基于大數據的高校檔案管理創新實踐研究

［摘 要］隨著信息技術的快速發展，高校檔案管理面臨著新的機遇和挑戰。本文以基于大數據的高校檔案管理創新實踐為研究對象，旨在探討如何利用大數據技術來提升高校檔案管理效率，并介紹了大數據在高校檔案管理中的應用現狀，探討了基于大數據的高校檔案管理創新實踐的關鍵技術。在此基礎上，進一步探討了基于大數據的高校檔案管理創新實踐的具體應用。通過深入研究，可以不斷完善相關技術，提升高校檔案管理的水平，為高校的發展和建設提供有力支撐。

［關鍵詞］中

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.21.040

［中圖分類號］TP391 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）21-0137-03

0" " "引 言

近年來，隨著信息技術快速發展，高校檔案管理面臨著前所未有的機遇與挑戰，傳統高校檔案管理方式已經無法滿足日益增長的信息量和多元化需求，亟須進行創新實踐研究，以適應時代的潮流。因此，基于大數據的高校檔案管理創新實踐研究概念應運而生，大數據技術的興起為高校檔案管理帶來了前所未有的機遇。通過收集、存儲和分析海量的檔案數據，可以為高校提供更準確的信息支持，助力高校決策者做出科學、精準的決策；還能幫助高校實現檔案資源的互聯互通，提升檔案工作的效率和質量。然而，要實現基于大數據的高校檔案管理創新實踐，并不是一件容易的事情，由于高校檔案中的數據量龐大，如何對這些數據進行有效的整理和管理，成為亟待解決的問題；由于涉及學生個人隱私和敏感信息，如何保證數據的安全性和合規性也是重要的挑戰；高校檔案管理涉及多個部門和系統的協同工作，如何實現數據的互通和共享也是需要克服的難題。

1" " "基于大數據的高校檔案管理的主要特征

1.1" "資源儲備性特征

資源儲備性特征是指高校檔案管理通過收集、整理和分析大量的數據，建立起一個豐富而全面的資源庫。這個資源庫包括學生檔案、教職工檔案、科研項目檔案等方面的信息，以及與這些信息相關的各種文檔、圖片、視頻等多媒體資料，其不僅是高校檔案管理的基礎，也是其他管理工作的重要支撐。資源儲備性特征的實現依賴于大數據技術的支持，高校檔案管理利用大數據技術，可以快速、準確地收集和處理各類數據，并將其存儲在統一的數據庫中。這樣一來，不僅可以節省大量的時間和人力成本，還能提高檔案管理的效率和精度。同時，大數據技術幫助高校檔案管理建立起復雜的數據模型和分析算法，以實現更深入的數據挖掘和分析。而信息共享是資源儲備性特征的重要體現，基于大數據的高校檔案管理能將各部門的數據整合在一起，并通過云計算和網絡技術實現信息共享，讓不同部門之間能更好地協同工作，避免出現信息孤島問題，全面提高工作效率。高校檔案管理還要將一部分數據開放給內、外部用戶，以滿足其各種需求，促進信息資源的共享與流通。此外，資源儲備性特征表現在高校檔案管理的安全性和可靠性上，大數據技術能為高校檔案管理提供多重安全保障措施，包括數據備份、加密傳輸、權限控制等，有效地防止數據泄露和丟失，保護檔案的完整性和機密性。

1.2" "利用服務特征

隨著大數據技術的不斷發展，高校檔案管理利用大數據服務特征來提升管理效率。基于大數據的高校檔案管理的利用服務具有以下主要特征：①高效性。通過大數據技術，能快速處理大量的檔案數據。傳統的檔案管理方式往往需要人工進行煩瑣的錄入和整理工作，而基于大數據的檔案管理則可以實現自動化的數據采集、整合和存儲，有效提高檔案管理效率。②精準性。大數據技術能深度挖掘檔案數據，從中提取出有價值的信息和規律。通過對學生檔案數據進行分析，能更準確地了解學生的學習情況、個性特征等，為教育教學提供有針對性的參考。③安全性。高校檔案管理涉及大量的個人隱私和敏感信息，因此數據安全是非常重要的。基于大數據的檔案管理采用先進的數據加密和權限管理技術，確保檔案數據的安全性和隱私保護。④可視化。大數據技術將龐大的檔案數據通過可視化的方式呈現，使得管理人員可以更直觀地了解檔案數據的情況。通過圖表、報表等形式展示，能更好地把握檔案管理的整體情況，及時發現問題，并采取相應的措施。

