大數據時代財務檔案管理數字化建設的問題與對策

2024-12-31 00:00:00黃春英蔡丹琳

中國管理信息化 2024年18期

［摘要］智慧財務是新型財務管理模式，主要通過對財務數據的自動化處理和智能化分析，升級和優化財務管理流程。文章以大數據時代為背景，結合財務檔案管理數字化建設的概念、特點、內容和意義，分析大數據時代財務檔案管理的問題，即數據挖掘與利用具有局限性、不同系統之間的兼容性差、數據安全與隱私存在風險、管理人員的數字化素養不高，重點從加強數據的深度挖掘和分析、提高數據系統之間的集成度、防范數據安全與隱私的風險、提升管理人員的數字化素養等方面探討優化策略。

［關鍵詞］大數據時代；財務檔案管理；數字化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.18.029

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）18-00-03

0 引言

隨著大數據時代的到來，財務部門利用人工智能技術對海量數據進行智能化分析，使財務數據處理更為高效和便捷。現如今，大數據賦能財務檔案管理數字化建設，財務部門利用大數據技術，可以全面收集財務交易數據、憑證、報表等信息，對財務檔案進行智能分類并方便檢索，提高財務檔案管理效果，但還存在一些問題，如數字化建設不能最大限度發揮大數據的價值，亟待采取有效措施加強管理。如何解決財務檔案管理數字化建設的問題，現已成為檔案管理工作關注的焦點。

1 大數據時代財務檔案管理數字化建設概述

1.1 財務檔案管理數字化建設的概念

財務檔案管理數字化建設是運用數字化手段進行財務檔案管理，優化業務流程，實現財務檔案管理的數字化轉型發展。具體而言，財務檔案管理需要借助強大的信息化管理系統，對財務檔案管理的各個環節進行改造。在財務檔案采集和錄入環節，紙質財務檔案數字化呈現是基礎，通過掃描、數據錄入、智能表單識別等方式轉化為電子數據。首先，利用自動識別與抓取數據信息，提取電子文件中的關鍵信息，將其轉化為結構化的電子數據。其次，結合財務數據管理的特點和要求進行高效錄入。錄入時為便于后續管理，輔之以命名、分類和標注的形式，使財務檔案管理的數據明確、統一、規范。在財務檔案整理環節，運用先進的算法和分類邏輯提取關鍵信息用于分類，使財務檔案的組織更加清晰、有序。在財務檔案歸檔環節，歸檔過程要嚴格按照重要程度、時間順序、文件類型、業務類型等要素進行細分，為財務管理提供有力的支持。同時，數字化歸檔系統通常具備自動索引和標記功能，借助強大的搜索引擎和索引機制，更智能地組織和呈現檔案信息，快速區分和篩選出所需的檔案，方便財務檔案的查詢、利用和共享。

1.2 財務檔案管理數字化建設的特點

大數據時代財務檔案管理數字化建設主要包括三大特點［1］。一是數據驅動決策。財務檔案管理數據集中在財務檔案管理數字化平臺，依托信息技術對數據收集、處理、分析，深入挖掘和洞察財務數據的規律和特點，可以為科學決策提供數據依據。二是業務流程智能化。財務檔案管理數字化建設，對財務業務流程采取自動化處理的方式，通過智能化的算法和模型，對傳統財務流程進行優化和再造，極大地提高財務管理效率。三是業財深度融合。大數據時代，財務管理工作基于財務管理平臺，將財務數據和業務數據一體化處理，業務和財務可以實現實時互動。

1.3 財務檔案管理數字化建設的內容

財務檔案管理數字化建設是對財務電子檔案的數字化轉換、存儲和利用的管理［2］。具體說來，一是財務檔案的數字化轉換。大數據時代，財務檔案主要以電子檔案的形式存檔，如文檔、表格、圖像、視頻等，對電子檔案的數字化轉換，就是對電子檔案進行數據整理、分類和編目，便于錄入與核對。二是財務檔案的數字化存儲。財務檔案通過存儲介質進行存儲與管理，防止數據丟失或損壞，保障數據的安全和可訪問性。三是財務檔案的數字化利用。一方面，為數字化后的檔案創建元數據，如基本信息、來源、時間等；另一方面，應建立索引與檢索系統，利用數據庫管理系統和智能檢索技術，方便用戶快速定位查詢和利用財務檔案數據信息。

