淺析博物館檔案信息的建設與管理

摘 要：伴隨著社會經濟的不斷發展，博物館檔案信息管理顯得越來越重要，博物館檔案信息在博物館中占據著舉足輕重的地位，常常是最易被忽略的一部分。文章簡單分析了博物館檔案信息管理的重要性，針對博物館檔案信息管理工作如何創新開展展開詳細闡述，并提出一些措施建議。

關鍵詞：博物館；檔案信息；建設；管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

檔案信息在信息資源中占有舉足輕重的地位，連接著過去、現在與將來。然而，當前社會，博物館管理人員往往更加注重博物館行政管理和主要業務等方面，卻忽略了博物館的檔案信息，使檔案信息管理中存在著越來越多弊端。所以，博物館檔案信息工作者更應該了解實際，不斷研究，搞好博物館檔案信息管理，走現代化和信息化之路。

一、博物館檔案信息建設和管理的重要性

進入信息化時代，各行各業都在推進信息化轉型，依托信息技術提高工作效率。對于博物館檔案管理方面，實現信息化建設和管理，能夠表現出多方面的重要性。作為檔案管理人員，應當對此形成認識。

1.保護文化遺產與歷史信息

保護文化遺產和歷史信息是博物館肩負的任務。首先，博物館作為文化遺產的守護者與傳承者承載了豐富的歷史文化，檔案信息是對這些遺產記載、保護與傳承的主要媒介。檔案信息主要有文獻資料、圖片和文物檔案，這些檔案記載著歷史事件、人物事跡和社會風貌，具有豐富的內涵，是人類文明寶貴的見證。博物館通過對檔案信息有效建設和管理，可以充分發揮博物館在文化遺產、歷史信息等方面的保存功能。檔案信息建設與管理能夠保證文化遺產的有效保護與保存。博物館對檔案信息實行數字化分類整理，避免檔案信息遭到破壞、遺失或者被篡改，以保護這些珍貴的歷史資料；其次，檔案信息管理有利于歷史記憶傳承。博物館能夠以展覽、出版、教育等方式，向大眾展示與傳播檔案信息，使更多人認識歷史，感悟文化，進而繼承歷史記憶，發揚民族精神與文化傳統；最后，對檔案信息有效管理也可以推動歷史文化研究與學術交流。研究人員通過對檔案信息的深度學術研究與討論，能夠促進歷史學和文化學的研究，從而有助于人類文明進步。

2.為學術研究與教育教學提供支撐

博物館檔案信息為學術研究、教育教學等提供了重要資料。首先，檔案信息中記載著大量的歷史文化，其中包含著歷史事件、人物事跡以及社會風貌，給學術界以及教育界帶來了大量的研究對象以及教學內容。檔案信息是學術研究的重要資源。研究者可透過對檔案信息的研究，深入探究歷史事件的來龍去脈、成因與影響，發掘新的歷史資料與文化價值，以促進相關學術研究與理論探討。對檔案信息展開研究也能夠促進學科之間的溝通與協作，帶動學術界發展與進步；其次，檔案信息還對教育教學有著重要的支撐作用。教育者可以借助檔案信息開展課程及教學活動等，以豐富教學內容、促進教學效果的提高。教育者通過對歷史文獻、圖片、文物及其他檔案信息的呈現，能夠使學生對歷史文化有一個深刻的認識，感受到歷史的神奇之處，從而激發其學習興趣與求知欲。另外，教育者可以利用檔案信息開展研討、演講等，以促進教師與學生的溝通和互動，推動教學質量與成效的提高?？傊?，博物館檔案信息對于支撐學術研究與教育教學都有著十分重要的作用。通過對檔案信息的充分挖掘與利用，學術界與教育界能夠組織更深入、更豐富的學習與教學活動，促進學術研究與教育的持續發展與進步。為此，博物館需加強檔案信息搜集、整理與利用工作，從而為學術研究與教育教學等工作提供更豐富、寶貴的資源支撐。

3.滿足公眾需求，提高服務質量

大眾對于歷史文化的了解與需求在不斷增加，博物館檔案信息作為滿足大眾需求的重要媒介之一，高效的檔案信息管理既能滿足社會公眾對知識的需求，又能提升服務質量，擴大博物館在社會的影響力，提高社會公眾的滿意度。首先，檔案信息是廣大人民群眾了解歷史和文化的一種重要方式。大眾可以透過檔案信息了解歷史事件、人物事跡和文化傳統，豐富其歷史知識，加深對歷史文化的認知。博物館可以將檔案信息以展覽、講座及教育活動的方式呈現給大眾，以滿足其知識需求并增強大眾文化素養與歷史意識；其次，有效的檔案信息管理能夠促進博物館服務質量提升。博物館將檔案信息以數字化的方式歸類和整理，使得檔案信息的管理更規范、方便和可靠。大眾可以通過博物館網站、移動應用及其他渠道便捷獲取檔案信息并享受更有效、更高品質的服務體驗。另外，博物館也可根據群眾需求與反饋不斷改進檔案信息管理與服務方式，提升服務質量，滿足群眾需求；最后，高效的檔案信息管理可以提升博物館在社會的影響力以及公眾滿意度。公眾對于博物館的感知與評價，經常會受檔案信息管理所左右。博物館提供內容豐富、準確及時的檔案信息服務可以塑造良好形象，提高大眾對博物館的信任感與支持力，提升博物館的社會影響力與美譽度。

