新時代檔案館社會服務功能優化對策

摘 要：檔案館是我國文化事業的重要組成部分，是我國檔案事業的主要載體，具有為社會公眾提供檔案服務的功能。檔案館館藏是國家政治、經濟和文化等方面的匯集，具有極強的社會、經濟和歷史價值，這些價值以及檔案館自身的性質和任務，只有通過檔案館的社會服務功能才能得以實現。隨著信息時代的到來，以互聯網為主的信息技術在各項民生服務中，尤其是信息傳播中成為新的方式，傳統檔案服務模式已經無法跟上新時代信息化的要求。如何在新時代彰顯檔案館的社會服務功能，為社會創造經濟價值和社會效益，成為我國檔案館工作人員亟須思考的問題。

關鍵詞：新時代；檔案館；社會服務功能；優化對策

中圖分類號：G273.5 文獻標識碼：A

我國的檔案館是專門負責收集、保管與政治、經濟、文化等領域檔案資料的專門單位，同時肩負著檔案資料面向社會、面向大眾開放利用的責任。檔案館在我國有著悠久的歷史，其重要作用和地位遠超圖書館和博物館。檔案館的社會服務功能是指檔案館面向社會、面向公眾所具有的檔案服務功能。進入信息化時代，隨著數字化、網絡化技術在各行各業的廣泛應用，檔案館如何順應時代潮流，加強檔案服務信息技術的應用，以發揮自身社會化功能最大化，是每位檔案館工作人員需要考慮的問題。

一、檔案館的社會功能

檔案館的社會功能是指檔案館面向社會、面向廣大公眾的檔案服務功能。其主要功能有以下幾點：

1.檔案館的保管、存儲功能

檔案館在我國有著悠久的歷史，不論是唐宋元明清時代，還是民國時期或是新中國成立以來，都有著豐富的歷史檔案保管、儲存于檔案館中，這些檔案記錄了不同時期我國政治、經濟、文化以及科技發展等情況。因此，檔案館的基本功能就是檔案的保管和存儲。

2.檔案館館藏的社會利用功能

檔案館中大量保存的珍貴的檔案資料，具有極高的社會價值和利用價值，可為社會大眾提供查詢、利用等多項服務，滿足了社會需求。檔案館館藏的社會利用功能，是檔案館的重要功能。

3.檔案館的加工功能

檔案館可以通過加工、編纂、出版檔案史料、編史修志以及史料等多種形式，推廣、介紹館藏中的檔案史料和編研資料，滿足單位和個人對檔案資料的需求。

二、新時代對檔案館功能的要求

當前，我國政治、經濟與文化等發展已經進入了一個全新的階段，在新時代背景下，檔案館工作人員要創新思維，充分運用新的管理理念、戰略規劃來面對新時代的形勢和挑戰。針對新時代出現的新型管理理念、公眾意識的新形態以及信息技術帶來的新型信息傳播方式等顯著特點，檔案館要以社會與公眾需求為出發點，改變傳統行政管理思維，以全新的管理理念發揮檔案館的社會服務功能。面對多元化信息獲取和傳播渠道以及社會公眾文化素質的日益提高，檔案館只有通過加強自身軟硬件基礎設施建設，加大檔案開放力度，創新檔案館服務方式，提升社會服務質量，以滿足社會和公眾對檔案資源的需求。

三、當前檔案館社會服務功能存在的問題

檔案館的社會功能是通過對館藏的加工、編纂等行為，為社會和個人提供所需檔案信息的方式體現的。進入新時代，我國檔案館的社會服務功能還存在著一定的問題。

1.檔案館在社會公眾中認知度不高

受歷史原因影響，檔案館在社會公眾中的認知度不高。由于缺乏足夠的宣傳和對檔案館社會職能的了解，相當一部分人把檔案館作為歷史資料的存放點，在需要獲取相關檔案資料時，首先想到的是圖書館，而不是檔案館。還有一部分人認為檔案館屬于我國保密機構的一部分。多種原因導致檔案利用效率低，其社會價值和用途未被社會公眾認可，也導致人們對檔案管理工作不重視，反而影響了檔案工作的質量和水平，限制了檔案事業的進一步發展。

2.檔案館館藏結構不合理

就當前我國檔案館尤其是市級以下的區縣級檔案館來看，館藏結構不合理，是影響檔案館社會化服務功能發揮的重要原因。首先，從館藏資源而言，收納檔案以黨政機關為主，社會大眾和企業檔案少；其次，從文體格式來看，以文書檔案為主，音視頻、影像檔案較少；再次，從館藏內容上看，可供社會公眾利用的檔案較少；最后，老舊檔案多，占據大量存儲空間，導致新的檔案無處可放。

