新形勢下增強機關事業單位退休人員檔案綜合管理能力的思考

摘 要：在全國機關事業單位養老保險改革持續深化的背景下，退休人員養老金待遇的確定與其人事檔案信息的關聯日益緊密，從而對機關事業單位退休人員的人事檔案規范化、專業化和信息化管理提出了更高的要求。因此，增強退休干部人事檔案綜合管理能力既是履行工作職責的應有之義，又是適應時代發展的歷史使命。這一措施對于推動機關事業單位養老保險改革實施以及確保職工養老待遇都具有極其重大的實際意義，其緊迫性和重要性不容忽視。

關鍵詞：機關事業單位養老保險改革；退休干部人事檔案；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在機關事業單位，人事檔案屬于重要的人力資源信息載體，對于促進干部隊伍建設意義非凡。本文圍繞機關事業單位職工養老保險改革的實踐，深入剖析了當前退休干部人事檔案管理的現狀，對存在的問題作出系統梳理。在此基礎上，提出了一系列合理化建議，以推動機關事業單位退休干部人事檔案管理工作實現質效雙提升，為養老保險改革的深入實施提供堅實支撐。

一、新形勢下機關事業單位退休人員檔案管理的重要性

退休人員檔案是個人歷史的記錄，包含了退休人員在職業生涯中的各項信息，如工作經歷、職務變動、獎懲情況等。這些信息對于了解退休人員的職業生涯和個人成長軌跡具有重要意義。檔案是退休人員享受相關待遇的重要依據，如養老金、醫療保險、福利待遇等。加強退休人員檔案的管理，可以確保退休人員的權益得到有效保障，避免因檔案問題導致的權益糾紛。機關事業單位退休人員檔案標準化、規范化管理，有助于實現社會公平。通過對退休人員檔案的統一管理和使用，可以避免因信息不對稱而導致的社會不公現象，如虛假退休、冒領養老金等。隨著推動機關事業單位養老保險改革，各級機關事業單位人事部門被賦予了重要的任務——全面核查干部人事檔案，確定參保人員的范圍，對關鍵信息逐項核實，這些信息的準確性直接關系到機關事業單位養老保險改革的成效，只有夯實數據基礎，才能為改革的順利實施提供有力保障。

1.是機關事業單位養老保險確定參保人員范圍的關鍵依據

根據《國務院關于機關事業單位工作人員養老保險制度改革的決定》（國發〔2015〕2號）文件要求，本次參加機關養老保險改革的人員必須是“按照公務員法管理的單位、參照公務員法管理的機關（單位）、事業單位及其編制內的工作人員”。根據相關政策規定，參保單位和人員的范圍應得到明確界定。對于所有參保人員，應建立完善的登記制度，包括姓名、年齡、性別、工作崗位、編制等信息。在落實參保人員范圍時，要嚴格執行參保標準，不得隨意擴大或縮小參保范圍。對于發現的問題，應及時整改和糾正，確保養老保險制度的公平性和可持續性。

2.是機關事業單位編制內職工信息數據采集的可信依據

現代化的人事管理系統集中存儲和更新職工的個人信息和人事數據，經過設計和配置，可以確保數據的準確性和一致性，并提供便捷的數據查詢和導出功能。在人事管理系統中，人事部門應該與編制管理部門、人力資源部門、政府網站等相關部門和官方渠道密切合作，對采集的數據核實和驗證。同時，應該建立健全數據采集和管理機制，保證數據的保密性和安全性。通過可靠的數據來源和有效的數據管理，可以為機關事業單位養老保險參保人員范圍的確定提供有力支持。

3.為機關事業單位退休職工提供關鍵數據，助力申領養老待遇

機關事業單位養老保險制度的變革，退休職工養老待遇的核定變得尤為復雜。為確保廣大中老年群體的切身利益，必須高度重視核發數據的準確性。在申領養老待遇時，必須綜合考慮職工的職務職級變動、實際工作年限、視同繳費年限情況以及個人賬戶累積金額等關鍵數據，這些數據直接關系到退休職工的養老待遇水平。因此，應致力于為廣大退休職工提供全面、準確的數據支持，助力他們順利申領應得的養老待遇。通過科學、合理的核定方法，確保每一位退休職工都能享受到與其工作年限、職務職級、貢獻程度等相匹配的養老待遇，有效維護養老保險改革的公平與效率，確保權利與義務之間的平衡與對應。

