事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷現(xiàn)存問題及優(yōu)化措施探討

摘要：事業(yè)單位資金管理是財(cái)務(wù)管理核心工作之一，而財(cái)務(wù)報(bào)銷工作又在其中占據(jù)重要位置。近些年，審計(jì)問題突出，是在以查閱財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)為起點(diǎn)、從費(fèi)用報(bào)銷入手、逐步擴(kuò)大到財(cái)務(wù)管理方方面面的過程中發(fā)現(xiàn)的。以事業(yè)單位日常財(cái)務(wù)報(bào)銷為切入點(diǎn)，通過梳理事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷模式和流程，發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷工作中的現(xiàn)存問題，并探討優(yōu)化措施，以提升財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作質(zhì)量，提高財(cái)務(wù)工作效率，降低差錯率，規(guī)避審計(jì)風(fēng)險和廉政風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；財(cái)務(wù)管理；財(cái)務(wù)報(bào)銷

0" 引言

財(cái)務(wù)報(bào)銷是財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作中相對重要的一環(huán)，是預(yù)算執(zhí)行最直接的體現(xiàn)，也是組成財(cái)務(wù)報(bào)表的基礎(chǔ)元素。無論是大中型企業(yè)集團(tuán)還是小微企業(yè)，無論是行政單位還是事業(yè)單位，財(cái)務(wù)報(bào)銷都是財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作中數(shù)量多、業(yè)務(wù)煩瑣、耗費(fèi)人力較大的一項(xiàng)工作。財(cái)務(wù)信息化雖然可以減輕財(cái)務(wù)人員的部分工作壓力，減少手工錄入憑單工作量，但是選擇適用的規(guī)章制度是信息系統(tǒng)無法自動識別和匹配的，需要依靠財(cái)務(wù)人員的職業(yè)判斷和經(jīng)驗(yàn)才能完成。這要求財(cái)務(wù)人員必須儲備大量的制度和政策依據(jù)等相關(guān)知識，在審核單據(jù)時能立即判斷出適用的制度和政策遵循。審計(jì)、監(jiān)督檢查等工作也往往從報(bào)銷憑證入手，檢查是否存在違規(guī)報(bào)銷、違反“八項(xiàng)規(guī)定”、違反廉潔自律準(zhǔn)則等行為。現(xiàn)階段，事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷還存在制度建設(shè)不完善、財(cái)務(wù)信息化基礎(chǔ)薄弱、報(bào)銷審批程序環(huán)節(jié)煩瑣、報(bào)銷口徑不統(tǒng)一等問題，亟待盡快解決。

1" 事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷模式

事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷是事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員在預(yù)算控制數(shù)內(nèi)，對單位工作人員在業(yè)務(wù)活動中所發(fā)生的費(fèi)用支出，根據(jù)國家和單位內(nèi)部相關(guān)政策依據(jù)進(jìn)行審核、報(bào)銷的一項(xiàng)活動，包括預(yù)算下達(dá)、填制報(bào)銷單據(jù)、單據(jù)審批、報(bào)銷入賬等環(huán)節(jié)。

1.1" 預(yù)算下達(dá)

一是以單位整體預(yù)算為依據(jù)，將整體預(yù)算分解下達(dá)到各報(bào)銷部門，作為部門內(nèi)部預(yù)算。可以按照預(yù)算支出經(jīng)濟(jì)分類科目細(xì)化預(yù)算，選擇總額控制或細(xì)化科目控制。根據(jù)部門職能和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，參考部門以往成本數(shù)據(jù)下達(dá)預(yù)算額度。例如，經(jīng)常發(fā)生赴外埠辦理業(yè)務(wù)的部門，差旅費(fèi)科目預(yù)算應(yīng)占比重較大；經(jīng)常召開會議的部門，會議費(fèi)科目預(yù)算應(yīng)占比重較大；經(jīng)常舉辦培訓(xùn)活動的部門，培訓(xùn)費(fèi)科目預(yù)算應(yīng)占比重較大。二是要求各報(bào)銷部門上報(bào)預(yù)算，將上報(bào)的預(yù)算匯總，再與單位整體預(yù)算核對一致后下達(dá)至各部門，作為部門內(nèi)部預(yù)算。費(fèi)用報(bào)銷以部門預(yù)算為上限，原則上不得超預(yù)算，如遇特殊情況調(diào)整預(yù)算，需要按照預(yù)算調(diào)整審批程序辦理。

