數字化在項目檔案移交的應用

摘 要：文章介紹了數字檔案移交的內容，通過對國內各行業的對比，分析數字檔案移交的痛點，從管理體系、移交流程、文檔對三維模型數據的利用三方面給出了項目良好實踐。

關鍵詞：項目檔案；竣工文件；數字化移交；數據

一、項目檔案數字化移交的內涵

目前，國家、行業尚沒有對項目檔案數字化移交給出明確的定義，但仍可以通過已有標準理解這一概念。《實物檔案數字化規范》（DA/T89-2022）將數字化定義為“利用信息技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程”。《基于文檔型非關系型數據庫的檔案數據存儲規范》（DA/T 82-2019）將存儲和管理的檔案數據分為結構化數據、半結構化數據和非結構化數據以及綜上，可以將檔案數字化移交理解為利用信息技術轉化為數字信號處理，并通過結構化數據、半結構化數據和非結構化數據展開有效整理和關聯，使其能夠客觀反映項目工程建設的過程。

檔案數字化移交以項目建設為前提。隨著數字化技術的應用，紙質檔案為代表的模擬態和PDF文件為代表的數字態已不能全面體現工程建設的全貌。為了更好地呈現建設過程，需要提前布局數據態的歸檔移交，明確內容和形式要求，有意識地收集業務系統產生的數據態文件，以減少有效數據的散失和遺漏，為檔案數字化效益的產生和增長打下基礎。項目工程檔案數字化移交應根據各單位需求和系統的數字化規則，將企業發展和項目建設中產生及運行的數據移交給檔案部門，實現“檔案數字化移交”。在項目竣工驗收時形成一套“項目竣工文件數字模型”，以期打破常規竣工文件歸檔模式，更加便捷地通過不同類型文件反映項目建設某一階段的建設情況。

二、項目檔案數字化移交的現狀和困難

目前，石油、天然氣、核電等能源行業走在了數字化建設發展的前列。行業協會和國家部委先后發布數字移交標準，如中國電力企業聯合會發布標準《發電工程數據移交》（GB/T32575-2016）；住房城鄉建設部發布標準《石油化工工程數字化交付標準》（GB/T151296-2018）福清核電牽頭編制了標準《核電工程數據移交》（T/CEC 422-2020）。

國內外多家核電站都在探索核電運營的數字化、智能化以及智慧化整體解決方案。中廣核集團大力推動“智慧核電運營系統”項目研發，提高核電廠設備設施的可靠性、降低人員輻射劑量、提高機組能力因子、縮短大修工期、減少人員失誤以及提升運行業績。國家電投集團開展數字設計、智慧工地工作，推動數字產業化和產業數字化，以期把握風口，實現傳統產業的轉型升級。隨著管理數字化的不斷發展，檔案數字化的大幕已經拉開，大量的文檔數據隨之產生，文檔人員也面臨新的機遇與挑戰。

一是檔案數字移交標準、移交范圍不明確。現行標準雖然明確了移交的數據列表信息，但對檔案數字化移交標準沒有展開詳細闡述。比如移交格式如何再現，移交數據如何運用，移交范圍如何界定，哪些數據對工程建設階段和運行維護階段是有用的，這些問題都需要根據行業特點，需由建設單位和參建單位共同摸索完成。

二是業務系統格式不一致。數字化檔案的形成基于數字化的設計和建設。國內各集團的核電站建設項目，一般采用EPCS總包模式，即設計、采購、施工和調試一體，性能試驗合格后方可向建設單位移交。但各家單位都使用自己的信息系統，并未建立統一的項目建設標準，導致數據格式存在差異，檔案的完整性和可用性存在風險，給后續的檔案數字化移交工作帶來一定的困難。

三是檔案系統與業務系統接口不暢。雖然部分企業的信息化程度較高，但是各業務系統往往存在“各自為政”的情況或者未與檔案管理系統建立接口或只將歸檔范圍內的已形成數字態文件建立接口，而過程中的數據態文件仍保留在業務系統中，無法實現數字歸檔的目標。

四是三維設計成果的利用方式比較單一。三維設計模型一般只在模型設計系統中獨立使用，而根據三維模型建設、建造過程中形成的數據、文件、圖紙等技術資料卻與模型分開存放，無法關聯檢索，由此增加了技術人員利用成本和檔案人員的工作量。

三、項目檔案數字化移交的意義

1.檔案數字化移交是檔案管理現代化的必由之路

隨著社會數字化程度的提升，檔案管理理念也不斷發展，以滿足日益變化的數字化業務對檔案管理的要求。國家檔案局出臺了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，從頂層設計出發，加強了項目工程數字信息資產有效收集的意識，提高信息系統發揮企業經濟、社會效益的影響力，將知識積累變成數字化建設的重要核心。

