城建檔案數字化管理：機遇與挑戰

摘 要：數字化管理的應用在城建檔案領域不僅可以提高檔案信息的存儲、檢索和利用效率，還有利于保護和傳承城市文化遺產，為未來城市規劃和建設提供有力支撐。本文探討了數字化管理帶來的機遇，包括政策推動、技術進步和社會需求三個部分。在挑戰方面，數據量巨大、檔案的特殊性、城市發展速度和數字化利用滯后是城建檔案數字化管理面臨的主要挑戰。從強化數字化處理能力、加強數字化質量管理和提升數字化服務水平三個角度提出對策建議，對提高城建檔案數字化管理的效率和質量，推動數字化技術在城建領域的應用，保護和傳承城市文化遺產，為未來城市規劃和建設提供有力支撐。

關鍵詞：城建檔案；數字化管理；機遇；挑戰

城市建設是一個復雜且重要的建設管理工程，涉及眾多領域，如規劃、設計、施工和運營等。城建檔案作為城市建設過程中的重要記錄，承載著豐富的信息資源，具有極高的歷史價值、科學價值和實用價值[1]。隨著信息技術的飛速發展，數字化管理已經成為各行各業的趨勢，城建檔案也不例外。數字化管理的應用在城建檔案領域不僅可以提高檔案信息的存儲、檢索和利用效率，還有利于保護和傳承城市文化遺產，為未來城市規劃和建設提供有力支撐。因此，將城建檔案數字化并實現有效管理仍然面臨諸多挑戰，包括技術、法規、人力資源和數據安全等方面的問題[2]。

1 城建檔案數字化管理的機遇

1.1 政策推動的機遇

在國家層面，政府對信息化建設的重視和投入為城建檔案的數字化管理提供了有力的政策保障。在《國家信息化發展戰略綱要》中明確指出要加強檔案信息資源的建設和應用，推動檔案事業與信息技術的深度融合。此外，國家還在《“十四五”國家檔案事業發展規劃》等政策文件中明確提出要加強檔案數字化工作，推動檔案事業現代化進程。在地方層面，許多地方政府也在積極推動城建檔案的數字化工作[3]。政策推動不僅在宏觀層面提供了城建檔案數字化管理的發展方向，還在微觀層面為實施具體項目提供支持。國家及地方政府對于城建檔案數字化項目的資金投入對于技術研發、人才培養的支持及對于檔案信息開放共享的倡導，為城建檔案數字化管理的實施提供保障。政策的影響力遠超于單純的資金投入和技術支持，其更重要的作用在于為城建檔案數字化管理提供了合法性和正當性保障，為檔案工作的信息化、專業化和規范化發展指明了方向。在未來，隨著政策支持的深入推進，我們有理由相信城建檔案數字化管理將在更廣泛與更深層次的領域得到應用，為城市的規劃、建設和管理提供更有效的支持。

1.2 技術進步的機遇

首先，城建檔案涉及的信息類型多樣，包括圖紙、規劃方案、建筑設計和施工過程記錄等。云計算技術的應用為這些多樣化的信息資源提供高效的存儲和檢索途徑。利用云計算平臺，可以實現城建檔案的遠程訪問、在線協作和數據共享，方便城市規劃、設計和施工等各方的實時溝通與協同工作。此外，云計算平臺可以滿足城建檔案數據量不斷增長的需求，確保檔案數據的安全和可靠性。其次，城建檔案中蘊含著豐富的城市歷史、文化和社會信息。大數據技術的發展為挖掘這些信息提供有效手段。通過對城建檔案的大數據分析，可以發現城市發展的規律、趨勢以及潛在問題，為城市規劃、建設和管理決策提供數據支持。同時，大數據分析還可以輔助評估城市建設項目的效果，為未來的城市建設提供借鑒。最后，城建檔案的管理和利用往往面臨復雜性和專業性的挑戰。人工智能技術的崛起為提高城建檔案管理效率和準確性提供了新的途徑。通過應用機器學習和深度學習技術，可以實現城建檔案的自動分類、識別和標注，減輕檔案管理人員的工作負擔。

1.3 社會需求的機遇

首先，城市建設者和相關行業對城建檔案的需求日益增長。隨著城市建設項目的復雜性和規模不斷擴大，建設者、設計師和工程師等需要依賴城建檔案中的歷史數據和信息，來制訂更為科學和準確的建設計劃。這些用戶希望能夠通過數字化的方式，快速、準確地獲取他們所需的信息。因此，對于一個能夠提供實時、高效和準確信息服務的城建檔案數字化管理系統的需求非常迫切。其次，公眾對城市的參與和了解需求也在不斷提升。人們希望能夠更好地理解自己生活的城市，參與到城市的規劃和建設中來。這就需要城建檔案能夠以一種更加易于理解和接近的方式呈現給公眾，而城建檔案的數字化管理能夠實現這一目標。通過在線展示和虛擬導覽等方式，公眾可以直觀地了解城市的歷史和發展，更好地參與到城市的規劃和建設中。再次，隨著科研和教育領域對城市歷史和發展研究的深入，對城建檔案的需求也在增加。城建檔案中包含了大量的歷史數據和信息，對于城市的歷史研究、規劃理論的探討和建設經驗的總結有重要的價值。通過數字化管理，城建檔案可以更方便地為科研和教育服務，滿足他們對于深度利用檔案信息的需求。最后，隨著信息社會的到來，城市管理者對于城市管理效率與城市智能化水平的需求也在提高。

