大數據時代事業單位人事檔案管理創新的思考

摘 要：新一代信息技術的迅速發展標志著大數據時代的來臨。為更好地適應數據時代的要求，本文從大數據時代事業單位人事檔案管理創新的技術邏輯出發，認為事業單位人事檔案管理需要加強數字化轉型、深化數據分析、建立共享機制、優化治理模式、堅守安全底線和注重特色開發，以推動干部人事檔案轉型升級和高質量發展。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；大數據時代

人事檔案是組織人事等相關部門根據黨的干部政策，記錄干部經驗、政治思想、品德作風、工作能力、工作成果與工作業績等的文件資料，是正確選拔使用干部的重要依據。隨著新技術的不斷更迭，檔案治理進入數字化管理時代，人事檔案管理的對象、手段發生了根本性變化。《干部人事檔案工作條例》（以下稱《條例》）對檔案信息化建設做出了安排部署，成為指導大數據時代事業單位人事檔案管理創新的綱領性文件。面對新形勢與新任務，事業單位要以創新思維引領檔案管理，推動人事檔案工作走深走實。

1 大數據時代事業單位人事檔案管理創新的技術邏輯

技術進步和管理升級是大數據時代人事檔案管理的重要特征。做好檔案管理創新，要遵循大數據時代的技術邏輯，明晰機理，夯實數據管理內功。

1.1 信息技術驅動人事檔案治理模式創新

以人工智能、區塊鏈技術為代表的新技術不斷成熟完善，促使檔案管理進入數字化時代，為檔案治理模式轉型和治理能力的提高提供了技術手段。伴隨數字政府和智慧城市等數字戰略的出臺，檔案數據治理成為新的發展方向，具體而言：一是治理模式的技術性。新技術改變了人事檔案管理的方式，實現治理工具的轉型，檔案管理進一步融合大數據技術的信息挖掘速度、云計算技術的分布式計算效率、區塊鏈技術的高安全性能和人工智能技術的感知性優勢，實現檔案信息化到數字化與智能化的轉型，體現了技術架構之新。二是治理過程的整體性。實現檔案數據自由流動和共享是“十四五”檔案事業發展規劃的必然要求。打通不同部門與主體間的信息壁壘，將好經驗擴展到社會層面，有助于提升人事檔案管理的現代化水平。比如，共享平臺或者數據庫的建設，有利于分析人才結構，為人才政策制定提供依據。三是治理效能的精準性。信息技術的快速反應性與精準化能夠滿足特定治理主體的需求。

1.2 信息技術推動人事檔案服務效率的提升

信息技術與檔案資源、主體之間的融合日益加深，檔案利用和服務實效的提升成為突出特征。一是數字技術更加成熟，使得傳統的人事檔案工作一些標準化、程度化較高的工作勢必被取代，如智能化數據采集、收集、分類與檢索，極大地提升了工作效率，節約了人力物力。二是場景應用更加廣泛。數據賦能檔案管理“微應用”，數據管理和平臺更加智能化，在收管存用等領域打造更多數字化治理場景的應用。三是開發利用更加多樣化。智慧編研、數據挖掘與分析推動人事檔案數據安全合規開放，人事資源的內在價值、治理規律和實踐經驗更好地展示出來，提高了干部人事檔案利用的效能，充分發揮檔案資政作用。

1.3 信息技術衍生人事檔案數字新業態

以5G、云計算和大數據等為代表的新一代信息技術蓬勃發展，成為數字經濟發展的新引擎，在持續催生新興業態的同時不斷激發人事檔案工作的發展活力，呈現出創新活躍、融合加速的良好發展態勢，對檔案轉型拉動作用愈加凸顯。比如，數字技術的興起，使檔案業務形態發生根本變化，人事數據管理、驅動和安全成為主流要素，人事檔案管理向數據態演變。如何激發人事檔案數據潛能、提升管理質效成為檔案工作的關鍵任務。

2 大數據時代事業單位人事檔案管理創新面臨的實踐困境

2.1 缺乏頂層設計

長期以來，人事檔案管理被視為事務性工作，未能引起足夠重視。因此，事業單位人事檔案管理未能形成較為健全的管理體制，治理模式較為滯后，多數停留在應付上級檢查或者落實《條例》上。比如，數字化建設缺乏破除信息壁壘的主動性，檔案數據流動性較差，行業間溝通不順暢。數字化轉型的積極性與主動性不強，缺乏統一規劃和推進機制，人員配備等要素不夠優化，轉型支撐條件較為薄弱。

