數字化背景下高校人事檔案管理模式探究

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，數字化已經成為高校人事檔案管理的必然趨勢。文章分析了當前高校人事檔案管理中存在的問題，并提出相應的改進策略。通過加強數字化建設、提高檔案管理人員素質以及完善安全保障措施等，探討數字化背景下高校人事檔案管理模式的轉變，為高校的各項工作提供有力支持。

關鍵詞：數字化；人事檔案；管理模式

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

高校人事檔案是記錄高校教職員工個人信息、工作經歷和學術成果等重要資料的載體，對于高校的人才管理、教學科研等工作具有重要意義。在數字化背景下，傳統的人事檔案管理模式已經難以滿足高校發展的需求，如何構建科學、高效的數字化人事檔案管理模式成為一項亟須解決的問題。

一、高校人事檔案管理的意義

1.個人信息記錄與證明：高校人事檔案詳細記錄了教職工的個人基本信息、學歷背景、工作經歷、職稱評定和獎懲情況等，是教職工個人成長和發展的重要記錄，也是證明其個人身份和資格的重要依據。

2.學校管理與決策支持：通過人事檔案，學校可以全面了解教職工的情況，為人員的招聘、選拔、任用、考核和薪酬管理等提供重要參考，有助于學校做出科學合理的管理決策。

3.教學科研工作支撐：人事檔案中的教學、科研成果等信息，為教學質量評估、科研項目申報與管理等提供了數據支持，對提高教學科研水平具有重要意義。

4.學校歷史與文化傳承：高校人事檔案反映了學校的發展歷程和教職工的貢獻，是學校歷史和文化的重要組成部分，有助于傳承和弘揚學校的優良傳統。

5.法律合規與責任追究：人事檔案是記錄高校教職工從入職到離職的重要文件，對于保障高校管理的合規性和規范化具有重要作用。

6.社會信用體系建設：完善的人事檔案管理有助于構建誠信社會，提高教職工的信用意識，促進社會信用體系建設。

7.人才隊伍建設與發展：人事檔案記錄了教職工的學歷、職稱和科研成果等重要信息，通過對教職工檔案的綜合分析和評估，可以更好地了解其學術水平、科研能力和教學質量，為高校的人才選拔、評價和培養提供科學依據，推動學校的持續發展。

8.信息共享與交流：通過信息化手段，人事檔案可以實現跨部門、跨地域的共享與交流，為學校之間的合作與交流提供便利。

二、高校人事檔案管理現狀及問題

1.對人事檔案管理的重視程度不夠，投入不足，導致數字化建設滯后

目前，一些高校對人事檔案管理的重要性認識不足，可能將更多的關注和資源集中在教學、科研等方面，而對人事檔案管理的重視程度相對較低，對資金、設備設施和人員的投入不足。數字化建設需要一定的資金來購買相關的軟件和硬件設備設施，還需要專業的技術人員來實施系統的開發和維護。由于投入不足，高校可能無法及時開展數字化建設，仍然依賴傳統的紙質檔案管理方式。紙質檔案的存儲和檢索相對困難，需要大量的空間和時間，效率低下，容易受到損壞、丟失或被篡改，影響檔案的完整性和準確性。

2.檔案管理人員的專業素質參差不齊，缺乏信息技術應用能力和數據安全意識

部分檔案管理人員沒有經過系統的專業培訓，對人事檔案管理的理論和方法掌握不夠，導致工作效率和質量低下。在數字化時代，檔案管理越來越依賴信息技術，但部分檔案管理人員缺乏相關技能，無法有效利用電子檔案管理系統等工具，影響了檔案管理的現代化進程。另外，部分檔案管理人員對數據安全的重要性認識不足，可能存在未嚴格遵守保密規定、忽視數據備份等問題，增加了數據被泄露和丟失的風險。

3.存在信息安全隱患，影響檔案的真實性和可靠性

傳統高校人事檔案管理存在諸多敏感信息，如教職工的個人身份信息、工作經歷和學術成果等，由于管理人員的不當行為等原因，導致個人隱私被泄露等問題。而惡意篡改則可能造成檔案記錄的不真實或不可靠，影響到相關人員的權益和學校的正常運行。

4.缺乏有效整合與共享，各部門之間的檔案管理系統相互獨立，信息難以互通

各個部門可能使用不同的軟件或平臺來管理人事檔案，并且沒有統一的標準或流程，使得信息在部門之間的傳遞變得困難，可能需要手動的文件傳遞或重復錄入，增加了錯誤和延誤的風險。由于信息的孤立，部門之間無法及時獲取和共享關鍵的人事數據。例如，人事部門可能無法及時了解教學部門對教師的評價和業績記錄以及科研項目信息，可能影響對教師的晉升和獎勵決策。另外，缺乏有效整合與共享導致數據的不一致性。不同部門的檔案可能存在差異，如員工的個人信息、工作經歷或培訓記錄等，給決策和管理帶來困擾，也會影響到學校的整體運營效率。

