PDCA循環在醫院放射防護檔案管理中的應用研究

摘 要：近年來，隨著醫院標準化建設的發展，醫院更加注重精細化管理和質控管理。放射防護檔案作為醫療機構在開展放射診療活動過程中評價放射防護效果的一個重要依據，是醫院管理的重要內容之一，做好醫院的放射防護檔案工作尤為重要。文章探索運用PDCA循環管理工具，解決醫院放射防護檔案管理中存在的問題，旨在推動管理模式由粗放管理轉向全方位的精細化管理，通過健全放射防護檔案管理制度、優化管理流程、建立良性管理機制，實現了管理效率提高和管理質量提升。

關鍵詞：PDCA；放射防護；檔案；精細化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

近年來，隨著經濟社會的發展，公眾對醫療保健的需求不斷增加，醫療機構特別是三級醫院的放射診療人次逐年增加，對醫院的放射防護管理也提出了更高的要求。由于放射防護檔案管理工作的好壞，直接關系到醫務工作人員身體健康和生命安全。因此，做好醫院的放射防護檔案工作就顯得尤為重要。醫院作為落實放射防護檔案管理的主體，如何科學管理，建立符合實際的管理標準，成為各大醫院研究的一項重要課題。PDCA循環又叫戴明環，是美國質量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，從而也被稱為“戴明環”。它是全面質量管理所應遵循的科學程序。由于PDCA循環是使任何一項活動能夠有效開展的一種合乎邏輯的工作程序，特別是在質量管理中得到了廣泛的應用。因此，醫院決定依托實際，探討運用PDCA循環管理工具，解決醫院放射防護檔案管理中存在的問題，旨在推動管理模式上由粗放的管理轉向全方位的精細化管理。

一、放射防護檔案建立的相關法律依據

對于放射防護檔案的建立，相關法律法規做了明確要求，《中華人民共和國職業病防治法》《放射工作人員職業健康管理辦法》《放射診療管理規定》等法律法規明確了開展放射防護檔案管理的要求，要求用人單位應建立健全放射防護檔案，并按規定期限妥善保存。其中，《職業病防治法》規定用人單位應當建立健全職業衛生檔案和勞動者健康監護檔案，并按照規定的期限妥善保存。在《放射診療管理規定》中明確醫療機構應當按照有關規定和標準，對放射診療工作人員開展上崗前、在崗期間和離崗時的健康檢查，定期開展專業及防護知識培訓，并分別建立個人劑量、職業健康管理和教育培訓檔案?！斗派湫酝凰嘏c射線裝置安全和防護條例》中規定應當建立個人劑量檔案和職業健康監護檔案，個人劑量檔案應當保存至輻射工作人員年滿75周歲或者停止輻射工作30年。

二、放射防護檔案主要內容

放射防護檔案是指對放射工作單位和個人在放射活動中產生的各種檔案資料，并對檔案材料收集、整理、歸檔、利用和銷毀的管理活動。放射防護檔案系統記錄了放射診療建設項目和放射診療設備、放射工作人員健康管理情況、培訓情況等信息。具體可分為放射診療許可證檔案、放射衛生管理制度檔案、建設項目檔案、放射診療設備檔案、放射工作人員檔案以及劑量檢測儀器與質量控制設備檔案等內容。

三、醫院放射防護檔案管理的重要性

第一，放射防護檔案作為醫院管理以及放射防護體系的重要組成部分，是勞動者健康變化與職業病危害因素關系的客觀記錄，是醫療糾紛、職業健康權益保障案件中區分權責的重要證據，對保障患者和醫務人員的安全具有重要意義。第二，放射防護檔案包括勞動者的職業史、職業病危害接觸史、職業健康檢查結果和職業病診療等有關個人健康資料。醫療機構通過建立完善的放射防護檔案，可以動態監測放射工作人員的健康狀況，及時發現健康問題并采取相應措施加以解決。第三，放射防護檔案是防范輻射事故的重要手段。通過對放射設備的防護和性能檢測、人員健康查體、個人劑量監測以及對放射源的使用、運輸、儲存等環節的嚴格監管，可以有效降低輻射事故的風險，防止因輻射照射導致的健康損害。第四，放射防護檔案作為依法執業管理的重要內容之一，有效管理有助于提高放射防護管理水平。通過對放射防護檔案的分析和研究，可以發現潛在的問題和不足，從而制定改進措施，提高醫院放射防護管理工作的整體水平。第五，放射防護檔案是放射診療設備使用和維護的重要記錄，能夠為醫務人員提供設備操作和維護的參考依據，有利于提高設備使用效率和降低故障率，對于評估設備的安全性和穩定性具有重要意義。