2 城建檔案數字化管理面臨的挑戰

2.1 數據量巨大的技術處理挑戰

隨著城市規模的擴大和城市建設項目的增多，城建檔案的數量呈現爆炸式增長，形成了龐大的數據量。這些數據不僅包括文本、圖紙和表格等傳統形式的檔案，還包括圖片、視頻和三維模型等多媒體形式的檔案，數據類型多樣，結構復雜。對這些數據進行有效的管理和利用，需要大量的存儲空間和高效的處理能力，同時還要解決數據的清洗、整合和索引等技術問題。這對城建檔案數字化管理的技術設施和技術人員提出了極高的要求。在實際工作中，不同的城市和不同的項目可能使用不同的數據格式和結構，這給數據的整合和利用帶來了巨大的挑戰。例如，同一座建筑的設計圖紙可能分別由不同的單位與軟件制作，數據格式不同。如何將這些數據統一起來，構建一個完整的建筑檔案是一個技術難題。

2.2 城建檔案特殊性的數據整理挑戰

城建檔案的特殊性主要體現在其內容的復雜性和多樣性。一個城建項目的檔案可能包括設計圖紙、施工日志、驗收報告和維護記錄等類型的文檔，這些文檔可能以紙質形式、電子文檔、圖片和視頻等形式存在，數據格式各異，結構不一。這給數據的整理和索引帶來了極大的挑戰。在實際工作中，我們需要對這些復雜的數據歸類、整理及索引，以方便檢索和利用。這需要投入大量的人力和時間，同時也需要專業的知識和技能。例如，如何正確理解和分類各種專業的設計圖紙，需要深厚的建筑學和工程學知識。如何處理和索引各種格式的數據需要熟練的計算機技能和檔案管理知識。這些工作的難度大、要求高，是城建檔案數字化管理的一大挑戰。此外，城建檔案的特殊性還體現在其空間性和動態性。城建檔案不僅記錄了城市建設的結果，還記錄了城市建設的過程，包括建筑物的位置、形狀和結構等空間信息及建筑物的設計、施工和改造等動態信息。如何將這些空間信息和動態信息有效地整合到檔案中，使檔案能夠真實、全面地反映城市建設的歷史是另一個挑戰。

2.3 城市發展速度帶來的數據更新挑戰

城市是一個持續發展和變化的生態系統，新的建筑物不斷建成，舊的建筑物不斷改造或拆除，城市的面貌在不斷更新。這使得城建檔案的數據更新成為一個持續的過程，既要記錄新的城市建設活動，也要更新舊的城建檔案。在實際工作中，我們需要建立一個高效的數據更新機制，及時收集新的城市建設數據，更新舊的城建檔案。這需要密切關注城市建設的動態，與城建單位、設計單位和施工單位等保持良好的溝通，確保獲取到最新、最準確的數據。同時，我們也需要對舊的城建檔案進行定期的檢查和修訂，修正錯誤，補充缺失，保證檔案的質量和完整性。然而，由于城市建設的速度快，城建檔案的數據量大，數據更新的任務繁重，這給城建檔案數字化管理帶來了巨大的挑戰。如何提高數據更新的效率、保證數據更新的質量是我們需要努力解決的問題。

2.4 城建檔案數字化利用滯后的挑戰

在實際的城建檔案數字化管理工作中，盡管檔案的收集和保存工作有了長足的進步，但在檔案的利用上仍然存在顯著的滯后現象，主要體現在以下幾個方面：一是充分利用數字化檔案的意識不強。在許多城市和機構，盡管已經完成了大量檔案的數字化工作，但是對于如何利用這些數字化檔案，尤其是如何發揮其在城市規劃、管理和科研等領域中的作用卻缺乏充分的認識。這種狀況導致了大量的城建檔案資源在實際中被邊緣化，未能得到充分的利用，這無疑是一種資源的浪費。二是缺乏專門的檔案利用策略和工具。當前，許多城市和機構在城建檔案的管理上主要集中在檔案的收集和保存，而對于檔案的利用往往缺乏專門的策略和工具。例如，很少有機構能夠提供方便快捷的數據檢索工具或是能夠提供與具體工作需求相匹配的數據解析工具，這在很大程度上限制了城建檔案的實際使用。三是未能形成跨部門、跨領域的檔案共享機制。

