檔案治理視角下住房保障檔案規范化管理路徑分析

摘 要：隨著城市的高速發展，國家針對中低收入水平的家庭提供保障性住房的力度不斷增大，在相關工作開展過程中產生了大量的紙質文件與電子數據，為有關部門對居民生活水平的了解與后續工作開展方向的判斷提供重要參考依據。本文以檔案治理視角對住房保障檔案的規范化管理路徑進行深入研究，以現階段信息化管理的主流趨勢，在思想建設、制度建設、人才建設與信息化建設等方面找出問題并提出解決方案，為有關部門工作開展提供決策參考，也為現代城市的建設和發展尋求提供更有利的信息基礎條件。

關鍵詞：檔案治理；住房保障檔案；規范化

住房保障檔案是記錄申請提交、查驗審核、住房分配、日常調度等業務流程的最原始文件，對于社會性保障制度與政策的落實與維護保障群眾合法權益有著重要的參考與憑證作用。自2008年開始，保障性住房成為我國住房類型發展過程中的重要組成部分，是國家為城市生活困難居民設立社會保障政策與制度的重點工作，主要覆蓋社會不同層級人群，以廉租住房、公共租賃房的方式出現。在政策落實與工作開展過程中產生了大量的住房保障檔案資料，涉及工程項目、資質審核、實施保障、動態管理等文字、圖表、照片、聲像等信息和數據，整體信息量大、流動性大、變動頻繁、保管困難。因此，在住房保障檔案治理上利用大數據、云計算、計算機網絡及電子掃描等技術手段實現對海量檔案文件資料的數字化轉型與信息化管理已成為關鍵方向，是維護社會和諧發展的強有力保障，也是住房保障部門需要面對的重要課題。

1 住房保障檔案規范化管理綜述

1.1 住房保障檔案基本構成及管理現狀

住房保障檔案是全面客觀分析城鄉地區保障性住房工作的重要文件，其中包括原始文件、傳真等紙質材料與數據圖表、個人身份信息、個人收入情況等電子文件。整體分為兩種類型，一是保障性住房人員的申請材料，包含個人與家庭成員的身份證、戶口本、婚姻情況等信息，同時還有辦事部門審核、復核、公示文件等手續。二是保障性房屋建設過程中產生的工程項目、施工情況、財務支出、竣工驗收等信息。兩種類型的檔案文件均是以紙質文件與電子信息相結合的方式留存，生成、管理、分類、利用等均有著固定的格式和嚴格的辦理流程，屬于專業性檔案的一種。隨著保障性住房信息檔案的日積月累，在管理上無疑為工作人員帶來了較大壓力。目前在住房保障部門，對于檔案文件管理的重視程度不夠，無論在政策制度、財政資金還是在人力資源、信息化建設等方面都沒有給予相應的支持與幫助，使得檔案管理整體水平處于較為滯后的狀態，不利于檔案潛在價值的深入挖掘與利用。

1.2 住房保障檔案信息化管理的必要性及意義

對住房保障檔案的有效管理，可為相關工作的開展與社會平穩運行提供積極的促進作用。在民生方面，可全面加強對城鎮中低收入人群住房保障情況的監管，通過對大量住戶個人資料的審核，可有效化解現存多方面的社會矛盾問題，做到分配合理、陽光透明、公平公正，保障群體及個人的合法權益，從而推進住房保障工作與社會治安管理工作的有效開展。在檔案管理方面，通過對基礎檔案文件的規范化、科學化、信息化管理，可將日常工作從過去紙質檔案管理、人工查閱為主的模式中解脫出來，在減少檔案管理的工作量及管理成本的同時，大大精簡了群眾的辦事流程，進一步提高工作效率，提高群眾滿意度，從而推動住房保障檔案信息化管理工作的順利開展。與此同時，由于住房保障業務涉及部門多、涵蓋內容復雜、面向群體廣泛，過去的業務處理與審核時間較長，通過建設住房保障檔案管理利用一體化平臺，充分發揮大數據時代計算機網絡的優勢，將各部門進行串聯，相關業務流程實現多平臺共建共享、在線審批，縮短材料受理、初審、復審等一系列流程的辦理時間，降低了相關業務辦理人員的工作難度，從而提升了工作質量[1]。

2 檔案治理視角下住房保障檔案規范化管理面臨的問題與困境

在社會的各個行業中，大多數部門單位對檔案工作的了解不夠深入，對檔案內容的價值不夠認可，認為其僅是將工作流程中產生的文件資料妥善保存即可，無需投入過多的人力物力財力進行優化完善，導致在檔案管理的實際工作中，容易出現收集不齊全、分類不合理、管理較混亂、效率較低下、安全無保障等問題，在一定程度上嚴重制約了檔案的數字化轉型。

