如何加強政府采購會計檔案管理

在政府采購活動開展過程中，需要采用精細化管理方法，通過采購會計檔案，記錄采購活動的真實情況。會計檔案主要包含會計賬本、會計憑證以及會計報表等，采購文件和會計檔案有著直接關聯，為保證采購文件的完整性，政府部門在采購活動經驗總結和數據統計分析中，需要將采購會計檔案作為重點，為管理決策制定提供客觀依據。在政府采購量逐漸增加的情況下，會計檔案管理需要考慮信息化要求，保證管理模式快速變革，為采購活動順利開展提供良好空間。

在政府部門會計工作開展中，會計檔案是反映經濟活動的重要證據，在會計檔案管理工作開展時，需要在現實角度出發，了解會計檔案管理的關鍵節點，形成健全的管理體系。政府采購會計檔案管理具有一定特殊性，工作人員需要學習先進的理念，在實踐過程中不斷探索，在綜合素質提升的情況下，采購會計檔案管理水平才會隨之提升，為政府部門穩定發展與改革提供良好空間。

加強政府采購會計檔案管理的重要性

在政府采購活動開展過程中，需要保存采購記錄和采購文件，遵循國際通用管理模式，按照《政府采購協議》要求，避免出現違規操作現象。在采購記錄和文件保存過程中，文件保存時間需要超過15年。在《政府采購要求》落實后，財務管理部門需要參與到采購活動中，對重要采購文件進行備案，預防出現采購檔案丟失現象。《政府采購法》明確規定，參與采購活動的人員和代理商，也需擔負采購文件保存的責任，不得出現采購檔案造假和銷毀采購檔案的現象。在采購會計檔案管理有了全新要求后，政府部門需要完善采購會計檔案管理相關法律，明確采購會計檔案管理的重要地位，在檔案收集和保存過程中，創新原有工作制度，確保各工作崗位積極配合，保證采購會計檔案管理的科學性與合理性。

會計檔案簡介

會計檔案的定義 會計檔案其實是會計憑證，需要在管理活動開展中使用會計賬單和財務報告，反映采購活動開展現狀，為管理方案革新提供史料和證據。在會計憑證分析過程中，需要分為原始憑證和記賬憑證，只有及時完成憑證匯總，才能降低出現會計檔案統計問題的概率。在會計賬簿類分析時，需要對總賬和明細賬進行了解，在確定固定資產范圍后，合理設計輔助賬單，還需得到其他會計賬單的支持。無論是月度還是季度財務報告會計檔案，都需保證會計報表的準確性，會計報表還需附注文字說明，保證財務報告應用的合理性。會計檔案分類相對較多，在會計檔案定義分析過程中，需要在多元角度思考問題，對各項報表進行統計，完成活動運行對賬，通過專業的資料核算方法，提升檔案保存質量，預防出現檔案銷毀等問題。

會計檔案的價值與功能 在會計檔案價值分析過程中，需要考慮會計檔案的積極作用。會計檔案價值分析需要注意，重點分析會計檔案產生根源，會計檔案管理屬于創造性勞動，會計檔案也是實踐主體與會計之間的交互，會計人員需要增強自身責任感，才能保證會計檔案管理質量。在會計檔案價值構成研究中，需要了解會計檔案的數據源，對決策信息進行列舉，制定良好的工作秩序，保證會計檔案的記憶性，為相關工作開展提供保障。會計檔案具有經濟活動管理能力，在歷史文化建設過程中，需要考慮檔案功能的利弊，在顯性條件的影響下，分析檔案管理傾向性，豐富會計檔案的具體功能。為了維護會計檔案管理的作用，需要嚴格遵守法律法規，治理違規操作情況。政府采購會計檔案是國家財產，需要應用健全的管理制度，增加檔案信息的穩定性，以便發揮檔案的實際作用。

政府采購會計檔案的整理流程

政府采購會計檔案整理屬于系統化工程，保證會計檔案的條理性，可以方便后期保管，同時還能有利于檔案信息資源開發與利用，為政府采購活動開展提供保障。

政府采購會計檔案的組卷方式 會計檔案組卷還可稱為會計檔案立卷，在工作開展中需要使用信息技術，凸顯會計檔案保密等級，提升政府采購活動水平。在會計檔案立卷方法選擇過程中，需要采用專業的記錄方法，嚴格遵循檔案歸檔要求，根據不同的工作條件，達到立卷整理的目標。在政府采購活動角度來看，會計檔案憑證是各種費用的原始記錄，在記錄產生后需要擁有嚴格的時間特性。在對憑證進行記錄過程中，保證原始記錄整齊，預防會計憑證精準度不足。在送款單、繳款書以及委托書管理過程中，按照時間順序進行頁號編輯，最終還需裝訂成冊，保證檔案管理的有序性。會計檔案立卷整理流程較為簡單，需要注意分類形式，以固定的格式做好整理，保證賬單的完整性。