二、退休干部人事檔案管理工作存在的突出問題

隨著養老保險制度的深化改革，機關事業單位退休人事檔案的管理工作也遭遇了前所未有的考驗。在這次全方位的人事檔案梳理與審查中，暴露出了一系列亟待解決的問題。

1.檔案管理流程不規范

在機關事業單位退休干部人事檔案管理中，檔案管理流程不規范是一個普遍存在的問題。首先，許多機關事業單位沒有建立明確的檔案管理制度和相關流程，導致檔案的建立、整理和歸檔操作缺乏統一的規范。其次，在檔案的建立過程中，缺乏統一的檔案命名規則和文件分類標準，導致相同內容的檔案被命名和整理成不同的類別，給檔案管理工作帶來困難，導致檔案利用率不高。再次，歸檔和查閱是檔案管理的重要環節，但在實際操作中往往出現檔案錯放、丟失或者無法及時查閱的問題。最后，部門之間沒有有效的檔案借閱和交接制度，導致檔案的流轉和使用不規范，不僅不利于機關事業單位退休干部人事檔案管理工作的開展，還影響檔案資料的完整性與安全性。

2.檔案管理利用程度較低

干部人事檔案是機關事業單位管理干部的重要工具，除了維護和管理干部的基本信息外，還具有統計分析、業務指導和決策參考等多種用途。然而，目前許多機關事業單位退休干部人事檔案利用較為局限，往往只停留在基本的信息錄入和存檔階段，沒有充分地利用檔案，導致檔案中的豐富數據未得到充分的分析和統計，無法為單位的決策和管理提供有力的參考依據。同時，一些機關事業單位也沒有建立有效的信息系統和統計分析平臺，無法對退休干部人事檔案展開深度的數據挖掘和綜合分析，使得退休干部人事檔案的管理和利用變得困難。

3.退休干部人事檔案管理相對薄弱

養老保險制度改革在機關事業單位的實施，凸顯了人事檔案的重要性。改革后的養老待遇與檔案記錄緊密相連，導致退休人員檔案的使用頻率大幅上升。此次改革促使各單位對退休人員檔案實行全面核查，結果揭示了一些嚴峻問題。在一些單位，人事檔案管理人員的數量和素質無法滿足管理工作的需要。他們往往身兼數職，缺乏專業知識和技能，難以全身心投入檔案管理工作。同時，由于管理力量薄弱，檔案管理過程中可能出現錯誤、遺漏等問題，影響檔案的完整性和準確性。相較于在職人員的人事檔案，由于退休人員的狀態相對穩定，其檔案的更新和維護往往被忽視，檔案長時間存放在庫房中，缺乏必要的維護，導致信息失真和滯后。

4.安全性和保密性不夠

干部人事檔案中存儲了大量的個人隱私信息，包括個人家庭背景、學歷、工作履歷和考核評價等。然而，在目前的檔案管理中，安全性和保密性的問題仍存在較大隱患。首先，機關事業單位在干部人事檔案管理過程中，未能采取嚴格的權限控制措施，意味著未經授權的人員可以訪問和修改檔案，導致檔案管理的安全性無法得到有效保證。其次，機關事業單位在干部人事檔案管理中存在信息傳輸和存儲的漏洞。在信息存儲方面，可能存在網絡攻擊或物理設備設施損壞等風險，使得檔案數據的安全性無法得到保障。機關事業單位在干部人事檔案管理中也未對員工開展充分的保密教育和安全意識培訓。員工對于個人隱私信息的保護意識不強，也增加了檔案信息被泄露的風險。

5.人事檔案電子信息化進程亟待提升

在信息化時代，檔案管理的數字化、網絡化是大勢所趨，目前大多單位信息化水平較低。一是基礎設施不足。一些單位在檔案管理方面的硬件設備設施落后，如存儲設備、服務器、網絡設施等不能滿足數字化、網絡化管理的需要；二是軟件系統落后。檔案管理軟件的應用不廣泛或者使用的軟件功能簡單、更新不及時，不能滿足檔案信息的快速處理、高效存儲和便捷查詢等需求；三是數字化程度低。許多單位的檔案仍以紙質形式存在，沒有實現或僅部分實現了數字化，降低了檔案管理的效率和便捷性；四是網絡化應用不足。雖然互聯網和內部網絡為檔案管理提供了極大的便利，但一些單位沒有充分利用這些資源，未能實現檔案的遠程查詢、在線共享等功能。

