“無紙化辦公”背景下檔案單套制管理路徑分析

摘 要：在新形勢下，隨著互聯網技術的興起及現代化信息技術的廣泛應用，使得傳統紙質辦公方式發生了巨大變化，逐漸走向“無紙化辦公”的工作環境，使得檔案文件的“單套制”得到了廣泛的關注與推廣。本文以“‘無紙化辦公’背景下檔案單套制管理路徑分析”為題，在思想意識轉變、人才隊伍打造、數字資源建設、系統平臺開發及安全技術應用等多個角度，提出推進電子檔案“單套制”管理的合理化建議，最大限度地降低工作過程中紙質材料的堆積，實現檔案信息的長期電子化保存，以期為相關部門單位提供決策參考。

關鍵詞：“無紙化辦公”；單套制

在新形勢下，以大數據為主的現代化技術快速推進，對于檔案事業的發展起著革命性的推動作用，科技化、智能化、自動化和電子化是檔案管理的主流方式，尤其在無紙化辦公方面實現電子化覆蓋。突破“雙套制”檔案管理模式的桎梏是各級部門單位需要面臨的重要課題。在此背景下，需要相關部門緊跟時代潮流，積極推動檔案數字化改革，借助信息化技術手段，對檔案的收集整理、開發利用和共享服務等方面進行全方位、多角度、安全性的優化，借助大數據共享化利用平臺不斷地為其提供人才與技術支撐，從而更好地發揮單套制電子檔案的價值。

1 “無紙化辦公”背景下檔案單套制管理的可行性與必要性

1.1“檔案單套制管理的概念與施行背景

“單套制”的概念最初在2007年在《檔案信息資源法制建設評價》一文中提出，其中說明是“電子文件進行單獨歸檔”，隨后此概念逐步應用與檔案管理的研究中。2015年，上海市檔案局開展“單套制”試點工作；2016年，國家檔案局提出“單套制”管理模式應在具備合適條件的地區運行測試。2021年，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確指出，“切實推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件以電子形式單套制歸檔”，為檔案的“單套制”管理提供了政策支持與原則依據。在發展環境中，2023年，國家出臺《數字中國建設整體布局規劃》，對于建設數字政務提出了根本遵循，同時基于互聯網環境的人工智能、物聯網、云計算、數字人文等技術在檔案行業中的深層次利用，也進一步提高了工作效率及服務水平，提高了數據信息的共享流通，使得“單套制”管理的優勢逐漸展現出來[1]。

1.2 無紙化辦公環境下電子文件單套制歸檔的意義

檔案文件的“單套制”管理對于整體行業的發展有著巨大的推動作用，如圖1所示。一是降低管理成本。在過去傳統的管理模式下，檔案文件大多由人工方式收集整理和存放利用，不僅需要巨大的人力資源，還需要較大面積的庫房合理保管，在過程中所需檔案柜、消防設備及恒溫恒濕設備的費用也較高，在一定程度上造成了資源浪費。實現檔案的“單套制”管理，將檔案業務的全生命周期由線下轉移到線上，無論是收集整理過程還是開發利用環節，僅需要工作人員通過計算機終端與互聯網技術完成，足不出戶便可實現規范化與精細化的管理。二是實現高效檢索。在過去的檔案文件類型中，大多是紙質文書檔案，少量的檢索較為輕松，但隨著社會經濟水平的發展與各項工作任務的紛繁復雜，出現了大量結構性與非結構性數據，在查詢利用過程中人工檢索方式工作量大、難度高。“單套制”管理模式下利用管理平臺的搜索引擎技術，可進行關鍵詞定位檢索，大大降低了工作難度，也提高了檔案的利用率。三是保證文件安全。讓檔案工作告別庫房時代，克服了過去因環境因素與人為因素造成原始檔案文件破損、老化、丟失與泄露等問題的弊端，利用備份技術，實現永久性電子檔案文件保存。四是實現遠程辦公。這也是“無紙化辦公”環境的優勢所在，使得檔案工作不再是“各自為政”的工作模式，各部門單位可通過互聯網實現在線歸檔、在線審批與在線流轉，解決了過去“信息孤島”的重大難題，在一定程度上促進了不同行業與不同地區的檔案資源共建共享，強化了資源利用[2]。

2 “無紙化辦公”背景下檔案單套制管理面臨困境

2.1 觀念認知有誤差，人員素質有待提升

一是認知方面。目前各行各業的大多檔案工作人員信息化意識薄弱，對于現代科學技術了解不夠，認可程度較低；對于現階段發展環境及未來發展方向把握不充分，對相關政策的學習不夠深入，仍然認為紙質檔案具有易識別、不易更改和最具法律效益的優點；認為檔案“單套制”管理的流暢性、標準性與有效性不夠權威，存在較多不可控風險因素，導致相關工作開展存在障礙。二是人員方面。在檔案行業，尤其是非檔案主管部門，管理人員大多為剛入職新人或者即將退休的人員，甚至由辦公室人員兼管，綜合素質整體較低，流動性較強，無法在大數據信息化時代將新思想與新手段融入檔案管理中，導致管理模式無法轉變為“單套制”。

