油氣田企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略研究

［摘 要］新時代下國家部委對檔案管理的新要求，不僅推動了技術(shù)革新，也促進了管理變革。文章通過借鑒油氣行業(yè)主營業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型經(jīng)驗，探索油氣田企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型途徑，引入云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等先進技術(shù)，推動檔案庫房智能化建設(shè)，實現(xiàn)檔案庫房設(shè)備規(guī)范化、庫房標(biāo)準(zhǔn)化、管理智能化。通過數(shù)字孿生與檔案管理相結(jié)合，構(gòu)建數(shù)字檔案資源平臺，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、資源數(shù)字化、應(yīng)用智能化，有力支撐專業(yè)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)應(yīng)用開發(fā)，推動檔案科技的持續(xù)發(fā)展與檔案館服務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。技術(shù)革新必將伴隨企業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變和組織構(gòu)架的調(diào)整，形成“集中區(qū)域中心”的集約化管理新模式。

［關(guān)鍵詞］檔案數(shù)字化；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；智能庫房；檔案資源平臺；區(qū)域中心

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.19.046

［中圖分類號］TP391 ［文獻標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）19-0150-05

0 " " 引 言

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是未來油氣行業(yè)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵，將極大提高行業(yè)敏捷性和戰(zhàn)略決策能力，產(chǎn)生新的業(yè)務(wù)模式。國際上各大石油公司紛紛將數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為未來發(fā)展的戰(zhàn)略方向之一，引領(lǐng)行業(yè)實現(xiàn)顛覆性的技術(shù)創(chuàng)新，重塑行業(yè)格局[1]。國內(nèi)各大油氣田企業(yè)信息化建設(shè)也將數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能化發(fā)展列為當(dāng)前和今后的重點探索方向。中國石油“十三五”期間信息化建設(shè)實現(xiàn)了從集成向共享邁進[2]，“十四五”末將初步建成“數(shù)字中國石油”，構(gòu)建起物理中國石油與數(shù)字孿生體融合交互的閉環(huán)系統(tǒng)[3-4]。中國油堅持“業(yè)務(wù)驅(qū)動、IT引領(lǐng)”的工作方針和“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理”的工作原則，搭建了“集成統(tǒng)一共享”的信息技術(shù)平臺[5]，在油氣勘探開發(fā)、天然氣與管道、煉油化工、專業(yè)服務(wù)、經(jīng)營管理領(lǐng)域積極開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型探索與實踐。當(dāng)前國內(nèi)外油氣田企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型主要集中在勘探、開發(fā)、管道、銷售4個主營業(yè)務(wù)方向。油氣勘探開發(fā)銷售全生命周期活動中將形成種類繁多、數(shù)量巨大的檔案資料，這些檔案資料承載著國家巨額的投資成本，是國家重要的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，匯集了幾代石油人的智慧和汗水，歷史價值豐厚。筆者結(jié)合油氣行業(yè)主營業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型經(jīng)驗，探討了油氣田企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型必要性和途徑。

1 " " 油氣田企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性與可行性

1.1 " 國家部委對檔案管理信息化數(shù)字化建設(shè)提出新要求

新《檔案法》要求，企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)，積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接；推進檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用[6]。

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，加快推進檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化。推進檔案館構(gòu)建系統(tǒng)完備、高效實用、安全可靠的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，提升檔案信息化能力；加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級；加強本區(qū)域檔案信息資源共享平臺建設(shè)，推進檔案信息資源跨層級跨部門共享利用[7]。

2023年全國檔案局長館長會議報告再次提出新要求，扎實推進檔案信息化強基工程和科技興檔工程，在加快檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型上下功夫[8]。因此，油氣田企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是新時代下國家部委對檔案管理的新要求。

1.2 " 油氣田企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)成效顯著，為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力支撐