1.4 財務檔案管理數字化建設的意義

從財務檔案管理數字化建設的意義來看，一是有利于高效處理檔案數據。財務檔案管理數字化建設通過智能算法管理財務檔案，可以快速處理檔案數據信息，準確定位和獲取所需的檔案，同步更新相關檔案信息，及時反映最新的業務變化，提高財務檔案管理的效率。二是有利于保障檔案數據安全。財務檔案管理數字化建設對財務檔案數據的管理更為嚴格，技術含量較高，多利用先進的加密技術和權限控制，防止檔案數據被非法訪問、泄露或篡改，從而保護檔案數據安全。三是有利于優化財務檔案管理流程。財務檔案管理數字化建設促進了信息共享和業務協同發展，可以簡化財務檔案管理流程，增強管理流程的便捷性和流暢性，使財務檔案管理的流程得以優化［3］。

2 大數據時代財務檔案管理數字化建設現存問題

2.1 數據挖掘與利用具有局限性

大數據時代，財務檔案管理數字化建設中蘊含著大量有價值的信息，但在數據挖掘和利用方面還存在一些問題，難以有效發揮財務檔案管理數字化建設的價值。目前，財務檔案管理數字化建設在數據挖掘與利用方面具有局限性，技術手段不夠先進、算法不夠完善、缺乏深度分析能力等現象時有發生，不能較好地滿足財務檔案管理數字化建設的需要。加之數據挖掘不充分，難以顯示財務數據潛在的關聯和趨勢，未充分利用檔案數據，給財務管理科學決策帶來諸多不便［4］。

2.2 不同系統之間的兼容性差

財務管理系統不僅包括財務檔案管理，還包括會計核算、預算管理、成本管理等諸多模塊的管理［5］。財務檔案管理系統隸屬于財務管理系統，在財務檔案管理數字化建設中，檔案管理系統是財務管理平臺的子系統，但可能存在數據格式不統一、接口標準不一致、數據更新不及時等問題，財務檔案管理系統與其他財務系統之間的兼容性不足，造成數據丟失、錯誤或無法正常讀取等問題，影響財務檔案管理數字化建設。

2.3 數據安全存在風險

大數據背景下，財務檔案管理數字化建設難度增大，其面臨的安全威脅也日益嚴峻。財務檔案數據涉及諸多財務信息等高度敏感的內容，數據安全和隱私受到威脅［6］。目前，技術更新速度較快，數據泄露風險和惡意軟件、黑客攻擊頻率等也不斷增加，威脅著財務檔案數據的安全，數據被竊取的現象時有發生。財務關鍵數據信息一旦被泄露，勢必造成難以估量的損失，數據安全防范迫在眉睫。

2.4 管理人員的數字化素養不高

目前，雖然財務檔案管理數字化建設初見成效，但有關管理人員的數字化素養不高，導致財務檔案管理數字化建設的作用難以有效發揮，財務檔案管理數字化轉型因此受阻?，F階段，一些財務管理人員知識陳舊，對數字技術的認識有限，缺乏對財務檔案管理數字化的系統認識和操作應用能力，不具備財務檔案管理數據思維，在財務數據收集、分析、利用方面不能靈活運用財務檔案管理數字化的各項功能，加之對財務檔案管理數字化的安全防護缺乏認識，不能較好地保障財務檔案管理數字化的安全，影響財務檔案管理數字化管理的成效［7］。

3 大數據時代財務檔案管理數字化建設的優化策略

3.1 加強數據的深度挖掘和分析

財務檔案管理數字化建設利用數據挖掘，可以提供優質的財務管理服務。對財務檔案管理數字化建設而言，數據的深度挖掘和分析至關重要，通過深入探究數據，發現隱藏的模式、趨勢和關系，可以更好地改進財務檔案管理服務工作［8］。一是制定科學的數據挖掘和分析流程。對財務檔案數據的深度挖掘，應遵循科學的流程增強可控性，按照明確數據挖掘與分析的具體目標、做好數據準備工作、選擇合適的數據挖掘模型等步驟，對相關數據進行分析，可以使數據挖掘的執行更加有序、有效。二是引進先進技術。加強數據的深度挖掘和分析對數據挖掘技術的要求較高，在財務檔案管理數字化建設過程中，應積極引進決策樹、聚類算法、貝葉斯網絡、人工智能的自然語言處理以及關聯規則挖掘技術等，其中，要厘清財務檔案中的數據關系，挖掘財務檔案的潛在價值，以便為財務決策提供可靠依據。

3.2 提高數據系統之間的集成度

大數據背景下，提高財務檔案管理系統與財務管理系統之間的集成度，為用戶訪問多個有效的、異構的數據源提供統一的應用系統，可以提高財務檔案管理數字化建設的有效性［9］。一是統一數據標準。財務檔案管理數據與財務管理的數據規范要求應保持一致，基于統一的數據項屬性、類型和長度的信息標準要求，對不符合標準的數據進行修正和調整，確保數據互通的質量。二是持續優化接口。為滿足財務檔案管理與財務管理數字化建設的數據交互需求，精心設計和優化二者之間的接口，對接口進行持續監測和優化，確保接口參數和性能的穩定性，保障數據傳輸的速度與安全，實現高效的數據傳輸與共享。三是協同開發測試。財務檔案管理與財務管理的數字化建設，還應搭建高效的系統集成平臺，開展聯合測試，進行系統集成的開發與測試，如功能測試、性能測試、兼容性測試等，增強系統之間的協同性，不斷提升系統集成效果。

