學校檔案管理的規范化與信息化建設實踐研究

摘 要：我國學校檔案管理工作起步較晚，傳統模式根深蒂固，面對信息化大潮，檔案規范性和信息化程度亟待提升。本文從大數據時代檔案管理要求出發，分析了檔案管理存在的問題，認為需要從建立現代檔案管理制度、建設數字檔案室、打造共享共建機制、提升檔案智治水平、構建安全防護網絡、夯實檔案要素保障等方面加強。

關鍵詞：學校檔案管理；規范化；信息化

信息化時代，學校檔案管理的數量和利用需求發生了根本性變化，信息化技術重塑了檔案收集、整理、利用、安全和服務環節，檔案治理的形態和環境變化促使檔案管理者轉變傳統的管理理念，以數據化管理新思維提高檔案管理的規范化水平，更好地發揮檔案在學校管理中的獨特作用。

1 新形勢下學校檔案管理的時代要求

1.1 管理體系高效化

面對新的信息化發展潮流，檔案管理的方式和內容需要重塑，檔案管理者要牢牢把握學校檔案治理體系和治理能力提升這個主線，抓住信息化發展機遇，優先推進檔案應用系統整合提速、升級提質。按照數字中國建設的總體要求，補齊短板、加快基礎應用建設、推進現有系統整合升級，構建學校檔案管理智治體系。立足學校教學實際，推進教學資源和數字技術應用推廣，有序抓好信息化平臺迭代升級和綜合集成，做好在現有基礎上的提檔升級。

1.2 資源體系全面化

隨著電子檔案的推進和新媒體的興起，學校檔案收集的范圍和載體需要進一步拓展，這樣才能記錄好學校發展的歷史。要著眼學校高質量發展和“立德樹人”的根本任務，及時做好文件材料的歸檔工作，及時調整檔案收集范圍，嚴把檔案收集質量，抓好檔案歸檔和保管。以重大活動、重要節點、重大事件和重點門類為導向，通過多種渠道廣泛征集檔案資料和珍貴史料，留存好學校變遷的宏大歷程。扎實做好學籍檔案管理，對關鍵檔案材料及時歸檔，加強學籍檔案存量數字化，實現學籍檔案的全流程電子化管理。

1.3 資源共享便捷化

信息化建設的實質是將檔案管理在線化和數據化，打造全面、完整的數據平臺，破除數據壁壘，實現數據資源互聯互通和融合共享。要提升檔案數據質量，建立跨門類、跨層級數據集聚的長效機制，逐步實現跨層級檔案數據有效共享，提高全校的信息流通水平，提升檔案服務的精準性和科學性。加強新一代信息技術的應用，依托數據分析、云計算技術，實現在線數據的共享與安全保管。

1.4 開發服務優質化

要主動服務于學校的改革發展，深入挖掘和闡釋檔案資源中的工作經驗、改革成效和發展歷程，編寫服務專報和經驗啟示等，助力學校落實立德樹人根本任務，更好地促進學生全面發展。著力提升大數據時代檔案信息服務質量，通過使用電子化手段，檔案管理工作向無紙化辦公方向發展，結合各種檔案管理軟件和計算機技術，讓現代檔案管理工作更加智能化與自動化，為檔案管理體系優化發展打下良好基礎。

2 學校檔案管理的規范化與信息化建設的實踐困局

2.1 檔案意識不到位

檔案管理意識薄弱。教職工未能意識到檔案工作對學校發展、教育質量提升、學生服務和行政管理的促進作用，大多數人認為檔案管理僅僅是文書檔案收集和信息化，責任是管理人員的事情。與己無關的思想認識造成了對檔案管理的漠視，許多重要教學資料、人事檔案等未能及時歸檔和保管。主觀認識的偏差也造成了工作素養的長期滯后，中學檔案管理長期未受到重視，檔案人員輪崗頻繁、專職人員不足、專業技能較差，缺乏學習機會和進修機遇，難以適應數字化時代的要求。在檔案人員待遇方面不到位，專技崗設置不合理，檔案序列晉級和聘任困難，從思想上不愿意從事檔案工作。

2.2 基礎建設不到位

思想認識的偏差造成了學校檔案管理基礎的薄弱，雖然檔案能夠對學校發展起到一定的促進作用，但是不能產生立竿見影的效果，因而絕大多數學校往往會忽略對其基礎設施的建設。而檔案管理的基礎設施過于滯后，就會嚴重阻礙檔案管理工作的開展，不僅難以適應檔案規范化建設需求，也會對中心工作產生負面影響。主要表現在：檔案室建設標準低，有的學校未按照標準化建設檔案庫房，直接以普通的辦公用房代替檔案室，檔案法規規定的“八防”基本要求無從談起；信息化建設長期滯后，存量數字化率較低，限制了電子檔案的管理質量；“雙套制”推行困難，檔案流轉依然以紙質模式為主；信息化加工場地建設不到位，監控設備缺失，數字化加工安全隱患較大；數字化操作系統配備不到位，大部分學校只配備了OA系統，未有獨立的數字化管理系統等。這些問題成為檔案工作提質增效的關鍵因素。

