學生資助業務系統與檔案管理系統融合建設的可行性研究

摘要：學生資助業務系統與檔案管理系統的融合建設，根本目的是確保學生資助工作的公平性和準確性。本文探討了學生資助業務系統與檔案管理系統的融合建設在實際操作中的可行性，分析了融合建設的優勢與劣勢，并結合福建省明溪縣學生資助工作要求，構建了自下而上由數據層、業務層、接口層和功能層構成的業務系統與檔案管理系統歸檔集成框架。結果顯示，該檔案管理系統建設的可行性得到了充分驗證。希望通過本文的研究，讓教育資源得到更加合理的分配和利用，提升管理效率和智能化水平。

關鍵詞：學生資助；檔案管理系統；歸檔集成；歸檔功能

DOI：10.12433/zgkjtz.20242648

在現代教育管理體系中，學生資助業務系統與檔案管理系統無疑是最關鍵的組成部分。學生資助業務系統主要承擔著對學生資助資金進行合理分配與嚴格監管的重要任務，確保每一分資金都能準確無誤地到達需要幫助的學生手中，保障資金使用的透明性和效率。檔案管理系統是記錄學生個人信息、教育背景、成績表現等關鍵數據的平臺，它對維護教育秩序、促進教育公平起著基礎性作用。隨著信息技術的不斷發展和普及，這兩種系統之間的融合建設得以深入推進，展現出巨大的發展潛力和實際應用價值。

一、學生資助業務與檔案管理融合建設的可行性分析

（一）技術可行性

信息化時代，云計算、大數據、移動互聯網、物聯網、人工智能、區塊鏈等前沿互聯網信息技術的成熟運用，為各行各業的深度融合和創新發展提供了堅實的技術支撐和保障。這些技術的綜合運用，能夠有效應對和解決大規模數據存儲、高速數據處理、高效數據傳輸、深度數據分析、嚴格數據安全等方面的問題，從而保障系統運行的高效性、穩定性和數據信息的真實性、可靠性[1]。

（二）制度可行性

2023年7月30日，國家檔案局、國務院辦公廳頒布實施《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》，規范了電子檔案管理系統制度性建設。同時，福建省教育廳聯合福建省檔案館發布了《福建省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法（試行）》、《福建省學生資助檔案管理辦法》，規范福建省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，明確了檔案管理的基本原則、適用范圍、責任分工、電子檔案的分類登記管理、安全管理等內容，為學生資助業務和檔案管理系統建設提供了依據。

（三）應用可行性

融合建設后的系統將大幅提高資助工作的效率，實現資源的最優配置，顯著降低因人工操作可能帶來的風險和誤差，減少工作中不必要的重復環節。此舉不僅提高了流程的流暢性，也為工作人員提供了更加清晰明確的工作指引，從而降低了工作負擔。此外，系統通過打造更加便捷的服務通道，提供高度個性化的服務體驗，有效提升了學生和家長的使用滿意度以及對資助政策的信任感。

二、構建與業務系統相融合的檔案管理系統態勢分析

（一）優勢分析

1.數據互聯互通

融合建設的實施，打破了數據之間的孤立狀態，使資助業務和檔案管理數據能夠相互交流和互通有無。通過這種方法，數據的共享性和利用率得到了顯著提高，為精準資助提供了有力的科學支持。這一舉措不僅優化了數據管理流程，還進一步提高了工作效率，確保了數據的準確性和實時性。在此基礎上，相關部門可以便捷地獲取所需信息，從而作出更加精確的決策。

2.提升工作效率

自動化和智能化處理方式大大降低了人工操作的需求，減少了紙質材料在流轉過程中的復雜性，這不僅提升了工作效率，也對檔案管理工作產生了積極影響。另外，這些系統還具備實時更新數據的功能，可確保信息的準確性和時效性，為決策者提供更可靠、更及時的數據支持。這樣一來，無論是資助工作的管理，還是檔案的管理，都可以更加精準、高效地完成，從而提高了整體的工作質量。

