淺議新形勢下電子檔案管理及檔案信息安全建設策略

摘 要：文章圍繞新形勢下電子檔案管理及檔案信息安全建設，深入分析了電子檔案管理的重要性、當前狀況、存在的問題及其原因。同時，針對電子檔案面臨的網絡安全威脅、法規政策的不完善以及技術挑戰等安全風險展開了探討。在此基礎上，文章提出了新形勢下電子檔案管理的策略，包括技術創新應用、法規和標準的建設、人員培訓和意識提升。此外，針對檔案信息安全，提出了安全技術措施、安全管理體系和數據恢復與災難恢復計劃。這些策略的實施，有助于提高電子檔案管理的效率和安全性，有效應對信息環境的復雜性。

關鍵詞：新形勢背景下；電子檔案管理；檔案信息安全；建設策略

在數字化時代背景下，電子檔案管理的重要性愈發凸顯，成為信息管理和檔案工作的關鍵環節。隨著互聯網和信息技術的迅猛發展，電子檔案不僅承載了大量的歷史、文化和科學數據，還在企業運營以及保障國家安全、社會管理中起著不可或缺的作用。然而，新形勢下的技術變革和網絡環境的復雜性給電子檔案管理和信息安全帶來了前所未有的挑戰。本文從電子檔案管理的重要性出發，深入分析其管理現狀、存在的問題及其原因，并針對新形勢下電子檔案面臨的安全風險，提出切實可行的管理策略和安全建設方案。通過對電子檔案管理和信息安全建設策略的探討，旨在為適應新時代的檔案管理提供理論參考和實踐指導。

一、電子檔案管理的重要性

在信息化社會，電子檔案管理扮演著至關重要的角色。隨著電子行政管理系統和數字化企業的發展，大量的信息記錄、業務數據及歷史資料被電子化，形成電子檔案。這些檔案不僅是信息資源的重要組成部分，還是企業決策和社會研究的寶貴資產。高效的電子檔案管理可以顯著提升信息檢索的速度和準確性，優化資源分配，降低管理成本。同時，隨著網絡空間安全問題的日益突出，電子檔案的安全管理更顯重要，不僅關系到個人隱私和企業秘密的保護，還涉及國家安全和社會穩定。因此，加強電子檔案的管理，確保其安全、有效地被利用和保存，已經成為現代信息管理的一項重要任務和挑戰。

二、電子檔案管理的現狀分析

1.電子檔案的特點與分類

電子檔案作為一種新型的檔案形式，最顯著的特點是信息數字化和網絡化。與傳統紙質檔案相比，電子檔案具有易于存儲和快速檢索的優勢，能夠支持復雜的數據結構和豐富的媒體類型。此外，電子檔案的傳輸效率高，可以實現遠程訪問和共享，極大地提高了檔案的利用率。就分類而言，電子檔案可以分為文本檔案、圖像檔案、音視頻檔案、數據庫檔案等。這些檔案涵蓋了企業文件、企業記錄、科研數據等多個領域，形式多樣化、內容豐富化。然而，電子檔案的易損性和格式多樣性也帶來了保存和管理上的挑戰，如何保證長期保存和確保兼容性是電子檔案管理需面對的重要問題。

2.當前電子檔案管理的主要模式

目前，電子檔案管理主要依賴于電子檔案管理系統和相關技術支持。這些系統通常包括檔案的數字化處理、分類編目、索引建立、存儲管理以及訪問控制等功能。在實踐中，多數機構采用集中式的管理模式，即通過集中的數據庫系統存儲和管理所有電子檔案，以便于集中維護和統一管理。此外，云存儲技術的應用使得電子檔案管理更為靈活和高效，支持了大數據環境下的大規模存儲需求。然而，現行的管理模式在應對日益增長的數據量、多樣化的管理需求以及安全保護方面仍面臨諸多挑戰。不同機構間的檔案互操作性差、系統安全防護不足、管理人員專業素養不均等，成為當前電子檔案管理亟待解決的關鍵問題。

3.存在的主要問題及其原因分析

電子檔案管理面臨的主要問題包括技術更新迅速導致的兼容性問題、檔案安全性和隱私保護的挑戰以及管理人員專業素質不足等。首先，隨著信息技術的快速發展，新的存儲格式和通信協議不斷涌現，使得舊的電子檔案面臨兼容性問題，甚至有丟失和損壞的風險；其次，網絡攻擊和泄露數據事件頻發，對電子檔案的安全性和保護提出了更高要求。不僅要防止外部的非法入侵，還需防范內部人員的濫用和誤操作；最后，電子檔案管理涉及內容多，要求管理人員具備相應的技術能力和專業知識。但是，目前許多機構在這方面的投入不足，導致管理人員的專業素質和技術水平與檔案管理的要求存在差距。這些問題的存在，對電子檔案的長期保存、有效利用和安全管理構成了嚴峻挑戰。

