新時代人事檔案規范化建設的邏輯、困境與進路

摘 要：近年來，以人工智能、物聯網和大數據為代表的新一代信息技術快速發展，為人事檔案管理帶來諸多機遇和挑戰。本文認為新時代人事檔案規范化建設具有政策支持、技術賦能、現實需求和數智推動的背景邏輯，同時面臨著缺乏頂層設計、治理能力較弱、創新動力不夠、管控意識不強和資源建設不足的困境。如何提高人事檔案規范化水平成為亟待解決的問題。基于此，本文認為需要從打牢建檔根基、引入先進技術、激活數據效能、嚴守安全底線和完善保障措施等方面予以強化，推動建立現代化人事檔案治理體系。

關鍵詞：人事檔案；規范化；進路

人事檔案是檔案管理工作的重要內容，是個人身份、學歷和資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障與組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據[1]。當前，人工智能、大數據技術快速發展推進，人事檔案管理的環境、對象和方式都發生根本性變化。按照《“十四五”全國檔案事業發展規劃》關于檔案治理體系和規范化建設要求，管理部門要厘清新時代人事檔案的內在邏輯，聚焦問題與困境，靶向用力、精準施策，推動建立人事檔案管理規范化與標準化體系，提升檔案治理效能。

1 新時代人事檔案規范化建設的邏輯

1.1 政策支持

人事檔案是記錄和反映員工經歷和表現的最原始記錄，是培養和使用的重要依據。在新一代技術的引領下，有關部門著眼于推進人事檔案高質量發展，提出一系列法規政策和保障措施。新《檔案法》提出，檔案管理人員要樹立創新思維，按照規范化建設要求加強自身建設，推動人事檔案現代化。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，要著力加強人事檔案“四個體系”建設，推動檔案治理能力和治理體系現代化。《干部人事檔案工作條例》指出，全面提升干部人事檔案工作的質量，持續推進干部人事檔案工作科學化、制度化和規范化。上述政策充分肯定人事檔案工作的重要性，為人事檔案規范化建設與數字轉型提供了政策支撐。

1.2 技術賦能

推進檔案信息化建設是實現人事檔案管理規范化、科學化與現代化的必由之路。當前，信息技術的快速發展和廣泛應用正在不斷加快各種流程的速度，數字化、網絡化和智能化深度融入檔案管理，人事檔案管理流程發生實質性變化和轉型。信息化建設貫穿人事檔案管理全過程，組織部門和檔案管理部門對人事檔案信息化率提出明確要求。在這一背景下，人事檔案數據化管理的趨勢愈發明顯，必須適應新形勢與新任務的要求，打造人事檔案數據化平臺和檔案管理系統，全方位、全過程地實現人事檔案智慧化管理，提升檔案服務人才隊伍建設的能力。

1.3 現實需求

檔案作為人事工作高質量發展的重要組成部分，是歷史、全面考察了解個人的重要依據，是打造高素質專業化隊伍需把好的“第一道關口”。推進人事檔案管理規范化就是要著力加強“四個體系”建設，強化數字賦能，為公眾提供更為高效、便捷的檔案服務。同時，加強檔案資源開發利用，有效盤活沉睡的“檔案智慧”，為人才引進與人才政策制定提供依據。當前，人才強國建設已上升為國家戰略，發揮好檔案優勢，激發人力資源管理的“一池春水”顯得至關重要，管理部門要著眼于經濟社會發展的要求，著力推動人事檔案治理體系和治理能力現代化。

1.4 數智推動

數智化中的“數”指的是數字信息技術，而“智”則代表這一技術的智能化與智慧化應用。大數據、人工智能和云計算等技術為人事數據分析提供了平臺，具備更強的學習能力和適應性，更好地滿足用戶需求，并實現決策支持[2]。當前數智化轉型成為社會發展的新趨勢，信息技術成為新發展動能。比如，生成式人工智能（AIGC）正逐步滲透全場景，預示著協同創作新時代的開啟。同時，數據、算力和算法的緊密配合促進高質量發展，推動新質生產力的形成。在這一技術背景下，人事檔案管理需要結合大數據的支持，為社會的發展和進步提供強大的動力。

2 新時代人事檔案規范化建設面臨的困境

2.1 缺乏頂層設計

以大數據、人工智能為代表的數據技術迅猛發展，對人事檔案利用時效性和系統性提出更高要求，需要建立與之相適應的制度設計和配套政策。但是，人事檔案管理長期以來受重視程度不夠，缺乏破除慣性思維的能動性。管理層對檔案管理規范化和轉型升級積極性不高，未能形成統一的戰略規劃和推進措施，業務交流不夠順暢，檔案規范化管理水平有待提升。究其原因是檔案管理制定脫離實際，不適應現代技術環境，導致制度不夠優化，不具可操作性。