4.提升展覽的效果和吸引力

檔案信息使展覽內容更加充實。博物館可以通過檔案信息來呈現歷史文獻、照片和文物，將歷史事件、文化傳統和人物事跡的豐富性呈現給觀眾。這些檔案信息既能使受眾對歷史與文化有更直觀的認識，又能使展覽內容更生動、具體、能引起受眾關注；其次，檔案信息可以提升展覽吸引力與趣味性。博物館通過呈現精彩的檔案信息，設計鮮活場景、有趣的故事情節等方式來引發觀眾興趣與好奇。觀眾就像跨越時空一樣感受歷史的神奇，領略不一樣的文化魅力，使展覽更具有吸引力與趣味性。

二、博物館檔案信息建設與管理存在的問題

實現檔案信息化建設和管理，已經成為很多博物館檔案管理人員的共識，并且也在著力推進此方面的信息化建設工作。但是，從實際情況來看，信息化建設的效果并沒有達到預期。究其原因，主要是還存在一些客觀問題，導致信息化建設推進受阻。

1.檔案信息管理體制與思想上存在問題

目前，多數博物館管理者把工作重點放在博物館行政管理及主要業務方面，檔案信息管理由于不能直接支持主要業務而被忽略。因此，盡管博物館的其他部門在不斷地更新和快速發展，檔案信息管理部門卻仍然沒有取得明顯的進展。這一現象會給博物館檔案信息收集、整理工作帶來負面影響，造成博物館整體檔案信息管理體制機制滯后，給博物館今后發展埋下隱患。再者，受市場經濟的影響，很多博物館管理者更傾向于注重經濟利益而忽略管理中的使命。他們可能沒有深刻地認識到博物館檔案信息管理工作的重要意義，也未能認識到此項工作對于博物館今后的發展具有十分重要的意義。如果博物館領導不愿意在檔案信息管理上投入更多的時間和努力，那么博物館的檔案信息管理體系和團隊的建設質量可能會逐步下滑，可能造成博物館內部檔案信息失控與混亂，對博物館日常經營與長期發展造成嚴重的隱患。

2.信息化水平較低

盡管科技發展迅速，但博物館的檔案信息管理部門在信息化方面的進展中遠遠落后于其他部門，電子化記錄和管理仍未普及，導致一系列管理上的困境。很多博物館仍依靠傳統紙質記錄與手工管理，沒有使用現代化電子記錄與管理系統。傳統管理方法效率低、費用高，既影響工作效率，又易導致信息丟失、漏報、破損。信息化管理系統的缺失也造成檔案信息難以科學管理與共享。傳統紙質記錄下檔案信息檢索與共享需耗費大量人力、物力，且效率低、容易出錯。信息化管理系統可以實現檔案信息快速檢索與共享，提高工作效率，但因為信息化水平較低，博物館檔案信息管理部門并不能享受這些方便。另外，信息化管理系統的缺失還對檔案信息的安全與完整造成威脅。紙質檔案極易遭到破壞與損害，如果出現意外情況，就會造成檔案信息遺失或者外泄，對博物館造成無法估量的危害。

3.人力資源不足

人力資源不足是目前部分博物館檔案信息管理部門存在的一個重要難題。部門專業化人才匱乏，不能對海量檔案信息實施有效管理，給博物館檔案信息管理提出很多挑戰。首先，博物館檔案信息管理部門因專業化人才匱乏，可能對檔案管理原理與技術理解不透徹，不能有效利用現代化管理工具與技術來管理檔案信息，造成檔案信息管理工作效率低、質量差，出現信息錄入不準、分類不清和檢索難度大等問題；其次，人力資源不足同樣會導致檔案信息管理部門無法適應博物館對檔案信息管理不斷增長的需求。隨著博物館館藏規模的擴大，數字化信息越來越多，對其加工管理的專業人才需要也越來越多，但是人力資源不充足，檔案信息管理的順利開展無法得到保障。另外，人力資源不足也會影響檔案信息管理部門的發展創新能力。專業化人才的匱乏決定了檔案信息管理部門未能及時緊跟行業最新發展趨勢與技術，開展創新性檔案信息管理，由此影響了博物館檔案信息管理工作的總體水平與競爭力。