1.2" 填制報(bào)銷單據(jù)

按照報(bào)銷費(fèi)用類別填制與之對應(yīng)的報(bào)銷單據(jù)。例如，報(bào)銷差旅費(fèi)，需要填制《差旅費(fèi)報(bào)銷單》；報(bào)銷市內(nèi)交通費(fèi)、郵寄費(fèi)、零星采購辦公用品等費(fèi)用支出，需要填制《現(xiàn)金支出單》；對公付款，需要填制《付款申請單》。以差旅費(fèi)報(bào)銷為例：

（1）收集、整理原始票據(jù)和其他需要提供的資料。原始票據(jù)包括標(biāo)注有政府采購機(jī)票查驗(yàn)號碼的航空運(yùn)輸電子客票行程單、火車票、長途汽車票、船票、住宿費(fèi)發(fā)票及交通退票、改簽票據(jù)和托運(yùn)費(fèi)票據(jù)等。其他需要提供的資料包括出差審批單、公務(wù)卡（銀行卡）刷卡憑證等，購買非政府采購飛機(jī)票的，需要提供與政府采購機(jī)票比價的截圖信息及情況說明等資料。

（2）填制報(bào)銷單。在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)或紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)上填制報(bào)銷單。根據(jù)出差業(yè)務(wù)實(shí)際情況填寫出發(fā)到達(dá)日期、出發(fā)到達(dá)地點(diǎn)、交通工具類型，依據(jù)原始票據(jù)金額填寫報(bào)銷費(fèi)用明細(xì)，包括城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)和其他費(fèi)用。市內(nèi)交通費(fèi)和伙食補(bǔ)助費(fèi)按照標(biāo)準(zhǔn)乘以出差自然天數(shù)計(jì)算填列，或者由信息系統(tǒng)自動生成報(bào)銷金額。

1.3" 單據(jù)審批

報(bào)銷人填制報(bào)銷單據(jù)后，按照資金審批流程進(jìn)入審批環(huán)節(jié)，審批人依據(jù)制度規(guī)定的權(quán)限實(shí)施審批。一般審批流程為：經(jīng)辦人填制單據(jù)后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，傳遞到財(cái)務(wù)管理部審核。如果該筆報(bào)銷單據(jù)的報(bào)銷金額超過資金審批權(quán)限，或者該筆報(bào)銷單據(jù)是部門負(fù)責(zé)人本人的報(bào)銷單據(jù)，還需要上報(bào)上一級領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。遇到特殊事項(xiàng)或金額達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，最終需要單位負(fù)責(zé)人簽字審批。達(dá)到“三重一大”規(guī)定的事項(xiàng)和金額標(biāo)準(zhǔn)，需要上報(bào)辦公會或黨委會集體決議。例如，部門報(bào)銷差旅費(fèi)，需要報(bào)銷人填制差旅費(fèi)報(bào)銷單據(jù)后上報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批簽字，部門負(fù)責(zé)人對該出差事項(xiàng)的真實(shí)性和出差行程的真實(shí)性負(fù)責(zé)。國家撥款科研項(xiàng)目和單位內(nèi)部科研項(xiàng)目資金需經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批簽字。上述流程執(zhí)行完畢后，需要交給財(cái)務(wù)人員審批。財(cái)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)依據(jù)適用的制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷單據(jù)的完整性、原始票據(jù)的合規(guī)性及報(bào)銷金額、適用標(biāo)準(zhǔn)的正確性。

1.4" 報(bào)銷入賬

經(jīng)過審批無誤的報(bào)銷單據(jù)最終傳遞到出納人員，由出納人員按照資金審批權(quán)限核對審核簽字是否齊全。簽字不齊全的，退回報(bào)銷人補(bǔ)全簽字手續(xù)。審批無誤、手續(xù)齊全的單據(jù)由出納人員按照金額付款。大部分事業(yè)單位利用信息化系統(tǒng)，通過云支付網(wǎng)絡(luò)付款，付款效率和正確率得到大幅度提升。付款后，通過與銀行系統(tǒng)對接，可實(shí)時查詢付款狀態(tài)。系統(tǒng)提示付款未成功的，由出納人員聯(lián)系報(bào)銷人核對公對公付款的收款單位名稱、賬號和開戶行等信息是否正確。對于個人支付報(bào)銷費(fèi)用，出納人員需要核對領(lǐng)款人姓名、收款銀行卡賬號等信息是否正確。系統(tǒng)提示付款成功的，由出納人員打印銀行回單，并與報(bào)銷單據(jù)匹配后傳遞給會計(jì)人員。會計(jì)人員在賬務(wù)系統(tǒng)中錄入記賬憑證，或者通過財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)自動生成記賬憑證。