三、新形勢下電子檔案的安全風險

1.網絡安全威脅

在當前的網絡環境下，電子檔案面臨著多種網絡安全威脅。首先，黑客攻擊是主要威脅之一。包括病毒、木馬、網絡釣魚等多種形式，這些攻擊可能導致電子檔案被泄露、破壞或丟失；其次，內部安全威脅也不容忽視。員工的誤操作或惡意行為可能導致數據的損壞或被泄露。此外，隨著技術的發展，新型的網絡攻擊手段不斷涌現，如零日攻擊、高級持續威脅（APT）等，給電子檔案安全帶來更大挑戰。對抗這些網絡安全威脅，需要構建更為嚴密的安全防護體系，及時更新安全策略，提高安全防護能力。

2.法律法規與政策的不完善

電子檔案的管理和保護同樣受到法律法規和政策制定的影響。目前，許多國家和地區的相關法律法規尚不完善，對電子檔案的定義、管理、利用和保護等方面缺乏明確規定，導致在實際操作中出現法律適用的模糊地帶，給電子檔案管理帶來了難度。同時，缺乏統一的標準和規范也增加了不同機構間檔案管理和交換的難度。為了提高電子檔案的管理效率和安全性，需要加強法律法規建設，制定更加完善和詳細的管理規范和操作指南，為電子檔案的管理提供法律保障。

3.技術挑戰與人員素質要求

技術挑戰是電子檔案管理面臨的另一個重要問題。隨著新技術的不斷涌現，如人工智能、大數據以及云計算等，電子檔案的管理和利用方式也在不斷變化，要求管理系統能夠適應新技術，保持高效和安全。然而，許多現有的管理系統無法完全適應這些變化，需要不斷升級和改造。此外，隨著技術的發展，電子檔案管理也對人員的素質提出了更高要求，不僅需要掌握基本的信息技術知識，還要了解相關的法律法規和檔案管理原則。目前，許多機構在人才培養和技術更新方面的投入不足，成為提高電子檔案管理水平的瓶頸。因此，加強人員培訓和技術投入，對提高電子檔案管理的整體水平具有重要意義。

四、新形勢下的電子檔案管理策略

1.技術創新應用

在新形勢下，電子檔案管理策略需重點關注技術創新的應用，以提升管理效率和安全性。首先，人工智能（AI）技術，特別是自然語言處理（NLP）在檔案的分類、檢索和分析過程中發揮關鍵作用。AI的高效數據處理能力可以提高檔案信息處理的準確性和效率，通過自動提取關鍵信息，優化檔案分類和索引；其次，區塊鏈技術通過其不可篡改和去中心化特性，在確保電子檔案數據安全性和透明度方面具有顯著優勢。它能夠創建安全的檔案跟蹤系統，記錄檔案訪問和修改歷史，有效防止數據被篡改；再次，云計算技術為電子檔案的存儲和管理提供了靈活性和擴展性。云服務支持快速擴展存儲空間，并提供遠程訪問功能，使檔案信息能夠跨地域共享，從而大幅提高工作效率；最后，大數據分析技術能夠從海量電子檔案中提取有價值的信息，幫助機構發現趨勢和預測未來，為科學決策提供支持。

2.法律法規和標準建設

在新形勢下，加強電子檔案管理的法律法規和標準建設是確保檔案安全和有效管理的關鍵。首先，必須更新和完善與電子檔案管理相關的法律法規，包括對電子檔案的定義、分類、處理、存儲、保護、訪問和銷毀等方面制定明確的法律規范。例如，對于文件數據的處理，應符合數據保護法律法規，確保檔案管理活動的合法性和合規性；其次，建立健全國家和行業層面的標準，統一規定電子檔案的管理流程、技術規范、安全要求等。統一的標準不僅有助于提高檔案管理的效率和一致性，還對不同機構間的檔案互操作性和數據共享至關重要。例如，通過制定統一的元數據標準和交換格式，可以實現不同系統間的檔案數據無縫對接；最后，相關部門應發揮引導和監督作用，確保各項法規和標準得到有效實施，包括定期審查和評估電子檔案管理實踐，及時發現并糾正管理中的不足。通過建立健全法律法規體系和標準，為電子檔案的安全、高效管理提供堅實的法律和規范支持。

