數字化檔案管理模式的應用探索與深化路徑研究

當前，隨著信息技術的不斷發展，數字化已與各個領域深度融合，檔案管理工作也不例外，理應主動與數字時代相融合，積極推進檔案管理工作的數字化轉型。數字化檔案管理模式能夠克服傳統檔案管理模式管理成本高、查詢不便、易損壞等諸多弊端，同時也能更好地滿足社會對檔案信息的共享共建需求，進一步提升檔案管理工作的便捷性、安全性和高效性。[1]在這一背景下，對數字化檔案管理模式應用的探索和深化路徑進行研究具有重要的現實意義。

一、數字信息技術在檔案管理模式中的應用

在數字化時代背景下，檔案管理迎來了新機遇。大數據、云計算、人工智能技術在檔案管理過程中得到廣泛應用，推動了檔案管理的數字化轉型，充分展現出信息技術強大的賦能作用。

（一）大數據技術的應用探索

大數據技術能夠實現對海量檔案數據的快速收集、高效存儲和深度分析。首先，大數據技術可以實現對檔案數據的全面收集和大規模存儲。當前，隨著檔案數字化進程的不斷推進，檔案數據規模日益龐大，傳統的檔案收集方式和存儲方式已難以滿足數字化時代對檔案工作的高質量要求。而大數據技術，如分布式文件系統和分布式數據庫，能夠將檔案數據收集起來并存儲到多個節點，實現高質量的安全存儲和管理。例如，Hadoop的分布式文件系統 HDFS 可以存儲 PB 級甚至 EB 級的數據，為數字化檔案管理提供了強大的存儲支持。其次，大數據技術可以實現對檔案數據的快速檢索。利用大數據索引技術，可以在短時間內對海量檔案信息進行精準檢索，結合用戶需求快速定位檔案信息。同時，大數據技術還可以根據用戶的檢索歷史和行為習慣，為用戶提供不同的檢索選擇，進一步提升檢索服務的精準性。最后，大數據技術還能對海量檔案數據進行深度分析，發現檔案信息的內在規律，結合研究課題提煉出有價值的檔案信息。

（二）云計算技術的應用探索

云計算的優勢在于能夠為數字檔案管理提供更加靈活、高質量的計算資源和精準服務。首先，云計算技術可以助力檔案管理的彈性拓展。在傳統檔案管理模式下，要提升檔案管理質量，首先需要投入資金和設備，對硬件和軟件系統進行升級。而云計算技術可以根據檔案管理部門的實際需要，對計算資源進行動態分配，實現精準調控和彈性拓展。例如，當檔案管理部門的檔案數據不斷增加時，可以通過增加云服務器數量來提升存儲容量，更好地滿足檔案管理部門的檔案數據存儲需求。[2]其次，云計算技術有助于降低檔案管理成本。通過購買云計算服務，檔案管理部門無需提供專門的空間用于安排硬件設施，也無需購買軟件系統來維持檔案信息系統，只需與第三方合作，支付相應費用即可利用云計算服務，有效降低檔案管理成本。最后，云計算技術可以實現檔案管理的協同工作。借助云計算平臺，檔案管理人員可以在不同地域隨時訪問檔案數據庫，實現檔案數據的高效共享和協同工作。

（三）人工智能技術的應用探索

當前，人工智能技術在多個領域都發揮了重要作用，檔案管理也不例外。在數字化檔案管理過程中，借助人工智能技術可以獲得智能化的檔案管理方案。首先，人工智能技術有助于實現檔案的自動分類和標注。通過訓練分類模型，可以結合文件類型或具體項目將檔案自動分類為不同類別，方便檔案管理人員管理和后續檢索。同時，在自然語言處理技術的助力下，可以對檔案關鍵信息進行提取，為后續的利用開發提供技術支持。其次，人工智能技術可以實現檔案的智能鑒定和保護。在人工智能算法的加持下，可以對檔案信息的具體價值進行精準評估，為檔案管理人員對檔案信息進行鑒定和保護提供科學依據。可以根據檔案的價值和重要性，對其進行分類并設定不同的保護級別。同時，人工智能技術還可以對檔案保存環境進行智能化監測，及時發現檔案存儲過程中存在的問題并預警，切實保障檔案信息安全。

二、數字化檔案管理模式應用存在的問題

隨著信息技術的持續發展，數字化檔案管理模式雖日益成熟，但在實際應用中仍存在一些亟待解決的問題。部分檔案管理部門對數字化檔案管理模式重視度不足，在標準規范方面投入有限，導致技術標準不統一，這在一定程度上影響了檔案信息的收集、整理、開發和共享。同時，數字化檔案管理模式自身也面臨著較高的網絡安全風險。此外，人才隊伍建設與數字化檔案管理的要求存在一定差距。