2.2 治理能力較弱

檔案數據管理思維未能及時建立起來，人事檔案信息化紅利無法釋放。一些部門提出數字單位戰略，但在具體執行落實上存在一些問題，傳統檔案管理方式比重仍然較高，能夠真正有效助力事業發展的動力不足。對管理人才的吸引力薄弱，沒有形成和培養數據管理團隊。出現這些問題的原因在內功修煉的力度欠缺，與推動檔案治理能力現代化的要求還有不小差距。

2.3 創新動力不夠

一是人事檔案服務能力有待提升。檔案服務于中心工作力度不強，對人事管理的經驗、方法總結不到位，對其中蘊含的治理經驗和做法提煉不細致，難以形成多元化和個性化的人事管理模式。二是數據效能發揮不到位。檔案信息化潛能發揮不充分，多數人事檔案數據使用效率較低，與其他資源共享力度不夠，數據管理引領作用不顯著。

2.4 管控意識不強

《檔案法》指出，要著力加強安全體系建設，夯實安全管理基礎。從目前來看，人事檔案數據安全建設取得一定進步，但是與大數據時代要求相比還存在差距，特別是云計算、大數據和AI等新技術在檔案新場景中的廣泛應用引發了諸多內生安全風險。例如，安全策略未更新、網絡邊界不清晰或權限設置不合理等，需要制定具有較強針對性和可操作的安全加固策略與措施，切實將網絡安全風險隱患消除在萌芽階段，確保系統安全。

2.5 資源建設不足

人事檔案收集不齊全、不完整是制約規范化建設的主要問題，主要表現在：一是建檔關口把關不嚴格。對檔案資料未及時逐項分類整理、審核把關和標準建檔，虛假材料和不實信息歸檔問題突出。二是常態化收集力度不足。對任職、工資、社會關系、黨團關系、業務職稱和學歷層次等變動關注不夠，未能將有關材料及時歸檔，不能全面反映個人綜合素養。三是檔案審核機制不健全。日常審核、專項審核和任前審核未能有機結合，無法全面了解員工的情況，難以為合理用人提供建設性意見。

3 新時代人事檔案規范化建設的創新進路

3.1 打牢建檔根基

做好人事檔案標準化建設是提高規范化水平的基礎性工程。一是做好制度建設。依據《檔案法》《檔案法實施條例》《干部人事檔案工作條例》，制定適合本單位的檔案管理制度，切實做到檔案工作執行有依據，確保人事檔案工作的嚴肅性與公正性。《中國共產黨紀律處分條例》對檔案造假做出明確處理要求，維護檔案的真實性和準確性是管理部門的責任和義務。因此，在制度設計過程中要充分考慮崗位性質、職位要求，提高監督審核機制的針對性和可操作性。二是建立科學的分類標準。依據人事檔案內容的不同，將其劃分為基本信息、教育背景、工作經歷、專業技術、獎懲情況和家庭情況等類別，并對類別做出詳細的分類。專業技術包括技能等級、取得時間和頒發部門等，通過科學的分級分類實現檔案歸集的規范化。三是做好人事檔案整理規范化。依據《干部人事檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》等文件精神，準確掌握人事檔案整理工作的有關規定，按照鑒別歸檔材料、分類整理檔案材料、檔案材料排序與編目、裝訂與驗收審核等步驟，動態做好黨團材料、獎勵材料、工資材料、和人事任免等材料的收集歸檔，對需要歸檔的材料仔細鑒別，做到材料齊全、分類準確、編排有序和目錄清楚，提高綜合管理效能。

3.2 引入先進技術

一是全面加強數字技術應用。嚴格執行檔案數字化項目建設程序要求，完善信息錄入、檔案交接和安全保密等制度，簽訂有關保密協議，并對硬件配置、工作流程和工作質量完成時限做出具體要求。充分發揮數字化檔案精準識別人事的輔助作用，建立信息化人事檔案數據庫，開發在線查詢、數據分析等功能，提高檔案管理水平和查檔用檔效率。二是加強人工智能技術應用。人工智能既能滿足多元化審核需求，還實現全程記錄、數據互聯和智能邏輯判斷，提高檔案管理智能化管理水平[3]。要探索將自然語言處理、機器學習和數據挖掘技術融入檔案管理，分析和處理檔案數據，發現數據之間的潛在聯系和規律，實現立體多元與智能化處理的技術體系。三是加強物聯網技術應用。物聯網技術有利于檔案庫房的智慧化管理，將庫房的所有設備連接在一起，實現數據的實時采集和傳輸。比如，安裝溫濕度傳感器、煙霧感應器和視頻監控設備等，并將它們與控制系統連接，實時獲取各項數據，并對這些數據進行處理和分析。總之，大數據、人工智能和物聯網技術實現對各項數據的全面采集和整合，并實時分析、預測和報警，有助于提高檔案管理效率和水平。