2.3 規范標準不到位

檔案管理的規范化與標準化程度較低，檔案資源歸集能力不足。檔案管理人員沒有充分認識檔案工作的重要性，還有部分人員沒有經過系統專業的檔案知識學習培訓，直接影響檔案管理工作的效率和質量，缺乏收集工作意識，對歸檔、整理、裝訂等業務工作較為生疏，還有些單位沒有專職的檔案管理人員，工作人員專業素質偏低，對檔案材料僅限于存放，沒有及時分類歸檔，甚至歸檔材料缺乏準確性和真實性，導致檔案管理工作水平的落后。

2.4 數字化思維不強

數字化管理是學校新發展階段、貫徹新發展理念、構建新發展格局的重大戰略舉措，是數字政府和智慧城市建設的內在要求。但是有的中學對數字化管理的認識不夠到位，簡單地認為數字化管理只是“線下搬到線上”，沒從深層次理解數字化轉型的價值意義，忽視了信息化建設帶來的效率質的提升。目前不少檔案管理流程還局限于傳統的工作模式與思維方式，沒有找到檔案工作的改革突破點和制度重塑點。整體氛圍不夠濃厚，對信息化建設尚未理解到位，對多跨場景應用的探索有所欠缺，全員參與的格局有待進一步形成。

2.5 要素保障不到位

學校數字化市場供給能力不足，普遍存在第三方服務企業不多，企業處于買方市場，學校購買服務難問題。信息化建設項目流程煩瑣，招投標手續進度慢，管理者存在信息安全、廉政安全等風險擔憂，客觀上限制了信息化水平的提升。財政資金投入力度較弱，學校自籌資金困難，難以負擔高昂的信息化建設費用。

3 學校檔案管理的規范化與信息化建設的破局之策

3.1 建立現代檔案管理制度

依據新《檔案法》和《機關檔案管理規定》，制定三合一檔案管理制度，明確各類文件的歸檔范圍和保管期限，確保新舊編制規則實現平穩快速過渡，使檔案管理工作更加科學、有序和高效，檔案的收集管理更加規范。建立健全電子檔案管理制度，順應檔案質態變化的趨勢，打造基于數字化管理的電子檔案體系，采用大數據思維，全流程重塑學校檔案管理流程，加強云存儲技術的應用規定，運用現代化技術手段實現檔案收集、整理、利用和安全的信息化保護。加強信息化建設制度安排，針對數字化外包、共享利用等方面，增加簽訂委托協議、約定服務內容與安全保密規定等方面的制度建設，增加法律責任方面的規定，確保數據信息安全。以《中華人民共和國保密法》為基礎，有序系統地推進對開放審核工作涉及的組織機構、鑒定范圍、鑒定流程及鑒定辦法等，避免鑒定工作步驟的主觀隨意性。

3.2 著力建設數字檔案室

為應對大數據、人工智能等新技術，建設數字檔案室是學校檔案信息化的必然要求。一是加強基礎設施建設。根據《數字檔案館建設指南》要求，選擇合適的數字管理系統，保障電子的規范性和安全性，管理系統要預留好外接配置，實現軟件、系統的共享性。二是強化數字資源建設。學校檔案形式多樣、類型豐富，要充分考慮信息載體的異質性，對教學課件、實物檔案、音視頻等實現電子化存儲。建設檔案目錄數據庫，數字資源的多重性和豐富性要求檔案數據庫及時更新數據，建立新的目錄概要，不斷為數據庫增添新的內容。三是要打造教學數據專庫。教學檔案是學校檔案的主體，利用率高，要根據課程體系、教學設計、教學內容、教學模式和技能實操等層面開展有效的課程檔案數據建設。數據庫要因教施策，對教學檔案進行細化，比如課程介紹、標準、設計、教案、評價方案、案例、課件、微課、教學錄像、試題庫和拓展閱讀、畢業設計等系列資源模塊化，建設更為便捷的利用模式。