四、醫院放射防護檔案存在的問題

1.放射防護檔案管理制度不完善

醫院放射防護檔案的管理需要一套完善的制度作為支撐，但醫院現行的規章制度不健全，標準不統一，缺乏明確的管理職責和操作流程，導致檔案管理混亂，存在建檔不規范、目錄不清晰、排序混亂的現象。

2.醫院投入不足，缺少專職放射防護檔案管理人員

醫院放射防護檔案管理缺少必要的資金、人員和技術支持?，F在醫院缺少專門的檔案庫房、電腦、打印機、復印機等硬件設備設施以及信息管理系統。放射防護檔案管理人員為兼職，檔案管理人員綜合素質不高，缺乏專業檔案管理知識和技能培訓，導致放射防護檔案整體管理水平低下。

3.放射防護檔案內容缺乏完整性和連續性

醫院放射防護檔案信息的完整性是保證其工作順利開展的關鍵，現在醫院主管部門對放射防護檔案工作落實仍不到位，已歸檔放射防護檔案信息不完整，缺乏必要的個人信息、體檢結果和診療記錄等，檔案材料缺少持續補充、動態改進，給放射防護檔案管理工作的開展帶來困難。

4.醫院重視程度不夠，檔案利用率低

醫院對放射防護檔案工作未足夠重視，導致放射防護檔案歸檔不及時，個別放射工作人員缺乏檔案保管意識，導致部分放射防護檔案內容失真、資料不全。目前，醫院的放射防護檔案利用率低，醫院將檔案材料整理歸檔后，很少根據情況利用，未能充分發揮其應有的作用。

5.放射防護檔案存在多頭管理、分散管理的現象

現在醫院的放射防護檔案管理工作是由醫院多個行政科室以及放射診療科室共同參與，這樣多方存檔管理，不僅不利于集中管控，還會因交叉管理，導致權責不分、檔案內容不健全甚至丟失的情況。

五、PDCA循環在醫院放射防護檔案中的應用

醫院放射防護檔案管理過程符合從計劃（P）到執行（D）到檢查（C）再到改進（A）的PDCA循環：一是計劃（Plan）即“擬定方案”；二是執行（Do）即“統覽進度”；三是檢查（Check）即“查找問題”；四是改進（Act）即“總結改進”。四個階段中總結改進是關鍵的一環，有兩個步驟：一是鞏固正確的措施，形成以后執行的標準；二是找出遺留問題，轉入下一個循環。如此環環相扣，周而復始，從而將管理質量持續提升。

1.計劃階段（Plan）

分析現狀，找出問題。醫院現有放射工作人員260余人，放射診療設備50余臺，按照上級要求，現已建立放射防護檔案，但醫院放射工作人員多、流動性大、設備繁多，這些特點給放射防護檔案管理工作帶來了極大的挑戰。針對放射防護檔案現狀，醫院召開專題討論會，通過頭腦風暴，梳理分析出主要是因為檔案管理制度不完善、重視程度不高、投入不足、缺少專職檔案管理人員等原因。針對存在問題的原因，醫院制訂了切實可行的計劃與措施，推動放射防護檔案管理工作高質量開展。

2.執行階段（Do）

第一，建立完善的放射防護組織管理架構。醫院成立由業務院長為組長，門診部、醫務處、護理部、國有資產管理處、基建等相關職能部門及放射科、核醫學、臨床介入科室、介入導管室、腫瘤放療科等臨床醫技科室負責人，組成放射防護和輻射安全領導小組。醫院領導小組負責制訂醫院放射防護檔案工作年度計劃，提前統籌安排。

第二，建立健全關于放射防護檔案管理方面的規章制度。醫院根據法律法規和管理標準要求，建立健全各項放射防護檔案管理的規章制度流程，并按照要求層層落實責任，逐步形成完善的檔案管理體系。

第三，醫院成立專門檔案室，配備辦公設備設施，并安排一名放射防護檔案專職工作人員負責全院放射防護檔案管理工作。臨床醫技科室安排一名人員負責本科室的放射防護檔案管理，協助做好個人劑量監測、職業健康體檢和人員培訓等檔案的收集工作，最終統一交由醫院放射防護檔案室集中管理。

第四，加強人員培訓，提高業務水平。放射防護專職人員通過外出學習、自學等方式，加強對檔案專業知識、放射防護知識和基建檔案等方面的學習培訓，提高自身綜合業務水平。同時，利用院內培訓、科室培訓等多種形式，加強對全院放射工作人員的培訓，提高對放射防護檔案的認識和主動保管檔案的意識。

