《實施條例》背景下高校檔案工作創新研究

摘 要：在《中華人民共和國檔案法實施條例》（簡稱《實施條例》）的背景下，高校原本的檔案工作已經無法滿足師生與廣大群眾對檔案資料的需求，只有加強對《實施條例》的解讀，通過理念、制度、技術與服務方面的創新不斷提升高校檔案管理的規范化、信息化與服務化水平，高校才能真正發揮檔案資料在教育、科研與文化傳承等方面的重要作用。《實施條例》的全面實施，我國檔案管理工作正在逐步向著法制化、規范化的軌道發展，但這也對我國高校的檔案工作提出了更高要求。只有在嚴格遵循法律法規的前提下創新高校檔案的工作模式，高校才能更有效地實現檔案價值的最大化，從而有效推動高校在新時期的發展。

關鍵詞：檔案法實施條例；高校檔案；工作創新

高校檔案工作作為高校管理工作的重要組成部分，對于高校的發展有著非常重要的作用[1]。《實施條例》的出臺也為高校檔案工作提供了更為清晰的法律依據和規范化的管理要求。實際上，檔案工作在高校管理中是尤為珍貴的，它不僅是一個機構和個體的歷史記憶，還是未來發展的依據。如今，隨著社會信息化和數字化的不斷進步，高校檔案工作也需要不斷進行創新和發展，以滿足高校管理的需要。依據《檔案法》《實施條例》的要求，高校檔案工作的創新意義在于推動檔案管理規范化、信息化和共享化，提升檔案管理服務水平，更好地滿足社會對檔案管理的需求，促進高校檔案工作的健康發展。

1 《實施條例》的基本要求

1.1《檔案法》的主要內容和作用

《實施條例》作為我國檔案工作的重要法律法規，對于保護和利用檔案資源，推動檔案事業的發展具有著重要意義。《實施條例》主要內容包括檔案的定義和種類、管理、保密和利用與責任。其中檔案的管理是條例的核心要素，主要涵蓋了檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定等方面。其目的是加強檔案的管理，確保檔案資源的完整性和安全性，同時推動檔案事業的發展，促進社會的和諧進步。

1.2 相關法律法規的有效支撐

除了《實施條例》外，還有一些相關法律法規也對目前的檔案管理工作提供了支撐。例如《干部人事檔案工作條例》《關于加強重特大事件檔案工作的通知》等。這些法規文件不僅為檔案管理工作提供了立法依據，還為檔案工作提供了具體的規范和指導，更為高校檔案管理工作提供了必要的參考，是非常關鍵且有必要的法律依據支撐。

2 《實施條例》對高校檔案工作的影響

2.1 檔案管理的規范化

《實施條例》的落實，為高校開展檔案工作帶來最重要的影響之一就是檔案管理的規范化[2]。根據《實施條例》第三章第十八條的規定， “應當建立檔案工作責任制，確定檔案工作的組織結構，職責分工，落實檔案工作的領導責任，管理責任，執行責任”。高校只有確保檔案管理工作的規范化，才能更好地在檔案的收集、整理、保管與利用等環節做好相應的工作。

2.2 檔案工作的信息化

在信息化社會的發展過程中，高校檔案信息化能夠有效提升檔案管理工作的質量與效率。《實施條例》第五章第三十八條的規定，“應當加強檔案信息化建設，積極推進電子檔案管理系統建設”，并且還需要將“檔案信息化建設納入本單位信息化建設規劃”，而電子檔案管理信息系統也需要“符合國家關于網絡安全，數據安全以及保密等的規定”。

2.3 檔案資源的社會化

除了對檔案資源的管理之外，對檔案資源的利用也是《實施條例》落實以來對高校檔案工作影響較大的部分之一。《實施條例》第四章第三十三條明確規定，“檔案館可以通過閱覽、復制和摘錄等形式依法提供利用檔案”，而第四章第三十七條也有“國家鼓勵和支持其他各類檔案館向社會開放和公布館藏檔案，促進檔案資源的社會共享”。因此，高校只有在保護隱私與保密的前提下加強對檔案資源的社會化服務，才能更有效地提升檔案的利用效率，進而滿足廣大師生以及社會公眾的學習與研究需求。

3 當前高校檔案工作中存在的問題

3.1 檔案的保管不夠規范

在高校的檔案保管環節是存在著諸多問題的，如檔案統計不完整、檔案存儲保管不規范等。檔案保管不嚴格不規范很容易導致檔案被盜、丟失或損壞，從而造成不可彌補的損失。而目前檔案保管不規范則主要有以下兩個原因：首先是檔案保管人員素質不高，缺乏保密意識和責任感，也缺乏檔案管理方面的專業知識；其次是檔案保管設施不完善，給檔案的保存和管理制造了不利條件。

