事業單位干部人事檔案信息化管理探析

［摘 要］在新時代背景下，由于科學技術的不斷進步，事業單位傳統干部人事檔案管理方式已經無法滿足發展需求。目前，事業單位人事檔案信息化管理存在管理隊伍不健全、信息化管理理念缺乏、檔案管理系統有待優化等問題。要想實現高效的人事檔案信息化管理，事業單位要從基礎設施建設、管理模式創新、建設人事檔案數據庫，以及保障人事檔案安全管理等方面著手優化管理方式。

［關鍵詞］干部人事檔案；事業單位；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.18.065

［中圖分類號］D630.3；G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）18-0-03

0 引 言

干部人事檔案是記錄和反映個人經歷、社會關系、道德素質和專業能力的重要材料，在管理干部和選拔優秀人才中發揮著重要的作用。當前，大數據技術迅猛發展，且已經滲透到干部人事檔案管理領域。干部人事檔案信息化管理成為事業單位檔案管理的發展方向。事業單位要堅持以高標準的信息化建設，推動干部檔案管理模式由傳統向信息化方向轉型，更好地服務于內部管理。

1 事業單位干部人事檔案信息化管理的意義

1.1 人事檔案管理規范化

科學地進行干部人事檔案管理是實現檔案材料高效利用的前提。傳統的干部人事檔案管理方式是人工方式，如干部本人對自身有關信息進行填寫。由于個人的書寫習慣差異，加上顏色、格式和填寫內容等不同，會對人事檔案管理產生影響。采取干部人事檔案信息化管理方式便可以較好地規避影響，使檔案管理更加規范化。例如，對干部人事檔案內容進行數字化錄入，通過對錄入內容、格式、字體、顏色和大小進行規范化要求和設置，可以實現相關信息的精準化錄入，為人事檔案規范化管理奠定基礎。此外，傳統管理模式下信息存儲量有限，工作效率低。與信息化管理模式相比，傳統管理模式以實體檔案的收集、整理、歸檔、利用為主，檔案的錄入和查閱會耗費大量的人力、物力，還無法進行跨地域查詢和利用。而信息化管理模式下，事業單位可以借用互聯網存儲工具、磁盤存儲技術及通用串行總線技術，實現干部人事檔案數據的自動化轉遞、遷移和共享，有利于提升檔案信息的使用率，并減少信息傳遞過程中面臨的風險。

1.2 人事檔案存儲安全化

安全有效地存儲檔案是實現高效利用人事檔案材料的保障。只有對干部人事檔案進行安全妥善的保管，才能有效開展后續的轉遞、查詢工作。紙質檔案因受到材質的影響而無法長時間存放，并且對儲存環境要求較高。因此，在紙質檔案管理過程中，事業單位要定期檢查紙質檔案管理情況，防止因環境或其他因素變化而影響紙質檔案質量。例如，在對人事檔案核查過程中，要重點檢查環境安全情況，檔案存放位置是否恰當，是否出現霉腐現象等。同時，檔案在借閱傳遞過程中也可能因人為使用不當或翻閱過多出現磨損的情況，從而影響檔案的清晰度和完整性。而人事檔案信息化管理采用數字化技術將檔案存儲于計算機中，既可以保障檔案的完整性，又減輕檔案管理人員的工作量。同時，在傳統檔案管理模式下檔案信息錄入和調取一般采用人工方式，如果安全保密制度執行不嚴格，就會出現人事檔案信息丟失、遺漏的問題，造成一定的損失。而在信息化管理模式下，事業單位通過利用信息加密技術、防火墻技術等保障系統的安全性，減少人為因素的參與和干擾，保證原始檔案數據的真實性，大大增強檔案存儲的安全性。

1.3 人事檔案錄入、查詢與更新便捷化

干部人事檔案蘊含龐大的文字、數字等信息資料。運用信息化手段，事業單位能夠更加便捷高效地開展人事檔案的錄入、查詢和更新工作，實現一次錄入、便捷查找和動態管理。在查閱時只需要將待查詢干部人員的相關信息，如干部姓名或代碼等輸入人事檔案管理系統的查詢欄中，便可查詢到相關檔案資料。同時，隨著人員的增多，人事檔案的數量也增多，如果運用手工方式錄入、查詢與更新人事檔案，需要耗費更多的人力和時間。而人事檔案信息化管理方式可以極大地簡化管理人員的檔案錄入、查詢與更新工作，避免耗費太多時間與精力，實現高效辦公。