3.優化資源配置

通過對學生資助數據的全面、深入分析，系統能夠精確地識別出真正需要資助的學生，確保資助資源被合理地分配到最需要的地方，從而極大地提升教育資源的優化配置和公平分配，使學生專心致志地投入學業，無需為經濟問題分心。這不僅是對個體命運的改善，更是社會整體公平正義的體現，是國家教育公平理念的具體實踐。

（二）劣勢分析

1.技術復雜程度高

融合建設是指將多種互聯網技術與信息技術深度整合，實現各種技術間的無縫銜接和協同工作的過程。這種建設方式不僅涉及互聯網技術的創新應用，還涉及各種信息技術的集成和融合，因此，技術難度相對較高。為了保證融合建設的順利進行，需要一個具備豐富的技術知識和經驗，能夠熟練運用各種互聯網和信息技術專業的技術團隊負責開發和維護工作，以滿足融合建設的需求。

2.資金投入大

實施融合建設需要技術革新并整合教育資源。然而，在這一工作的推進過程中，教育機構需要面對的一個重要問題便是經費[2]。具體而言，融合建設要求教育機構投入大量的資金用于技術研發，以保證教育資源的更新和升級，滿足現代化教育的需求。同時，還需購置大量先進的教學設備，為學生提供更好的教學環境和條件。然而，對于資金有限的教育機構來說，這是一個不小的負擔，它們面臨較大的經濟壓力，甚至會影響其它項目的開展。

3.數據共享與隱私保護難題

在當今這個信息技術迅猛發展的時代，數據共享已經成為推動社會進步的重要力量。然而，在享受數據共享帶來的便捷和高效的同時，如何妥善處理數據共享與個人隱私保護之間的矛盾，成為一個極具挑戰性的課題。這不僅涉及技術的應用，更關乎法律法規的制定與完善，亟需構建一套既能夠促進數據資源的合理利用，又能有效維護公民個人信息安全的政策和制度體系。

三、與學生資助業務系統融合的檔案管理系統框架內容

（一）與學生資助業務系統融合的檔案管理系統歸檔要素分析

檔案管理系統歸檔要素，是建設學生資助業務系統與檔案管理融合系統的基本框架內容，是檔案管理系統的基礎。在探討業務系統與檔案管理系統的歸檔集成要素時，不同的業務系統因其特定的業務邏輯和數據特性，會有不同的歸檔集成需求和要素。經過查閱文獻和研究分析，本文篩選出了幾種主流的業務系統與檔案管理系統的歸檔集成要素系統，如PDM系統、OA系統、網上行政審批平臺，并列出了每個系統的歸檔集成要素[3]。作者基于頻次定量和人工定性相結合的方法，判斷是否適用于一般業務與檔案管理系統的融合建設要素，最終篩選出15個業務系統與檔案管理系統歸檔集成要素，包括電子文件及元數據、目錄、歸檔范圍、歸檔方式、接口、封裝、數字簽名、格式、四性檢測、用戶權限管理、日志記錄與查看、歸檔結果反饋、流程管理、保管期限、密級劃定。其中，關鍵性的業務系統需要針對不同的資助類型采集不同的內容，如下表1所示。

（二）與學生資質業務系統融合的檔案管理系統框架內容設計

根據《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92—2022）的要求，本文基于檔案管理系統的統一技術要求和業務系統與檔案管理系統的要素內容，結合福建省明溪縣學生資助工作的需求，構建了自下而上由數據層、業務層、接口層和功能層構成的業務系統與檔案管理系統歸檔集成框架[4]。具體內容如下：