3.2 檔案數字化程度不高

隨著信息化時代的到來，數字化已然成為檔案管理的一種重要方式。而高校檔案數字化程度不高的問題則主要表現在以下幾個方面：一是檔案數字化進展緩慢，很多檔案仍處于紙質管理狀態，沒有進行數字化處理；二是數字化檔案管理系統不完善，檔案數字化后，無法實現高效管理；三是缺乏數字化檔案管理人才，數字化技術人員和檔案管理人員之間的溝通比較困難。

3.3 檔案的利用率仍較低

高校檔案利用率較低主要表現在幾個方面：其一是檔案被使用的頻率較低，很多檔案長期被存放在檔案室，很少被使用；其二是檔案利用方式單一，檔案只是被作為歷史資料來利用，而沒有開發更多的應用方式和價值；其三則是檔案利用效益較低，檔案利用的效益不夠明顯，很難發揮其應有的價值。

4 《實施條例》背景下高校檔案工作的創新路徑

高校檔案工作在《實施條例》的指導下，應當遵循依法合規、服務為先、信息化建設、規范管理、創新服務模式、持續改進和開放共享等原則，不斷提升檔案管理工作的質量和效益。

4.1 建立檔案的管理信息系統

在《實施條例》框架下，高校檔案工作的進一步實施應當著眼于構建一個綜合性的檔案管理信息系統。這不僅需要對傳統的紙質檔案進行數字化轉換，通過高效的掃描和錄入技術，將檔案內容以電子形式保存，實現信息資源的整合，并通過云存儲或其他安全技術手段確保檔案數據的長期安全性和防范潛在的數據被泄露風險，還需要為師生和管理人員提供一個用戶友好的界面，以便于他們通過關鍵字搜索或分類檢索快速定位到所需要的檔案信息，簡化借閱和查詢流程。同時，這一系統還需要采用先進的數據庫管理技術，實行檔案的自動化管理。采用條形碼或RFID技術實現檔案的自動化借閱與歸還，提高工作效率。為了更好地服務高校的教學科研和管理決策，該系統還應作為統一的交互式平臺，以支持跨部門間的數據共享與合作，以此來促進高校內部信息的無縫流通與利用，充分體現檔案資料在教學、科研和管理等方面的價值。

4.2 高校檔案工作的理念和制度創新

在《實施條例》的背景下，高校檔案工作首先要做的就是理念方面的創新。一方面，高校應當樹立“大檔案”的管理觀念，將檔案工作融入高校整體的發展戰略當中，并且將檔案工作與校園文化建設以及素質教育結合，充分挖掘檔案的文化內涵與教育功能，這樣才能更好地利用檔案完成高校立德樹人的根本任務。另一方面，高校則需要在檔案管理過程中引入全生命周期的管理理念，對每一份檔案從生成到銷毀的整個過程進行全面關注，確保檔案資料的價值得到最大化的挖掘，從而使每一份檔案資料能充分地發揮出其應有的價值。

為了在《實施條例》背景下使檔案工作能夠順利開展，高校需要對檔案工作的相關制度進行創新[3]。一方面，高校需要結合自身實際與《實施條例》的內容制定或是修訂適應新時期的高校檔案管理方法，并且明確各類檔案的收集范圍、整理規則與保管期限等相關標準，確保檔案工作的每一個環節都有章可循。另一方面，高校需要落實各級管理人員在檔案管理各環節的責任，并且將檔案工作納入高校整體的績效評價體系，這樣才能更好地保障檔案工作人員的工作質量與工作熱情。

4.3 高校檔案工作的技術創新

為了提高高校檔案工作的質量與效率，技術創新在同樣必不可少。一是高校需要全面推進檔案資料的數字化，通過將傳統紙質檔案的數字化轉換構建一套結構化、易檢索的數字檔案資料庫，并且借助云計算、區塊鏈技術等不斷提升檔案管理系統的穩定性、擴展性與安全性。二是高校應對現有的電子文件管理系統進行優化，使各類電子文件能夠實現生成、流轉和歸檔的一體化管理，這樣才能使檔案管理工作的效率與質量得到更進一步的提升。三是高校應當設立一個專門的小組來負責檔案的數字化工作。小組需由檔案專業人員和信息技術人員共同組成，以確保檔案數字化在技術和專業知識上的雙重保障。四是對現有紙質檔案進行全面梳理，制定優先級策略，根據檔案的使用頻率和重要性進行分類，優先處理高使用頻率和重要性的檔案。五是需要采用現代掃描和錄入技術，加快檔案的數字化進程，同時在轉換過程中加入適當的元數據和索引標簽，以提高檔案的可檢索性。六是要建立安全可靠的數字檔案存儲系統，采取數據備份、加密傳輸等手段，確保檔案資料的信息安全。七是需要定期組織培訓和推廣活動，提升師生對檔案數字化的認識，并培養他們利用數字檔案的能力，同時也應當對外宣傳高校檔案的價值和應用場景，有效提倡跨學科合作，最終進一步推動高等教育的質量與發展。