1.3" "保障安全特征

基于大數據的高校檔案管理系統通過強化數據的安全性來保障檔案的安全，傳統的檔案管理方式往往依賴于紙質檔案，容易受到意外災禍、人為破壞等因素影響。而基于大數據的檔案管理系統將檔案數字化存儲，通過加密、權限控制等手段，確保檔案數據的安全性。只有經過授權的人員才能訪問檔案數據，并且系統會記錄每一次的操作，以保證檔案的完整性和可追溯性。同時，系統可以實時監控和分析檔案數據，識別出異常行為和潛在風險，并及時發出預警。例如，系統可以監測到未經授權的訪問、數據篡改、病毒攻擊等異常情況，并立即采取相應的處置措施，以避免檔案的損壞和泄露。此外，基于大數據的高校檔案管理系統還具有備份和恢復功能，以保障檔案數據的持久性和可靠性[1]。

2" " "基于大數據的高校檔案管理中存在的問題

2.1" "數據孤島問題

所謂數據孤島問題是指高校內部不同系統之間的數據無法相互共享。在這種情況下，每個系統都擁有獨立的數據存儲和處理方式，導致數據出現冗余、重復等問題，還增加了工作的重復性和難度。因為不同系統之間無法共享數據，檔案管理人員要花費大量時間去查找各系統中的數據，不僅增加了工作的復雜性，還降低了工作效率和質量。同時，由于每個系統都有自己獨立的數據存儲和處理方式，很容易造成相同數據在不同系統中重復出現，不僅浪費了存儲空間，還增加了數據管理的難度。另外，在數據孤島問題存在的情況下，如果某個系統數據發生更新，其他系統數據無法及時同步，導致數據出現不一致的問題。此外，由于數據無法共享和交流，高校檔案管理人員無法獲取全面和準確的數據信息，從而無法進行有效的數據分析和決策，嚴重影響高校的整體運營和發展[2]。

2.2" "數據安全和隱私保護問題

首先，數據泄露和篡改風險。由于大數據涉及龐大的數據量，存儲和傳輸過程中容易受到黑客攻擊的非法訪問，一旦數據泄露，不僅會曝光個人隱私，還可能導致身份盜用、財產損失等嚴重后果。同時，大數據中的數據容易被惡意篡改，從而影響高校檔案的真實性和可靠性。其次，隱私保護問題。大數據技術能分析和挖掘海量的數據，從中提取有價值的信息，但在操作過程中，個人隱私很可能被無意中泄露。例如，通過分析學生檔案中的學習成績、課程選擇、社交活動等信息，能推斷出學生的個人特征和偏好，甚至可能用于歧視性評估或商業目的，這種隱私泄露對個人權益造成潛在的威脅[3]。

2.3" "數據質量和可信度問題

隨著大數據技術的發展和應用，高校檔案管理逐漸轉向數字化和自動化，以提高效率和便利性。然而，在轉變過程中，面臨著數據質量和可信度問題。數據質量問題是高校檔案管理中的主要難題。在大數據系統中，數據的來源多樣，包括學生填寫的表格、教師上傳的文件、系統自動生成的記錄等，由于數據來源的多樣性和復雜性，很容易出現數據錯誤、遺漏、不一致等情況。例如，學生在填寫表格時可能會犯錯，或者教師在上傳文件時可能會漏掉一些重要信息，均會導致檔案數據的不準確性和不完整性，進而影響到后續的數據分析和決策。同時，可信度問題也是需要關注的難題。在大數據系統中，數據真實性和可信度是非常重要的，但由于數據的多樣性和復雜性，很容易出現數據造假、篡改或偽造的情況。例如，學生可能會偽造學歷證書，或者教師可能會篡改學生成績。這些問題都會對檔案數據的可信度和信任度產生負面影響，進而影響到后續的數據分析和決策[4]。

3" " "基于大數據的高校檔案管理優化措施

3.1" "建立統一的檔案管理平臺，整合各部門的檔案數據

為了更好地管理和利用高校的檔案資源，建立統一的檔案管理平臺，并整合各部門的檔案數據顯得尤為重要。傳統檔案管理方式存在許多問題，如檔案信息分散、難以共享等。通過建立統一的檔案管理平臺，能將高校各個部門的檔案數據整合到同一個平臺上，實現檔案信息的集中存儲和管理，不僅可以提高工作效率，還能避免重復錄入和信息冗余的問題。同時，在傳統檔案管理模式下，檔案數據安全性和可靠性往往無法得到有效保障。而通過建立統一的檔案管理平臺，能采用先進的技術手段對檔案數據進行加密，確保檔案數據的安全性和可靠性。通過權限管理和審計機制，能有效控制檔案的訪問和使用，防止數據泄露和濫用。此外，高校檔案數據蘊含著豐富的信息資源，通過對這些數據進行分析和挖掘，可以為高校的管理決策提供有力的支持。利用大數據分析技術，可以對檔案數據進行深入挖掘，發現其中的規律和潛在關聯，從而為高校的決策提供科學依據。例如，可以通過對學生檔案數據的分析，了解學生的學習情況和發展趨勢，為教學改革和學生發展提供指導意見。