（一）數字化檔案技術標準不統一

首先，檔案數據格式不統一。在數字化檔案管理過程中，不同檔案管理系統采用的數據格式、結構、傳輸文件包存在技術層面的差異，使得檔案數據在不同檔案系統之間難以進行交換和共享。例如，在存儲格式方面，有些檔案管理系統不采用 PDF 格式等通用不可編輯格式存儲檔案。若要實現共享，由于格式不統一，還需要進行后續轉換，這不僅增加了檔案管理的成本，也耗費了大量時間。出現這些問題的原因在于，目前在數字化檔案管理技術標準方面，檔案管理系統極為多樣，不同檔案管理系統執行的數據標準不一致。檔案管理部門構建的檔案管理系統在功能、性能和數據格式層面也存在差距，這無疑給檔案管理帶來了壓力。其次，軟件兼容性差。一些檔案管理部門的軟件只能在特定的操作系統上運行，對運行環境要求較高；另外一些軟件則需要特定的數據庫支持。這種軟件之間的兼容性問題不僅會降低檔案管理效率，也容易在工作中出現錯誤。

（二）數字化檔案管理安全風險較高

首先，存在網絡安全威脅。數字化檔案管理模式必然會通過網絡途徑對檔案數據進行傳輸和共享，這也就使得檔案數據暴露在網絡環境下，很容易受到黑客攻擊和病毒感染。例如，黑客可以通過網絡攻擊檔案管理系統來獲取檔案數據；而病毒一旦感染部分檔案，便會跟隨檔案進入檔案管理系統，破壞檔案管理系統的數據。出現網絡安全問題的原因，一方面在于網絡環境的復雜性。當前，隨著網絡信息技術的不斷發展，網絡環境越來越復雜，這使得檔案信息面臨的安全威脅也呈現多樣化趨勢，稍有疏忽就可能遭遇風險。另一方面，檔案管理系統在開發設計時對信息網絡安全問題考慮不周，使得檔案管理系統可能存在很多安全漏洞，在使用過程中容易受到危害。[3]其次，存在數據泄露風險。存儲于數字化檔案管理系統的海量檔案數據可能涉及個人隱私、企業商業機密、國家秘密等重要信息。如果這些數據沒有得到妥善保管，可能會造成數據泄露，進而給個人、企業和國家帶來無法挽回的損失。

（三）數字化檔案管理人才隊伍建設滯后

在數字化時代背景下，對專業的數字化檔案管理人才需求越來越大。然而，多數檔案管理部門在人才隊伍建設方面，對專業數字化檔案管理人才重視度不足。由于專業人才缺乏，在一定程度上限制了數字化檔案管理的發展。一方面，數字化檔案管理屬于新興領域，高校在專業設置和人才培養方面相對滯后，只有少數高校開設了與數字化檔案管理相關聯的專業。在專業課程設置和具體教學內容方面，與當前檔案管理部門的人才要求還存在一定差距。檔案管理人員對于信息技術、網絡安全和檔案管理知識和技能掌握得還不夠全面，上崗之后還需要檔案管理部門進行培訓。另一方面，數字化檔案管理人員的工作環境和待遇有待提升。當前，部分檔案管理部門提供的福利待遇缺乏比較優勢，這使得很多優秀人才不愿意從事數字化檔案管理工作。

三、數字化檔案管理模式應用的深化路徑

新時期，檔案管理部門應將數字化檔案管理模式創新作為當前工作的重點，結合國家相關政策要求制訂統一的技術標準，為檔案數據收集共享、開發利用提供技術支持。同時，還要加強安全管理，重視病毒感染等對數字化檔案管理模式產生的負面影響，并采取有針對性的措施加以防范；加大對專業人才的培養力度，為數字化檔案管理模式具體落地提供扎實的人才保障。通過多措并舉，既要保證檔案數據安全，也要提升數字化檔案管理效率和質量。