首先，數據層關注的歸檔集成要素聚焦于電子文件及其元數據，這一范疇涵蓋歸檔集成對象的來源與具體構成。這類以數字形態存在的文件具備易復制性、易修改性、依賴特定軟硬件環境、海量存儲、高速傳輸等特征，其重點在于，通過科學合理的手段確保電子文件及其元數據的完整性、真實性、可用性和安全性，即通常所說的檔案文件的“四性”。本研究基于明溪縣實際工作需求設計，在數據來源上精心規劃，整合了全國學生資助管理信息系統以及省、市級學生資助管理信息管理系統作為核心數據源。同時，為了實現信息的全面互通與高效利用，該設計還充分考慮了與各部門的無縫對接，包括財政部門、民政部門、社會保障機構、鄉村振興相關部門、銀行系統、殘疾人聯合會等外部重要機構。

其次，業務層主要指系統業務操作前端的流程和規則配置。業務層的規則配置必須以實現全面的自動化為目的，對于已有的業務系統，如果前端的配置規則功能模塊不可行，或需要新建業務系統，則需要基于基本的業務流程配置規則文件，并提前將配置規則置入接口，實現面向文檔管理的規范化改造。融合系統框架構建的業務層面主要包括數據匯聚，即通過特定的工具，對文檔歸檔范圍、歸檔方式、保管期限和元數據歸檔規則進行全面的抽取、轉化和聚合，以實現數據的統一和完整，將零散的數據轉化成標準化的、可供系統直接使用和操作。

再次，接口層的主要任務是明確接口的技術選型和規定接口的管理性及技術性規范內容[5]。目前，主要的接口技術包括RESTful API、GraphQL、WebSocket、SOAP以及各類消息隊列技術（如RabbitMQ、Kafka等）。融合系統建設內容接口層主要是根據這些技術的特點，基于組織機構內部數據特征和業務需求，設計并采取定義數據交換標準、建立統一數據交換接口等措施。具體來說，根據國家檔案局提供的歸檔數據標準，制定有針對性的數據交換標準，建立系統間統一的數據交換接口。該接口設計具有技術選型合理、接口規范完善的特點，能夠有效支持不同系統間的數據交互。在數據交換過程中，嚴格遵循既定的標準和規范，同時注重保障接口的開放性，確保不同系統能夠很方便地接入和進行數據交換。

最后，功能層主要是為實現系統的實際操作應用而建設的功能模塊，可實現對數據層和業務層要求的具象化。融合系統設計了包括檔案流程管理、系統操作訪問權限管理、檔案文件的編目等功能，并為系統使用人員提供了檔案查詢、借閱等管理服務，還支持文件統計、導出、打印等服務功能。功能層的設計主要是為了保障檔案文件的“四性”，有助于保障檔案管理的安全性。本研究系統注重用戶體驗和可操作性。通過優化界面設計、簡化操作流程等措施，使系統更加易于上手和使用，從而降低了用戶的學習成本和使用難度。

四、結語

研究結果表明，學生資助業務系統與檔案管理系統的融合建設具有顯著的優勢和一定的劣勢。基于檔案管理系統的統一技術要求和業務系統與檔案管理系統的要素內容，結合福建省明溪縣學生資助工作的需求，通過構建自下而上由數據層、業務層、接口層和功能層構成的業務系統與檔案管理融合系統，極大地優化了學生資助檔案管理的規范性和實用性，為提升教育管理水平、促進教育公平做出了重要貢獻，以期推動教育信息化的深入發展。綜上，本次檔案管理系統建設的可行性得到了充分驗證。

參考文獻：

[1]袁嫣紅，王勇，王慶，等.基于云計算的檔案管理系統智能化技術分析[J].集成電路應用，2023，40（12）：302-303.

[2]薛曉鵬.醫院辦公自動化系統與檔案管理系統融合研究[J].辦公自動化，2022，27（18）： 19-22.

[3]王強，吳志杰.業務系統與檔案管理系統歸檔集成框架：構建與內涵解析[J].檔案學通訊，2020，（06）：45-53.

[4]國家檔案局.電子檔案單套管理一般要求（DA/T92—2022）北京：中國標準出版社，2022.

[5]王強，吳志杰.業務系統與檔案管理系統歸檔集成框架：構建與內涵解析[J].中國檔案，2021，（03）：77.