4.4 高校檔案工作的服務創新

除了上文提到的創新路徑之外，高校還應當在檔案工作的服務方面進行全面創新[4]。一方面，高校可以開放自身的信息化檔案服務平臺，使用戶可以在線對檔案資料進行查詢與下載，同時還可以使用大數據分析技術了解每一位用對檔案的使用需求，從而為用戶提供個性化的檔案信息服務。另一方面，高校可以與兄弟院校、公共檔案館等機構合作，使不同地區的檔案資源能夠實現跨系統、跨地域共享，同時還可以借助不同的檔案資料開展如專題檔案展覽、校史文化活動、歷史事件回顧等相關的活動內容，這樣才能在滿足用戶對檔案資料需求的同時有效提升檔案資料的社會影響力與文化價值，從而更好地促進檔案資源利用效率的提升。與其他高校或機構展開合作，共建檔案資源共享機制，共享各自珍貴的檔案資源，充實檔案信息內容，提升檔案利用效益。透過檔案資源共享，高校得以擴展檔案服務范圍，拓寬檔案利用領域。利用檔案館等場所舉辦檔案展覽，展現高校的豐厚歷史文化和輝煌發展成就，深化師生對高校檔案的認知與了解。同時，透過宣傳活動，提高檔案管理的品牌知名度和社會影響力。根據用戶需求，提供個性化的檔案管理服務，如量身定制的檔案查詢與借閱方案，精準的檔案解讀與咨詢服務等。透過提供貼心的個性化服務，高校得以更好地滿足用戶需求，提升檔案管理服務的品質與用戶滿意度。例如，針對學術研究者，可以提供專門的檔案檢索工具和服務，幫助他們更快地找到所需信息；對于學生，可以設計簡潔易懂的查詢界面，方便他們獲取相關資料；針對歷史愛好者，可以提供專家解讀歷史文獻的服務；對于學術研究者，可以提供專門的檔案研究咨詢服務，幫助他們深入挖掘檔案信息。還可以針對不同年齡段的用戶設計不同主題的展覽活動。針對不同專業領域的研究者舉辦相關主題的學術研討會。

結束語

綜上，在《實施條例》落實的背景下，高校檔案工作的變革與創新已經迫在眉睫。只有積極適應時代變革的發展，堅持理念、制度、技術、服務四位一體的創新路徑，高校才能在全新的社會背景下更好地發揮檔案資料的重要作用，從而推動高校在新時期的發展與進步。未來高校檔案工作將朝著數字化、信息化、服務化、規范化的方向發展，以更好地滿足師生和社會對檔案信息的需求，提升高校檔案管理的效率和水平。隨著信息技術的飛速發展，數字化檔案管理正逐漸成為未來的主流，高校有望通過建立電子檔案管理系統，實現檔案的數字化存儲、智能檢索和便捷共享，進而提升檔案管理的效率和便利性。高校檔案館有望為師生提供更加多元化的檔案信息化服務，涵蓋線上檔案查詢、數字展覽、檔案文獻檢索等，以滿足用戶對檔案信息的多樣需求。未來，高校檔案工作將更加注重檔案保護和有效利用。高校可加強檔案保護工作，確保檔案的完整性和安全性。同時，積極利用檔案資源開展學術研究、展覽展示等活動，發揮檔案在學術和文化領域的重要價值。《實施條例》的頒布實施將推動高校檔案管理的規范化發展。高校檔案館需要建立健全的檔案管理制度和規范，加強檔案管理人員的培訓和專業化水平，提升檔案管理的品質和水準。

參考文獻

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[3]許麗媛.高校檔案管理模式創新路徑探索[J].科技視界，2022，12（19）：17-19.DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2022.19.05.

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[5]王潔珩.新《檔案法》實施背景下高校檔案信息化建設研究[J].蘭臺內外，2022（15）：15-17.

[6]周曉蕓.探析新《檔案法》實施背景下高校檔案工作發展方向[J].檔案天地，2021（06）：30-31+64.

（作者單位：延安職業技術學院）