血站檔案管理對獻血服務質量提升的作用

摘 要：血站檔案管理在提升獻血服務質量方面發揮著重要作用，有利于提高獻血者信息的準確性，優化資源分配效率以及促進獻血服務質量評估。然而，當前血站檔案管理中仍存在一些問題，包括信息更新滯后、檔案管理系統安全性不足、管理制度不完善等。為了有效應對這些問題，應建立實時更新機制、加強系統安全防護、完善檔案管理制度，以便進一步提升獻血服務質量。

關鍵詞：血站；檔案管理；獻血服務質量；信息更新

引言

血液作為一種特殊的醫療資源，其供應的穩定性直接關系到臨床救治效果以及患者生命安全，所以提升獻血服務質量成為血站管理工作的重點。在此背景下，血站檔案管理的作用愈加突出，但現實中卻存在諸多問題，嚴重影響獻血服務的整體質量。因此，加強血站檔案管理對于提升獻血服務質量具有重要意義，是實現血站管理現代化的重要途徑。

1 血站檔案管理對獻血服務質量提升的作用

1.1 提高獻血者信息的準確性

血站檔案管理，有利于提高獻血者信息的準確性，直接提升獻血服務質量。首先，獻血者信息包括獻血者的個人資料、獻血歷史、健康狀況等，其準確性對保證血液安全非常重要。現代化的檔案管理系統通過信息化手段，實現自動錄入信息，有利于保證每條數據信息的準確性。其次，血站通過精確記錄每位獻血者的獻血歷史，能夠更好地管理獻血者群體，篩選出適合定期獻血的健康獻血者，可以確保血液供應的持續性和血液質量。最后，獻血者現場填寫的個人信息及健康狀況問卷，直接被錄入信息庫，獻血者會感到自己得到了重視，這有助于增加獻血者的參與積極性，血站可以獲得穩定血液供應，有利于提升獻血服務質量。

1.2 優化資源分配效率

血站檔案管理有利于優化資源分配效率，有利于提升獻血服務質量。首先，血液資源的管理需要精確的信息支持，而通過血站檔案管理系統，可以實時掌握血液的庫存情況、有效期、需求動態，這些信息有助于血站進行科學的血液調配，避免血液浪費。其次，檔案管理系統通過對獻血者信息的精確記錄，可以合理安排獻血活動，優化采集流程，還可以精確跟蹤每袋血液的采集、檢測、儲存、使用全過程，保證血液在儲存期內能得到有效利用，從而避免浪費[1]。再次，檔案管理系統在血液供應過程中，每一個環節的信息都可以實時記錄，這不僅有助于血站內部管理，還為外部監管提供有力支持，可以增強各方對血液供應的信任，保障血液質量。最后，血站通過信息化的檔案管理系統，可以減少人工操作，提高工作效率，降低管理成本，還可以通過數據分析來不斷優化管理流程，提升整體運營效率，從而提高獻血的服務質量。

1.3 促進獻血服務質量評估

質量評估是保證獻血服務質量不斷提升的關鍵環節。檔案可以提供豐富、準確的數據支持，為科學評估提供基礎。一方面，檔案管理系統能提供詳盡的數據記錄，支持全面的質量評估，通過對獻血者信息、血液采集、檢測、儲存、使用等環節的數據進行系統化管理，可以全面掌握獻血服務的各項指標。另一方面，傳統的質量評估往往是事后評估，而檔案管理系統可以實現實時的數據更新以及動態監測，這樣有利于及時發現問題，并采取必要的措施保證血液安全。此外，血站通過對歷史數據的分析可以發現影響獻血服務質量的關鍵因素，制定有針對性的改進措施。比如通過分析獻血者的反饋數據，可以了解獻血者對服務質量的滿意度，找出服務流程中的薄弱環節，從而改進服務流程。另外，在檔案管理下，不同地區的血站可以通過共享檔案管理系統中的數據，相互學習和借鑒，提高整體的獻血的服務質量，還可以通過數據共享來共同應對突發事件，從而有利于保障血液供應的穩定性。

