大數據時代背景下事業單位檔案編研工作研究

摘 要：在大數據時代背景下，優化事業單位檔案編研工作對提升檔案工作質量、效率和服務水平具有重要意義。文章從創新編研開發方式方法、確保數據安全和隱私保護、抓好人才培養與借腦引智及加強成果展示和宣傳等方面提出了優化路徑。通過實施這些策略，事業單位可以有效提高檔案編研工作的現代化水平，更好地利用檔案資源服務于決策支持、公共服務和文化傳承等方面。

關鍵詞：大數據時代；事業單位；檔案編研

數字信息技術在檔案編研中的應用及其重要性一直是檔案界關注的熱點議題。自20世紀90年代初信息技術嶄露頭角并逐步推廣開來，該議題便引起了檔案編研人員的廣泛注意，相關討論亦隨之升溫。隨著信息技術的發展，社會對信息的需求和利用方式發生了巨大變化，優化檔案編研工作能夠更好地適應這些變化，滿足信息時代的需求。改進編研方法，不僅可以提高檔案的檢索速度和利用效率，使檔案信息更快速地服務于單位內部管理和外部需求，還有助于打破信息孤島，實現檔案資源的共享，促進不同單位、不同行業之間的信息交流與合作。

一、大數據時代背景下事業單位檔案編研面臨的機遇

1.檔案數字化普及，增強編研工作系統性

深入理解和全面掌握檔案資料，無疑是檔案編研工作的基石。然而，傳統的檔案編研方式往往效率低下，人力成本高昂，涉及大量的閱讀、抄寫、校對和整理工作，受限于多種客觀條件，難以確保編研工作的全面性和詳盡性。隨著大數據時代的來臨，檔案數字化已逐漸普及，為檔案編研工作帶來了革命性的變化。利用數據庫的自動分類、關鍵詞生成和自動檢索等功能，能夠輕松地高效處理檔案資料，極大地解放了人力，節省了物力資源，并顯著提高了工作效率。數據庫的廣泛覆蓋和精確匹配特性，不僅增強了編研工作的系統性和完整性，還為檔案編研的深入發展和全面拓展奠定了堅實的基礎。通過數據庫的助力，能夠更加全面、深入地挖掘檔案資料的價值，為后續的研究和利用提供更為豐富和準確的素材。

2. 檔案編研工作方式更加多樣化

在大數據的時代浪潮中，檔案編研工作的方式正經歷著前所未有的變革，變得更為靈活與多元。相較于傳統的實體檔案，數字化檔案資源在檢索、整理、使用和傳播等各個環節均展現出了其無可比擬的優越性。作為檔案利用的核心環節，編研工作在形式上也在不斷創新與優化，變得更加靈活高效。如今，事業單位檔案部門之間的合作編研已成為常態，通過網絡平臺的社會化編研也日益興起。更為引人注目的是，大數據分析、量化研究以及人工智能等先進技術的運用，為新型編研工作的開展提供了強大的支持。這些變革不僅提高了編研工作的效率，還在深度和廣度上拓展了其可能性。這些新型的編研方式已經或正在逐步成為現實，引領著檔案編研工作走向更加美好的未來。

3. 助力檔案編研工作適應時代變化

受眾的需求，無疑是塑造檔案編研成果內容與風格的核心驅動力。在大數據時代，人們獲取與消費信息的方式已經悄然改變，為了迎合這種趨勢，檔案編研成果也不得不進行相應的調整與創新。雖然檔案匯編、文摘、年鑒、圖集、專題著作等傳統形式在行業內仍保持著其固有的優勢和地位，但必須認識到，基于數字和網絡技術的在線編研成果，正以其便捷的普及性、多樣的形式和新穎性吸引著越來越廣泛的受眾關注。這些新型的編研成果不僅豐富了檔案編研的形式，還在提升受眾體驗、擴大傳播范圍等方面發揮了重要作用。因此，在檔案編研工作中，既要保持對傳統形式的尊重與繼承，也要關注受眾的需求變化，積極探索與大數據時代相適應的新型編研形式。通過不斷創新與實踐，將為檔案編研工作注入新的活力，推動其在新的時代背景下實現更加廣闊的發展。

二、大數據時代背景下事業單位檔案編研面臨的挑戰

1. 妥善處理編研材料

大數據時代，檔案編研工作者更多的是面對經過計算機程序篩選、整理和加工過的二次信息，而非直接觸及原始檔案實體。這種間接的接觸方式無疑增加了全面理解、深入掌握檔案內容和編研主題的難度。不難發現，在實際操作中過度依賴檔案數據庫和計算機程序的編研工作，往往存在潛在的風險。一旦數據庫存在信息缺失或計算機程序存在缺陷，編研工作就難以產生高質量、具有說服力的編研成果。因此，在享受大數據帶來便利的同時，也不能忽視其可能帶來的問題，必須保持對檔案數據的審慎態度，結合人的主觀判斷與創造性思維，以確保編研工作的準確性和深入性。

