檔案數據安全風險識別與治理策略研究

摘 要：隨著現代科學技術在各行各業的廣泛應用，檔案管理進入大數據信息化時代，為檔案管理利用等工作帶來極大便利。由于檔案數據量龐大、類型多種多樣，檔案的安全問題也較為凸顯。檔案信息化開發利用與數據傳輸等過程仍然存在較多風險點，整體的安全保護形勢不夠樂觀。本文以“檔案數據安全風險識別與治理策略研究”為主題，在管理體系、人才建設、數字化轉型與技術支持等方面指出當下存在的問題及未來優化治理策略，進一步夯實安全基礎，強化數據保護，確保檔案數據信息“零風險”，以期為相關部門提供參考。

關鍵詞：檔案數據；安全風險；治理策略

隨著信息技術的快速發展，檔案事業迎來數字化轉型升級的新時期。檔案數據總量呈幾何倍數增長，大數據、云存儲和人工智能等技術的應用為檔案信息的管理利用與傳播共享帶來了巨大變革，但大數據時代的檔案安全管理也面臨諸多挑戰。數據量級增加導致管理不全面、人員素質較低導致工作難開展、技術應用不到位導致漏洞百出，這就需要相關部門及檔案管理人員多措并舉，群策群力，采取各種措施有效防范檔案數字化工作的安全風險，保證全流程檔案業務安全，從而更好地適應新時代數字化檔案管理的需求。

1 檔案數據安全風險識別與治理關鍵要點分析

1.1 新時期檔案數據特點及安全治理特征

在新發展模式下，檔案的數據特征與過去傳統發展模式表現出較大不同，主要在三個方面：一是數據量大，復雜度高。在信息化時代，檔案數據的半結構化、非結構化占比逐步增加，包括文本、圖像和聲像等數據類型呈現出了前所未有的多樣性，使其也對數據安全提出了更高要求。二是實時性強，更新頻率快。此特性在科研、醫療和不動產等領域較為明顯，需要平臺能夠高效采集與處理海量數據，并保障在數據傳輸過程中防止出現丟失、篡改或誤操作等風險，提高可靠性和穩定性。三是參與主體較多。通過智慧化管理利用平臺，打破了信息壁壘，融合了多方參與，最大限度地匯聚并共享檔案數據資源，為實現各行業實際應用提供數據支持，但數據流動的復雜性增加也帶來了更高的數據安全風險，需要建立健全數據安全機制來保障各方的合法利益。

在上述數據熱點的前提下，新時代檔案安全管理大多有以下三個方面：一是數據管理與分散化風險并存。無論對于行業還是部門單位而言，檔案管理大多是集中化數據管理模式，帶來高效的數據處理和便于統一維護、更新及備份的優勢，從而極大地提升了管理效率和數據利用率，也便于統一設置和執行安全標準與協議，整體上能夠增強數據的整體安全性。二是對技術依賴性增強。檔案管理平臺廣泛采用電子文檔管理系統、自動分類和索引技術來提升數據處理的效率和準確性。大數據和人工智能技術使得檔案信息成為各項工作的決策支持，檔案工作變成一個動態與戰略性的管理模式。但對于管理應用的過程，大多部門加強了對網絡安全技術如防火墻、入侵檢測系統和加密技術的依賴，這種對技術的高度依賴帶來了管理效率的提升，同時也增加了系統復雜性和對專業技術人員的需求。三是管理復雜度進一步提高。檔案信息化管理的不斷深入使管理復雜度顯著提高，各種數據類型都需要具體的處理和存儲策略。此外，隨著用戶群體的擴大和多樣化，每個群體都有不同的訪問需求和權限設置，遵循的法律和制度要求也在提升，這對管理系統的安全防護提出了更高要求，眾多因素共同提高了檔案信息化管理的復雜性[1]。

1.2 做好檔案安全風險識別治理的必要性

檔案行業目前正處于數字化轉型的變革時代，檔案安全防護機制的建設是推進檔案事業實現高質量發展的必然要求，也是優化管理模式與提高服務能力的重要抓手。一是符合國家對檔案工作的內在要求。2021年，中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，要“深入推進檔案安全體系建設，筑牢平安中國的檔案安全防線”。此要求為各行業檔案管理部門安全體系的構建提供了法律基礎與目標要求，相關單位應及時轉變發展思想，優化管理模式，探索檔案規范化管理的有效路徑，積極推動檔案治理體系建設，從而助力經濟社會發展。二是推動實現可持續發展。檔案資源不僅具有重要的史料價值、經濟價值與文化價值，還具備一定的教育意義及法律效益。但長期以來各行業對檔案重視程度不夠，基礎不夠夯實，發展環境沒有得以優化，安全管理底子較為薄弱。在信息化時代，各類文件涉及部門多、時間跨度大、載體形式多樣及內容構成復雜，檔案的現代化安全體系建設是滿足檔案分級需要及個性化保護需求的重要舉措，可提升檔案保護的針對性，進而充分發揮價值。