2.2 治理能力不足

一是檔案治理思維缺失。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》對檔案“四個體系”建設提出明確要求，但是事業單位對檔案治理體系的內涵和關系理解不夠深入，“管理思維”仍然占主流，將人事檔案收、管、用及安全等環節割裂開來，檔案治理效能較為滯后。二是管檔隊伍能力亟待提高。檔案人員對整理規范、利用規則和安全制度了解不夠深入，大多停留在以“收”為主階段，內功修煉不足，信息化知識和數據化手段掌握較少，難以適應數字社會要求。三是基礎設施投入不足。多數事業單位缺乏獨立的人事檔案管理系統，信息化管理手段單一、自主搭建平臺能力弱，歸根到底是對人事檔案投入較少，無力負擔轉型升級的軟硬件需求。

2.3 管控意識不強

一是數據安全防護能力不足。對電子檔案安全性防護不夠及時。比如，數據被泄露風險、弱密碼管理、缺乏員工培訓及第三方供應商安全等，一旦發生數據被泄露將造成不可挽回的損失。二是安全制度執行不嚴格。對檔案利用與流轉制度落實不夠有力，歸檔材料把關不嚴格，檔案造假問題時有發生。三是備份管理意識不強。多數事業單位缺乏數據備份意識，存儲介質與保存環境都面臨較大的風險隱患。

2.4 創新動力不夠

一是檔案價值闡釋不夠。人事檔案管理是樹立選人用人工作的重要基礎，蘊含著重要的治理經驗和智慧，有利于調整人才政策，但是事業單位對人事檔案價值的認識存在偏差，未能從中梳理好經驗與好做法，為黨委政府決策提供參考。二是數據全流程管理不足。紙質檔案數字化、數據架構與數據質量管控等方面未實現流程化與規范化，人事檔案管理體系需要進一步健全。

3 大數據時代事業單位人事檔案管理的創新思路

事業單位要順應大數據時代的要求，從組織管理、精細規范和服務利用等方面著力，不斷提高干部人事檔案工作信息化水平，實現檔案管理從“紙間”到“指尖”的蛻變，推動檔案管理數字化、網格化與安全化。

3.1 數字化轉型

數字化轉型是人事檔案創新管理的必由之路。《條例》對數字檔案提出明確要求，闡明了新形勢下人事檔案管理創新的內涵。結合《檔案法》《檔案法實施條例》的要求，數字化轉型包括三個方面。一是，建立好數字化平臺。數字化平臺實現存儲、檢索、利用與保護的多元集成，實現材料接收、轉出與審核等線上管理。同時，結合RFID實現實體檔案智能化管理，對檔案材料非授權帶出、非法查閱和存放超期等進行精準化預警，實現人事檔案管理的自動化、智能化和高效化。二是，完善數字化管理流程。抓好源頭管理，統一檔案數據格式、交換標準和存儲格式，建立統一的對接流程和標準規范。注重從人事檔案數據一致性、完整性和有效性等角度分析，確保檔案管理的科學性和可量化。三是加強檔案數據的備份管理。《干部人事檔案數字化技術規范》要求應用在線、離線相結合的方式實現備份。事業單位要將數據管理和數據備份作為重要業務工作，強調規范化和常態化，通過專業備份軟件系統實時自動更新備份數據，確保系統運行數據與備份數據的一致性和準確性，定期檢測存儲載體，確保數據安全。

3.2 深化數據分析

大數據技術已普遍應用于檔案領域，對人事檔案管理要吸收借鑒好經驗與好做法，提高智能化程度。一是用好數據挖掘。數據挖掘是指從眾多數據中提取隱含的、他人所未知的信息和價值的過程。一方面，數據挖掘能夠對人事檔案數據信息特征進行提取，發現潛在有價值的信息，分析其趨勢與路徑，總結人事管理中的問題與經驗；另一方面，深度學習與算法優化等人工智能技術可以擴大人事檔案數據的收集，并借助其高效的信息整合生成能力全面反映干部隊伍建設情況，助推人事工作高質量發展。二是用好數據分類。數據分類可以從多種視角和維度進行標準設定。比如，按照學歷、年齡和工作經歷等字段構建合理的數據分類體系。在此過程中，需要做好檔案的價值、重要性和敏感性的評估，將分類與分級結合起來，實現檔案的差異化管理。三是用好數據劃控。利用機器學習等技術，構建“劃控”規則庫和知識庫，對數據進行智能化分析，解決開放審核量大和效率低的問題。比如，人事檔案中涉及個人隱私等方面的內容，可借助語義與文本分析進行篩選，提高劃控精準度。