2.2 轉型工作有缺陷，電子檔案占比較少

目前大多部門單位由于檔案意識不強，“重發展，輕檔案”的思想較為嚴重，沒有做好庫存檔案的數字化加工工作，檔案整體數字化率嚴重低下。即使單位“無紙化辦公”工作環境已逐漸成熟，相關優勢仍無法應用到檔案管理中，導致過去積攢的海量文書及會計等檔案存在整理不規范、管理不到位、安全無保障與數字化質量不高的問題，無法實現精細化管理與共享化利用，嚴重背離了數字中國及信息化時代發展的目標，無法真正意義上實現“單套制”管理。

2.3 技術應用有缺失，共享平臺建設不足

在“無紙化辦公”的工作環境下，利用互聯網技術及系統平臺實現檔案資源的“單套制”管理，從而促進其高效利用與廣泛共享是主流發展方向。但是由于各單位尚未配置專項資金，對于現代化技術應用不足，沒有充分發揮“互聯網+政務服務”的發展優勢，導致尚未建立科學、先進的電子檔案管理利用共享平臺，現存技術壁壘較多，嚴重影響了標準化與信息化進程，區域內的檔案管理工作仍然呈“碎片化”“數據空心化”模式，從而難以發揮檔案資源的文化效益與社會價值。

2.4 安全防護有漏洞，運行環境存在風險

在現階段的“無紙化辦公”環境下，與OA系統銜接的檔案管理系統平臺覆蓋部門、面向窗口及群眾范圍較廣，日常信息流轉及數據傳輸節點較多，在行政審批部門、醫院部門和人社部門中較為明顯，雖然各類檔案的“單套制”管理為其帶來較大便利，但是在流程中也存在較多安全風險。一是尚未利用區塊鏈技術，海量數據得不到安全存儲，在頻繁利用過程中追溯性不強，使得整體系統平臺安全性能較差，日常工作產生的電子文件信息容易被篡改，進而影響檔案管理和利用服務的安全性。二是防護手段應用不足。檔案真正實現“單套制”管理是一個建設周期長和流動性強的過程。無論是人員還是設備，更新較為迅速，沒有科學合理的安全體系則無法應對未來發展。大多部門對于檔案管理及對外利用過程所應用的安全防護手段較少，無法應對復雜多變的檔案數據安全形勢，容易使電子檔案在傳輸過程中被截留、篡改或泄露，造成不可逆的損失[3]。

3“無紙化辦公”背景下檔案單套制管理未來優化策略

3.1 轉變發展理念，構建優秀干部人才隊伍

一是加強業務培訓。各級部門要不斷提升檔案信息化轉型與“單套制”管理的工作意識，提高其規范化、電子化和智能化管理的重視程度，定期開展專項檔案工作會議，組織全體工作人員學習《“十四五”全國檔案事業發展規劃》《電子文件歸檔與管理規范》《電子檔案單套管理一般要求》《電子檔案移交接收操作規程》等行業標準，并根據實際工作需求制定完善檔案信息化管理各環節的規章制度，全面修正業務流程，不斷填補問題漏洞，規范管理員的思想認知，提高政治站位，盡快轉變工作思維，從而推動整體工作的順利開展。二是培育優秀人才。一方面加強人才引進政策的利用，相關部門領導者積極向當地組織部門、人社部門匯報當前檔案轉型工作的人才需求，最大限度地爭取編制，并面向社會、企業和高校招聘既懂得信息化技術，又了解電子檔案管理的復合型人才，促進單位干部隊伍結構由單一型向復合型轉變，從而不斷為“單套制”管理奠定人才保障。另一方面要扎實開展外出研學、理論培訓、學術研討、技能比武及專家授課等活動，進一步開拓眼界和去除短板，提高干部隊伍綜合素質能力，為檔案“單套制”管理模式的運轉做好技術儲備，以適應新時代發展的新需求[4]。