2. 編研成果呈現形式受限

檔案編研工作是對檔案資料展開深度加工與整合的信息處理活動，旨在揭示檔案材料的真實性、完整性及全面性。在數字化時代背景下，簡潔明快、傳播迅速的簡化與扁平化內容在網絡空間極為流行。然而，在這種信息處理的過程中，出現了過度簡化甚至截取片段的情況，導致了片面性的內容呈現、論點缺乏充分論證以及不當的結論泛濫。

3.檔案安全面臨重大挑戰

在編研活動的整個生命周期中，檔案的安全性是一個不容忽視的問題。在檔案編研的過程中，保存在計算機硬盤或其他數字存儲介質中的信息可能面臨被盜取或損壞的風險。與紙質檔案不同，數字檔案存儲在電子設備中，非法獲取這些數據需要特定的技術能力和相應的設備設施，且在操作過程中很可能產生可追蹤的痕跡。盡管如此，技術防護并非無懈可擊，一旦被攻破，數據的丟失將是災難性的。現在，盡管從有著嚴格安全措施和專人管理的檔案館中一次性移走大量實體檔案幾乎是不現實的，但是利用一個U盤甚至無線網絡，卻可以在不接觸實體檔案的情況下迅速復制和盜取大量的檔案數據，從而引發檔案被泄露的嚴重問題。此外，在編研過程中，操作失誤或設備故障也可能導致檔案數據或研究成果的意外丟失。

4.工作人員職業技能與素養待提升

在數字時代，檔案編研工作對從業者的業務技能和專業素質提出了更嚴格的標準。得益于數字技術的應用，檔案編研的實施變得更加方便，工作條件也得到了顯著提升。然而，觀察目前網絡上公開展示的檔案編研成果，可以發現大部分僅是將實體檔案數字化或再次在網絡上發布，而真正利用信息技術優勢并適應網絡環境特點的檔案編研項目卻相對較少。在數字化時代，如何有效利用技術進步來提高檔案編研工作的效率和效果，是未來需要深思和探索的核心議題。檔案編研人員在這個時代遇到的挑戰更為嚴峻，不僅需要具備檔案學和歷史學等相關領域的專業知識，還需要掌握數字信息處理、網絡傳播等新興的數字科學領域的認知。

三、大數據背景下事業單位檔案編研工作現狀分析

1. 檔案編研工作發展不平衡

目前，全國只有少數事業單位官網在欄目導航中單獨設立了檔案編研和編研成果展示的分類。其他網站則是將編研相關內容隸屬于特定欄目之下，其中檔案文化欄目下涵蓋的編研成果較多。這些現象表明，不同事業單位對檔案編研的認知和定位存在差異，有的將其視為單位核心業務之一，有的認為它是文化服務的一部分，還有的將其歸入信息服務范疇。這種多樣的定義視角可能會對檔案編研的起點和重點產生影響。那些以查詢和利用為主的網站在挑選編研素材時，可能會傾向于挑選使用頻率較高且與機構職能緊密相連的檔案信息資源，而那些注重文化服務的網站，則可能更偏好于發掘具有文化意義的檔案資料。

2.編研內容基本大同小異且整體質量不高

檔案編研的工作重點主要在于展現不同地區事業單位的人文歷史。有些單位推出了與企業工業年總產值統計、檔案館指南、檔案學術研討會論文集等相關的研究成果。例如，江蘇省的事業單位編研成果包括蘇州商會檔案的匯編，廣東省則有檔案與文化學術研討會的論文集等。另外，一些省份的檔案編研工作更側重于動態信息、工作策略等方面。由此可見，檔案編研的內容相對集中，且其體裁主要為大事記、文件精選、匯編等，研究性質的內容相對較少。編研內容大同小異，無法提供獨特的信息和深入的分析，導致信息利用效率低下。在大數據時代，信息資源和數據分析能力是衡量一個單位競爭力的重要指標，檔案編研內容質量不高可能會影響事業單位的公共服務水平。

3. 編研成果的數量較少

檔案編研成果數量不足，滿足不了社會需求。事業單位可能在資金、人力和技術資源方面存在限制，影響了檔案編研的深度和廣度，導致成果數量有限。大數據時代要求高水平的信息技術和數據分析能力，但大部分事業單位缺乏這些技術手段。因此，無法有效處理和分析大量數據，從而影響編研成果的產出。檔案編研成果數量少，意味著單位無法充分利用現有信息資源，可能錯失重要的決策支持機會，尤其是在大數據時代，決策對數據和信息分析的依賴性越來越大，若檔案編研成果有限，事業單位在決策時可能缺乏充分的依據。