2 血站檔案管理中存在的問題

2.1 信息更新滯后

首先，獻血者信息錄入及更新工作不規范。獻血者的個人信息、健康狀況、獻血記錄等數據需要經過多層次的人工審核和輸入，延誤更新速度。由于缺少統一的信息更新規范和流程，導致各部門更新信息操作不一致，進一步延緩信息更新的速度。又由于血站各個系統之間的數據接口不完善，獻血者的健康狀況更新在體檢系統中已經完成，但檔案管理系統尚未同步，形成信息斷層。這種系統間的數據孤島現象嚴重制約了信息的及時更新。其次，血站檔案管理工作不到位。血站人員多為身兼數職，要承擔大量的各類管理工作，在獻血高峰期或緊急情況下，人員忙于應對突發事件，無法及時更新獻血者的信息，導致檔案信息無法實時反映最新情況[2]。血站部分信息系統和硬件設備較為陳舊，處理數據的效率低下，容易發生系統故障和數據延遲，導致各類檔案信息的錄入和更新速度大打折扣。再加上部分血站對檔案信息更新的重要性認識不足，職責不清，導致工作人員在信息更新方面缺少積極性和責任感，從而進一步加劇了信息更新滯后的問題。最后，檔案信息安全措施不合理。信息更新的審核環節較多，由于審核流程設置不合理，導致信息更新的周期過長。同時，部分關鍵崗位人員因權限限制而無法及時更新信息，從而進一步延長信息更新的時間。同時，血站為了保證信息安全，在信息更新時設置了多重保護措施，雖然提高了信息的安全性，但也增加了信息更新的復雜性和時間成本，從而進一步導致信息更新滯后。

2.2 檔案管理系統安全存在缺陷

在血站檔案管理過程中，檔案管理系統安全性不足的問題較為常見。首先，系統安全防護設置不完善。由于血站信息系統設計和開發中的安全防護存在漏洞，容易受到外界的攻擊和侵襲，極易威脅檔案數據的安全性。血站檔案管理系統在數據存儲和傳輸過程中缺少有效的加密技術，導致數據在傳輸過程中容易被截獲和篡改，從而使信息傳輸通道缺少安全保護，數據的機密性和完整性得不到保障。其次，系統安全監控措施不完善。檔案管理系統的權限分配不合理，部分用戶擁有過多權限，增加了數據被泄露的風險，而關鍵崗位的用戶權限控制不嚴，導致數據被未經授權的用戶訪問和修改[3]。血站檔案管理系統缺少有效的安全監控手段，無法實時監測系統的運行狀態和安全事件，未能對系統的操作記錄和安全事件進行詳細記錄和分析，導致安全問題難以及時發現和處理。再次，系統更新和維護不及時。血站檔案管理系統未能及時進行系統補丁和升級，導致系統長期暴露在安全風險之中，從而系統的安全防護措施和技術手段無法跟上新型威脅和攻擊手段的發展，僅為造成系統安全性難以保障。有關工作人員的安全意識和技能培訓不足，對系統安全問題的認識不夠，容易在操作中引發安全隱患，由于工作人員的安全操作規范缺少，導致人為因素成為系統安全的薄弱環節。最后，第三方軟件和設備的安全管理不到位。血站檔案管理系統存在多種第三方軟件和設備，但這些外部資源的安全性未能得到有效控制和管理，容易出現安全漏洞，從而影響到系統整體的安全性。

2.3 檔案管理制度不完善

首先，制度建設不規范。血站的檔案管理制度在制定過程中缺少系統的規劃和整體設計，導致檔案管理的標準和規范不統一，不同部門和崗位在執行管理制度時存在較大差異，從而導致檔案管理工作的隨意性和不一致性。血站檔案管理的流程設計不合理，缺少清晰的操作指引和流程圖示，導致工作人員在執行具體操作時沒有明確的規范可循，從而使工作效率低下。檔案管理中各崗位的職責分工不明確，工作人員在具體工作中缺少明確的責任劃分，導致任務執行時推諉扯皮現象頻發，從而影響檔案管理的整體效果。其次，管理制度的執行力度不足。雖然大部分血站制定了一些檔案管理制度，但在實際執行過程中缺少有效的監督機制，導致制度形同虛設，從而使制度的實際執行效果大打折扣。隨著信息技術的發展和檔案管理需求的變化，現有的管理制度未能及時進行修訂和完善，導致制度內容與實際需求脫節，從而影響檔案管理的現代化水平。血站在制度推行過程中，缺少系統的培訓和宣傳，導致工作人員對管理制度的認識和理解不足，從而使制度執行的整體水平較低。最后，管理制度的技術支撐與協調能力不足。現有的檔案管理制度在設計時，缺少對現代信息技術的考慮，制度內容未能充分利用信息化手段進行管理和監控，導致管理制度在實際執行中難以達到預期效果，從而使制度的落實缺少有力的技術支持。血站檔案管理涉及多個部門和環節，但現有的管理制度在協調各部門之間的工作時，缺少統一的協調機制，導致各部門之間的工作銜接不順暢，從而影響檔案管理的整體效能。