3.檔案館基礎設備設施不完善

保障檔案工作順利開展的前提條件，是檔案館各項功能齊全的基礎設備設施。而我國當前相當一部分檔案館還處于由老舊建筑改造的情況，空間狹小，光線不足，缺乏文化韻味，有些地區檔案館甚至沒有獨立的閱覽空間。新時代的來臨，信息技術的應用要求有完善的基礎設備設施建設，但檔案館缺乏先進設備設施的情況并不罕見，一些欠發達地區甚至連計算機都沒有配備，還在采用人工檢索、查找的傳統工作模式。落后的的基礎設備設施必將影響檔案館社會服務功能的發揮。

4.檔案館開放程度和服務能力有待提高

檔案館獲取社會公眾認可的最佳途徑是提高自身開放程度和服務能力。從實際情況來看，級別較高的檔案館如國家級和省級檔案館，其開放程度是最高的，服務能力也最強。相較而言，地方基層檔案館的開放程度和服務能力較低，需要提高。導致的原因較為復雜，其中館藏少、內容單一、信息不全面、可提供服務內容少以及可供查找、使用的檔案資料少是重要原因。此外，檔案館過于注重檔案的收藏，忽視了檔案借閱、復制等利用功能以及缺少信息化的基礎設備設施，導致出現公眾查找、使用檔案資料難度增加等問題，也應受到檔案管理者的重視，并加以解決。

5.檔案館缺乏主動服務和人性化服務意識

信息技術的應用，提高了人們的服務體驗質量和認知水平，對檔案館的服務也提出了新的要求。伴隨社會的發展和進步，對檔案的查找和利用的人越來越多，我國很多檔案館在管理理念和服務種類上有了不同的創新和進步，讓受眾享受到更加快捷、便利的服務。但一些檔案館在工作中仍存在“等、靠”等傳統工作理念，被動地為用戶服務，缺乏提供網上預約等便民措施。在人性化服務上，突出表現在陳舊狹小的檔案館閱覽室，讓查找、翻閱檔案資料的用戶感覺缺乏人文關懷。

四、檔案館社會服務功能存在問題的原因

檔案館出現上述問題的根本原因，主要由檔案館自身原因和社會原因而造成。

1.檔案館自身原因

就當前實際情況來看，檔案館自身因素是目前社會服務功能欠缺的主要因素，也是檔案館工作人員需要解決的主要問題。

（1）檔案館管理機制因素

目前，檔案館由當地檔案局直接管理，屬行政事業單位，受國家政策影響，在服務和管理上難有自主權利。檔案館的行政色彩影響了管理和服務的創新，在工作中自主工作較少，屬于被動工作模式。作為行政單位的一員，缺乏與社會工作的有效溝通模式，無法獲取廣大用戶的真實需求，影響檔案館對自身問題和缺陷的改正和彌補。這樣的管理機制，必將導致無法獲取社會公眾的認同，從而影響社會服務功能的發揮。

（2）檔案館的館藏資源單一、對公眾無吸引力

檔案館管理機制濃烈的行政色彩，導致檔案館收集檔案資料時以黨政機關檔案為主，忽視了社會公眾所需的檔案資料收集，形成館藏資料的內容、形式、載體單一。而一些地方檔案館對檔案資料的“只進不出”的工作方式，造成了廣大受眾對檔案館的疏離，更談不上有何吸引力。

（3）檔案館基礎設備設施陳舊、人才匱乏

一些地方檔案館陳舊的基礎設備設施，缺乏文化氣息的環境，對廣大公眾來說，服務體驗感不佳。再加上檔案館所處的社會地位和重要作用未受到重視，檔案館管理工作中嚴重缺乏復合型高素質人才，影響了檔案館社會功能的發揮。

2.社會原因

檔案館受社會因素影響，主要體現在對檔案館資金投入不足和較低的社會認知度上。在新時代背景下，檔案館社會服務功能的提升，需要相應的軟硬件基礎設施建設，而資金投入的欠缺，影響了檔案館創新服務的落實。一些經濟欠發達地區的檔案館甚至連基礎的館房改造、翻新以及設備維護都資金匱乏。檔案經濟價值和利用價值回報周期長，成為難以吸引社會資金關注的主要原因。資金投入不足，制約了檔案館社會服務功能的發揮。

五、新時代優化檔案館社會服務功能的對策

1.加強檔案館軟硬件基礎設備設施建設

（1）改善檔案館的硬件條件

關鍵是對檔案館自身整體建筑水平和館內環境的提高和改善，讓檔案館具有濃郁的文化氣息和人文環境。作為收集、保管國家、地方歷史、經濟、政治、文化以及科技等領域檔案資料的地方，檔案館建筑本身應和地方文化、經濟特色相符，在外觀建筑上讓人有耳目一新的視覺效果，可以有效提升檔案館在社會的認知度。改善檔案館內部環境，尤其是閱覽室和廣大受眾有著切身體會的地方，要在干凈整潔的環境基礎上，突出文化氛圍，加強人文關懷。