2.檔案數字化移交是數字化轉型的重要組成

數字化工具和智能化模塊的發展，帶動更多的業務管理系統更新升級，在不同專業建設數字化業務平臺。例如，三大核電集團的設計單位都有各自的設計、采購、建造信息系統。越來越多的業務數據、文件記錄在系統中產生，這些結構化、半結構和非結構化數據組成了未來企業的重要信息資源，不僅是企業高質量發展的根本，還是項目建設順利開展的基礎和前提。檔案數字化移交任務的順利實施，必須緊跟各專業步伐，將工程參建單位納入數字檔案移交范疇，實現參建單位依據移交策略和方案實施檔案數字化采集、存儲、處理和移交。

3.檔案數字化移交是項目建設的客觀需求

在項目工程建設和生產經營管理活動過程中，整合相關業務系統，同步得到在建設和生產過程中產生的與生產運行有關的檔案數據顯得尤為重要。檔案數字化移交是項目工程投資的重要組成部分，想要更有效地利用它，需要數據之間建立關聯關系，其最佳實現方式是盡早建立數字化“合作”環境，使項目工程在數據移交過程中達成共識，規范數據移交方法，在檔案管理體系中形成統一的可利用資源。

四、檔案數字化移交的行動思路

1.建立專業的數字檔案管理體系

以《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28-2018）、《核電文件檔案管理要求》（NB/T 20523-2018）為理論基礎，結合數字化新環境通盤考慮數據文件的價值，提出數據檔案管理要求。通過梳理各類項目文件產生、流轉的情況，按文件形成及流轉方式，將項目文件分為全流程線上流轉、部分流程線上流轉、線下流轉三類，并以全流程線上流轉文件作為數字化歸檔移交的試點內容。文件類型包括工程設計文件、設備設計、項目管理類文件、調試管理文件、設備開箱、監造文件、商務類文件和竣工驗收文件7個大類，下轄44個文件類型。元數據分為檔案實體元數據、電子文件實體元數據、過程實體元數據。在檔案實體元數據中，案卷級元數據包括項目代碼、項目名稱、分類號特征碼等33個條目；卷內文件級元數據包括卷內序號、版本、狀態等20個條目。電子文件實體元數據包括計算機文件名、計算機大小、文件格式等13項內容；過程實體元數據包括業務行為、操作人員、行為描述等6個條目。

元數據在上海核工院文檔管理系統（EDRMS）中組織、完善、封裝，電子實體元數據及過程實體元數據在數據庫中以數據表或XML形式存儲，并能夠按XML格式封裝后長期存儲和導出離線儲存，按工作需求展開解析。

2.數字檔案移交流程

（1）產生階段。電子文件產生階段由總包方設計管理系統（DMS）、核能業務管理系統（AE）和文檔管理系統（EDRMS）實施管理，產生階段的流程在各業務系統中獨立運轉，流程完成后通過系統接口傳遞至文檔管理系統（EDRMS），實現閉環管理。產生階段主要采用CA認證電子簽名、CA認證電子印章以及數字摘要等技術，保障來源可靠、程序規范和要素合規的要求。

DMS系統是上海核工院開展核能總承包、科研、核能產業以及民用建筑等項目的核心業務系統，主要用于管理文件、體系文件和設計文件的編制計劃下達、文件編制、流轉以及在線簽署等。DMS涉及單套制移交的主要有設計文件和管理文件兩類。設計文件由DMS向設計人員下達編制計劃，經過編制、校核、會簽（可選）、審核、QC審查、審定（可選）、批準和文控審查等節點，由文控人員發起電子簽名任務，各節點人員使用個人U-key完成電子簽名。管理文件由DMS向編制人員下達編制計劃，經過編制、審核、會簽（可選）、批準和文控審查等節點。

AE系統是上海核工院開展核能總承包項目整體管理的核心業務系統，主要用于AE項目采購、施工、調試、質量以及HSE等管理。AE涉及單套制移交的主要有設計變更申請EDCR和不符合項目報告NCR等管理文件。這類管理文件主要由自動化表單構成，經過審批流程后轉換為PDF文件，文件和數據本身的合規性較高。編制人在AE系統內完成編制、審核、會簽和批準。

EDRMS系統是上海核工院開展核能總承包項目的文檔管理系統，主要用于信函管理、文件存儲和文件交互等。EDRMS涉及單套制移交的主要有信函和掃描文件等。信函主要由word表單構成，經過審批流程后轉換為PDF文件，文件和數據本身的合規性較高。編制人在EDRMS系統內完成編制、審核、會簽和批準，再由EDRMS自動完成圖片式簽名，掃描文件由相關人員直接導入EDRMS系統。

以上系統都在完成節點后自動完成圖片式簽名，并加蓋電子印章。印章信息經過上海CA認證，印章加蓋完成后將PDF文件和屬性XML文件的數字摘要計算，數字摘要記錄于文件屬性中，PDF文件、屬性XML文件以及文件元數據入庫至EDRMS系統。

