數字化不動產檔案管理模式，是通過數字技術將紙質檔案資料向數字信息轉化，在建立統一不動產檔案信息錄入標準過程中，實現不動產檔案收集、整理、分類、儲存全部流程數字化操作，并搭建網絡信息化平臺，方便用戶查找、搜索所需信息，并能夠對部分內容開展線上溝通交流。由此可見，數字化不動產檔案管理，在確保不動產檔案信息完整性、準確性的基礎上，為相關單位、部門及廣大用戶提供了高效、優質的便捷服務。

三、構建不動產檔案數字化管理可行性的基礎

不動產檔案數字化管理本身就具備較高的可行性，但在網絡的不安全和不穩定因素影響下，其可行性就需要建立在三個原則基礎上，分別為技術支撐、客觀需求以及可操作性強。

1.技術支撐

伴隨著網絡技術的不斷發展，各個行業在互聯網的幫助下都有了明顯的成長和發展，數字化數據庫是各個行業獲取信息和發布信息的主要平臺。當前，我國許多地區的不動產大多是以建立信息網絡平臺作為數字化平臺的實施方式，該平臺在整合每一個部門信息資源的同時，各個職能部門還可以實現不動產信息的有效交互，從而促使不動產相關工作更加有效實施。

2.客觀需求

不動產檔案實行數字化管理能夠實現最大化的資源利用率，降低人力和物力資源的投入。相關部門可以在建立不動產平臺時按照不同地區、不同類型的不動產檔案展開分類，讓記錄不動產信息、修改不動產信息和使用不動產信息的效率得到顯著提高，讓傳統煩瑣的檔案管理工作變得簡單，實現最優化管理。

3.可操作性強

就目前而言，計算機的發展仍然非常迅速，軟件、硬件以及數字化管理設備設施的更新速度非常快，為檔案數字化管理提供了網絡與現代辦公設備。借助計算機的儲存特點，數字化不動產檔案管理系統可以具備資源內部共享、查詢登錄服務、信息錄入服務等功能，能夠顯著提高使用者和信息提供者的工作效率。除此之外，因為數字化檔案管理是以數字化形式儲存不動產信息，信息本身并不會存在缺損和老化的問題，所以無論是存放多久的檔案，其信息內容都會非常完整。因此，數字化不動產檔案管理有著顯著的可行性。

四、數字化技術在不動產檔案管理中的應用策略

1.建立統一的不動產檔案信息錄入標準

進入數字化時代，數字技術的廣泛運用給各行各業帶來便捷、高效的同時，也引發了大眾對信息安全的高度重視。不動產檔案信息因其具備較高的經濟價值更是備受矚目。在不動產檔案數字化管理建設中，由于受地域差別等諸多因素影響，各地區不動產檔案數字化建設進程有所差異，導致在不動產檔案信息錄入時缺乏統一標準。不動產檔案管理部門要在檔案管理數字化建設中，設立統一檔案信息錄入標準。首先，在原有紙質檔案向數字檔案轉換過程中，確保紙質檔案與數字檔案在編排、整理過程中完全一致。其次，通過數字技術按照不動產類型統一標注不動產檔案資料，以方便用戶快速查找、遠程調閱。最后，不動產檔案管理部門要關注數字技術的更新換代，及時升級維護數字技術，確保數字技術在不動產檔案管理中的高效運用，推動不動產檔案管理的健康、穩定開展。

2.完善不動產檔案管理法律法規建設

不動產檔案的利用率，隨著近年來不動產市場的快速發展而得到了大幅提高。不動產檔案在維護不動產權益人的合法權益、明確不動產產權歸屬、不動產糾紛中起到了決定性作用，是真實有效的依據。不動產檔案數字化建設，需要在相關法律法規的支持下不斷推進。完善不動產檔案相關法律法規，是確保不動產檔案管理數字化技術合法運用的前提。不動產檔案管理法律法規的不斷完善，也將確保不動產所有人權益在受到不法侵害時，可以通過法律武器，捍衛自身正當權益。