三、數字化人事檔案管理模式的優勢

數字化人事檔案管理模式在提高效率、信息共享、數據安全、存儲便利和實時更新等方面具有明顯優勢，有助于高校更好地管理和利用人事檔案資源。

1.提高效率

數字化檔案可以實現快速檢索、查詢、瀏覽、更新和分享，節省大量查找文件和信息的時間，提高工作效率。通過電子文檔管理系統，可以實現檔案信息的快速檢索、共享和更新，減少人力、物力成本，提高管理效率。同時，數字化檔案管理還可以提供個性化、精準化的服務，滿足教職工和管理者的個性化需求，提升服務質量和用戶滿意度。

2.節約空間

數字化檔案不再需要大量的紙質文件和存儲空間，可以節約辦公室空間。同時，數字化檔案減少對紙張的依賴，符合環保理念，降低了文件印刷、存儲和傳遞的成本。

3.保護信息安全和隱私

人事檔案中包含大量敏感信息，保護檔案安全和隱私是人事檔案管理工作的重要任務。采用數字化技術可以加強檔案信息的安全性，通過權限管理、加密技術等手段，確保檔案信息的保密性和完整性，防止信息被泄露和非法訪問，保護教職工的合法權益。

4.易于備份和恢復

數字化檔案可以有效避免紙質檔案的老化、損壞或丟失等問題。同時，便于實施備份和遷移，提高數據的安全性和可靠性，降低數據丟失的風險，保證檔案的安全性和長期保存。

5.提升準確性

數字化檔案可以通過系統驗證和自動化流程提高數據的準確性，減少人為錯誤的可能性，如數據輸入錯誤、文件遺漏等。信息更新更加及時，避免因紙質檔案傳遞和處理過程中的延遲導致的信息不準確，確保檔案的準確性和及時性。

6.便于監管和審計

數字化系統可以實時監控人事檔案的變動，及時發現異常情況并發出預警，便于監管部門及時采取措施。通過數據分析工具，監管和審計人員可以更快速、準確地分析人事檔案數據，發現潛在的問題和風險。對人事檔案的操作都可以被記錄和追溯，便于監管和審計人員查看歷史記錄，明確責任。

7.促進信息共享與協作

通過數字化平臺可以整合不同部門的人事檔案信息，消除信息壁壘，實現跨部門、跨系統的信息共享。實時更新人事信息，確保各部門獲取的是最新、最準確的數據，避免因信息滯后導致的協作問題。團隊成員可更方便地共享工作成果、經驗和知識，提高團隊合作的效率和質量。

8.提高數據分析能力

數字化將分散在不同系統和部門的人事檔案數據實施集成和整合，形成統一的數據集，為數據分析提供更全面、準確的信息。借助數據分析工具，可以從大量的人事檔案數據中挖掘有價值的信息，發現隱藏在數據中的關聯和規律，為學校的決策提供科學依據，如人才盤點、績效分析等。

四、數字化背景下高校人事檔案管理模式的改進策略

1.加強重視與投入

應充分認識到人事檔案管理的重要性，將其納入學校的整體發展戰略中。定期聽取人事檔案管理工作匯報，提供必要的支持和指導。投入足夠的資金購買硬件設備設施、軟件系統、數據遷移和整合等方面的費用。配備具備數字化技術和檔案管理方面的專業知識和技能的專業檔案管理人員，負責數字化檔案管理和維護工作。

2.建立數字化檔案管理系統

明確高校人事檔案管理的具體需求，包括檔案類型、數據字段、訪問權限以及用戶的需求和期望等?？紤]系統的功能、可擴展性、安全性以及用戶友好性等因素，充分評估市場上現有的成熟系統，引入先進的數字化檔案管理系統。通過掃描、OCR識別等技術將現有的紙質檔案實施數字化轉換，確保數據的準確性和完整性，并將其整合到新的數字化檔案管理系統中，實現人事檔案的電子化存儲、檢索和管理。

3.加強信息安全保障

設置嚴格的用戶認證機制，如使用強密碼、多因素認證等。同時，根據用戶角色和職責，精細化授權，確保用戶只能訪問其權限范圍內的信息。對敏感信息實施加密存儲和傳輸，即使數據被竊取，也難以被解密和讀取。建立數據備份策略，定期將人事檔案數據備份到安全的地方，以便在發生數據丟失或損壞時實時恢復。配置防火墻、入侵檢測系統等網絡安全設備，防止外部攻擊和非法訪問，確保檔案信息的安全性和完整性。

4.優化流程與標準化管理

對現有的檔案管理流程實施全面評估，找出煩瑣、低效的環節，并實施優化和簡化。通過流程再造，提高檔案管理的效率和準確性。明確人事檔案管理各個環節的標準操作步驟和要求，使管理工作更加規范化和標準化，包括檔案的收集、整理、歸檔、借閱和銷毀等流程。