（2）整理階段。電子文件整理階段主要由EDRMS實施管理。整理階段的流程在EDRMS中獨立運轉，流程完成后通過系統接口傳遞至集團數字檔案館，實現閉環管理。整理階段主要采用四性檢測、區塊鏈等技術。由DMS和AE產生的電子文件入庫至EDRMS系統后實施四性檢測，如檢測不通過由DMS和AE重新入庫，檢測通過的文件保存至EDRMS系統。按照電子文件移交計劃，由文檔人員選擇需要移交的電子文件創建案卷，通過預先配置的組卷、著錄和案卷標識生成規則，由EDRMS系統自動完成組卷工作、檔案屬性著錄以及生成案卷標識等工作。隨后，由EDRMS系統提取待移交文件的數字摘要和關鍵元數據上傳至區塊鏈系統計算保存，完成后由EDRMS系統封裝已組卷文件和XML信息，對封裝包展開數字摘要計算，數字摘要上傳至區塊鏈系統，最后封裝包通過系統接口向集團數字檔案館傳遞。

本階段上海核工院增加了竣工文件智能組卷功能。電子文件由各業務系統入庫至EDRMS系統后，依據預先配置的邏輯規則自動在線智能組卷，主要包括文件級檔案屬性的補充、創建案卷并自動補充案卷級屬性、文件級與案卷級匹配整理，經過人工復核后完成組卷并輸出案卷標識。智能組卷提高文件整理效率，減少人工耗時，降低人因出錯概率，保障電子文件的完整、可用。

（3）移交階段。由EDRMS傳遞的封裝包同步至集團數字檔案館上海核工院側。按照電子文件移交計劃，由文檔人員選擇需要移交的電子文件，創建移交單后向業主側發起移交，移交單簽字由集團數字檔案館展開電子簽署。業主側在接收前展開區塊鏈驗證，驗證數據包括電子文件數字摘要、關鍵元數據以及封裝包的數字摘要，以維護檔案的原始性和完整性。驗證通過后實施業主的四性檢測。如需人工檢測或文件不在四性檢測范圍內的檢測可采用RPA檢測，檢測包括規范性審查、清單一致性核對、電子檔案有效性檢查，檢測通過后由業主側接收，保存至集團數字檔案館業主側。

3.三維模型數據與文檔利用

上海核工院基于現有三維模型，開發了大數據檢索技術，使得三維模型與數字文檔相關聯，實現三維模型移交歸檔。（1）轉化中性格式三維模型文件。三維模型文件只能在特定的國外專業軟件瀏覽，如Intergraph PDS的DGN、DRV格式、AVEVA PDMS的RVM格式。為了便于模型的在線瀏覽，將原格式三維模型文件轉化為中性格式，使其成為各種三維軟件均可以打開的業界標準格式，如STP文件、FBX文件，從而脫離了外國專業軟件壟斷限制。（2）輕量化處理信息文件。由于三維模型的數據量較大，復雜場景下的模型往往含有數十萬個多邊形，由此出現WEB在線瀏覽打開時間長、瀏覽速度慢等問題。對此，系統輕量化處理復雜的三維模型，縮減模型中多邊形的精度和數量，以便于快速打開瀏覽。（3）建立設備設施信息配置關系。三維模型的設備設施對象包括（建）構筑物、系統、設備和部件等。為方便從不同維度實施管理，按系統功能和空間位置分解。三維模型中的屬性信息即元數據信息，記錄了該模型中某個部件的具體作用，并將其存儲在配置管理數據庫。通過記錄設備和設備的關系，設備和結構、系統的關系，設備的位號和其他信息，將三維模型中的屬性信息拆解剝離，并導入配置數據庫中，從而實現配置數據庫對屬性信息的分析處理。（4）建立模型和現存的文檔系統關聯關系。建立文檔的元數據信息和文檔內容索引表。利用大數據檢索技術，將現存在多個系統中的海量文件分析和加工，形成設計、采購、施工、調試或項目管理等不同類別。建立管理數據庫和大數據檢索接口，定期將配置管理數據庫的配置信息和大數據檢索模塊中的索引信息交叉比對和分析，利用三維模型中關聯的設備位號索引，通過全文檢索文檔內容、文件元數據信息，從而找到文件系統中對應的圖紙、報告、記錄等信息。

五、數字化移交的效益

1.提高檔案數字化移交效率，提升管理效能

核電項目竣工文件移交目前主要還是以紙質檔案為主，并同時移交一套紙質檔案數字化副本。電子文件單套制歸檔實現可以極大提高文件移交效率，還為數字化移交奠定基礎。通過“模型+數據+文檔”三位一體的電廠數字化交付，可實現核電數據資產的過渡和移交，提高數據查詢、共享和使用效率，提升文檔價值，助力業務數字化轉型。

2.降低檔案管理成本，提高經濟效益

以海陽項目為例，一期項目僅1臺機組需移交檔案5萬卷、文件17萬件。預計后續項目可節省設計文件紙張220萬頁、文印及掃描成本200萬元。如在其他已開工項目推廣使用，經濟成本將進一步降低。

3.提升檔案業務綠色價值，增加社會收益

據估計，海陽項目設計文件可節約紙張約120噸，相當于少砍3000棵樹木，減少碳排放量32噸，為建設綠色生態核電貢獻文檔價值。

參考文獻：

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作者單位：上海核工程研究設計院股份有限公司

作者簡介：楊聲鍵（1988—），男，漢族，江蘇連云港人，本科，館員，研究方向：數字化文檔。