人力資源信息系統在人事檔案管理中的應用

摘 要：人事檔案管理數字化、信息化轉型升級，需要建構完善的信息系統。人力資源信息系統的搭建有助于推動人事檔案的標準化、科學化管理，實現人事檔案規(guī)范收集和高效利用。當前，人力資源信息系統數據庫建設相對滯后，信息化管理水平有待提高。因此，應從組織建設、信息技術更新、人才隊伍建設等多方面加以推進。

關鍵詞：人力資源信息系統；人事檔案；高效化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著信息技術的不斷發(fā)展，信息化已經與各行各業(yè)展開了深度結合，在人事檔案管理過程中建立人力資源信息系統顯得尤為必要，既符合信息時代發(fā)展大勢，也是提升人事檔案管理質量的現實訴求。目前，很多單位在人事檔案管理中將人力資源信息系統建設作為重點，在建設過程中多采用國家或地方組織部門開發(fā)的相關授權軟件，既能夠實現本單位人事檔案信息的整合，也能夠與組織部門縱向溝通，實現人力資源信息的共享和開發(fā)。因此，新時期各單位在人事檔案管理過程中應充分重視建立人力資源信息系統的重要性和必要性，找到當前人力資源信息系統應用存在不足，并以問題為導向，形成有針對性的措施，更好地發(fā)揮人力資源信息系統在人事檔案管理中的價值和作用。

一、人事檔案管理中建立人力資源信息系統的重要性

人事檔案管理對于單位人力資源利用和開發(fā)起著關鍵性作用，單位在人事管理過程中有必要建立人力資源信息系統，實現對人事信息的系統整合和開發(fā)，進一步簡化檔案管理流程，提高檔案管理效率。同時，借助人力資源信息系統還可以精準查找人事檔案，方便人事檔案調動，減輕人事檔案管理人員工作壓力，為人力資源開發(fā)和利用提供載體。

首先，借助人力資源信息系統有助于簡化人事檔案管理流程。新時期，信息技術發(fā)展為人力資源信息系統的優(yōu)化和完善提供了全方位的技術支持，人力資源信息系統也能夠與其他業(yè)務系統對接，進而全面收集各類人事檔案信息。由于人事檔案涉及的內容多、主體多，需要人力資源信息系統設置好相關路徑，全面收集相關人事信息，保證人事檔案信息的完整性和真實性。同時，簡化人事檔案管理程序，提高人事檔案信息收集效率。在人力資源信息系統構建之初就必須堅持操作簡便的原則，隨時隨地通過人力資源信息系統查詢和調用相關人事檔案，解決時空限制問題，能夠為服務對象提供人事檔案信息在線服務。

其次，借助人力資源信息系統有助于減輕人事檔案管理人員的工作強度。隨著人事檔案管理的范圍越來越廣，人事信息種類越來越多，對人事檔案管理人員的工作能力和素質也提出了新的要求，相應的人事檔案管理人員也承擔著巨大的工作壓力。隨著信息技術與人事檔案的深度融合，形成的人力資源信息系統能夠為檔案管理人員人事檔案信息收集、分類、整理、開發(fā)利用提供諸多便利條件，既能夠簡化人事檔案管理流程，也能夠節(jié)省人事檔案工作人員的時間和體力，使人事檔案工作變得更為輕松，有效降低人事檔案管理人員的工作壓力和工作強度。

最后，借助人力資源信息系統有助于實現人事檔案信息共享。新時期，人事信息在單位人力資源開發(fā)、人事調動、干部選拔任用等相關方面發(fā)揮了越來越重要的作用，更需要檔案管理部門建立人力資源信息系統科學管理人事檔案信息。一方面，借助人力資源信息系統與單位的相關業(yè)務系統對接，全面收集產生的相關人事信息，并能夠圍繞人力資源開發(fā)和人事干部管理等相關工作提供必要的檔案信息支持，實現人事檔案信息的內部共享；另一方面，與政府的組織部門和人事部門建立橫向聯系，通過人事檔案信息共享，為組織部門干部調動、提拔和人事管理等相關工作開展提供人事檔案信息，方便相關工作開展，更好地發(fā)揮人事檔案信息的特殊價值和作用。

二、人事檔案管理中人力資源信息系統應用不足的體現

目前，在人事檔案管理中，人力資源信息系統應用還存在著諸多不足，在一定程度上影響了人力資源開發(fā)和相關工作開展。

首先，部分單位對人事檔案管理中人力資源信息系統應用重視程度不足。在信息時代背景下，要求人事檔案管理工作要按照信息化發(fā)展的要求，加強基礎設施建設，完善人力資源信息系統，實現人事檔案管理的高質量發(fā)展。但是，目前部分單位對于人事檔案工作重視程度不足，沒有圍繞人事檔案管理建立與之相對應的人力資源信息系統。一方面，主要領導對人力資源信息系統應用重視程度不足，部分領導認為人事檔案管理工作就是要管好檔案，確保人事檔案信息安全，人力資源信息系統只是“錦上添花”，并不能發(fā)揮實際作用，沒有為人力資源信息系統建設提供必要的資金支持和制度建設；另一方面，部分分管領導并不屬于人事檔案管理專業(yè)出身，對人事檔案管理流程、人事檔案管理重點以及人力資源信息系統相關情況了解得不夠全面。