中國石油檔案管理信息化工作始于“九五”期間。2011年，中國石油檔案管理系統(tǒng)正式推廣使用，實現(xiàn)了文檔采集、文檔索引、文檔檢索、文檔管理等功能一體化，標(biāo)志著石油企業(yè)檔案管理向信息化、科學(xué)化管理邁進了實質(zhì)性一步[9]。“十三五”期間，制定發(fā)布《歸檔電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》《歸檔電子文件格式規(guī)范》等9項企業(yè)級標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一了集團公司檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和工作流程[10]，構(gòu)建了具有石油特色的“工作規(guī)章—管理制度—業(yè)務(wù)規(guī)范—工作指南”四個層次管理制度體系。2020年竣工的中國石油數(shù)字檔案館，實現(xiàn)了電子公文、電子會計及電子合同在線集成歸檔。數(shù)字檔案館體量大、覆蓋范圍廣，為所屬企事業(yè)單位、各業(yè)務(wù)領(lǐng)域檔案資源集中管理和共享利用搭建了統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)數(shù)字檔案收集、整理、保存、利用等業(yè)務(wù)的流程優(yōu)化和在線管理，極大提高了檔案管理效率和利用效率，為檔案工作的集約化管理和大數(shù)據(jù)分析利用奠定了良好基礎(chǔ)[11]。

中國石化建設(shè)的數(shù)字檔案館，實現(xiàn)了合同管理系統(tǒng)和數(shù)字化工廠建設(shè)電子文件歸檔管理，將檔案的“四性檢測”功能嵌入前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，大幅優(yōu)化了工作流程。

中國海油數(shù)字檔案系統(tǒng)正在建設(shè)中，設(shè)計了包含電子檔案收集、管理、保存、利用、銷毀鑒定及處置、檔案統(tǒng)計管理、檔案檢索以及系統(tǒng)管理等功能，將實現(xiàn)與智能文傳系統(tǒng)、采辦系統(tǒng)、合同系統(tǒng)及財務(wù)等內(nèi)部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，打造中國海油檔案管理與利用平臺，提升檔案管理能力，將助推中國海油檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

1.3 " 油氣田企業(yè)圍繞油氣勘探開發(fā)業(yè)務(wù)的信息化數(shù)字化建設(shè)與核心檔案產(chǎn)生脈絡(luò)一致

隨著信息化的不斷發(fā)展，圍繞油氣勘探開發(fā)業(yè)務(wù)的信息化數(shù)字化建設(shè)取得了重要進展，在油氣勘探、開發(fā)、生產(chǎn)運行、科研支持、經(jīng)營管理等方面，建成了多個支撐油氣勘探開發(fā)跨專業(yè)、跨公司、跨部門的一體化協(xié)同工作信息平臺。以西南某油氣田為例，勘探方面建設(shè)的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫有物探數(shù)據(jù)庫、測井?dāng)?shù)據(jù)庫、處理解釋成果數(shù)據(jù)庫、勘探與生產(chǎn)技術(shù)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等；開發(fā)方面建設(shè)的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫有采油與地面工程數(shù)據(jù)庫、地面工程建設(shè)數(shù)據(jù)庫等；科技方面管理系統(tǒng)有科研管理系統(tǒng)、專利軟著申報系統(tǒng)等。而油氣田企業(yè)核心檔案資源有油氣勘探開發(fā)類、科學(xué)技術(shù)研究類、建設(shè)項目類，正分布于上述系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫中。

1.4 " 檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型與油氣勘探開發(fā)業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型相互融合，既是企業(yè)提質(zhì)增效高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇

油氣田企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型重點是圍繞油氣勘探開發(fā)業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，其核心是數(shù)據(jù)，工作重點是主動適應(yīng)實物資產(chǎn)管理到數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的變化，重構(gòu)現(xiàn)行業(yè)務(wù)管理體系，將管理模式由業(yè)務(wù)驅(qū)動轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)驅(qū)動，協(xié)同推進業(yè)務(wù)管理重構(gòu)、IT技術(shù)賦能雙輪驅(qū)動。檔案貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的各個環(huán)節(jié)，因此，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型必將與油氣勘探開發(fā)業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型相互融合、相互借力；其轉(zhuǎn)型重點依然是重構(gòu)現(xiàn)行業(yè)務(wù)管理體系和科技賦能，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程化、庫房管理智慧化、檔案資源數(shù)字化、應(yīng)用智能化、管控模式集約化。從而解決軟實力方面存在的工作人員力量分散、管理水平不均、運行管理成本高、平級單位檔案發(fā)展不均衡等問題；硬件方面可以解決檔案庫房分散管理、設(shè)備設(shè)施老舊、投資不足等問題。