2 大數據時代檔案數據面臨的安全風險要素分析

2.1 檔案管理體系存在風險

一是重視程度方面。檔案的數據管理是一項機密性較高與專業性較強的工作，尤其對于部分科研檔案、民生檔案和醫療檔案而言，無論是原始紙質檔案還是數字化后的檔案數據，都應提起高度重視。在大數據信息化時代，較多檔案部門對于檔案數據的安全體系建設存在懈怠思想，部分管理人員“重建設、輕安全”的思想嚴重，使得整體電子檔案安全工作始終處于停滯不前的狀態，不利于其可持續發展。二是制度建設方面。大多檔案部門的電子檔案與檔案數據安全管理制度的建設還停留在傳統的管理模式水平，使得相關標準文件與實踐匹配度較低，無法在實際工作中充分應用，導致部分檔案數據管理與應用業務無章可循，嚴重滯后于時代發展[2]。

2.2 干部隊伍組織存在風險

檔案事業的轉型升級對檔案安全管理人員提出了新的工作需求與挑戰，不僅需要其具備專業檔案管理技能，還需要了解現代化安全管理技術理論知識與操作手段。但從實際看來，目前檔案行業安全技術管理人員儲備較少，大多管理人員非科班出身，年齡較大、素質不高、流動性強，參加專業化培訓較少，往往在安全管理過程中力不從心。因此，培養檔案安全管理技術人才已成為當下亟須解決的問題。

2.3 數字資源建設存在風險

在當下檔案信息化轉型升級的過程中，檔案數字資源建設是一項最為基礎性的工作，也是后期高效管理、深度開發與廣泛應用的前提，目前大多檔案部門依托對外招標第三方數字化加工公司開展此項工作，在此過程中也存在較多安全風險因素。一是人員管理風險。檔案數字化加工工作初期工作量大，涉及范圍廣，有較多涉密文件，參與的人員較多，依托外包服務的方式，存在較多服務機構資質能力不充足，人員規模、素質、技術和能力等方面不符合要求的情況，同時數字化加工人員流動性強、安全意識不夠及缺少培訓考核等因素，也容易在過程中對檔案實體及數據造成傷害。二是加工過程風險。一方面對于實體檔案而言，數字化加工過程需要檔案原始文件出庫、拆卷、掃描、裝訂和入庫等多個環節，流轉過程中涉及多個人員處理，容易出現遺失或損壞等問題，且極有可能造成二次損傷。另一方面是對于檔案數據而言，在數據生成過程中，容易因不法分子非法接入系統或者違規外部連接平臺等行為，造成檔案信息被泄露的風險，尤其對于未鑒定、未開放的檔案以及涉密檔案，一旦出現問題將會造成不可逆的損失。三是加工場所風險。主要在于數字化加工場所恒溫恒濕不達標、門禁監控不到位及防盜消防不完全等問題。

2.4 平臺數據流轉存在風險

一是數據傳輸方面。在信息化快速發展的時代，尤其在強調供給側改革的背景下，大數據技術對于檔案資源的處理關鍵在于數據挖掘與信息供給上，即將有效與可利用的信息通過載體廣泛傳播，進而實現檔案的信息價值。但是此環節極易因操作人員的專業性不足或網絡安全性能不夠，造成數據在流轉過程中遭到多種形式的攻擊，存在較多數據丟失或信息被篡改等風險。二是數據采集方面。目前檔案數據的整合大多由線上進行，“互聯網+”背景下擴大了檔案資源的來源覆蓋面，實現了廣泛采集歸檔，但針對醫療、不動產和交通等行業的檔案服務平臺較多，數據來源較為復雜，甚至存在用戶通過手機終端App或小程序錄入個人信息的情況，容易造成數據被篡改或上傳信息失真等問題，數據的真實性及完整性鑒定不夠，不僅影響了上下游系統應用的安全，在利用過程中傳遞的錯誤數據也會削弱相關部門的公信力。三是對外應用方面。檔案管理利用平臺大大提升了數據的交互性，平臺與管理員和用戶的聯系較為緊密，但是在平臺功能、應用范圍或涉及規模較大的情況下，存在比較多安全應用風險。例如，部分系統缺少管理員權限劃定或缺少用戶身份識別與路徑跟蹤技術，使得檔案在應用過程中難以被合理合法管理利用，帶來較大隱患。

3 新發展背景下檔案數據安全治理優化策略分析

3.1 構建科學合理的檔案管理利用體系

一是增強安全意識。明確管理人員的安全責任與義務，并在行業內外積極通過線上線下路徑宣傳檔案安全相關政策及信息，全面分析檔案數據被篡改、盜取的典型案例及危害性。部門領導要高度重視檔案數據安全管理體系的建設，劃撥專項資金用于采購安全設備、開發防護功能應及用安全技術，從而為今后檔案工作的高質量開展奠定基礎。二是建立安全管理制度。相關部門單位管理人員要根據《檔案法》《保密法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等法律法規，結合本單位工作的實際需要，進一步健全檔案數據安全管理機制。例如，制定《檔案數據安全保密條例》《重大安全事件應急預案》《電子檔案開發利用流程標準》等，全面提升檔案安全保障管理效率及共建共享安全的合理性，做到凡事有章可依，有章必依。