3.2" "構建嚴格的訪問控制機制，實施權限控制檔案數據訪問

隨著信息技術的快速發展和高校信息化建設的推進，高校檔案管理正面臨著巨大的挑戰和機遇。在數字時代，高校檔案管理需要更加高效地處理海量的檔案數據。為了提高檔案管理的效率和準確性，構建嚴格的訪問控制機制，實施權限控制成為重要的優化措施。檔案數據作為高校的重要資源，必須得到嚴格的保護。通過建立訪問控制機制，可以限制未經授權的人員對檔案數據的訪問，并確保只有授權人員才能夠獲取和修改檔案數據，就能有效防止檔案數據被惡意篡改或泄露，提高檔案數據的安全性。同時，高校檔案管理涉及多個部門和人員，每個人的權限和職責都不盡相同。因此，要根據不同的角色和職責劃分檔案數據的訪問權限，只有具備相應權限的人員才能夠查看相關檔案數據，確保檔案數據訪問的合理性和準確性。還要建立相應的審批機制，對于涉及敏感信息的檔案數據進行嚴格的審核和監控，防止不當操作和濫用權限的情況發生。此外，要定期進行數據備份和恢復，以應對意外損失和災難事件。通過定期備份檔案數據，并將備份數據存儲在安全可靠的地方，可以有效防止數據丟失和損壞。還要建立相應的恢復機制，以便在出現數據丟失或損壞時能夠及時恢復檔案數據，保證檔案管理的連續性和完整性[5]。

3.3" "建立數據質量評估和監控機制，定期檢查檔案數據質量

首先，建立數據質量評估和監控機制。通過該機制，能全面評估檔案數據的準確性、完整性，評估方法包括數據抽樣、數據統計分析、數據比對等。為了保證評估的有效性，要建立相應的指標體系，明確各項數據質量指標的權重和標準。其次，定期檢查檔案數據質量。根據實際情況，制定定期檢查的頻率，如每個學期、每年檢查一次等。在檢查過程中，要重點關注檔案數據的更新和完善情況，如學生個人信息、學習成績、獎勵懲罰記錄等，還要檢查檔案數據的一致性，確保各個部門之間的數據一致性和邏輯關聯性。

但在檔案數據質量評估過程中，要注重如下要點：①數據采集。確保數據采集的準確性和及時性。可以采用自動化數據采集的方式，避免手工輸入引起的錯誤。②數據清洗。在進行數據質量評估之前，需要對數據進行清洗，去除重復、不完整和不準確的數據，以提高數據質量。③數據分析。通過數據統計分析和挖掘技術，發現數據質量的問題和異常情況，并及時采取相應的糾正措施。④數據安全。加強檔案數據的安全保護，制定相應的數據安全管理政策和措施，防止數據泄露和濫用。總之，建立數據質量評估和監控機制，并定期檢查檔案數據質量是優化高校檔案管理的重要措施。通過這些措施，可以提高檔案管理的效率和質量，保障高校檔案數據的準確性和可信度。同時，為高校決策提供了可靠的數據支持，推動高校管理水平的不斷提升。

4" " "總 結

綜上所述，近年來，隨著大數據技術的不斷發展和應用，高校檔案管理也迎來新的變革機遇。本文對基于大數據的高校檔案管理創新實踐進行分析，并探討其在提升高校檔案管理效率、保障檔案安全性、促進教學科研發展等方面的重要作用。采取文中列舉的三點優化措施，將讓我們的工作做得更好。

主要參考文獻

［1］江瑛. 大數據時代高校干部人事檔案信息化管理的改進策略［J］. 蘭臺內外，2023（6）：66-68.

［2］岳蓓. 大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化［J］. 中國新通信，2022，24（14）：37-39.

［3］溫明明. 大數據時代高校檔案管理工作與服務模式的創新探索［J］. 蘭臺內外，2022（12）：57-59.

［4］李晶. 大數據時代背景下高校檔案管理模式的優化策略［J］. 蘭臺內外，2022（14）：10-12.

［5］張仁芬. 大數據時代地方高校檔案信息化管理的現實問題與推進策略探討［J］. 蘭臺內外，2021（16）：4-6.