2 " " 油氣田企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型途徑

油氣田企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)該是以檔案價值創(chuàng)新為目的，用數(shù)字技術(shù)驅(qū)動檔案業(yè)務(wù)變革，促進油氣田企業(yè)全方位高質(zhì)量發(fā)展。

2.1 " 構(gòu)建油氣田企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型實施方案

油氣田企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型實施方案應(yīng)該納入油氣田企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型總體方案中，并遵循其總體思路、基本原則、工作目標(biāo)、主要內(nèi)容等基本框架，借鑒已形成的相關(guān)經(jīng)驗和成果。依托企業(yè)信息基礎(chǔ)設(shè)施配套，比如云存儲、智能光環(huán)網(wǎng)、專業(yè)技術(shù)平臺、智能終端及邊緣計算、網(wǎng)絡(luò)安全防護等，借助專業(yè)領(lǐng)域引入的云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈、5G、北斗等先進技術(shù)[12]，推動檔案庫房智能化建設(shè)，圍繞無人、少人條件下智能庫房深度感知、操作步驟精準(zhǔn)可靠、周邊環(huán)境時時調(diào)控等能力提升，實現(xiàn)檔案庫房設(shè)備規(guī)范化、庫房標(biāo)準(zhǔn)化、管理智能化。數(shù)字孿生作為新時代的十大技術(shù)前沿之一，升級完善現(xiàn)有檔案系統(tǒng)（數(shù)字檔案館），著力打造數(shù)字檔案資源平臺，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、資源數(shù)字化、應(yīng)用智能化，將有力支撐專業(yè)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)應(yīng)用開發(fā)（見圖1）。

2.2 " 構(gòu)建智能一體化檔案庫房管理系統(tǒng)

智能一體化檔案庫房管理系統(tǒng)是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)境，是對檔案庫房內(nèi)所有設(shè)備進行一體化統(tǒng)一、科學(xué)、集中、可視化管理。設(shè)備包括：柜架系統(tǒng)（密集柜、

檔案柜架）、環(huán)境檢測系統(tǒng)（除濕加濕設(shè)備、溫度控制器、空氣質(zhì)量檢測器等）、安防系統(tǒng)（視頻監(jiān)控設(shè)備、出入門禁設(shè)備等）、消防系統(tǒng)（煙感探測器、溫感探測器、

聲光報警、七氟丙烷滅火裝置等）等。柜架系統(tǒng)優(yōu)選智能柜架，人員通過計算機或者架體顯示屏查詢檔案后，即可獲取檔案位置信息，大大提高了檔案管理效率，減輕了工作人員的管理壓力。環(huán)境檢測系統(tǒng)以數(shù)字、圖形和圖像等多種方式進行實時記錄、顯示、存儲監(jiān)測信息，當(dāng)監(jiān)控點位數(shù)據(jù)異常時可自動發(fā)出報警信號，提示人工干預(yù)操作。安防系統(tǒng)是在重要位置安裝紅外雙監(jiān)探測器，重要通道出入口、檔案庫房出入口、其他重要場所出入口等區(qū)域安裝人臉、指紋、磁卡等門禁系統(tǒng)。門禁系統(tǒng)具備目標(biāo)識別和授權(quán)功能，根據(jù)工作崗位不同設(shè)置出入權(quán)限，限制非授權(quán)人員出入，具備記錄出入人員身份和出入時間等功能。消防系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置自動滅火系統(tǒng)，并宜使用氣體滅火系統(tǒng)。氣體滅火系統(tǒng)的特點是無毒、不導(dǎo)電、滅火效能高、滅火后不造成二次污染。