3.2 提升管理人員安全管理的綜合素質

各級檔案部門單位要全面重視對檔案管理人員的培養，定期邀請業內專家或高校教授開展培訓活動，引導工作人員進一步了解國家政策、行業需求、技術應用及整體發展等，轉變工作人員傳統的工作思想與工作方式，使其能夠快速進入角色狀態，進一步明晰信息化時代檔案管理面臨的風險隱患，從而提高防范和化解重大安全隱患的能力。與此同時，各級檔案部門要加強安全管理人員的人才引進工作，面向高校定向招錄專業人才，完成單位管理人員新老交替工作，不斷為檔案事業注入新鮮血液[3]。

3.3 完善檔案數字資源建設規范流程

一是加強數字化公司管理。相關檔案管理部門要依據國家檔案局發布的《紙質檔案數字化規范》《檔案數字化外包安全管理規范》等政策文件，明確數字化加工單位的資質，制定合理規章制度及業務操作規范，確保數字化加工工作安全進行。對加工人員而言，要在上崗前簽訂《保密協議》，并深入開展安全保密工作及必要的崗前培訓，檔案部門要嚴格審核人員的個人情況，必要時需要公司提交政審材料，同時要建立安全崗位責任制，配備專人專崗負責檔案的安全保密監督工作。二是優化檔案數字化工作流程。在實體檔案管理方面，設置專人負責檔案文件的出入庫，對其仔細清點核對，按照要求建立全流程交接單據工作模式，做到單據與檔案同步流轉，一旦出現問題及時處理解決。在數據管理方面，主要在數字化設備上下功夫，利用技術手段或者物理設備封閉信息輸入輸出接口， 必要時配備防盜報警、硬件加密、身份鑒別或強密碼等策略手段防止數據被竊取，最大限度地提高數字化加工終端電腦的安全防護能力。三是提升數字化場所的安全性。選擇獨立或封閉的建筑內，配置安全設備，符合防火防盜、防水防潮和防塵防高溫等安全管理要求，同時配備無死角的視頻監控，在場所內防止網絡屏蔽儀，并嚴禁工作人員將電子設備帶入該場所[4]。

3.4 優化系統管理平臺數據安全環境

在檔案管理利用平臺建設中，要注意以下幾點數據安全建設：一是加強數據傳輸協議建設。從HTTPS協議入手，對傳統數字化管理模式下的HTTP協議進行優化，轉變為基于SSL協議。在數據傳輸過程中引入數據加密技術，利用CA證書認證的方式，確定用戶的利用權限不出問題。二是構建協同性采集構架。健全主動安全的監控機制，將安全的重心放在數據源頭上，在安全存儲與通信等方面解決數據違規采集問題。例如，在數據加密的基礎上保證信息的獲取途徑安全，將公開數據放于網絡端獲取，加密數據由局域網或本地獲取。據統計顯示，各級檔案機構采用PPKI檔案管理框架較多，實現了檔案高精度與抗干擾的要求。三是完善對外應用服務安全體系。在系統建設過程中配備安全網關、漏洞掃描及防火墻等安全設備，并保證檔案管理應用系統涉及的服務器及計算機終端安裝殺毒軟件并及時更新病毒庫。在對外應用過程中，一方面要實現多方配合，根據實際情況出臺、重視并嚴格執行相關安全的規章制度；另一方面應用人臉識別、日志審計、權限控制或數字簽章等安全防護手段，保證用戶在設定的角色中相應地獲取相關檔案數據信息，最大程度地保證系統能夠對所有行為進行動態跟蹤，及時發現風險點并妥善解決[5]。

結語

在大數據的新技術環境下，做好檔案數據的安全工作意義重大，這就需要領導者及管理人員緊跟時代發展，強化擔當使命，做好風險因素識別工作，進一步加強檔案保護體系和安全防護能力建設，采用先進技術手段筑牢檔案數據的安全保障，從而為檔案事業在新時代邁向新臺階貢獻力量。

參考文獻

[1]王鵬.數字化視角下檔案安全管理分析[J].黑龍江檔案，2024（01）：162-164.

[2]李景榮.大數據時代檔案安全管理工作優化策略研究[J].蘭臺內外，2024（19）：16-18.

[3]謝毅.檔案數字化轉型背景下檔案信息安全全過程管理研究[J].辦公室業務，2024（07）：21-23.

[4]張雪軍.檔案數字化工作中的安全風險和防范措施[J].科技視界，2024，14（12）：55-59.

[5]張勇.大數據時代智慧檔案信息服務平臺數據安全風險及其對策研究[J].黑龍江檔案，2024（01）：39-41.

作者簡介：謝蓮芳（1986—），大學學歷，福建省平潭綜合實驗區人力資源公共服務中心館員，研究方向：干部人事檔案管理。