2.1 信息化意識不夠強烈，重視程度較低

一是檔案意識不夠，仍存在“重建設、輕檔案”的思想。相關住房保障部門領導者認為檔案工作較為邊緣，僅是將散落在各部門的檔案文件收集匯總即可，無需浪費大量的人力物力，保證檔案紙質文件不丟失就好，使得在財政資金、崗位分配、設施建設等方面缺少一定的支持，甚至部分單位尚未設置專門的檔案室，重要資料在庫房中也是隨意擺放，導致出現嚴重的工作滯留現象[2]。二是信息化意識薄弱。受過去長期工作模式影響，目前大多住房保障部門習慣了紙質文件材料的運用，即使某些文件以電子信息的方式出現，也會打印出書面材料，對于電子檔案的認識不夠高，從而導致后期數字信息技術的應用及系統信息化管理模式的改革無從開展，難以建立較為完善的住房保障檔案數字資源庫，無法充分發揮大數據信息化的技術優勢。

2.2 科學化管理不到位，標準制定滯后

一是在制度標準方面，部分地區尚未建立完善的住房保障檔案管理制度，沒有隨著時代的進步與工作模式的轉變而對標準制度進行完善優化，使得檔案信息化管理流程缺乏合理的機制。即使制定了管理制度體系，也僅是將上級部門出臺的文件直接應用，存在滯后性，沒有結合本地區本部門實際工作需求，使得實際執行和落實方面還未到位，管理成效并不理想。二是在日常監督方面，大多數住房保障部門對工作人員的考核力度與約束力度不夠，在實際工作中責任意識、服務意識不夠強烈，使得在實際工作中容易出現敷衍了事、工作不及時不到位的現象，沒有做到在工作中規范員工自身操作行為，工作積極性與主觀能動性不夠，對于新時期檔案管理工作模式的改革創新有一定的制約與影響。

2.3 專業化人才不夠充足，培養方案缺失

在住房保障檔案管理中，部分地區及部門單位沒有建立較為完備的檔案管理機制。相關業務流程參與單位較多，宏觀層面的領導力不夠，職能職責不清晰、業務分工不明確、流程分配不細化、溝通協調不通暢，部門之間交流較少，條塊分割嚴重，協同管理力度不夠，導致往往出現手續、證件審核反復進行的情況。在一定程度上加大了群眾辦事的難度，“無用功”問題較為嚴重。這種模式的體制對住房檔案工作的管理有很大的負面作用。同時，在人員方面，住房保障部門能夠滿足檔案信息化、規范化管理要求的人員極少，人才引進與繼續教育工作開展較差。導致現有檔案管理人員年齡較大、學歷不高、身兼數職、流動性大，缺乏最為基礎的信息化管理知識，不具備在網絡背景下利用相關技術實現工作高效開展，無法滿足新形勢下檔案高質量管理的要求，使得相當數量的部門單位的住房保障檔案管理仍以“紙質文件+電子數據”的互補模式開展工作，嚴重制約了未來工作的發展空間。

2.4 共享化利用不夠完善，系統功能較少

一是基礎設施較差。檔案信息化管理離不開先進的硬件設備，目前大多數住房保障部門檔案管理軟硬件設備長期沒有進行更新優化，較為陳舊、版本較低、缺失嚴重，導致即使具備良好的信息化發展思維及創新性管理意識，也無法落實。二是技術應用較少。大數據信息化時代最為關鍵的特征是信息互聯互通與共建共享，在各級住房保障部門普遍存在各自為政的現象，沒有利用計算機網絡等技術打破系統平臺之間的藩籬，容易出現“信息孤島”問題。

3 檔案治理視角下住房保障檔案規范化管理的未來優化措施

雖然住房保障檔案的管理工作存在上述多方面問題，但是在宏觀政策上，數字中國建設的力度不斷增強，相關規劃目標正不斷落實，為檔案的數字化轉型升級與信息化高效管理利用營造了良好的安全環境，并且在數字信息安全等方面也提供了較多的技術支持，這就需要各級檔案管理部門加強行業調研，構建細致的信息化、規范化管理制度與實施方案，進而為住房保障人員提供快捷高效的檔案服務。

3.1 增強檔案意識，樹立改革思維

由于住房保障工作信息的關鍵性與特殊性，領導者應加強對檔案規范化、信息化管理工作的重視，在思想層面接納檔案及信息化工作，在行動方面做好相應的側重，結合自身發展情況制定科學合理的工作方案，將電子檔案管理工作納入住房管理發展規劃，納入住房管理、計劃和考核中，不斷完善服務器、存儲設備、網絡設備等信息化設施，建立健全檔案規范化管理體系，全面優化涉及住房保障檔案資料管理流程的各環節，從而提高工作效率。與此同時，各級住房保障部門要加強對檔案工作的宣傳，引導全體員工參與檔案工作，在整體上形成綜合領導、分級分類集中管理的格局，從而確保檔案工作收集整理、歸檔存儲、開發利用等環節通暢高效，避免出現不配合、不積極、不落實的情況發生[3]。