4. 編研成果的展示宣傳不到位

大多數的事業單位在檔案編研成果的展示上僅提供了書籍的封面和版權信息、簡要內容介紹，僅有少數以圖文結合的方式展現內容，個別單位提供了附件下載的選項，但實際上這些附件無法下載，因為沒有設置下載鏈接。此外，檔案編研成果的更新頻率也存在問題，一些單位的資料僅更新至2014年或2015年，只有少數單位的信息更新到了2018年。分析其原因，事業單位可能沒有意識到檔案編研成果展示宣傳的重要性，因而忽視了對成果的宣傳推廣或者在預算和人力資源的分配上沒有為檔案編研成果的展示宣傳設置足夠的預算和專職人員，也可能是事業單位沒有利用所有有效的宣傳渠道，如社交媒體、專業會議、行業展覽等，限制了成果的傳播范圍。但是，展示宣傳不到位將限制檔案編研成果的影響力，必然會讓其利用價值大打折扣，單位的努力和投資可能無法得到充分的回報，導致其對社會和行業的貢獻無法得到廣泛認可。

四、大數據時代背景下事業單位檔案編研工作的優化改進策略

1. 創新編研開發方式方法

首先，積極推動檔案工作的轉型與升級。在檔案編研與開發的過程中，事業單位檔案管理工作人員要全面融入數字化強企和數字化單位的建設潮流，為檔案工作注入強大的發展動力。通過問卷調查、訪談等方式，深入了解單位內部員工和外部用戶對檔案編研成果的需求和期望。根據調研結果，設計符合用戶需求的編研項目；其次，加強檔案的數字化進程，為檔案的編研與開發利用奠定堅實的基礎。將檔案編研與開發從“數據孤島”的狀態轉變為大數據驅動的模式，并打破傳統的編研與開發方式，通過建立大數據編研開發系統，整合現有的數字化檔案資源，以此提高編研效率；最后，將相關檔案按照一定的主題或時間線匯編，形成系統性的檔案集合，方便用戶查閱和利用。

2.確保數據安全和隱私保護

隨著檔案數字化和網絡化的推進，檔案信息面臨著更多的安全威脅和隱私被泄露的風險。檔案信息中可能包含國家機密和個人隱私，保護這些信息有助于維護國家安全和社會穩定。首先，根據《中華人民共和國網絡安全法》《中華人民共和國數據安全法》等相關法律法規，保護數據安全和個人信息是事業單位的法定義務。對此，事業單位一要制定并實施數據安全和個人信息保護的政策和規章制度，確保所有員工了解并遵守這些規定；其次，加密處理存儲和傳輸的檔案數據，確保數據在不被授權的情況下無法被讀取和利用；最后，實施嚴格的用戶身份驗證和訪問控制機制，確保只有授權人員才能訪問敏感檔案數據。

3. 完善檔案編研管理制度

首先，制定檔案編研工作手冊。全面梳理現有檔案編研工作的流程，包括檔案收集、整理、分類、編研、審核、發布等各個環節。針對各個環節，明確工作標準、操作規范和質量要求，確保編研工作有章可循、有據可查。并將梳理出的工作流程和標準整理成檔案編研工作手冊，內容應包括工作流程圖、操作說明、質量標準等；其次，建立檔案編研工作考核機制。根據檔案編研工作的實際情況，設定合理的考核指標，如編研成果的數量、質量、時效性等，并制定具體的考核辦法，明確考核周期、考核方式、評分標準等。最好將檔案編研工作考核結果納入單位績效考核體系與員工的薪酬、晉升等掛鉤，激勵員工積極參與編研工作；最后，各事業單位應精心培養和高效運用檔案編研人員，選拔素質優良的人員并支持他們通過網絡學習、外出深造、向專家咨詢等途徑，不斷提升檔案編研開發的專業技能，實現邊學習、邊工作、邊出成果的良性循環。

4.加強成果展示和宣傳

在大數據時代背景下，事業單位檔案編研工作的成果展示和宣傳顯得尤為重要，不僅有助于提升檔案編研成果的知名度和影響力，還能夠促進檔案資源的有效利用，加強與其他單位及公眾的交流與合作。首先，可以創建專門的檔案編研成果展示網站或平臺，以數字展覽、虛擬檔案等形式，讓公眾能夠方便地訪問和瀏覽。其次，可以定期舉辦檔案開放日、專題研討會、線上講座等活動，吸引公眾關注并參與。再次，通過制作視頻、海報、動畫等多媒體材料，并利用某博、某信等社交網絡平臺，擴大宣傳范圍。最后，針對不同的用戶需求，提供個性化的成果展示和宣傳服務，如定制化的檔案編研報告和咨詢服務。

五、結語

總而言之，優化檔案編研工作不僅有助于事業單位更好地利用檔案資源，服務于決策支持、公共服務和文化傳承等方面，還對提升單位的形象和信譽、維護國家安全和社會穩定具有重要意義。在未來的工作中，事業單位應繼續積極探索與實踐，不斷適應大數據時代的發展要求，為檔案編研工作開辟新的發展道路。

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作者單位：鄭州市工業和信息化發展中心

作者簡介：王雁（1976—），女，漢族，山西渾源人，本科，館員，研究方向：網絡時代檔案管理工作研究。