3.3 著力打造共享共建機制

檔案資源共享共建模式是通過突破時空限制檔案資源的利用，達到提高檔案賦能人才培養質量和教師育人能力的目的。一是搭建共享平臺。由綜合檔案室在數據化管理平臺建立模塊，將各年級教師打造成檔案數據教師團隊，明確上傳標準和模式，教師可將教學檔案資源擇優篩選后上傳到共享平臺。同時，上傳者可以根據教學需要自主建立備課組共享單元，實現學科的檔案資源共享。二是優化檔案資源共享水平。教學檔案共享資源可包括教學PPT課件、自錄課程視頻、作業題庫和試題庫等。資源設置可根據學生、教師、督學的反饋進行持續改進，實現共享內容的不斷優化、共享方式的不斷創新。三是建立數據庫共享機制。對不同數據庫建立有效鏈接，通過身份認證、密碼防護等措施實現不同檔案資源的校內共享。加強云平臺使用，聚焦課程、教學、教師發展和學生培養等關鍵領域的檔案資源，有序推進校際資源共享，提升檔案治理能力。

3.4 著力提升檔案智治水平

學校檔案資源是蘊含著豐富的教學經驗、辦學理念和育人方針，對學校適應新形勢與新變化具有重要作用。一是提高圍繞中心工作的能力。學校檔案管理科室要把職責擺進去、把工作擺進去、把自己擺進去，主動對標對表，切實找準圍繞中心、服務大局的著力點和結合點，充分發揮檔案工作推動學校各項工作發展中的基礎性支撐性作用。在新課改、學生全面發展、教師素質提升等重點任務上狠下功夫，及時跟進、服務保障，更好地挖掘檔案價值，提升服務時效。二是以數字賦能提升治理水平。人工智能技術已全面融入檔案服務，在提升服務效應和用戶全流程體驗上具有獨特優勢。學校要借助新技術成果，根據師生的個人偏好和需求量身定制服務和信息，提供更加個性化的體驗，使檔案變得更高效、更互聯和更可持續。例如，學校可以利用這項技術與教師建立雙向溝通渠道，從而更有效地反饋和回應教師的需求，幫助學校更好地了解教師的需求，提供更優質的管理服務。

3.5 著力構建安全防護網絡

伴隨著互聯網技術的不斷發展和應用，檔案安全問題也接踵而至，數據風險具有較高的復雜性、隱蔽性和易擴散性特點，學校檔案管理工作要想實現穩定持續發展，必須加大檔案安全風險防范的力度，堅持事前、事中、事后全覆蓋，人防、物防、器防全銜接，全面構建一體化的安全防護體系，從根本上解決檔案安全問題。一是提高安全防范能力。及時引入新技術，加強關鍵性基礎設施和重要信息系統的安全保護。二是認真學習和貫徹執行檔案安全保密工作制度，不斷完善工作管理和保密制度，將安全保密工作貫徹到檔案收集、整理、保護和利用等業務環節，做到涉密信息不上網和上網不涉密。三是嚴格按照規定程序做好涉密設備維修維護，做到全程監控、做好登記。四是對人員進出嚴格審核，適當進行政治審查，離開崗位進行脫密管理。五是對檔案外包服務公司員工進行身份核查備案，嚴格管控數字化加工服務的電腦、掃描儀等設備，嚴格數字化過程提卷、還卷等各環節的保密工作。

3.6 著力夯實檔案要素保障

資金、人才和氛圍是學校檔案管理的基礎性工程，也是提升檔案治理能力現代化的關鍵環節。長期以來，檔案管理要素建設體系不完整，限制了檔案規范化和信息化建設，要建立符合學校發展實際的檔案支持系統，為檔案規范化建設奠定基礎。一是完善投入機制。強化對檔案工作的支持保障，科學合理核定檔案工作經費，積極為檔案工作排憂解難，全面保障檔案信息化建設。二是加大培訓力度。將提高檔案管理人員的業務素質作為重中之重，常態化地開展學習貫徹檔案工作法律法規和標準規范，加強自身檔案知識修養，提高業務水平。強化業務鍛煉和提升，注重工作實效。三是積極營造濃厚氛圍。加強檔案宣傳力度，通過主題展覽、專題講座與考核督導等形式，提升全校教師的檔案管理意識。

大數據時代的到來，給學校檔案管理工作帶來了前所未有的發展機遇，解放了人力，提高了工作效率，使檔案服務的力度、廣度、深度更有質量。檔案部門要直面學校檔案管理存在的諸多問題，以更大的勇氣提高管理水平，完善管理體系，加強檔案信息保護和流程優化，以大服務化、大檔案化、大平臺化構架新的檔案治理模型，推動學校檔案工作創新發展。

參考文獻

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作者簡介：薛斐（1984—），大學學歷，山東省臨沂第二中學檔案館員，主要從事學校檔案管理工作。