第五，加強信息化建設，建立放射防護檔案動態保管機制。醫院在人力資源系統基礎上建立了放射防護檔案管理模塊，采取實時更新的信息化管理模式，將檔案內容及時、客觀、真實地記錄更新在電子檔案信息庫中，實現紙質檔案與電子檔案相結合。

3.檢查階段（Check）

檢查小組根據年初制訂的計劃，通過日常質控檢查、上級主管部門督查等形式，檢查個人劑量監測檔案、職業健康查體檔案、放射診療設備檔案、放射診療項目許可檔案和放射工作人員培訓檔案等。對檢查發現的問題及時反饋給相關部門和個人，相關部門和個人按照上級要求整改落實，不斷提高放射防護檔案管理水平和管理質量。

4.總結改進（Act）

根據檢查階段的檢查結果，綜合評估醫院放射防護檔案管理和建設情況，并整合匯總仍然存在的問題，由領導小組及專職人員共同分析存在的原因，探討解決問題方案，將本次PDCA循環解決不了的問題，帶入下一個PDCA循環。在總結經驗、改進不足的同時，繼續結合工作實際，建立修訂新的放射防護檔案管理標準，定期組織人員檢查梳理，不斷改進影響放射防護檔案管理質量的因素，形成長效管理機制。

六、結果及成效

醫院在PDCA循環管理模式下，成立了專門的放射防護檔案室，將放射防護檔案集中管理，并加大了投入力度，通過不斷完善檔案管理規章制度、加強檔案管理人員培訓、信息化建設等措施，放射防護檔案管理工作取得了顯著效果，醫院整體放射防護檔案管理水平上了一個臺階，使用感受有了質的飛躍。

首先，在PDCA模式下打破了原有管理模式的束縛，確保放射防護檔案長期保存、實現資源共享，實現科學管理、及時查詢和快速統計，利用信息化手段，極大地提高了檔案利用效率。

其次，在PDCA模式下實現了放射防護檔案資源整合，改進了管理方式。對檔案資源整合，在管理過程中工作人員采用新技術、新方法對檔案數據收集、整理、分析，有助于改善檔案文件歸檔的方式，提高檔案整理和歸檔的質量和效率。

最后，在PDCA模式下培養檔案管理人員綜合能力，打造一支技術過硬的檔案管理隊伍，通過改進管理方式，提高檔案管理水平，從而進一步實現放射防護檔案的規范化、標準化建設。

七、討論與建議

1.實施PDCA循環，應當集中統一管理放射防護檔案

醫院應當設置專門的放射防護檔案室，由檔案室集中統一管理放射防護檔案，建立健全放射防護檔案管理制度，明確管理職責，規范操作流程，確保檔案管理的科學性與規范性。同時，落實管理責任制，由專職放射防護管理員負責及時將相關資料收集、整理，移交檔案室保存，從而確保資料的完整性，便于管理和使用。

2.實施PDCA循環，需要建立一支專業的放射防護檔案管理隊伍

醫療行業快速發展的今天，醫院應重視和加強對放射防護檔案管理人員技能和知識的培訓，提高其綜合素質和業務能力，培養和造就一支既懂放射防護，又懂檔案管理的專業檔案管理隊伍。同時，應建立系統的放射防護檔案培訓機制，積極開展院內培訓，提高大家對放射防護檔案管理工作的重視程度。

3.實施PDCA循環，積極開展放射防護檔案動態建設

在原有放射防護檔案的基礎上，也應積極開展檔案的動態管理。建立動態管理機制，及時檢查更新檔案內容，做到長期保存、動態管理。通過對資料開展有序的整理、歸檔、定期修改、實時提取資料以及查詢，從而滿足醫院對放射防護檔案管理工作的需要。

4.實施PDCA循環，需要在放射防護檔案管理工作中落實全過程PDCA管理模式

在放射防護檔案管理過程中，醫院更應積極運用PDCA循環，針對管理目標，按計劃、執行、檢查與改進來開展循序漸進的管理，從而解決醫院放射防護檔案管理中存在的各種問題。通過不斷改進，以確保目標達成，從而促使管理效果持續改善，進而形成更高質量、更為嚴謹的放射防護檔案管理。

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作者單位：濱州醫學院附屬醫院

基金項目：濱州醫學院社科計劃項目：BY2022SK03。

作者簡介：郝秀蓮（1986—），女，漢族，山東青島人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案。

通訊作者：張志龍（1987—），男，漢族，山東青島人，本科，館員，研究方向：檔案。