3.2 加強數字建設，打造檔案數據資源中心

一是切實開展檔案整理工作。各部門單位要成立檔案數字化領導小組，下設檔案整理專班，針對本單位所有庫存檔案按照年代、保管期限、紙質種類、檔案類型及破損程度分類，及時修復利用價值高、紙張脆弱的文件資料，剔除無價值和重復文件，確保在加工前保證各類檔案的真實性與完整性，避免重復數字化造成資源浪費。例如，本單位電子檔案歸檔情況如圖2所示。二是規范檔案數字化加工工作。要根據本單位待加工檔案文件的數量，面向社會進行項目招標，選擇具有涉密資質、人員齊全、技術專業及有良好口碑的第三方數字化加工公司，配合領導小組開展本單位檔案數字資源建設工作，要求每位工作人員簽訂保密協議，并做好數字化成果抽樣檢查與驗收工作，將頁面模糊與錯頁漏頁的文件返工處理，為建成的檔案資源數據庫提供質量保障，從源頭上保證檔案數據的專業性、真實性、完整性與準確性，從而為后期開展檔案資源共享利用服務打下良好的信息資源基礎。三是保障檔案數據安全。領導小組要全程參與，定期翻閱調檔臺賬與視頻監控，實時校對數字化加工成果，并保證原件加工完入庫，發現問題第一時間解決，同時要求工作人員嚴格遵守數字化安全規章制度，定期進行數字化專項保密教育，無死角地用好人防與技防等手段加強監管，從而筑牢檔案安全的“生命線”。

3.3 優化技術應用，開發管理共享利用平臺

一是撥付專項資金。各級部門要高度重視檔案“單套制”管理建設的必要性及價值，積極向上級主管部門申請財政扶持，結合本地區大數據平臺建設基礎與本單位檔案管理發展的現狀，采購相應數量的服務器、存儲器、存儲設備和安全設備等基礎硬件設施，進一步完善庫房、機房與數字檔案室的建設，從而為實現檔案未來高效管理打好物質基礎。二是優化技術應用。全面打造共享平臺，相關負責人員要深入市場調研，前往浙江、青島和深圳等地區開展學習活動，一方面了解當前檔案行業前沿技術的應用；另一方面根據實際需求及現存問題，有選擇地應用大數據、云計算、人工智能、機器學習和物聯網等現代化技術，不斷研發、優化及升級系統應用平臺，使其可實現高效檢索、快速定位與便捷利用。三是促進共建共享。系統建設要盡量與當地OA系統對接，設置檔案傳輸接口，利用平臺優勢，實現各部門、行業與地區之間檔案資源的互聯互通，從而打通檔案管理利用服務全鏈條，從而切實貫徹“四個好”“兩個服務”的目標要求，真正提升檔案管理質效。

3.4 完善安全體系，深度應用現代防護手段

一是強化區塊鏈技術的引進與應用。“單套制”的管理模式面向的是以信息數據為主的電子檔案，為此，各級部門單位要依據國家網信辦發布的《區塊鏈信息服務管理規定》，深度應用區塊鏈技術，不斷完善安全防范體系建設。區塊鏈技術在存儲方面應用的是數據塊組成的鏈式結構，利用哈希技術將各塊有效鏈接，其中一個數據塊發生變化，會引起整體鏈條的變化，此功能可保證檔案數據受到惡意篡改時能夠及時被管理員發現，從而保證數據的一致性。其可追溯性能夠全程監控電子檔案數據庫變化的情況，在管理及應用過程中追溯原始檔案文件利用的情況，保障在信息資源共建共享下的安全性和可靠性。同時區塊鏈技術的防篡改機制能夠實現海量數據的“去中心化”集約管理，有效規避了人工監管過程中因人為失誤造成不可逆的損失，從而最大限度地保證海量電子檔案數據庫在管理過程不出問題。二是構建安全的技術防護體系。具體技術應用及功能優勢見表15]。

結語

綜上所述，無論是政策方面還是現階段檔案行業的發展方向，檔案的“單套制”管理模式已成為各級部門單位檔案業務水平提高的主流方向，在此基礎上，相關負責人員要仔細研判“單套制”管理工作存在的各類問題及風險因素，及時采用現代化技術、構建科學的管理體系、打造過硬的干部隊伍、開發管理利用平臺和營造健康安全環境，注重多元化協同管理，推動電子檔案由“雙套制”向“單套制”管理轉型，以合作共贏促進檔案事業高水平發展為目標，為社會發展貢獻“檔案力量”。

參考文獻

[1]黃朔，俞麗娟，楊晶晶.電子檔案“單套制”管理的可行性及保障對策分析[J].中國管理信息化，2023，26（08）：196-199.

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[3]胡睿莉.電子文件單套歸檔管理對策探討[J].黑龍江檔案，2022（06）：52-54.

[4]楊希萌，郭雨晴.電子文件單套制管理的思考[J].機電兵船檔案，2024（02）：112-113.

[5]馬雅靜，張筱.電子文件單套制歸檔實施困境與優化路徑[J].辦公自動化，2024，29（03）：63-65.

作者簡介：白偉，（1988.01—），大學學歷，煙臺市社會信用中心辦公室副主任、館員。研究方向：檔案類工作，檔案管理。