借助物聯(lián)網(wǎng)、無線控制、智能終端等技術(shù)，有效整合檔案實體設(shè)備，同時根據(jù)用戶需求設(shè)定邏輯，實現(xiàn)檔案的準(zhǔn)確定位、自動存取，庫房溫濕度的智能采集調(diào)節(jié)、空氣質(zhì)量智能采集凈化、安全管理實時在線，有效地提升檔案管理數(shù)字化。智能一體化檔案庫房管理系統(tǒng)應(yīng)具有以下特征。

（1）日常巡檢功能。具備下發(fā)日常庫房巡檢工單、終端風(fēng)險提示、風(fēng)險隱患現(xiàn)場上報功能：操作步驟風(fēng)險提示功能可實現(xiàn)現(xiàn)場操作步步提示、步步確認，規(guī)范員工操作，讓工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)落到實處；風(fēng)險隱患現(xiàn)場上報可實現(xiàn)安全風(fēng)險實時上報，形成問題閉環(huán)管理，實現(xiàn)檔案庫房設(shè)備規(guī)范化、庫房標(biāo)準(zhǔn)化、管理智能化。

（2）數(shù)據(jù)比對功能。生產(chǎn)物聯(lián)網(wǎng)自動將實時數(shù)據(jù)接入平臺，通過終端能夠隨時隨地查看各類設(shè)備設(shè)施的實時數(shù)據(jù)，并可實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)與現(xiàn)場數(shù)據(jù)同步核對；同時能夠通過平臺的數(shù)據(jù)進行合理性判斷，異常情況可得到充分提示，提升操作的準(zhǔn)確性和安全性。

2.3 " 基于數(shù)字孿生模型構(gòu)建數(shù)字檔案資源平臺

總結(jié)油氣行業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型經(jīng)驗，按照“兩化融合”理念，從檔案產(chǎn)生、收集、整理、保存、利用、鑒定、銷毀等工作流程出發(fā)，面向檔案人員、科研人員、管理人員人群，以企業(yè)云環(huán)境、物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，通過數(shù)據(jù)集成、基礎(chǔ)技術(shù)環(huán)境、工作流程、綜合展示和前端應(yīng)用的搭建，設(shè)計了基于數(shù)字孿生模型構(gòu)建數(shù)字檔案資源平臺技術(shù)架構(gòu)（見圖2）。檔案館數(shù)據(jù)孿生模型是基于實物檔案庫房，利用數(shù)據(jù)驅(qū)動和IT技術(shù)賦能，集成現(xiàn)有的各類統(tǒng)建與自建系統(tǒng)數(shù)據(jù)，建設(shè)的數(shù)字檔案資源平臺核心模塊，實現(xiàn)了物理資產(chǎn)的數(shù)字化、模型化。業(yè)務(wù)工作流程是重構(gòu)的業(yè)務(wù)管理模式，業(yè)務(wù)、人員、流程相互融合，一體化管理功能。通過與業(yè)務(wù)流程管理的深入融合，以流程化的手段調(diào)動各級部門進行實時業(yè)務(wù)協(xié)同，強化從產(chǎn)生、收集、整理、保存、利用、鑒定，到銷毀的一體化管理模式，實現(xiàn)全領(lǐng)域業(yè)務(wù)流程化管理；將生產(chǎn)業(yè)務(wù)、崗位、數(shù)據(jù)和應(yīng)用、規(guī)范流程融為一體，以數(shù)據(jù)孿生模型為核心，打造檔案業(yè)務(wù)智能化生產(chǎn)管理新模式。智能化應(yīng)用指以連續(xù)數(shù)據(jù)流驅(qū)動專業(yè)模型形成前后聯(lián)動的工作鏈，并向不同業(yè)務(wù)層級管理者提供決策建議及遠程操作指令，為檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供支撐。