2" 事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷存在的問題

2.1" 相關(guān)政策依據(jù)數(shù)量繁多，修訂更新不及時

隨著國家對事業(yè)單位的監(jiān)管力度不斷增強(qiáng)、審計(jì)力度不斷加大，新的財(cái)務(wù)管理制度也不斷推陳出新，涉及財(cái)務(wù)報(bào)銷的國家層面、部委層面及單位層面的政策和依據(jù)數(shù)量繁多。有些國家層面的制度制定時間較早，逐漸不能適用現(xiàn)代管理模式，修訂和完善不及時，造成制度制定和執(zhí)行“兩張皮”。由于國家制度修訂不及時，事業(yè)單位制度無法跟進(jìn)修訂，就會出現(xiàn)實(shí)務(wù)中已經(jīng)不適用，制度上還未改變的情況，往往導(dǎo)致報(bào)銷工作不合理。審計(jì)人員往往也會關(guān)注事業(yè)單位制定的制度未有效執(zhí)行而將該情況予以披露，進(jìn)而形成審計(jì)風(fēng)險。

2.2" 財(cái)務(wù)信息化管理薄弱，手工處理業(yè)務(wù)較多

事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化起步較晚。由于單位規(guī)模不同，大中型事業(yè)單位已經(jīng)建立并逐步完善財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)，小型事業(yè)單位的財(cái)務(wù)報(bào)銷工作還停留在審核紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)和手工錄入財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)上。部分事業(yè)單位雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，但信息化水平普遍不高，大量報(bào)銷工作仍然依靠審核紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)，審核流程為線下手工審核，審核人員需要在紙質(zhì)單據(jù)上手工簽字審批，只在生成憑證的環(huán)節(jié)采用了信息化手段，通過財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)自動生成記賬憑證。

2.3" 財(cái)務(wù)人員職業(yè)判斷不統(tǒng)一，報(bào)銷口徑存在差異

事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員普遍存在年齡偏大、學(xué)歷層次不高、業(yè)務(wù)水平良莠不齊的情況。特別是由于單位性質(zhì)不同，事業(yè)單位分為科研事業(yè)單位和非科研事業(yè)單位。有些非科研事業(yè)單位資金來源較復(fù)雜，不但有自有資金，也有中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金。不同性質(zhì)的事業(yè)單位及不同來源的資金適用的報(bào)銷制度各不相同。財(cái)務(wù)人員對政策的學(xué)習(xí)和把握程度有偏差，對同一報(bào)銷事項(xiàng)的制度理解不統(tǒng)一，職業(yè)判斷存在差異，導(dǎo)致報(bào)銷口徑也存在差異。例如，在報(bào)銷差旅費(fèi)時，報(bào)銷人未取得住宿費(fèi)發(fā)票，不同的財(cái)務(wù)人員會有不同的處理方式，最終報(bào)銷的金額也不同。這往往造成報(bào)銷人和財(cái)務(wù)人員之間產(chǎn)生矛盾。審計(jì)人員也會關(guān)注報(bào)銷口徑不統(tǒng)一而出現(xiàn)的錯誤，造成審計(jì)風(fēng)險。

2.4" 財(cái)務(wù)報(bào)銷審批手續(xù)煩瑣、復(fù)雜，報(bào)銷流程較長

事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)組成多樣，包括財(cái)政撥款、科技部專項(xiàng)資金、單位內(nèi)部自有資金和單位內(nèi)部立項(xiàng)的科研項(xiàng)目資金等。不同性質(zhì)的資金審批流程不同：財(cái)政撥款、科技部專項(xiàng)資金和單位內(nèi)部立項(xiàng)的科研項(xiàng)目資金采取“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制”，報(bào)銷單據(jù)由項(xiàng)目責(zé)任人審批；單位內(nèi)部自有資金以各部門為報(bào)銷單元的，報(bào)銷單據(jù)由部門負(fù)責(zé)人審批。單筆支出超過一定數(shù)額或部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人本人的報(bào)銷單據(jù)，還需要找上一級領(lǐng)導(dǎo)審批；特殊事項(xiàng)或金額達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，需要單位負(fù)責(zé)人簽字審批；涉及“三重一大”事項(xiàng)的，需要集體決策。有些事項(xiàng)在項(xiàng)目立項(xiàng)或貨物采購環(huán)節(jié)已經(jīng)上會決議，在支付資金時還要層層審批，往往造成一事重復(fù)審批，審批流程漫長、效率低下。事業(yè)單位負(fù)責(zé)人往往承擔(dān)多元化工作，有的既是單位負(fù)責(zé)人，又是學(xué)科帶頭人、首席專家等，日常工作繁忙。報(bào)銷人要找齊部門負(fù)責(zé)人和單位負(fù)責(zé)人簽字，有時非常困難，“報(bào)銷繁”“周期長”問題亟待解決［1］。