5.促進信息共享與協同辦公

打造統一集中的信息平臺，使高校各部門能夠方便地訪問和共享人事檔案信息。制定明確的信息共享政策和規則，包括訪問賬戶、訪問范圍以及信息的使用方式等，根據不同用戶的角色和職責，設置相應的信息訪問權限，保證信息的安全。確保人事檔案管理系統與其他相關系統，如教務系統、財務系統等能夠實施數據整合和互通，實現數據的自動傳遞、共享和信息的無縫傳遞。利用云技術，使教職工可以通過互聯網隨時隨地訪問人事檔案信息，便于協同辦公。

6.加強檔案利用和服務

通過建立便捷、高效的人事檔案查詢和檢索機制，提供多樣化的在線服務方式，如在線查詢、預約服務、申請等，方便教職工遠程辦理相關業務，提高人事檔案的利用效率和便捷性。根據用戶的需求，提供定制化的檔案服務，滿足不同用戶的特殊要求。同時，通過對人事檔案數據的分析，為學校的決策提供支持，如人才引進、師資培養等，更好地滿足教職工和學校管理的需求。

7.加強與教職工的溝通和培訓

建立定期的溝通機制，如組織座談會、研討會或線上會議，與教職工開展面對面或遠程交流，了解他們對人事檔案管理的需求、意見和建議。對于教職工提出的問題和建議，要及時給予反饋，并告知處理結果，增強教職工對檔案管理工作的信任和滿意度。舉辦相關的培訓活動，如講座、培訓課程或工作坊，向教職工介紹人事檔案管理的重要性、流程和規范，增強他們的檔案管理意識和技能。針對個別教職工的特殊需求，提供個性化的指導和幫助。例如，對于新入職的教職工，可以開展專門的培訓，幫助他們熟悉檔案管理的要求。利用學校的內部網站、某信公眾號或其他線上平臺，發布人事檔案管理的相關信息、政策和常見問題解答，方便教職工隨時查閱。加強對檔案管理人員的培訓，提升其信息技術水平和安全意識，使其能夠適應數字化管理的要求。

8.建立績效評估機制

設立相應的績效指標，如提高檔案管理的效率、準確性和完整性，制定具體的評估指標，如檔案整理的及時性、檔案查閱的準確性、檔案安全管理等，并選擇合適的評估方法，如定期檢查、隨機抽查和滿意度調查等。確定績效評估的周期，如每月、每季度或每年開展一次評估。根據評估結果，制定相應的改進措施，以提高績效水平。建立激勵機制，對績效優秀的檔案管理人員實行獎勵，激勵管理人員積極提升工作質量和效率。

9.開展風險管理

在數字化建設過程中，要密切關注相關法律法規和政策的變化，確保人事檔案管理工作的合法性和規范性。識別和評估數字化過程中的各種風險，如技術故障、數據丟失等，并制定相應的應急預案和風險防范措施。

10.持續改進與更新

隨著技術的發展和業務需求的變化，人事檔案管理模式應不斷實施改進和創新，以適應新的挑戰和機遇。明確持續改進的目標，如提高檔案管理的效率、增加信息的準確性等。定期評估當前的工作流程和系統，找出需要改進的地方。利用數據分析工具，對檔案管理的數據實施分析，發現潛在的問題和改進機會。根據評估和分析的結果，制定并實施具體的改進措施，如優化工作流程、更新軟件系統等。跟蹤改進措施的實施效果，評估是否達到預期目標。

通過以上改進策略的實施，可以有效提高高校人事檔案管理的現代化水平，以適應數字化時代的管理需求。

五、結語

數字化人事檔案管理模式是高校適應時代發展的必然選擇。通過加強重視、提高人員素質、保障信息安全和建立統一平臺等措施，高校人事檔案管理工作將能夠更好地服務于學校的發展戰略。同時，隨著技術的不斷進步和應用的不斷深入，高校人事檔案管理模式也將不斷創新和完善，為高校的可持續發展提供有力支持。

參考文獻：

[1]李延召，王曉莉.雙業務模式下的高校人事檔案管理研究[J].蘭臺世界，2023（12）：49-52.

[2]王雪妮.淺析高校人事檔案數字化管理的有效路徑[J].黑龍江檔案，2023（05）：181-183.

[3]張蘭蘭.新時代高校人事檔案管理探析[J].蘭臺內外，2023（22）：55-57.

[4]楊立志，潘 璐，金 博.基于專項審核視角的高校干部人事檔案管理效能提升路徑研究[J].檔案管理，2023（01）：98-100.

[5]丁艷艷.探析新形勢下人事檔案在高校人力資源管理中的價值[J].蘭臺內外，2022（22）：82-84.

作者單位：山東交通學院作者簡介：趙霞（1987—），女，漢族，山東泰安人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。