3.3 激活數據效能

深化人事檔案數據的“聚、通、用”，發揮好基礎性、支撐性作用。一是加強數據資源集成。秉持“大檔案觀”與“全景觀”，拓展人事檔案內涵和外延，加強檔案數據化與治理，建立數量豐富、特色鮮明與覆蓋面廣的檔案數據倉庫，促進量的合理增長和質的有效提升。二是加強數據共享矩陣。轉變人事檔案靜態孤立狀態，進一步打破組織邊界和信息壁壘，建立人事檔案數據與其他數據的集聚平臺，促進人事檔案數據流動，助力決策的科學化和精準度。比如，有的單位建立云計算、“互聯網+”等技術為基底的綜合數據管理平臺，在確保安全的前提下支持各類數據線上收、管、用，實現檔案資源的遠程共享。三是加強人事檔案數據優化處理。數據優化處理是大數據管理過程中非常重要的一環，能夠提高數據處理的效率和質量。人事檔案管理要通過刪除、修改與合并等方式，將檔案數據中的錯誤、不完整、重復或不一致的部分清除掉，以提高數據的質量和準確性。需要注意的是在此過程中需要對數據篩選、去重、規范化和填充等操作，以確保檔案數據的一致性和完整性。

3.4 嚴守安全底線

要把提升人事檔案數據安全意識、防范化解安全風險擺在重要位置，構建起全方位、多層次的數據安全防護體系。一是技術應用方面。深化新一代信息及技術與檔案管理深度融合，要積極引進區塊鏈技術，通過密碼學算法對用戶信息進行加密，保證個人數據不被篡改或竊取。加強網絡訪問控制體系建設，確保人事信息管理系統與外部網路物理隔離。二是數據備份方面。定期開展檔案資源異地異質備份工作，選擇適當的備份媒介和備份策略，同時可配置磁盤陣列，構建海量存儲器，及時安裝數據庫補丁程序，有效防止重大事件造成全部數據清空刪除或被破壞的安全風險，保障檔案信息的完整性和長期有效保存。三是硬件建設方面。配置可用性強、可兼容與安全防護水平較高的漏洞掃描和日志審計等硬件設備，同時考慮電磁波輻射影響，要選用專業性強的電磁波接收器，從而提升信息安全性能。定期做好機房硬件檢查工作，及時更新老舊的設備設施，修復硬件問題，提升信息安全防御水平。

3.5 完善保障措施

一是優化檔案治理結構。健全人事檔案管理機構，明確職責和權限，形成分工明確、上下貫通的管理體系。單位可建立檔案領導小組，制定好總體規劃和年度計劃，協調解決重大問題。要進一步加強檔案收管存用的全流程管理，建立人事檔案“三合一”制度，保障各項工作有序開展。二是強化智力支持。目前，國家尚未出臺檔案職業資格準入制度，人事檔案管理隊伍亟須加強專業化培訓和鍛煉。管理部門要立足全局看待檔案管理工作，強化人事管理理論學習，打造業務精湛和作風優良的管理隊伍，凝聚好團隊合力，推動數字化轉型升級。三是發揮資金投入基礎性作用。將人事檔案信息化建設作為重點任務，拿出專項資金，構建以檔案數據為關鍵要素的治理體系，推動人事檔案管理走向現代化。四是注重資源開發。人事檔案在人才培養、選拔任用和助推發展中具有重要價值，要善于盤活人事檔案的潛能，通過梳理人才隊伍建設、政策舉措等檔案資源，釋放檔案治理效能，提升檔案的影響力和貢獻力。

結語

展望未來，數值化和信息化是激活人事檔案管理的重要推動力量。要緊緊抓住數字中國的建設契機，扎實做好人事檔案數據管理，推動數據資源合理配置。嚴格按照人事檔案管理的相關規定，建立健全人事檔案的收集、整理、立卷歸檔和保管等各個環節的制度，使人事檔案工作步入規范化、制度化的管理軌道。

參考文獻

[1]李清，雷婷.三級醫院人事檔案工作的困境及應對舉措[J].檔案天地，2016（05）：15-16.

[2]易濤.政府數據開放的“檔案參與”：歷程、角色與路徑[J].浙江師范大學學報（社會科學版，2023（03）：15-16.

[3]杜孝珍，王琳.生成式人工智能技術嵌入數字政府建設：形態、效應與調適[J].天津師范大學學報（社會科學版），2024（04）：01-02.

作者簡介：艾娟（1986—），大學學歷，陜西省地質調查院助理館員，研究方向為人事檔案管理。