3.3 防范數據安全風險

在財務檔案管理數字化建設中，系統數據安全管理是重中之重。加強網絡安全防護，防范財務檔案管理數字化建設中數據安全風險。一是嚴格訪問控制。對于財務關鍵數據的訪問，應設置多級別、精細化的訪問權限，嚴格區分管理員、普通用戶的權限，采用身份認證技術確認訪問者身份信息，如密碼、指紋、人臉識別技術等；同時，對訪問行為進行日志記錄，定期審查和更新訪問權限。二是加密存儲數據。對財務檔案數字化管理進行加密，如文件級加密，對整個財務檔案數字化文件進行加密，防止未經授權的訪問；數據庫加密，對財務檔案文件的相關字段進行加密；對稱和非對稱混合加密方式，對關鍵信息加密，并對加密密鑰進行嚴格管理，保障財務檔案管理數據的安全性。三是實時監控數據。財務檔案管理數字化建設實時安全監測系統，如防火墻、反病毒、入侵檢測系統等，防止數據遭受外部威脅。不僅如此，還應定期進行安全審計，開展財務檔案管理數據安全審計和風險評估工作，對審計結果進行分析和總結，及時發現潛在的安全隱患并進行防范［10］。

3.4 提升財務檔案管理人員的數字化素養

財務檔案管理數字化建設背景下，財務管理人員應具備檔案管理專業知識、數據思維和應用能力。在提升管理人員的數字化素養方面，一是要加強培訓與學習。首先，應了解現有的從事財務檔案數字化管理人員的數字化素養。其次，制訂詳細的培訓計劃并加強培訓，尤其是數據安全、數字化管理、數字化技術等內容，強化數字化理念和技術的應用。最后，有針對性地提高其財務檔案管理數字化建設的能力。二是加強管理人員的實踐操作。在財務檔案管理數字化建設中，通過實際操作演練和案例分析的方式，如完成電子檔案數字化轉換項目，參與財務檔案管理數字化建設，提高他們解決實際問題的能力。三是加強交流與分享。財務檔案管理數字化建設是動態發展變化的，數字化思維也應常思常新，定期組織數字化素養提升經驗分享會，鼓勵管理人員積極參加行業相關的會議和論壇，了解前沿技術的發展動態，在交流與分享中深入探討財務檔案管理數字化建設的具體問題與解決方案，拓寬視野的同時借鑒優秀經驗和做法，為己所用，助力財務檔案管理人員的數字化素養提升。

4 結束語

大數據時代，財務檔案管理數字化建設任重道遠，具有長期性和復雜性。應不懼困難與挑戰，正視財務檔案管理數字化中出現的問題，迎難而上，積極尋求財務檔案管理數字化建設的有效途徑。財務檔案管理數字化建設應從實際出發，注重推動財務檔案管理與數字化管理的有機融合，從深入挖掘財務數據信息、數據系統統一化、數據安全風險防范以及提升管理人員數字化素養方面，積極探索大數據時代財務檔案管理數字化建設的發展之路，最大限度發揮大數據對財務檔案管理數字化建設的積極作用，促進財務檔案管理高質量發展。

主要參考文獻

［1］王東輝.數字時代傳統檔案向電子檔案融合轉型研究［J］.數字通信世界，2024（2）：173-175.

［2］范麗.大數據時代下智慧財務管理運用的探究［J］.大眾投資指南，2021（15）：76-77.

［3］周佳欣.基于財務共享模式的會計檔案電子化管理探索

［J］.財會學習，2023（7）：77-79.

［4］楊建梁，劉越男，祁天嬌.文檔數據化：概念、框架與方法

［J］.中國圖書館學報，2022（3）：63-78.

［5］孫一田.淺析互聯網時代電子會計檔案在財務共享模式中的應用［J］.商場現代化，2021（2）：179-181.

［6］張國鈺.電子檔案對檔案管理發展的推動作用研究［J］.黑龍江檔案，2020（2）：32-33.

［7］陳浩，劉朝陽.數字化時代電子會計檔案應用研究［J］.財務與會計，2022（10）：39-44.

［8］王芳.財務共享模式下如何進行會計檔案的電子化管理

［J］.新理財（政府理財），2022（2）：77-78.