（一）確立統一的數字化檔案技術標準

首先，必須規范數據格式。在數字化檔案管理過程中，為解決不同檔案管理系統間數據共享的難題，應制訂統一的數據格式標準。在制訂標準時，應參照國家技術規范，如《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31—2017），同時兼顧檔案管理部門的實際需求，確立統一的格式標準，以保證檔案管理的一致性和規范性。確保檔案數據能在不同系統間順利讀取和利用。其次，應加強對數據格式的監管，并嚴格執行檔案管理部門的要求。應對相關人員進行培訓，明確數據格式統一的重要性，并要求工作人員嚴格遵守標準規范進行數據格式的存儲和轉換。同時，應做好后續跟蹤，及時解決檔案數據格式轉換和設置方面的問題，進一步提升檔案管理效率。最后，提升檔案管理軟件的兼容性。[4]一方面，需加強軟件標準化建設，制訂統一的檔案管理軟件標準，并細化軟件文件格式、數據庫結構、數據交換接口等標準，以實現數據在不同軟件間的無縫對接。另一方面，應鼓勵軟件開發商進行兼容性測試和優化，確保軟件能與其他主流軟件兼容，并優化軟件性能和功能，為數字化檔案管理提供高質量的技術支持。

（二）強化數字化檔案管理的信息安全

首先，必須建立網絡安全防護體系。檔案數據作為關鍵信息資源，應受到嚴格保護。一方面，應加強網絡安全意識教育，檔案管理部門應定期組織檔案管理人員進行網絡安全培訓，以提升其網絡安全意識，并引導其嚴格遵守技術操作要求使用檔案管理系統，避免因操作不當引發網絡安全問題。同時，應落實網絡安全管理制度，明確各部門和檔案管理人員的網絡安全職責和權限，并加強網絡設備和系統的維護管理。此外，應嚴格執行網絡安全應急響應機制，定期進行演練，確保在網絡安全事件發生時能迅速采取相應措施。應采用先進的網絡安全技術，如入侵監測系統、加密技術等，對檔案管理系統進行全面保護。其次，應加強數據加密與備份。一方面，需加強數據加密技術的應用，采用先進的加密算法對檔案數據進行加密處理，確保數據在存儲和使用過程中的安全性。同時，應加強對密鑰的管理，確保密鑰的安全可靠。另一方面，應完善數據備份制度，定期對重要檔案數據進行備份，確保數據不會丟失或損壞，例如，采用本地備份、異地備份、云備份等多種備份方式。

（三）加強數字化檔案管理人才隊伍建設

首先，應開展數字化檔案管理培訓。數字化檔案管理工作的開展需要具備專業知識和技能的人才參與。一方面，應制訂合理的培訓計劃，結合數字化檔案管理的實際需求細化培訓計劃，并廣泛調研檔案管理人員對培訓計劃的具體要求，以制訂更合理的培訓目標、內容和方式。針對不同層次和崗位的人員，制訂個性化的培訓方案，以提升培訓的針對性和實效性。另一方面，對培訓內容進行優化，邀請資深專家授課，通過案例分析、線下座談等方式，進一步提升檔案管理人員的能力和素質。同時，利用網絡資源開展在線培訓，以擴大培訓的覆蓋面。其次，應加大專業人才引進力度。應制訂更具競爭力的人才引進政策，提升檔案管理人員的福利待遇，并為他們提供職業發展空間，吸引優秀專業技術人才從事數字化檔案管理工作。[5]同時，應建立完善的人才評價和激勵機制，為引進的人才制訂個性化的評價指標，并根據其業績和貢獻度給予相應的獎勵，鼓勵他們在數字化檔案領域不斷開拓創新。此外，還應加強與高校和科研機構等的合作，通過聯合培養的方式共同培育檔案管理方面的專業人才，為數字化檔案管理模式的實施提供智力支持。

四、結語

隨著信息技術的不斷進步，數字化技術與檔案管理的融合日益緊密。傳統檔案管理模式已難以適應快速發展的社會環境和公眾日益增長的信息需求。當前國家非常重視數字檔案轉型升級，并出臺了一系列政策和實施方案，為數字化檔案管理模式創新提供了政策支持。在此背景下，檔案管理部門應順勢而為，加快數字化檔案管理模式的創新，主動適應時代發展的需求，進一步提升檔案管理效率，實現檔案信息資源的合理利用和開發。

參考文獻：

[1]李妍月秀.關于數字化檔案管理模式的研究分析[J].蘭臺內外，2024（32）：10-12.

[2]沈亞平.數字化賦能檔案管理 科技喚醒歷史記憶[J].文化產業，2024（31）：76-78.

[3]秦丕寶.數字化時代檔案管理模式的創新研究[J].檔案記憶，2024（10）：57-59.

[4]張寅，曹萍萍，李京林.數字檔案館建設下檔案數字化管理技術與標準研究[J].檔案，2024（S1）：101-105.

[5]王立群.數字化背景下科研檔案管理信息化建設路徑[J].中國市場，2024（29）：107-110.

（作者簡介：曹釋文，女，本科，華能海南昌江核電有限公司，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）