2.4 " 重構(gòu)以流程為核心的安全集中管控模式

技術(shù)革新與管理模式的變革息息相關(guān)，從檔案產(chǎn)生、收集、整理、保存、利用、鑒定、銷毀等工作環(huán)節(jié)出發(fā)，整合現(xiàn)有分散的人力、物力資源，通過把標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范植入智能一體化檔案庫房管理系統(tǒng)操作步驟，強制員工依規(guī)執(zhí)行；利用物聯(lián)網(wǎng)提升對設(shè)備設(shè)施的感知及對操作行為的自動實時留痕，強制員工合規(guī)操作；利用大數(shù)據(jù)實時分析、全過程在線監(jiān)控、系統(tǒng)自動預(yù)警提升檔案庫房風(fēng)險全要素強制受控能力，構(gòu)建檔案庫房管理“人防+物防+技防”風(fēng)險全要素強制受控新模

式。基于數(shù)字孿生模型構(gòu)建數(shù)字檔案資源平臺，實現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理，形成區(qū)域型檔案中心，建立檔案“業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)流程化、流程信息化”新模式，操作模式由“單兵作戰(zhàn)”向“集中協(xié)同”轉(zhuǎn)變，管理組織模式

由“分散多館”向“集中區(qū)域中心”轉(zhuǎn)變，構(gòu)建以流程為核心的集中管控模式，助力油氣傳統(tǒng)行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級提質(zhì)增效。

3 " " 應(yīng)用成效

基于數(shù)字孿生模型構(gòu)建數(shù)字檔案資源平臺的使用和區(qū)域檔案中心的建設(shè)，使檔案管理在人、財、物等方面得到明顯提升。在業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面，一是管理層面落實保障體系，配合數(shù)字檔案資源平臺的推廣使用，形成系統(tǒng)的、規(guī)范的數(shù)據(jù)加載、審核、利用標(biāo)準(zhǔn)制度，和信息的流轉(zhuǎn)機制，明確各單位工作職責(zé)、管理權(quán)限、責(zé)任分工、具體要求等管理制度；二是技術(shù)層面提供支撐，依托數(shù)字檔案資源平臺和智能一體化檔案庫房管理系統(tǒng)，實現(xiàn)所有檔案資源和庫房數(shù)據(jù)集中監(jiān)視，形成全方位監(jiān)控管理平臺，打破獨立管理的傳統(tǒng)檔案管理模式。在資金投入方面，分散型管理模式必然導(dǎo)致資金分散，集中型管理模式可能最大限度地利用資金解決問題。在人才隊伍建設(shè)方面，區(qū)域檔案中心的組織架構(gòu)模式將分散的人員組織起來，實施人力資源集約化管理，建立了具備檔案專業(yè)、油氣勘探開發(fā)專業(yè)、信息專業(yè)、史志編研專業(yè)等齊備、精干、高效的扁平化組織機構(gòu)和精誠合作的數(shù)字化人才團隊，提高人力資源配置優(yōu)勢與企業(yè)的生產(chǎn)力和競爭力，同時減少管理層級、提高勞動效率，實現(xiàn)檔案集約化、扁平化管理。在服務(wù)意識轉(zhuǎn)變方面，長期以來，檔案處于油氣行業(yè)業(yè)務(wù)中較為邊緣位置，部分員工思維框架束縛，不能突破創(chuàng)新；變革后，形成檔案專業(yè)化隊伍，競爭力明顯增強，員工隊伍思想轉(zhuǎn)變明顯，主動思考、積極學(xué)習(xí)。

4 " " 結(jié)束語

傳統(tǒng)的檔案管理方式已不再適應(yīng)和滿足檔案信息化發(fā)展和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求，飛速發(fā)展的數(shù)字技術(shù)已然成為各行各業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的必備手段。推動檔案庫房的智能化管理和著力打造檔案全生命周期的資源平臺，是有力支撐檔案科技的持續(xù)發(fā)展與檔案館服務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。

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