三、提高博物館檔案信息建設與管理工作質效的策略

博物館檔案信息化建設和管理，需要從多方面著手，采取相應措施來構建信息化管理模式。具體來說，需要注重管理制度的完善、加大信息技術投入以及強化管理人才隊伍。多角度切入，為信息化建設奠定堅實的基礎，促進檔案管理工作順利開展。

1.完善檔案信息管理制度

博物館檔案信息管理從本質上看是一項較為復雜的任務，完善博物館檔案信息管理制度，是確保博物館檔案信息工作能夠順利開展的根本所在。首先，博物館應當按照國家有關規定建立健全檔案信息管理機制、明確電子檔案信息存儲標準、管理方法等。另外，檔案信息管理部門應緊跟時代步伐，分門別類地開展工作。對各部門檔案信息應分別管理，切忌混為一談。兩個部門間如果需參考檔案信息，要做到及時登記標明，使用后要做好歸檔工作，切勿隨意擺放，避免遺失；其次，不應盲目參考其他博物館的管理策略，而應根據自己博物館的獨特性，構建一套專為本博物館設計的檔案信息管理體系；最后，博物館應提高對檔案信息管理工作的重視。檔案信息管理人員的思想意識對工作的質效有極為重要的影響。檔案信息管理工作表面上看似很輕松，但卻要求檔案信息管理人員必須具備一定的耐心和責任心，不然很容易產生懈怠心理。博物館檔案信息管理者還應不斷提升綜合素質，做一個復合型人才，能夠熟練開展本職工作。

2.加大信息技術投入與建設力度

博物館要促進檔案信息管理部門信息化進程，就必須加大信息技術投入與建設力度。首先，要引進先進的電子記錄與管理系統。這些系統都能提供方便的數據錄入與管理功能，并通過構建一個完整的信息化管理平臺，提高檔案信息管理工作效率與管理質量。此類系統可以對檔案信息快速檢索、共享與備份，提高了便捷性與可靠性。通過信息化管理可以使博物館靈活處理海量檔案信息、提高工作效率的同時，也能很好地滿足廣大人民群眾對于檔案信息的需求。博物館在引入先進電子記錄與管理系統的同時，也可借助云計算、大數據等信息技術進一步完善檔案信息管理系統。采用云計算技術可實現檔案信息遠程訪問共享且不受地域限制，方便了多地博物館間的協作交流。而大數據技術能夠幫助博物館深度分析大量檔案信息，發掘更加寶貴的資料，支撐學術研究與展覽策劃。另外，可以通過加大對信息技術的投入建設更好地開展檔案信息管理工作，促進工作效率的提高，增強與大眾之間的交流以及互動，以期為博物館長遠發展奠定扎實的信息化基礎。

3.加強人才隊伍建設

首先，博物館可以通過舉辦內外部培訓等方式加強人才培養，促進檔案信息管理人員專業知識與技能水平的提高。培訓范圍包括檔案管理理論、信息技術應用和數據分析，以便于工作人員更好地滿足信息化管理需要。另外，優秀檔案信息管理人才的引進是解決目前人才短缺問題的一個重要手段。通過公開招聘、校園招聘，吸引經驗豐富、專業知識豐富的人員參與檔案信息管理團隊；其次，博物館要與有關專業院校、研究機構合作，聯合開展檔案信息管理方面的研究、教育等工作，還可以設立實習、就業基地，給學生實踐的機會，調動更多的人才進入檔案信息管理工作崗位。此外，構建良好的人才激勵機制是吸引人才、留住人才的一個重要途徑。包括薪酬福利、職業發展與晉升機會在內的激勵措施能有效提升員工工作積極性與創造力，提升團隊的凝聚力與競爭力。通過以上舉措，博物館能夠不斷提高檔案信息管理部門專業化水平，建設高素質的人才隊伍，從而為博物館檔案信息管理提供扎實的人才支撐，有利于提升檔案信息管理質量與效率，更好地滿足大眾檔案信息需求，促進博物館可持續發展。

四、結束語

在社會經濟持續發展下，信息化時代來臨。博物館檔案信息管理也要跟上新時代發展的腳步。檔案信息管理部門亟須開展高素質綜合型人才的培養，博物館領導者應更加重視檔案信息管理部門，在新時期背景下主動迎合時代發展潮流，創新改革，讓檔案信息管理部門在博物館發展中貢獻綿薄之力。

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作者單位：煙臺市博物館作者簡介：王丹（1979—），女，漢族，山東煙臺人，本科，檔案副研究館員，研究方向：博物館檔案管理。