3" 事業(yè)單位解決財(cái)務(wù)報(bào)銷現(xiàn)存問題的主要途徑

3.1" 制修訂和完善報(bào)銷制度，夯實(shí)財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)

制修訂和完善內(nèi)部報(bào)銷制度是夯實(shí)財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)工作之一。在制定制度前，事業(yè)單位要學(xué)習(xí)和把握國家政策和制度，定期對常用的報(bào)銷制度進(jìn)行梳理，在充分調(diào)研和分析實(shí)際情況下開展工作。在修訂和完善制度前，事業(yè)單位要對照檢查國家政策和制度是否有更新或廢止，追蹤制度實(shí)際執(zhí)行情況，當(dāng)有更新、廢止或不能適用實(shí)際情況時，修訂和完善自身內(nèi)部報(bào)銷制度。例如，中央級事業(yè)單位適用的《中央和國家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)管理辦法》，后續(xù)有《中央和國家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)管理辦法有關(guān)問題的解答》《財(cái)政部關(guān)于調(diào)整中央和國家機(jī)關(guān)差旅住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)問題的通知》等文件跟進(jìn)，需要事業(yè)單位根據(jù)國家制度變化，及時調(diào)整和修訂內(nèi)部報(bào)銷制度。事業(yè)單位要合理設(shè)置內(nèi)部報(bào)銷審批制度，將報(bào)銷審批流程制度化、合理化。事業(yè)單位在制修訂并完善報(bào)銷制度時，要確保制度既規(guī)范制定又切合執(zhí)行，避免制定和執(zhí)行“脫軌”。

3.2" 加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)，提升財(cái)務(wù)報(bào)銷水平

隨著財(cái)務(wù)管理模式不斷精細(xì)、管理方式不斷優(yōu)化，財(cái)務(wù)人員迫切需要向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)型，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，朝著多元化方向發(fā)展。數(shù)智化時代除了要求財(cái)務(wù)人員不斷完善財(cái)務(wù)管理方面的知識，還要熟練掌握信息化手段，并將其更加靈活地應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域。財(cái)務(wù)人員在不斷學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)理論知識的同時，還應(yīng)及時更新現(xiàn)代化管理理念，勇于放棄傳統(tǒng)報(bào)銷方式，敢于接受先進(jìn)的報(bào)銷方式。此外，事業(yè)單位還要做好針對財(cái)務(wù)人員的財(cái)務(wù)報(bào)銷政策宣傳工作，定期對報(bào)銷人員進(jìn)行培訓(xùn)等。事業(yè)單位可通過組織學(xué)習(xí)研讀報(bào)銷政策、制定制度以統(tǒng)一報(bào)銷口徑、提升報(bào)銷服務(wù)滿意度等措施推進(jìn)財(cái)務(wù)報(bào)銷工作邁向新臺階。