3 城建檔案數字化管理的對策建議

3.1 強化城建檔案數字化處理能力

首先，實施綜合信息管理策略。為有效管理城建檔案，首先要建立一個全面的數據管理平臺，該平臺需具備高度的整合性和擴展性。整合現有的各類檔案資源，將紙質檔案通過高精度掃描轉化為數字格式，并將所有電子檔案統一格式和存儲協議。同時，建立一個強大的數據庫系統存儲電子檔案。數據庫應具備高并發訪問和高安全性的特點，以應對大規模數據的存儲和檢索需求。在數據庫設計階段，應考慮到不同類型檔案的特定屬性。例如，對于設計圖紙和施工記錄，應有明確的分類和索引系統，使得用戶可以根據項目名稱、日期或其他相關關鍵詞快速檢索信息。此外，為了促進信息的可訪問性和共享，應在平臺實施高效的用戶權限管理系統，確保只有授權人員才能訪問敏感或關鍵數據。其次，實施檔案信息的動態管理。需要建立一個動態更新機制，對新產生的檔案資料實時更新。例如，可以部署自動化監測系統，當新資料生成時，系統自動提示管理員歸檔，同時更新數據庫中的相關記錄。對于已存在的檔案，應定期進行內容審核和技術升級。包括對檔案質量評估，如檢查電子文件的可讀性和完整性及對存儲設備和軟件進行必要的升級，以適應新的技術標準和提高系統性能。

3.2 加強城建檔案數字化質量管理

首先，制定全面的培訓計劃，針對檔案管理人員進行系統的專業培訓。例如，可以設計一套課程，包含如何理解和處理各種城建檔案（包括設計圖紙、施工日志、驗收報告、維護記錄等）及如何使用檔案管理軟件等內容[4]。同時，定期邀請建筑學和工程學專家指導，對復雜的設計圖紙等解讀，提升檔案管理人員的專業能力。其次，制定詳細的數據整理和索引規范，應包括數據分類、命名、編碼和存儲等方面的規定，為檔案管理人員提供清晰的操作指南。同時，根據城建檔案的特性，可以有針對性地制定一些特殊規則，如對于空間信息和動態信息的處理規則等。最后，建立完善的數據質量管理機制。數據質量是檔案管理的重要環節，應建立一套完善的數據質量管理機制，確保城建檔案數據的質量和準確性。具體措施包括定期進行數據質量檢查，對數據清理和修正。建立數據質量問題的反饋機制，及時發現并處理問題。引入數據質量管理軟件，自動化地進行數據質量的檢查和清理。同時，還應制定統一的數據標準和格式，包括統一數據的編碼、存儲格式、命名規則和分類規則等，使得不同來源和類型的數據能夠在一個統一的框架下處理和管理。

3.3 提高城建檔案數字化服務水平

首先，需要加強數字化檔案利用的宣傳和培訓工作。城建部門和檔案機構應該加強數字化檔案的意識培養，引導各部門和人員充分認識數字化檔案的重要性和應用價值，形成普遍的數字化檔案利用意識。同時，應該針對各部門和人員的具體需求，提供相應的數字化檔案利用培訓和指導，幫助他們掌握數字化檔案利用的基本方法和技能，提升數字化檔案利用的效率和質量。其次，需要制定專門的數字化檔案利用策略和工具。主管部門應該制定數字化檔案利用的詳細規劃和具體方案，明確數字化檔案的利用目標、范圍和內容，確定數字化檔案的利用策略和方法。同時，應該建立方便快捷的數字化檔案檢索和解析工具，提供各種數字化檔案利用的技術支持和服務。這樣，可以有效地促進數字化檔案的利用，提高數字化檔案的應用價值。最后，需要建立跨部門、跨領域的數字化檔案共享機制。建立數字化檔案的共享平臺和標準，完善數字化檔案共享的管理和運行機制，實現數字化檔案資源的共享和交流。同時，應該采用適當的技術手段，實現數字化檔案資源的互通和互聯，為各部門和人員提供數字化檔案利用的便利條件，促進數字化檔案的應用和推廣。

參考文獻

[1]汪尚，陸史軍.城建檔案管理數字化建設的探索與思考[J].未來城市設計與運營，2023（04）：77-80.

[2]于寧.基于大數據背景下的智慧城市數字化檔案管理[J].蘭臺內外，2023（05）：25-27.

[3]劉浩軒.新時期城建檔案數字化管理的優化對策探討[J].文化產業，2023（03）：31-33.

[4]宮劍.城建檔案數字化歸檔方法研究[J].中國建設信息化，2022（21）：62-63.

作者簡介：宋馨（1990—），大學學歷，德州市城鄉建設融合發展中心（德州市城建檔案館）館員，研究方向：城建檔案驗收、城建檔案管理、檔案信息資源一體化等。