政府采購會計檔案的排列方式 在會計檔案排列方式研究過程中，需要分析分類體系和排列特點，可以采用以下方法達到理想的排列目的。首先，使用期限排列法。期限排列法以會計憑證、會計賬簿和會計報表為主，在保管期限設計過程中，預防出現限級排列情況，每個管理區域都有相應的流水賬。期限排列法的優勢為，應用流程簡單，方便數據管理和數據統計，為采購活動預算創造了便捷條件。其次，應用機構分類排列方案。在政府采購會計檔案管理工作中，機構分類排列方案的融入，可以確定會計檔案的分類屬性，方便檔案利用。機構分類排列方案的優勢為，檔案界限清晰，保證會計檔案管理的完整性，為后期檔案調查提供了基礎條件。最后，使用記錄分類方法。記錄分類方法應用過程中，需要將檔案按照年度和流水號進行排列，使用記錄分類方法的優勢，保證檔案管理的秩序，提升檔案查找效率。在檔案到達保存年限后，可以及時完成檔案銷毀，可以提升政府采購效率。在記錄分類方法應用過程中，需要考慮采購規模的大小，根據采購項目的性質不同，選擇合適的檔案管理方式。采購項目需要以實際情況作為出發點，考慮會計檔案管理規律，對龐大的會計檔案進行歸類，為檔案查找創造便捷條件，形成全新的會計檔案管理模式。

加強政府采購會計檔案管理的具體方案

明確檔案、采購以及財務管理的具體責任 政府采購活動開展過程中，各部門需要做好預算工作，對會計憑證進行豐富，通過發票憑證記錄會計信息，預防發票和實際品類出現不符現象。在政府編制采購預算時，需要了解采購計劃的特點，同時還需得到采購資金的支持。在采購活動完成后，需要檢查資金撥發情況，對原始的數據驗收單進行標注，完成發票裝訂工作，確保會計憑證的準確性。在采購實踐工作進行中，需要獲取集中采購目錄，通過分散管理方法，制定政府采購法律約束條例，增加政府采購法律常識，預防外界因素產生的影響。各工作部門需要共同探討政府采購模式，明確代理商和工作人員的采購責任，對采購活動進行統一管理，從而獲取完整的采購檔案。管理人員需要加強會計檔案監督，在采購活動開展中獲取發票和驗收單，將采購合同及時送到財務管理部門，及時制定原始采購憑證，保留原始采購復印件。在采購會計檔案名稱編寫過程中，需要對文件內容進行再次核實，通過分類管理模式，確保采購文件的完整性。對文件進行多次檢查，避免出現憑證隨意修改的現象，還需預防偽造采購文件的問題，保證政府采購工作順利開展。

建立政府采購文件管理制度 在采購活動完成后，需要優化采購文件管理流程，采購文件管理需要具備及時性和完整性，將得出的最終結果移交給管理部門，在得到管理部門的意見反饋后，可以與其他公務檔案進行公開，同時還需使用單獨查閱模式，預防出現檔案丟失現象，保證會計檔案管理的嚴肅性。在政府采購文件管理過程中，若是出現特殊要求，需要對審批流程進行改革，避免出現私自借閱的情況。借閱過程需要有時間限制，對借閱者的身份進行記錄，在借閱時禁止對檔案進行涂畫，在借閱完成后需要查看檔案的完整情況，降低出現檔案損壞和遺失概率。在采購文件管理工作開展中，需要增加文件借閱審查的嚴格性，避免泄漏采購商機，確保政府部門健康發展。

依法清除和銷毀檔案 政府采購會計檔案管理工作，檔案保存具有明確的時間限制，在檔案超過保存時限后，需要對檔案進行處理。通過了解政府采購活動得出，產生的問題具有滯后性特點，為保證問題解決效率，在問題解決的過程中，需要對原始文件進行查找。政府采購會計檔案管理，需要遵循檔案保存規定，檔案保存年限需要超過15年，在15年以內預防檔案丟失和損毀。在檔案處理過程中，需要對處理方法和處理過程進行記錄，嚴格按照檔案管理計劃，開展檔案銷毀工作，對檔案進行合理歸類降低出現檔案管理問題的概率。

在會計檔案銷毀前，需要查看檔案的保存年限，根據檔案的特殊情況，選擇是否進行銷毀操作。管理部門需要提出銷毀意見，明確銷毀檔案的名稱和卷號，在保管期限核對后，對于檔案進行銷毀。政府部門管理人員，需要在檔案消除清冊上簽署意見，與采購部門及時進行核實，共同委派銷毀檢查員。若是代理機構需要銷毀會計檔案，監察部門需要參與到銷毀過程中，并且與財政部門取得聯系，避免文件銷毀錯誤。

創新政府采購會計檔案管理思路 政府采購會計檔案管理工作遇到了全新挑戰，由于檔案規模的增加，采購管理單位需要得到財政監管部門的支持，對采購過程進行嚴格監管，避免出現財務數據錯誤情況，才能解決檔案管理遇到的問題。為了加強政府采購會計檔案管理水平，需要采用信息化管理模式，綜合市場發展現狀，提出針對性解決建議。在政府采購會計檔案管理思路創新中，合理融入信息技術，建立電子化檔案管理系統，準確記錄檔案管理年限，明確統一的檔案管理標準。

本文針對政府采購會計檔案管理進行深入研究，通過研究的方式得出，在政府采購規模逐漸增加的情況下，會計檔案數量隨之提升，對會計檔案管理提出了全新要求。政府部門需要重點培養會計檔案管理人才，遵循檔案管理相關法律要求，改變檔案整理流程，關注采購活動開展現狀，創新政府采購會計檔案管理模式，確保采購活動順利進行，為政府部門發展保駕護航。

（作者單位：遼寧省沙地治理與利用研究所）