3.3" 加快信息化進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷無紙化

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，云計(jì)算、云存儲［2］等信息技術(shù)為財(cái)務(wù)信息化發(fā)展提供了可靠的支持。近些年，我國電子發(fā)票經(jīng)歷了從試點(diǎn)到廣泛應(yīng)用的過程，為無紙化報(bào)銷提供了可行性經(jīng)驗(yàn)。事業(yè)單位應(yīng)快速加入信息化大潮，推動無紙化報(bào)銷［3］進(jìn)程。事業(yè)單位將財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與OA（辦公自動化）系統(tǒng)對接，可以獲取出差人員相關(guān)信息，直接傳送到財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的差旅費(fèi)報(bào)銷單中；將城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)等電子發(fā)票直接導(dǎo)入，從電子發(fā)票中提取報(bào)銷信息，自動填入報(bào)銷憑單，并將報(bào)銷憑單以電子檔案的形式進(jìn)行存儲和傳遞；利用手機(jī)等移動平臺，嵌入審批流程，實(shí)現(xiàn)全程線上審批，審批無誤的單據(jù)報(bào)銷后自動生成憑單。全流程自動化減少了人為干預(yù)報(bào)銷的可能性，降低了差錯率，簡化了報(bào)銷審批流程，提高了報(bào)銷工作效率。電子發(fā)票在導(dǎo)入系統(tǒng)的同時，可對發(fā)票的真?zhèn)渭皥?bào)銷次數(shù)進(jìn)行自動校驗(yàn)，有效規(guī)避了報(bào)銷紙質(zhì)單據(jù)時因多次打印電子發(fā)票而出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷的情況，確保了會計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.4" 區(qū)分好單位性質(zhì)，適用不同報(bào)銷規(guī)定

為了促進(jìn)國家科技事業(yè)發(fā)展、激發(fā)科學(xué)工作者的創(chuàng)新創(chuàng)造活力，國家針對科研事業(yè)單位使用中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金出臺了一系列“放管服”政策。在報(bào)銷時，既要根據(jù)單位性質(zhì)判斷其屬于科研事業(yè)單位還是非科研事業(yè)單位，又要根據(jù)資金來源判斷其是否使用了中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金，即不同的事業(yè)單位適用不同的報(bào)銷規(guī)定。科研事業(yè)單位按照“精簡高效、厲行節(jié)約”的原則，根據(jù)教學(xué)、科研、管理等工作實(shí)際需要，在合理調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，確定教學(xué)科研人員乘坐交通工具的等級和住宿標(biāo)準(zhǔn)，制定適用的差旅費(fèi)管理辦法。與非科研事業(yè)單位不同的是，科研事業(yè)單位的出差人員對于難以取得住宿費(fèi)發(fā)票的，在確保出差業(yè)務(wù)真實(shí)性的前提下，可以報(bào)銷城市間交通費(fèi)，并按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷伙食補(bǔ)助費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)。非科研事業(yè)單位出差人員則不同，實(shí)際發(fā)生住宿費(fèi)而無住宿費(fèi)發(fā)票的，不得報(bào)銷住宿費(fèi)、城市間交通費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)。科研事業(yè)單位舉辦的學(xué)術(shù)會議、研討會、評審會、座談會、答辯會等業(yè)務(wù)性會議，會議的次數(shù)、天數(shù)、人數(shù)及會議費(fèi)開支范圍、標(biāo)準(zhǔn)等可以按照實(shí)際需要本著節(jié)約的原則確定。因工作需要，科研事業(yè)單位邀請國內(nèi)外專家、學(xué)者和有關(guān)參會人員，可以在會議費(fèi)科目報(bào)銷上述人員的城市間交通費(fèi)、國際旅費(fèi)。與科研事業(yè)單位不同，非科研事業(yè)單位舉辦會議的，參加會議代表發(fā)生的城市間交通費(fèi)，需回其所在單位報(bào)銷。

4" 結(jié)語

隨著國家對財(cái)會監(jiān)督力度的加強(qiáng)，以及審計(jì)、財(cái)經(jīng)紀(jì)律檢查等工作的廣泛開展，財(cái)務(wù)報(bào)銷等基礎(chǔ)工作也越來越受到單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員的重視。新型監(jiān)管體制的建立，對財(cái)務(wù)報(bào)銷基礎(chǔ)工作提出了越來越高的要求。財(cái)務(wù)管理的智能化轉(zhuǎn)型為報(bào)銷工作創(chuàng)新提供了廣闊的空間。財(cái)務(wù)報(bào)銷數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，最能反映業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，也是業(yè)財(cái)融合最好的數(shù)據(jù)媒介，在財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間發(fā)揮橋梁紐帶作用。財(cái)務(wù)報(bào)銷工作將不再是枯燥乏味的煩瑣勞動，而是通過智能化系統(tǒng)從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中分離出數(shù)據(jù)資源，再對這些數(shù)據(jù)資源進(jìn)行加工，創(chuàng)造出更高價值的過程。

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收稿日期：2024-01-17

作者簡介：

王穎，女，1981年，本科，高級會計(jì)師，主要研究方向：事業(yè)單位預(yù)算管理、財(cái)務(wù)信息化、財(cái)務(wù)管理。