3 優化血站檔案管理以提升獻血服務質量的措施

3.1 建立實時更新機制

血液供應的安全依賴于最新的信息記錄，因而為了保證每位獻血者的檔案始終準確無誤，并能快速響應各種需求，建立科學的實時更新機制顯得尤為必要，為實現這一目標，需要制定一系列針對性的措施。第一，血站采用條碼掃描或RFID技術自動記錄獻血者的個人信息、健康狀況和獻血記錄，這些技術可以顯著提高信息錄入的速度，保證檔案信息能夠實時更新。第二，血站需要建立一個集成化的檔案管理系統來保證各個業務模塊的數據無縫對接，以便各部門可以實時訪問檔案信息，從而避免信息孤島[4]。第三，血站需要編制詳細的信息更新手冊，并規定各類信息的錄入時間以及更新頻率，還要建立嚴格的審核機制，來保證每條信息在更新后都經過審核，以便保證數據的準確性。第四，血站為提高信息更新的及時性，需要加強人員培訓，以便保證每位工作人員都熟悉信息更新的流程，從而提高信息更新的效率。第五，血站可以采用云計算技術來構建高性能的數據處理平臺，以便支持海量數據的實時傳輸，還可以配置高帶寬的網絡環境來保證數據傳輸的速度，從而避免因網絡延遲導致的信息更新滯后。第六，血站為了保證實時更新機制的持續有效運行，需要建立完善的維護體系定期對信息管理系統進行維護，以便及時修復系統漏洞，從而更好地保證系統的穩定運行。

3.2 加強系統安全防護

隨著信息技術的普及，血站檔案管理系統的安全性問題日益突出。因此，保護檔案數據的完整性以及防止數據被泄露是提升獻血服務質量的基本前提。第一，血站要實施全面的安全評估，評估現有系統中的安全漏洞，并基于評估結果制定詳細的安全策略，以保證每個環節都能有效防護潛在的安全威脅。第二，血站要對所有存儲的數據和傳輸的數據進行加密處理，以保證數據在傳輸過程中不被截獲，還要部署防火墻，實時監控網絡流量，以便及時發現非法訪問。第三，血站要引入多因素認證（MFA）機制來增加登錄系統的安全性，并結合密碼、指紋、動態驗證碼等多種認證方式，來保證只有經過授權的人員才能訪問系統。第四，血站要對系統的所有操作詳細記錄，并定期審查日志，以便及時發現異常操作以及潛在的安全威脅。第五，血站要定期更新系統軟件，還要對系統進行定期的安全掃描，以便及時發現潛在的安全問題。第六，血站要制定詳細的應急預案，明確應對安全事件的責任分工，還要設立應急響應團隊，負責安全事件的監測、響應和處理工作，以提高應急響應的效果。

3.3 完善檔案管理制度

高效的檔案管理離不開完善的管理制度，因而血站在提升獻血服務質量的過程中，必須從制度層面深入優化，以便保證每一個環節都有明確的操作規范。第一，血站要建立系統化的檔案管理制度框架，明確檔案管理的基本原則、目標和范圍，以便保證檔案管理工作有章可循。第二，血站在檔案的錄入環節和更新環節要明確數據的錄入格式、內容要求和審核流程，以便保證錄入和更新的信息準確。第三，檔案管理涉及多個部門，需要明確各崗位的職責，以便保證每個環節都有專人負責，還要設置合理的權限管理制度，保證檔案信息的安全[5]。第四，血站要定期對檔案管理工作的執行情況進行檢查，及時發現問題，還要制定檔案管理工作的考核標準，通過考核來激勵工作人員提高檔案管理的積極性。第五，隨著信息技術的發展以及管理需求的變化，檔案管理制度需要不斷調整，為此要建立制度修訂機制，定期對現有制度進行修訂，保證檔案管理制度始終符合實際需求。第六，血站要建立檔案管理信息系統，實現檔案管理的智能化，規范檔案管理的流程，減少人工操作的錯誤和延遲，從而提高檔案管理的效率。

結束語

綜上所述，血站通過建立實時更新機制、加強系統安全防護及完善檔案管理制度，可以有效提升血液管理的安全性，進而促進血站整體服務水平的提高。同時，血站需要繼續探索先進的信息技術，推動檔案管理向精細化方向發展，為社會提供更加優質的獻血服務。

參考文獻

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[5]周芷羽，謝桂蕓，麥連芳，鄭曉曉，陳錦艷，黎世杰.我國獻血服務現狀研究概述——基于CiteSpace的知識圖譜分析[J].中國輸血雜志，2022，35（04）：462-465.

作者簡介：孫偉（1972.05—），大學學歷，山東省濱州市中心血站副研究館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化建設、檔案信息資源開發與利用等。