3.2 設置配套標準，制定合理制度

一是健全管理機制。住房保障部門要深入學習中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》與《數字中國建設整體布局規劃》，結合《檔案法》與住房和城鄉建設部印發的《住房保障檔案管理辦法》，根據實際工作需求及不同類型住房保障檔案，制定完善的檔案收集管理、分類著錄、歸檔存儲、共享利用等標準文件，如《電子檔案管理制度》《電子檔案涉密信息處置條例》《住房保障檔案收集整理業務流程規范》《住房檔案開發利用制度》《電子文件備份制度》等，以標準化、規范化文件全面覆蓋的方式加強檔案管理各個流程之間的銜接。二是完善考核機制。根據本單位檔案管理崗位情況，建立干部職工績效考核及選拔任用激勵機制，加強對檔案管理的調度反饋，檢查督促，進一步明確崗位責任制，做到各項制度舉措堅決有力執行。同時要在干部提拔、職級晉升等方面向檔案管理崗位傾斜，明確用人導向，從而激勵工作人員敢于擔當、主動作為，激發工作熱情，提高服務水平。

3.3 著力完善機制，加強人才培養

一是完善管理機制。住房保障部門要根據當地出臺的各單位“三定方案”，明確住房保障中心專業部門負責統籌規劃本地區相關工作，其他相關部門協同配合，做到職能職責整合，任務分工明晰。同時，住房保障中心要精細化梳理住房保障業務流程，做到工作不重疊，業務不交叉，最大程度地提高工作審批效率，嚴格落實“一次辦好”政策。同時要設置專人專班負責住房保障檔案管理工作，成立領導小組，要求內部相關科室及外部有關部門單位做好定期歸檔，確保住房保障相關文件信息不丟失、不泄露[4]。二是優化管理人員。住房保障部門及相關協同配合單位要進一步加強人才引進工作，根據本地區本單位檔案管理工作實際情況，有針對性地面向社會開展選聘、遴選等工作。選擇檔案管理技能較強、熟知現代技術應用的復合型人才參與工作，不斷為住房保障部門注入新鮮血液。同時也要同步做好人才培訓工作，開展定期與不定期的教育活動。可邀請業內專家、高校教授講課，也可帶領工作人員外出參觀調研檔案信息化管理，切實保證管理團隊的高素質、高標準，使其能夠在實際工作開展過程中做到高效率、有創新、夠嚴謹，從而更快實現規范化管理模式的轉變。

3.4 打造強大平臺，保障安全利用

一是加大資金投入。相關部門領導者及管理人員要全面梳理總結當前住房保障檔案管理工作存在的問題，并及時上報上級部門，積極爭取檔案信息化專項資金，用于硬件設備采購、系統軟件更新、日常運行維護、信息安全保管等事項，為后期管理利用工作提供良好支撐。二是引進先進技術。結合“互聯網+政務服務”優勢，全面利用云計算、大數據、人工智能、操作系統等現代技術手段，申請建立本地區住房保障檔案管理利用一體化平臺，將住房保障工作涉及的多種系統平臺進行集中整合，最大程度地提高各部門電子檔案信息的兼容性，從而做到在廣大范圍內使檔案管理突破時空限制，提升檔案治理效能[5]。三是做好安全保障。在住房保障檔案管理過程中，要適當應用數據加密、安全傳輸、電子簽章、身份驗證等安全技術手段，全面加強敏感及隱私數據的安全保護工作，杜絕在信息流轉過程中被不法分子竊取而造成不可逆的損失。

結語

綜上所述，住房保障檔案涉及民生，對于廣大人民群眾及整個社會而言都是極為寶貴的財富，為此管理好、利用好這些檔案，做到規范化、科學化、合理化已成為當前面臨的重要任務。為此，各級檔案管理部門要牢固樹立檔案意識與信息化思維，及時轉變觀念，緊跟時代潮流，深度分析現存問題并提出行之有效的管理策略，全面構建全新住房保障檔案管理體系，切實提升保障性住房檔案的質量和效益，從而推動國家住房管理工作高質量發展。

參考文獻

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[3]劉海麗.住房保障電子檔案管理工作路徑探究[J].蘭臺內外，2022（36）：84-86.

[4]朱志明.住房保障檔案管理的問題分析及對策措施[J].中國管理信息化，2014，17（10）：79-80.

[5]劉娜.住房保障檔案管理的問題及對策分析[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2019（10）：37-38.

作者簡介：徐文靜（1986—），大學學歷，臨沂市供熱和住房保障中心館員，主要從事檔案管理與研究。