2 事業單位干部人事檔案信息化管理面臨的問題

2.1 人事檔案信息化管理隊伍不健全

新時期，在人事檔案信息化管理過程中，事業單位一定要將干部隊伍建設作為重點。“基礎不牢，地動山搖”，特別是當前與人事檔案信息化管理相關的技術更新迭代速度越來越快，其不僅要求檔案管理人員熟悉干部人事檔案政策體系、管理制度和工作流程，也需要管理人員熟練運用相應的電子信息技術。當前，事業單位面臨的一個問題是從事檔案信息化管理的工作人員技能與實際工作要求尚存在一定差距。人事檔案管理人員大多沒有信息化技術專業和人力資源管理專業背景，或者尚未經過系統化學習、專業培訓和操作指導。對于檔案管理的收集、分類、保藏和查閱工作，他們只是憑借自身的理解和工作經驗來開展，沒有借助信息技術手段，而且根據多年的工作慣例，其開展這項工作時很少與綜合檔案管理人員進行業務交流，導致基礎檔案知識理論不足，同時也沒有對干部人事檔案的信息化管理體系進行查漏補缺。

2.2 檔案的信息化管理理念轉變不夠徹底

目前，事業單位人事檔案信息化建設處于初級階段，管理人員傳統的思想觀念還占主導，缺乏現代化的管理理念。事業單位的領導者和職工普遍認為人事檔案管理工作僅僅是將散落在各處的檔案文件集中放置在庫房即可，無須投入較多資金，沒有充分認識到現代科學技術對人事檔案高效管理的意義，也沒有認識到檔案信息化管理的重要性，仍采用人工方式翻閱紙質檔案進行查詢和利用，容易出現檔案收集不齊全、分類不規范、服務有滯后、利用不安全等問題，在一定程度上影響了人事檔案價值的發揮。雖然有部分事業單位開展了人事檔案信息化建設工作，但也僅是浮于表面，以應付上級檢查或者完成考核指標。由于領導者與管理人員缺乏人事檔案信息化管理意識，干部人事檔案信息化管理工作的推進遇到阻力，不僅無法提升管理質量和效率，還會造成資源浪費。

2.3 檔案管理系統有待優化

一是人事檔案管理系統與辦公自動化（Office Automation，OA）系統的兼容性差。人事檔案管理系統主要面向事業單位各部門，有單獨的管理權限和模式，以保障系統的安全性和保密性。OA系統作為事業單位各部門日常辦公、收發通知文件的自動化系統軟件，與人事檔案管理系統的設計功能不同，電子人事檔案無法在OA系統自主歸檔切換，兩套系統不兼容影響人事檔案的收集和錄入。二是人事檔案管理系統存在安全風險。人事檔案管理系統大多采用購買方式獲得，存儲和查詢檔案資料依賴軟硬件設備，數據丟失、病毒入侵等都會對人事檔案的安全和保存造成負面影響，一旦系統出現問題，直接影響人事檔案的安全性和可靠性。

3 事業單位干部人事檔案信息化管理策略

3.1 完善信息化建設基礎設施

良好的軟硬件設施是人事檔案信息實現共享的物質基礎。一是完善基礎硬件。事業單位領導者要定期向上級主管部門匯報當前干部人事檔案信息化建設工作開展情況，爭取人事檔案信息化專項資金，用于服務器、存儲器、網絡設備、安全設備等硬件設施的采購，并結合單位自身情況，完成計算機、掃描儀等硬件設備更新，以滿足本單位干部人事檔案管理工作需求。二是做好系統升級。事業單位要做好檔案管理系統的升級工作，進一步完善檔案管理系統的功能，提升系統的智能化、便捷化水平，并增強系統的安全性。另外，事業單位在完善信息化建設基礎設施的過程中要編制詳細的工作方案，制定嚴格的預算控制措施，確保資金投入的合理性和效益性。

3.2 做好檔案信息化管理保障工作

一是加強數字資源建設。在信息采集環節，要對不同材質檔案材料進行有效整合。充分應用數字化技術、光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）

技術、檔案修復技術，針對現有檔案不同材料、不同尺寸、不同厚度等紙質特點，建立干部人事檔案全自動影像采集系統，使單頁、雙頁和成冊材料均能自動掃描完成，推進檔案電子化進程。二是建設智慧管理平臺。事業單位充分應用大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等技術，開發干部人事檔案智慧化管理平臺，同時建立檔案分類數據庫，豐富標準文檔識別模板庫，研發電子檔案分類程序，可自動將采集到的材料歸入人事檔案相對應的目錄中，在檔案材料分類整理上利用機器學習、數據挖掘等技術手段實現由人教人向機器教人的轉變。三是增強系統的兼容性，促進人事檔案管理系統與辦公自動化系統的銜接。事業單位通過增強系統的兼容性，能夠實現檔案信息的共享，提高各部門協作、信息交流的便捷度，同時增強干部人事檔案信息的一致性、完整性和時效性。四是加強檔案信息安全管理。事業單位要建立信息保護機制，對檔案整理、信息錄入、檔案掃描等環節實行專人專崗，實現各個環節可查、可控、可追溯［1］，確保干部人事信息完整、安全、準確。在此基礎上，對檔案管理系統設置網絡訪問權限，防止發生未經授權的人訪問系統的情況，同時采用MD5加密簽名校驗技術，保證檔案信息的安全性。通過以上措施，事業單位能夠夯實干部人事檔案信息化管理的基礎，推進檔案信息化管理工作順利推進。

