PDCA循環在公立醫院醫德檔案管理中的應用

摘 要：公立醫院醫德檔案是衡量醫務人員道德水平的重要依據，是增強醫療行業作風建設和提升醫療服務質量的基礎性數據。現階段，醫院醫德檔案管理普遍存在管理缺乏規范性、信息化建設滯后、開發利用不到位等問題。文章結合醫院工作實際，探索醫德檔案管理中的PDCA實踐應用，為提高醫院管理工作水平提供參考。

關鍵詞：公立醫院；PDCA循環；醫德檔案

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A

醫德檔案是醫務人員思想品德素養、專業水準和服務質量的整體體現，是衡量醫務人員道德水平的重要依據，主要記錄醫務人員在醫療從業過程中的服務態度、行業作風是否存在商業賄賂以及醫務人員因工作原因所受的處罰、表彰等相關檔案材料。施行科學、高效的醫德檔案管理工作是推動醫院行風建設持續向好的重要手段，也是營造風清氣正的醫療環境、助力醫院高質量發展的內在要求。鑒于做好醫德檔案管理工作的重要意義，近年來，濱州醫學院附屬醫院（以下簡稱醫院）在總結現階段公立醫院醫德檔案管理主要問題的基礎上，嘗試引入PDCA循環管理模式，為提高醫德檔案管理水平作了一些新探索。

一、PDCA理論概述

PDCA循環最早是由美國的質量管理專家沃特·阿曼特·休哈特提出，后由戴明采納、宣傳，在全世界獲得普及和廣泛應用，所以又稱戴明環。作為全面質量管理的思想基礎和方法依據，PDCA循環不斷適應各行業、各領域的管理過程，并不斷創造良好的管理效果。

PDCA循環的含義是將質量管理分為四個階段，即Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和 Act（處理）。在質量管理活動中，要求把各項工作按照計劃制定、計劃實施、檢查效果、處理問題等四個步驟依次開展，如此循環往復的過程中使問題獲得解決，管理水平不斷提高。基于PDCA理論固有的循環性及階梯式上升的特點，在管理方式方法相對傳統的醫德檔案管理領域應用PDCA循環，可以使工作效率和工作質量獲得極大提升。

二、PDCA循環在醫院醫德檔案管理中的應用

1.計劃制定

制訂醫院醫德檔案管理計劃需遵循5W2H原則，明確為什么制定措施（Why）、達到什么目標（What）、 什么時間完成（When）、如何完成（How）和完成質量如何（How much）。首先，要客觀分析現階段醫院醫德檔案的管理現狀，找出主要問題，提出切實可行的管理措施。醫院人事部門4位檔案管理專職人員借助“頭腦風暴法”，在查閱文獻的基礎上，匯總分析當下公立醫院醫德檔案管理方面的主要問題，并提出可行性的應對措施。

問題一：受重視程度不夠，檔案管理質量不高

現階段，大部分公立醫院醫德檔案管理模式仍較為傳統，檔案形成后由檔案室專職管理人員機械地“靜態化”歸檔封存，檔案信息的價值未能得到充分挖掘和有效發揮。各科室醫務人員對醫德考評只是走過場，大部分檔案專職管理人員和醫務人員對醫德檔案的定位停留在管理的“輔助工作”和“邊角工作”認知水平上，重視程度普遍偏低，錯報、漏報、歸檔錯誤等問題時有發生，與醫德檔案材料相關的填寫、審核、歸檔等各個環節的管理質量不高。

應對策略：建立并不斷完善醫德檔案管理制度，規范檔案填報、審核、歸檔等工作流程，實行一人一檔。強化醫德領域優秀典型和先進事跡的正向引導和宣傳作用，多種形式組織醫德檔案的全員培訓。發揮醫德考評對職稱晉升、績效考核、評先樹優等管理手段的“杠桿作用”，在職稱晉升中增加醫德考評的權重，落實醫德考評的一票否決制，提高醫務人員的參與熱情和檔案管理人員的工作積極性。

問題二：檔案收集不規范，涵蓋內容不全面

當前，大部分公立醫院醫德檔案管理還延續著傳統紙質檔案管理模式，檔案涵蓋的主要內容仍以職工年度醫德考評材料為主，對滿意度調查材料、投訴和信訪、醫德醫風教育、學習和測試、醫德醫風鑒定等內容涉及較少，檔案材料收集過程中出現的空缺或斷檔現象較嚴重。種類單一、內容匱乏的醫德檔案成為大部分公立醫院醫德檔案管理的共性問題。