三、機關事業單位在養老保險改革背景下，全面提高退休人員人事檔案綜合管理能力的途徑

憑借機關事業單位養老保險改革的契機，全面審視干部人事檔案管理工作，將其視為推動改革進程的關鍵環節，以促進改革總體進程為目標，通過及時發現并調整問題，不僅能夠保障退休職工的合法權益，還對促進人事檔案管理工作的持續發展具有深遠的意義。

1.加強組織領導，構建科學、全面的人事檔案管理機制

組織領導是構建科學、全面人事檔案管理機制的關鍵。應設立專門的檔案管理部門，明確檔案管理職責，確保檔案管理工作有專人負責。同時，建立領導層定期聽取匯報的機制，將人事檔案管理工作納入組織發展的重要議程，確保檔案管理工作的順利開展。人事檔案應按照職務、部門、崗位等因素作出科學分類，形成清晰、易于管理的檔案結構。針對不同類別的人事檔案，制定相應的管理方法，確保檔案的完整性和準確性，并定期對人事檔案更新和維護，確保檔案的最新狀態。建立健全檔案維護制度，保證檔案的完整性和規范性。組織應加強對員工的培訓和宣傳教育，提高員工對人事檔案管理的認識和重視程度。通過培訓，使員工掌握正確的檔案操作方法，提高檔案利用效率。同時，加強宣傳教育，增強員工檔案安全保密意識。

2.提高政治站位，增強服務意識

在干部人事檔案這樣一個高度敏感和重要的領域，必須堅守政治立場，提升政治覺悟，確保檔案工作的正確方向。首先，政治站位是工作的基石。每一位檔案管理人員都必須深刻了解檔案工作的政治意義，始終保持與黨的路線、方針、政策的高度一致，確保檔案工作的正確性與安全性；其次，服務意識是工作的靈魂。退休干部人事檔案管理工作不僅僅是對檔案的保管，還是對退休干部個人歷史的尊重和對其貢獻的認可。應始終堅持以人為本，用心用情為退休干部服務，通過實施考核評估、績效獎勵等機制，樹立檔案管理工作的典范，推廣先進的經驗和方法，打造積極向上、追求卓越的工作環境，使檔案管理工作成為組織信任、員工滿意的優質服務。

3.加強業務學習，推動干部人事檔案管理人才隊伍的壯大與發展

在新時代背景下，干部人事檔案管理工作面臨前所未有的挑戰與機遇。加強業務學習是機關事業單位適應新形勢的基礎。推動退休干部人事檔案管理人才隊伍的壯大與發展，是機關事業單位的重要任務。一方面，要通過人才引進、培養、激勵等措施，吸引更多優秀的人才加入檔案管理隊伍；另一方面，要加強在職人員的培訓和教育，提高他們的業務能力和職業素養。同時，還要建立健全考核評價和激勵機制，激發工作人員的積極性和創造力，形成一支高素質、專業化的檔案管理人才隊伍。

4.提升軟硬件條件，推進干部人事檔案管理的信息化進程

隨著信息技術的日新月異，信息化已經滲透社會的每一個角落。機關事業單位應當積極擁抱變革，特別是在干部人事檔案管理這一關鍵環節上實現信息化的管理和創新。機關事業單位應投入必要的軟硬件資源對現有檔案管理系統實施全面的技術升級，確保系統具備高效的數據處理能力、強大的安全防護機制和便捷的用戶操作界面。信息化管理體系的建設是實現檔案管理信息化的重要保障，機關事業單位應根據自身的檔案管理需求和特點，借鑒行業內外的優秀經驗，構建一套符合自身需求的信息化管理體系，為組織決策和人才選拔提供有力的信息支持。

四、結語

在當前的社會背景下，各級機關事業單位人事管理部門應深刻認識到退休人員檔案管理工作的重要性和緊迫性。為有效應對退休人員檔案管理中出現的問題，各級機關事業單位應采取科學、全面、完善、系統的措施，全面提升退休人員檔案管理的質量和效率，確保檔案管理工作的順利開展和不斷進步。

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作者單位：盤錦市盤山縣就業人才和社會保險服務中心作者簡介：張靜（1980—），女，漢族，遼寧盤錦人，本科，中級檔案館員，研究方向：事業單位退休人員檔案管理與利用 。