3.人員培訓和意識提升

在新形勢下，電子檔案管理策略的成功實施在很大程度上依賴于人員的培訓和意識提升。首先，系統的培訓計劃對于提升檔案管理人員的專業技能至關重要。包括對最新的檔案管理技術、信息安全知識以及相關法律法規的培訓。例如，通過定期組織專業培訓和研討會，管理人員可以及時了解和掌握人工智能、大數據分析等新興技術在檔案管理中的應用以及數據保護法律法規的最新變化；其次，加強全體員工的安全意識教育至關重要。不僅包括基本的信息安全培訓，如密碼管理、防范網絡釣魚等，還包括對電子檔案重要性和保護措施的宣傳。通過定期舉辦安全意識活動和培訓，可以提高員工對電子檔案安全性的認識，減少因操作不當導致的安全事件；最后，激發管理人員的創新精神和問題解決能力也非常重要。通過鼓勵探索新的管理方法、技術應用和改進措施，可以不斷優化檔案管理流程，提高管理效率和安全性。通過這些綜合措施，可以顯著提高電子檔案管理的專業水平和整體效能，從而更好地應對新形勢下的挑戰。

五、檔案信息安全建設策略

1.安全技術措施

在檔案信息安全建設中，實施有效的安全技術措施是關鍵。首先，加密技術的應用至關重要，包括加密存儲和傳輸中的電子檔案數據，以防止數據在傳輸過程中被截獲或在存儲時被非法訪問。其次，實施嚴格的訪問控制和身份驗證機制，確保只有授權用戶才能訪問敏感檔案。最后，應用入侵檢測系統和防火墻等網絡安全技術，以識別和阻止外部的惡意攻擊。同時，定期展開安全漏洞掃描和修補，保持系統的最新狀態，以應對新出現的安全威脅。為應對意外情況，建立數據備份和災難恢復計劃也是不可忽視的一環，確保在數據丟失或系統崩潰時能夠迅速恢復正常運營。通過這些技術措施的綜合應用，可以大幅提高電子檔案的信息安全性。

2.安全管理體系

建立和完善電子檔案的安全管理體系是確保信息安全的另一重要方面。首先，制定全面的安全管理政策和程序，明確安全責任、操作規范和應對流程。其次，強化內部管理，包括對員工開展安全意識培訓，建立嚴格的內部審計和監控機制，以防止內部數據被泄露和濫用。最后，應建立檔案安全風險評估機制，定期評估和審查電子檔案系統的安全風險，以便及時發現并解決潛在的安全問題。同時，與外部安全專家和機構合作，定期開展安全咨詢和審計，確保安全管理措施的有效性和先進性。在安全管理體系中還應包括法律合規性的考量，確保檔案管理遵循相關的法律法規要求，以免因法律風險導致的安全問題。

3.數據恢復與災難恢復計劃

在新形勢下的檔案信息安全建設策略中，制定和實施有效的數據恢復與災難恢復計劃是一個關鍵環節。這一策略的核心是確保在數據丟失、系統故障或其他安全事件發生時，電子檔案能夠迅速且安全地恢復，以保障信息的連續性和可用性。關鍵措施包括建立嚴格的數據備份策略，如定期備份數據并確保備份數據的安全存儲，采用加密技術并在多地存儲備份以防單點故障；詳細規劃災難恢復流程，包括明確數據恢復步驟、責任分配和緊急聯系方式，確保緊急情況下迅速響應；定期恢復演練，以測試和評估恢復流程的有效性，并據此調整優化計劃；投資必要的恢復技術與工具，并培訓關鍵人員，確保他們在緊急情況下能夠有效執行恢復計劃。這樣的策略可以顯著提升電子檔案系統在面對安全威脅時的韌性，確保關鍵信息的安全，維護機構的運營連續性。

六、結論

本文深入探討了新形勢下電子檔案管理的重要性、現狀及面臨的挑戰，并提出了針對性的管理策略和安全建設措施。在電子檔案管理方面，強調了技術創新的應用、法律法規和標準的建設以及人員培訓和意識提升的重要性。特別是在安全建設方面，提出了實施安全技術措施、建立健全安全管理體系和數據恢復與災難恢復計劃。通過這些策略的實施，可以有效提高電子檔案的管理效率和安全性，保障檔案信息的完整性和可用性。隨著技術的不斷發展和信息環境的日益復雜，電子檔案管理和信息安全將持續面臨新的挑戰。因此，持續的創新、合規與培訓，將是電子檔案管理工作開展和完善的關鍵。

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作者單位：陜煤集團神木紅柳林礦業有限公司

作者簡介：袁小梅（1985—），女，漢族，陜西神木人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。