其次，人力資源信息系統建設滯后，數據安全性相對較差。人力資源信息系統是支持人事檔案管理高質量發(fā)展的重要保障。目前，雖然部分單位建立了人力資源信息系統，但是缺少后續(xù)的持續(xù)性資金支持，只注重前端建設，缺少后期維護，只注重前期資金投入，缺少持續(xù)性的制度支持，致使人力資源信息系統始終難以得到全方位的系統和硬件更新，人力資源信息系統建設滯后于時代發(fā)展，難以為人事檔案管理工作提供高質量的服務。一方面，人力資源信息系統建設滯后必然會出現信息錄入緩慢，在操作過程中容易出現死機問題，不僅會耽誤工作人員時間，還降低了人力資源信息系統的服務質量；另一方面，在數據安全保障方面也容易受到外部的攻擊，由于信息系統建設滯后，相應的安全軟件沒有得到及時更新，一旦發(fā)生外部攻擊或軟件風險，很容易造成人事檔案信息丟失，不利于人事檔案工作的順利開展。

最后，人力資源信息系統數據庫建設滯后影響了檔案管理效率和質量。人力資源信息系統數據庫建設是提升人事檔案信息安全的重要手段，也是后續(xù)人事檔案信息開發(fā)和利用的必備條件。但是，部分單位在人力資源信息系統建設過程中沒有將數據庫建設作為重點，導致在人事檔案信息收集、存儲、整理方面缺少必要的空間和輔助工具。一方面，人事檔案信息存儲到人力資源信息系統，如果沒有數據庫作為保障，一旦信息系統發(fā)生崩潰或更新，容易出現人事檔案信息丟失問題；另一方面，沒有相應的數據庫作為保障，就難以分類人事檔案信息，在數據提取以及大數據開發(fā)利用等方面必然會出現信息遲滯問題，也會影響人事檔案管理效率和質量，難以實現人事信息在不同部門之間的合理流動和共享。

三、人力資源信息系統在人事檔案管理中的應用措施

《“十四五”國家信息化規(guī)劃》明確指出，要重視信息化發(fā)展，充分發(fā)揮數據要素價值。該文件為單位人事檔案管理應用人力資源信息系統指明了方向。在具體應用過程中，既要注重人力資源信息系統的前端建設，也要加強人力資源信息系統管理。同時，還要強化人力資源信息系統保障，在人、財、物方面給予全力支持，確保人力資源信息系統在人事檔案管理中真正發(fā)揮作用。

1.注重人力資源信息系統建設

（1）系統構成

人力資源信息系統在建設過程中一定要堅持量力而行、可操作性原則，在保障服務人事檔案管理工作的同時，還要確保真正能夠發(fā)揮作用。從子系統建設層面看，要具備人事檔案信息收集、整理、職稱評定、統計分析、系統管理、人員登錄、勞資管理等相關子系統；從模塊層面看，應包含信息錄入、查詢、維護、統計、調用、共享等相關功能；從人力資源信息系統的數據庫分類看，應根據干部層級分門別類地存儲和管理人事檔案信息。

（2）系統錄入

信息錄入是人力資源信息系統前端的重要工作，在錄入過程中一定要以人事檔案原始材料為依據，堅持實事求是原則。在人事檔案信息錄入過程中一定要仔細比對，特別是對重要時間節(jié)點仔細核對，確保錄入信息與紙質材料一致。同時，每年職稱評審工作也要更新部分人事檔案信息，在信息錄入過程中一定要對錄入信息嚴格把關，確保信息的真實性、準確性和完整性。一旦出現信息不準的情況，要及時與人事檔案當事人核準，不能提供佐證材料的應召開專門會議，研究并提供相關依據，只有符合檔案信息錄入要求才錄入信息。

（3）維護好系統

隨著信息化的不斷推進，人力資源檔案管理部門應充分認識到建立人力資源信息系統的重要性和必要性，為了切實保障人力資源信息系統發(fā)揮作用，一定要做好后期的更新和維護工作，確保硬件設備設施能夠滿足人力資源信息系統運行的基本條件。同時，也要主動引進相關安全軟件，切實提升人力資源信息系統的安全性，保障信息安全。還要做好人力資源信息系統的內部更新和維護工作，在信息錄入人力資源信息系統之后，也要定期維護相關數據，切實保障人力資源信息系統數據安全。