應對策略：加強檔案管理專職人員隊伍建設，提高管理員對檔案材料的收集意識，在保證檔案材料填寫嚴肅性、歸檔及時性的前提下，拓寬檔案材料的收集種類。醫院成立患者回訪中心，定期電話回訪出院患者，定期開展門診病人滿意度調查，收集醫務人員的醫德醫風、服務態度情況。每季度開展行風之星評選，評選結果在全院公示，樹立比學趕超的氛圍。對年度患者滿意度前10名的醫務人員，直接評定為年度醫德考核優秀等次，形成了全方位、內容豐富的醫德檔案。

問題三：考核方法定性籠統

就醫德檔案管理工作而言，完善的考核系統能為管理工作的創新推進和管理活動的組織實施奠定基礎，為新時代醫德檔案管理工作的開展助力。現階段，大部分公立醫院醫德考核仍沿用“定性考核”理念，量化考評制度未得到充分的推廣和應用，醫德考核相關的檔案材料仍帶有較重的主觀性和片面性。

應對策略：在保留定性考核的方式基礎上，引入量化考評制度，設計醫德量化考評得分標準，內容主要包括政治學習、榮譽稱號、參加突發事件搶救或醫療保障任務、合理用藥和合理檢查、患者表揚次數、投訴次數、檢舉他人等，建立定性考核與定量考核相結合的醫德檔案管理體系。

問題四：信息化建設滯后

現階段，大部分公立醫院管理重心都放在醫療事業發展上，多數資源也投入臨床方面，檔案工作發展相對滯后。2021年中辦、國辦在《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中指出，在新發展階段，全國檔案事業要面向新發展階段，樹立新發展理念，建設新發展格局，全面推進檔案資源體系、檔案收集體系、檔案利用體系等建設，深化檔案信息化戰略轉型。以醫院為例，醫德檔案管理仍然以紙質檔案管理和人工管理為主，信息化建設只是處于現有人力資源管理系統中查詢醫德結果的初級階段，遠遠達不到《‘十四五’全國檔案事業發展規劃》提出的檔案信息化建設融入數字中國建設、信息化與檔案事業各項工作深度融合的工作要求。

應對策略：以全面推進醫院人力資源管理信息化建設為契機，加強軟件及硬件的投入保障，融入醫德考評系統，搭建人員基本信息、醫療工作量、資質授權、教學授課、繼教學分、科研論文和醫德評價的360度人力資源檔案管理系統，努力實現建檔、存檔、檢閱網絡信息化，逐步提高醫德檔案信息化水平。

問題五：檔案開發利用不到位

醫德檔案的建立是手段，運用是目的。由于傳統的紙質檔案管理模式、滯后的信息化建設水平，加之公立醫院檔案管理人員、醫務人員對檔案工作的重要意義和作用價值認識不夠，醫德檔案長期以來只發揮了一般的記錄和考核功能，沒有切實發揮對醫務人員醫德醫風方面的反向約束和正向激勵作用，直接或間接影響了醫德檔案信息價值的挖掘和發揮。

應對策略：依托檔案信息化建設，打通醫德檔案管理系統與醫院現有的醫療質量管理系統、績效管理系統、職稱晉升聘任等系統的對接通道，構建電子化的信息共享機制，提升醫德檔案信息的利用便捷度，提高醫德檔案信息的使用效率，形成院內醫德、師德、學術道德的互查互通，充分發揮醫德檔案的記錄、監督、激勵和制約作用。

2.計劃實施

確定現有問題和應對策略后，在PDCA的執行階段需要設計出具體的行動措施并高效執行，這一階段關乎整個PDCA循環是否能夠達成預期目標。以濱州醫學院附屬醫院為例，針對第一階段“頭腦風暴法”梳理的醫德檔案現有五大問題，主要采取了以下具體措施進行了嘗試和探索。

針對問題一：（1）堅持黨建引領，分管院領導主抓，從根本上保障醫德考評管理工作的順利開展。（2）健全以紀委為監督、醫院行風科協辦的醫德檔案管理機制，設立醫德考評委員會，按照季度、半年和年度定期開展全院醫務人員醫德醫風考核，并及時匯總、審核、歸檔考核檔案，建立健全醫德檔案管理體系。（3）借助醫院“學習強院”平臺，以學習新時代中國特色社會主義思想主題活動為契機，開展多種形式的醫德考評全員培訓活動，如專題周會、檔案管理人員入科室、釘釘辦公平臺課件推送等，提高醫院全員對醫德檔案工作的認識水平和重視程度。

針對問題二：（1）出臺醫德檔案管理質量標準，完善醫德檔案涵蓋內容、填報規范、審核要求和保管標準。（2）設立院內醫德檔案質量管理追責制度，實現圍繞醫德檔案質量的全過程、全周期責任追溯。（3）在堅持檔案信息的完整性和真實性的前提下，豐富醫德檔案的收集范圍，囊括文字資料、照片、音頻、視頻和實物等多種類型的醫德相關材料。