（2）加強檔案館的軟件建設

具體來說，就是要加強檔案館管理制度和人才培養兩方面的建設。

首先，進入新時代，社會和公眾對檔案資料的需求有了更新的要求，檔案館原有的傳統管理制度已無法適應和滿足現代社會的要求，因此，檔案館要積極改變管理思路，轉變管理理念，針對社會公眾對檔案館服務功能、硬件建設水平的真實評價，對檔案館實行綜合考評。收集社會對檔案館設施人性化程度、檔案館整體運行狀況等方面的意見和建議，以此通過改進檔案館的評價體系，促進其管理方式的轉變，提高檔案館的社會服務能力，創建真正的服務型檔案館。

其次，加強檔案館復合型高素質人才培養是促進檔案館發展的重要助力。信息化時代的來臨，檔案館工作形式的變化需要一支高素質的人才隊伍。對外，檔案館要通過硬件設備設施的建設，提高社會認可度，由此吸引社會人才的加入；對內，檔案館要從內部選拔人才展開培養。

最后，要通過合理的獎罰管理制度，留住人才，發揮人才自身創造性和主觀能動性，為檔案館在新時代的發展出謀劃策，貢獻自己的力量。

2.轉變管理模式是提高檔案館服務能力的重要手段

傳統檔案館的管理模式已經無法滿足新時代的需求，轉變管理模式成為當前檔案館工作的重點。轉變管理模式的前提，是要改變傳統檔案局和檔案館二合一的管理體制，將檔案局與檔案館分開行使各自的職能。檔案局負責行使統籌規劃、組織協調以及統一制度和監督的行政職能。

3.檔案館要提高開放程度，轉變社會服務理念

檔案館要樹立開放的思維，按《檔案法》和《檔案法實施辦法》的規定，定期向社會公眾開放，做到該開盡開，絕不找各種借口拖延、變更開放時間和開放館藏的項目內容，讓社會公眾充分享受檔案開放的便利。在為社會公眾服務的過程中，檔案館還要樹立主動服務意識，工作人員要以飽滿的熱情接待社會公眾的到訪，解決和滿足公眾的需求。檔案館要定期考核工作人員的服務水平，通過建立合理的獎罰制度，激發工作人員的服務熱情和工作積極性。

4.創新檔案館服務方式，提升社會服務質量

檔案館若想加強社會公眾的認可度，僅靠先進的硬件設施和整潔寬敞的閱覽環境遠遠不夠，還應具備自身的特色和良好的服務態度，讓來訪用戶留下深刻的印象。結合自身實際情況，打造具有特色的服務功能，提升檔案館社會功能質量。

（1）檔案館要加大宣傳力度，向社會公布聯系電話和服務網站，積極開展用戶預約服務

檔案館要通過各種方式對社會服務功能開展宣傳，打破社會公眾對檔案館原有的錯誤認知，對檔案館能干什么有直接的認識。對于有檔案查詢需求的用戶，要公布服務窗口的聯系方式及開放時間，以方便用戶提前預約，讓用戶真正體會到方便、快捷的服務。

（2）檔案館要積極開展檔案編研活動，并向社會傳播檔案編研的成果

作為國家的文化事業單位，宣傳歷史文化是檔案館的責任所在。檔案館要結合自身館藏內容和數量，有針對性地對具有歷史價值和紀念意義的檔案資料實行編研，并通過網絡、電視、廣播、期刊以及報紙等形式，向社會公眾展開宣傳，加強自身文化宣傳的職能。

（3）檔案館要建立自己的門戶網站，利用網絡技術加強與公眾溝通互動

當今的時代是信息化、數字化時代，是多媒體、網絡技術普遍應用的時代。檔案館要適應時代發展，建立自己的門戶網站，充分運用網絡實現自我宣傳，提升在社會公眾中的認可度。檔案館要組建專門的網站維護、宣傳部門，通過，某博、某信公眾號等多種媒體形式宣傳檔案館的社會服務功能。檔案館尤其要在網站上專門設置用戶反饋功能，及時獲取用戶對檔案館服務的意見和建議，并通過用戶留言等功能及時回應客戶問題，以此來加強與公眾的溝通互動。

六、結束語

進入社會主義新時代，檔案館作為我國文化事業重要組成部分，檔案事業的主要載體要主動走進社會，面向市場需求，積極服務大眾。還要充分認識到檔案館的歷史作用和現實價值，更好地為社會發展提供決策支持和服務，提升檔案館社會服務功能，創建高水平、高質量的檔案館，是推進新時期檔案工作快速、穩定開展的必由之路。

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作者單位：鄒平市檔案館作者簡介：高偉（1981—），女，漢族，山東鄒平人，本科，館員，研究方向：檔案管理。