3.增強不動產檔案數字化管理安全意識

不動產檔案有其特殊性，記錄了不動產權益所屬人、不動產使用面積等私密信息，具有較高的社會價值和經濟價值，如果被不法分子獲取以謀取不正當利益，將會給不動產所有人帶來經濟損失。數字化技術在不動產檔案管理中的應用，提高了檔案管理效率的同時，也帶來了一定的安全隱患。數字化技術是以計算機、互聯網等為基礎，容易受到黑客等不法分子的網絡入侵，造成不動產檔案資料被泄露或篡改。因此，不動產檔案管理部門要重視檔案安全。第一，要加強對檔案管理工作人員的安全、保密教育，樹立安全防范意識，制定嚴格的檔案管理工作流程，尤其要在檔案外借、轉交、存儲等環節嚴格管控，設置專人負責。第二，要在數字化檔案管理系統中建立防火墻，通過殺毒軟件等防止計算機病毒入侵。第三，通過訪問密碼設置、人臉識別等措施，嚴格限制保密級別較高的不動產檔案訪問權限。第四，專網專用，設置內部專用網絡登錄操作，嚴防不法分子通過外部網絡實施入侵。

4.搭建不動產檔案管理數字化平臺，實現檔案資源共享

不動產檔案數字化管理是時代發展的需要，為了提高不動產檔案管理效率，充分發揮檔案資源社會價值和經濟價值，搭建不動產檔案數字化平臺勢在必行。通過數字化平臺，可以快速將不動產信息傳遞給相關單位、部門，同時縮短了用戶查找檔案資料的時間，提高了檔案利用率，實現檔案資源共享。

5.完善數字化基礎設施

不動產檔案數字化管理工作，需要完善數字化設備設施。首先，不動產檔案管理部門要加大資金投入，確保計算機、掃描儀等硬件設備的采購。同時，還要完善軟件、管理系統、信息安全等；其次，建立完整的網絡信息平臺維護制度，由專門的網絡維護人員定時維護數字化不動產檔案平臺，確保數字化不動產檔案平臺系統的正常運行，提升檔案資料的有效性；最后，不斷更新和研發數字化檔案管理軟件，并按照不動產檔案的實際管理需求，及時更新軟件，確保數字化檔案管理的有效性。

6.注重專業人才培養

數字化時代對不動產檔案管理人員的素質提出了新的要求，檔案管理人員不僅要具備嚴謹的檔案管理專業知識，還要熟練掌握數字化技術。不動產檔案管理部門要重視專業人才培養，一方面，要對原有工作人員加強數字化技術培訓，使其能夠勝任數字化檔案管理工作；另一方面，要從外部招聘數字化檔案管理的專業人才，加強專業團隊建設，保障人才的充足。

五、結束語

綜上所述，數字化技術在不動產檔案管理中的應用，提高了檔案管理效率，降低了檔案管理成本，為相關單位、部門及用戶提供了高效、快捷的服務，提高了檔案利用率。不動產檔案管理部門要順應時代發展要求，加強不動產檔案管理數字化建設，完善基礎設施，制定統一不動產檔案錄入標準，強化檔案管理安全防范，搭建檔案資源共享平臺，培養專業管理人才，以保證數字化不動產檔案管理工作健康、穩定開展，充分發揮其社會價值和實用價值。

參考文獻：

[1]陳鵬蕊.數字化技術在不動產登記檔案管理中的應用研究[J].中國房地產業，2023（2）：98-101.

[2]高 飛，朱成超.不動產檔案管理中數字化技術的應用分析[J].中文信息，2022（9）：46-48.

[3]陳麗波.數字化技術在不動產檔案管理中的應用分析[J].辦公室業務，2022（19）：58-60.

[4]劉 嘯.數字化技術在不動產檔案管理中的應用分析[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（13）：143-145.

[5]孫 影.數字化不動產檔案管理利用發展平臺建設思考[J].辦公室業務，2020（16）：172+180.

[6]張 乙.搭建數字化不動產檔案管理利用的發展平臺[J].黑龍江檔案，2020（04）：10-11.

[7]呂 亮.數字化不動產檔案管理可行性探索[J].建材發展導向：上，2016，14（10）：105-106.

作者單位：濱州市不動產交易登記中心

作者簡介：藺江勇（1978—），男，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。