針對問題三：采取定性考評與量化考核相結合的醫德考評方式，個人考核以定性考核為主，醫院評價主推定量評價方式。根據醫院工作實際，按照百分制自主設計《醫務人員醫德考核量化評分表》，設置直觀易統計、便于操作的量化指標，直接反映醫務人員服務水平、服務態度和工作質量。根據量化分值劃定優秀、良好、合格和不合格四個等次，醫德考評人對照醫務人員醫德管理規定，參照受評人現實表現嚴格賦分。另外，按照鼓勵先進、鞭策后進的原則，考評人可靈活設定加分項和減分項，通過量化得分最大限度反映醫務人員的醫德表現。

針對問題四：（1）將醫德檔案管理信息化納入醫院人力資源管理信息化建設總體規劃，在硬件設備設施及軟件配套兩方面提供充足的經費保障。（2）與軟件研發公司對接，搭建醫德檔案基礎數據庫，消化存量，并組織人力通過人工錄入、圖像掃描、文字提取等方式，將現有紙質檔案轉換成電子數據導入數據庫，實現從檔案紙質化向檔案信息化的初期過渡。（3）在醫德檔案基礎數據庫平臺基礎上開發配置醫德檔案管理系統，為工作需要，細化設置檔案收錄管理、檔案名錄管理、檔案查（借）閱管理、檔案流轉管理等模塊，逐步實現檔案信息化與實際工作的深度融合。

針對問題五：（1）依托人力資源管理系統信息化建設，擴展檔案管理系統向手機終端延伸，輔助醫務人員實現手機端對個人醫德檔案的實時讀取和信息提取等應用功能。（2）根據職能部門職責或職務角色差異，設置不同的權限等級，方便院領導、醫務處、護理部等主管職能部門查詢或調用權限范圍內的醫務人員醫德檔案數據，實現了數據資源共享。（3）多維度提升醫德檔案的信息價值，將醫德考評結果與績效獎懲、年度考核、評先樹優、職稱晉升以及崗位聘任等工作掛鉤，實行一票否決制。

3.檢查效果

此階段主要是對PDCA循環計劃實施階段展開效果檢查，梳理仍未解決的問題。為確保此階段工作成效，醫院人事部門檔案室多次走訪臨床一線科室，并多次組織與醫德檔案相關的職能部門、第三方軟件開發公司召開檔案管理問題反饋會。檢查階段發現的問題主要有：（1）當前的醫德檔案管理制度還不能較好地適應新時代檔案信息化建設要求。（2）大部分檔案管理人員檔案管理理論與技能較好，但信息化管理的業務素質和操作技能還很欠缺，仍停留在傳統的檔案保管角色，未能完成向提供服務利用的資源輸出角色轉變。（3）檔案信息化安全防護問題。結合醫院醫德檔案工作實際，經匯總分析，造成上述問題的原因主要是當前醫德檔案管理制度尚不完善；大部分檔案管理人員非科班出身，知識結構與專業類別與新時代檔案建設要求不匹配；人為疏忽、不當操作、技術漏洞或者是軟件更新升級不及時，致使檔案信息化建設安全防護問題頻出。

4.處理問題

PDCA循環的第四步是針對檢查效果階段發現的問題，采取切實可行的方法改進，并總結和推廣解決問題的方法，未解決的問題則轉入下一個PDCA循環去攻克。就第三階段檢查發現的問題，醫院人事部門主要采取以下措施展開了探索：（1）組織力量加強檔案信息化工作的監督、管理和指導， 召開專家委員會積極構建制度完備、安全可靠的信息化管理制度，不斷健全醫德檔案管理相關的制度體系。（2）夯實檔案管理人才隊伍，通過開設專題培訓、知識講座、上機實操等多種形式，提升檔案管理人員信息化管理與操作技能，著力加強兼備檔案管理與信息技術的復合型人才引進力度，努力實現檔案管理人才隊伍建設與新時代檔案信息化建設同頻共振。（3）合理增加投入，完善軟件及硬件的雙重配置，與第三方軟件開發公司聯手定期優化升級防火墻、檔案數據備份、網絡隔離等防護措施，持續提高檔案信息化的安全防護水平。

三、結語

綜上所述，將PDCA循環引入公立醫院醫德檔案管理工作，通過閉環管理探索醫德檔案工作的改進和創新，為構建科學、完善的醫德檔案管理體系，持續提升行業作風建設，保障醫療質量安全、促進公立醫院的高質量發展起到積極的推動作用。

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作者單位：濱州醫學院附屬醫院作者簡介：高立波（1981—），男，漢族，山東濱州人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案管理。