2.加強人力資源信息系統管理

（1）實施標準化管理

從人力資源信息系統管理的實際角度出發(fā)，完善相應的標準化工作流程，要求檔案管理人員要嚴格按照標準流程操作，確保人力資源信息系統運行規(guī)范有序。一方面，要結合人事檔案管理實際需要，制定人力資源信息系統具體操作流程，操作流程要包含人事檔案信息收集、上傳、分類等方面，確保每一個步驟都有相應的標準化流程，進一步提高人事檔案管理水平；另一方面，要確保標準化流程能夠真正落地，要與人事檔案管理人員溝通清楚，只有按照操作流程管理人事檔案，才能夠提升人事檔案管理質量。

（2）實施高效化管理

將人力資源信息系統嵌入人事檔案管理之中，就是要發(fā)揮人力資源信息系統的作用，提高人事檔案管理效率。在人力資源信息系統助力下，可以精準分類、分級管理人事檔案信息。對于不同類型的人事檔案可以根據不同特征對其分類存檔，便于后期的調檔和信息共享，既能夠提高人事檔案管理效率，也能夠節(jié)省檔案管理人員時間。為此，在人力資源信息系統管理方面，要求檔案管理人員要熟悉人力資源信息系統的各項功能，實現精準化、精細化管理。

（3）實現動態(tài)化管理

人事檔案管理具有天然的服務屬性，在服務過程中要充分發(fā)揮人力資源信息系統的價值和作用，在人力資源信息系統運行過程中要堅持動態(tài)化原則。一方面，人事檔案管理人員要經常與業(yè)務部門和相關部門溝通互動，了解相關部門是否產生了新的人事檔案信息，確保人事檔案信息收集及時；另一方面，要對人力資源信息系統實現動態(tài)化管理。結合單位人事變動和實際工作調整，及時更新人事檔案信息，為單位人力資源管理工作提供精準的人事檔案信息支持，方便單位領導作出科學的人事決策，實現人員與崗位的精準匹配，進一步提升人力資源開發(fā)質量。

3.強化人力資源信息系統保障

（1）制度保障

制度三分在制定，七分在落實。新時期，在人事檔案管理過程中將人力資源信息系統運用其中，也需要完善的制度作為保障。從制度制定層面看，要圍繞人力資源信息系統的相關要求，完善與大數據、人工智能等新技術相關聯的技術標準，并對人力資源信息系統使用操作、維護更新等相關方面形成相應的制度機制，進一步提升人力資源信息系統運行的穩(wěn)定性；從制度落實層面看，主要領導要對與人力資源信息系統相關聯的制度機制講解宣傳，使管理人員充分認識到制度機制建設的重要性，并在工作中嚴格按照制度要求開展工作。

（2）人才保障

打鐵還需自身硬。人力資源信息系統在人事檔案管理中要想發(fā)揮其應有的作用，就需要人事檔案管理人員具備扎實的理論功底和信息素養(yǎng)，能夠熟練操作人力資源信息系統，結合具體問題提出合理化建議，更好地發(fā)揮人力資源信息系統的價值和作用。同時，還要對人才隊伍建設給予足夠重視，教育培訓人事檔案管理人員，圍繞人力資源信息系統制訂培訓計劃，進一步提升人事檔案管理人員的專業(yè)能力和素質，更好地完成人事檔案管理工作。

（3）組織保障

主要領導要經常過問人事檔案管理工作，召開專門會議研究人力資源信息系統相關問題，為人力資源信息系統嵌入人事檔案管理提供扎實的組織保障。同時，人事檔案管理部門要增強大局意識和責任意識，充分發(fā)揮組織的領導核心作用。人事檔案管理部門要協調各方，帶領檔案管理人員各司其職，確保相關工作真正落地，為人力資源信息系統運行創(chuàng)造有利條件，要不怕擔責，敢于面對問題，對人力資源管理系統運行過程中出現的各種問題要善于研究，拿出對策，進一步提升人力資源信息系統運行質量，為人事檔案管理工作服務。

四、結束語

總之，“十四五”規(guī)劃提出“加快數字化發(fā)展，建設數字中國”。現代化的本質是人的現代化，在這一目標指引下，有必要統籌規(guī)劃人的現代化，實現對人力資源的合理利用，使我國從人口大國向人力資源強國邁進。在這一背景下，有必要給予人事檔案管理足夠的重視，充分發(fā)揮人力資源信息的價值和作用，為我國高質量發(fā)展和中國式現代化作出貢獻。人事檔案管理工作也應該主動適應時代發(fā)展趨勢，加快數字化、信息化進程，主動將人力資源信息系統融入人事檔案管理，充分發(fā)揮人力資源信息系統在人事檔案信息錄入、整合、開發(fā)、利用等方面的優(yōu)勢，進一步提升人事檔案管理質量，為單位人力資源開發(fā)和人事管理工作提供扎實的信息保障，更好地發(fā)揮人力資源信息系統的價值和作用。

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作者單位：延安市人力資源與社會保障信息中心作者簡介：嚴亮（1980—），男，漢族，陜西延安人，本科，館員，研究方向：檔案管理。