3.3 建立共享機制

數據共享機制是促進資源整合、提高工作效率的有效途徑。一是制定好共享標準。按照《干部人事檔案數字化技術規范》要求，做好數據接口和文本類型等的標準與規范。對于文本和圖形等格式的電子文件來說，在共享中需要將這類數據轉化成規范格式，并按一定組織方式存儲。對于文件是傳統載體的文字或圖像來說，要按照統一規范采用文本方式、掃描錄入方式和存儲圖文方式等統一處理，加強人事檔案的信息化建設。二是建設好共享平臺。要以業內其他共享模式為參照，相關軟件、技術要求和共享內容需要在分級分類管理的基礎上，通過人事檔案數據管理平臺獲取或瀏覽，嚴禁數據被泄露和第三方非法獲取。在此過程中，不同密級的檔案要做到分類共享，對用戶名、口令和瀏覽下載操作等全流程管理，杜絕數據被濫用和篡改。三是挖掘好數據容量。常態化做好系統數據維護工作，及時更新最新相關檔案數據信息，保持數據真實與可靠性。及時協調、解決共享開放中存在的數據整理與庫表更新等問題，解決部門“不敢共享、不能共享與不愿共享”的難題。

3.4 優化治理模式

一是強化結果導向。充分發揮干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中的重要作用，將干部人事檔案融入干部工作各環節，為干部教育培養、選拔任用與管理監督等工作奠定堅實基礎。二是深化制度設計。聚焦《檔案法》與《條例》等重點內容，修訂完善檔案開發、利用與安全等全流程的標準規范，著力構建系統完備、科學規范、可操作性強的制度體系。三是持續賦能檔案隊伍。圍繞制約檔案工作高質量發展的現實問題和短板弱項，通過專題培訓、業務指導和實踐鍛煉等方式精準化賦能檔案人員技能的提升，建設具有專業化水平和工作活力的檔案隊伍。四是強化過程監管。從干部人事檔案管理的角度監督選人用人和提拔任用的開展情況，利用檢查監督和日常監督的方式對干部人事檔案相關方面的管理進行監督。扎實做好檔案日常審核、提前預審和問題快速調查核實，有效規范干部人事檔案流程。

3.5 堅守安全底線

按照《條例》與《干部人事檔案材料收集歸檔有關規定》，增強系統思維，貫徹好國家總體安全觀，推進人事檔案安全體系現代化。一是做好檔案利用與流轉安全管控。規范檔案的查、借、用、轉等管理程序，對轉入轉出的干部檔案嚴格把關，履行登記手續。對需歸檔材料，層層把關、嚴格審核，確保歸檔材料的真實性與完整性。二是強化網絡安全建設。局域網與政務網、局域網與因特網之間實行物理隔離，政務網與因特網之間實行邏輯隔離。在局域網配備防火墻等關鍵防護，確保檔案信息與網絡安全。積極引入人工智能與區塊鏈等新一代信息技術，在設備設施層面全力夯實網絡與信息安全基礎。三是做好實體檔案安全管理。常態化對檔案庫房、網絡機房和數字化科室等場所的溫濕度控制、監控和消防等安全管理設施和運行狀況進行全面細致的檢查。采用先進的安全技術，配備必要的設施設備，完善檔案庫房內控制度，做好重點領域安全的防范。

3.6 注重特色開發

一是加強宣傳教育。聚焦干部人事檔案管理的各環節，舉辦“人事檔案知識大講堂”系列活動，多層次、分領域地開展干部人事檔案知識宣傳，教育引導干部認真對待考核、入黨和參加工作等材料，提高干部檔案規范化水平。二是發揮資政作用。要始終把干部人事檔案工作放到落實全面從嚴治黨和從嚴管理干部的要求中，深入研究人事檔案中的經驗做法和教訓，圍繞黨委政府中心工作，在人才引進與培養上提出建設性意見，為打造高素質干部隊伍提供堅實的支撐。三是建好數據庫。根據工作需要，建立專業、專技和職級干部數據庫，突破時間與空間等因素的限制，隨時更新、動態管理，提升檔案利用效率。四是用好用活信息資源。推動干部人事檔案工作與選人用人工作深度融合，全面了解掌握干部的德才情況和歷史表現，分析干部成長經歷、學習培訓和缺點不足，為上級決策提供依據。

結語

大數據時代，干部人事檔案工作呈現出新的特征。事業單位要提高政治站位，切實增強做好干部人事檔案和數字化管理工作的責任感和使命感。要突出重點任務，加快推進干部人事檔案數字化建設，扎實開展干部人事檔案的開發利用，進一步發揮信息化的支撐服務作用、全面加強網絡安全防護，全力以赴推動干部人事檔案規范化和信息化建設工作落地見效。要抓住素質提升這一關鍵要素，進一步提升組織人事干部的政策水平和管檔用檔能力，不斷提高科學化管理水平。

參考文獻

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作者簡介：王芳（1970—），大學學歷，棗莊市疾病預防控制中心副研究館員，方向：檔案管理。