3.3 建設人事檔案數據庫

數據庫建設是干部人事檔案信息化建設的重要目標，數據庫能實現海量干部檔案信息的整體存儲、查詢和利用，能夠適應新形勢下各部門選人用人、干部監督的需要。因此，事業單位要建設人事檔案數據庫，該數據庫要包括人事檔案目錄數據庫和全文數據庫。一是人事檔案目錄數據庫。檔案目錄數據庫的建設是數據庫建設的基礎。人事檔案目錄數據庫包括人員基本信息、職務變化情況、家庭情況等，能夠直達查詢目標，能夠提供精準的人事檔案信息查詢服務。按照事業單位人員交流規定，市級層面可打破單位壁壘，建立覆蓋事業單位的人事檔案目錄中心，實現有限度的檔案查詢和信息整合利用。二是全文數據庫。它是數據、軟件和硬件的有機組合，是信息資源存儲和開發利用的基礎，是信息資源共享的先決條件，也是信息系統的核心［2］。通過借助大數據技術，事業單位或上級主管部門可在人事檔案數據庫中搜索關鍵詞并快速精準獲取所需檔案，從而獲得全面的干部個人信息，為人力資源優化配置奠定基礎［3］。

3.4 保障人事檔案安全管理

信息技術是一把雙刃劍，給事業單位干部人事檔案信息化管理帶來技術革新的同時，也帶來一定的安全風險［4］。因此，事業單位應制定完備的安全管理制度，對信息系統、硬件設備進行全方位的安全監控，對安全隱患進行實時檢查，及時修補系統運作漏洞。從庫房管理來看，借助現代信息技術，可以進一步提升干部人事檔案庫房管理的現代化、智能化水平。通過引入智能機器人，事業單位可以實現人事檔案信息的自動抓取，機器人也可以在人事檔案庫中進行自動檢索。為進一步提升庫房管理水平，事業單位可以安裝無死角監控，并對溫度和照明進行自動控制，通過安裝紅外線防盜報警系統實現對庫房的安全管理［5］。事業單位還可以安裝更加精準的防火防水監測系統，為庫房智能化管理提供可靠的技術支持。從信息系統管理來看，信息系統的運行需要檔案管理部門的足夠支持。在具體工作推進過程中，事業單位一定要做好整體規劃，在規劃過程中既要做好硬件設施的引入，也要將信息系統建設與網絡安全同步落地，按照同步建設、同步使用的原則，確保硬件設施與信息系統相互匹配［6］。對于涉密的人事檔案信息，事業單位還要做好物理隔離和日常維護，切實保障干部人事檔案信息安全。同時，還要做好應急演練，在演練過程中及時發現風險點，并采取有針對性的措施加以解決。事業單位通過“人工+智能”的方式能進一步保障干部人事檔案信息安全［7-8］。

主要參考文獻

［1］姜田芳.干部人事檔案數字化建設前期準備工作探析［J］.蘭臺內外，2022（30）：72-73.

［2］張喬偉.檔案數據庫建設及其對檔案工作的影響［J］.蘭臺內外，2011（1）：26.

［3］中共濟南市委組織部.從“紙間”到“指尖”從“線下”到“云端”濟南市干部人事檔案工作加快推進數字化轉型［J］.黨員干部之友，2023（1）：19.

［4］楊玲.大數據時代干部人事檔案管理數字化建設研究［J］.蘭臺內外，2022（21）：30-31.

［5］藍劍玲.大數據時代干部人事檔案信息化管理探究［J］.黑龍江檔案，2022（6）：85-87.

［6］劉春澤.新時代干部人事檔案數字化管理探析［J］.黑龍江檔案，2022（5）：62-64.

［7］鄭濮馨.事業單位人事檔案的信息化管理路徑探索［J］.辦公室業務，2024（4）：49-51.

［8］周菲菲.做好事業單位干部人事檔案管理工作的幾點思考［J］.黑龍江檔案，2022（3）：261-263.

［收稿日期］2024-03-20

［作者簡介］時小燕（1981— ），女，江蘇泰州人，碩士，

副研究員，主要研究方向：職業教育研究、高校人事管理。