公共圖書館業務檔案收集整理與利用思考

檔案的基本定義是直接形成的歷史記錄。檔案具有歷史再現性，這是檔案的本質屬性。“直接形成”體現了檔案繼承了文件的原始性，“歷史記錄”體現了檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性。公共圖書館業務檔案是對圖書館業務工作的原始記錄，是能夠真實、全面、系統地反映圖書館業務工作的重要依據，是各個歷史時期圖書館事業發展的見證。隨著對檔案收集整理保存意義的了解，圖書館對館內的檔案工作越來越重視，公共圖書館也對其業務檔案的收集整理有著一定的標準與要求。本文將以烏魯木齊市圖書館為例，從圖書館檔案歸檔整理到保管利用各環節，提出對于圖書館業務檔案收集整理、分類歸檔、保管與利用工作的建議及思考。

一、圖書館業務檔案概念

目前圖書館內收集的檔案主要包括文書檔案、會計檔案、科技（基建）檔案、聲像檔案、業務檔案、獎章獎牌等門類。其中，圖書館業務檔案主要涉及圖書館全年圖書期刊采購、圖書期刊捐贈情況、總分館建設發展情況、數字資源建設以及各項文化活動情況、年報數據、業務會議等，圖書館業務檔案是各業務部室工作的整體體現，也真實記錄著年度圖書館業務工作的過程、服務思路和經驗做法。

二、圖書館業務檔案管理的意義

一方面，公共圖書館業務檔案是對圖書館工作原始的全面記錄，是圖書館工作的全貌反映，記錄了圖書館的組織沿革。包括從最初圖書館的建設、遷移以及圖書館各年度的人員變化、業務活動、資源建設、讀者服務，直至圖書館現如今的數字化發展等各個階段和各個方面完整的、全面的記載。業務檔案完整地展現出了圖書館的變化歷程，使得圖書館的發展變化有跡可循，因此要對業務檔案妥善管理。

另一方面，業務檔案為圖書館日后發展提供借鑒作用。圖書館業務檔案作為一種歷史記錄，記錄了圖書館發展的經驗總結與優秀成果。在圖書館整個發展變化中，即使是當時的記錄，也會在日后為圖書館改革、發展變化，以及服務理念和方式方法的創新提供參考借鑒，為圖書館發展起到一定的指引作用。在開展業務統計分析中業務檔案能夠提供原始數據，圖書館通過對數據的科學分析、比較歸納，為圖書館服務工作穩步有序地向前發展提出建設性意見。此外，圖書館業務檔案工作開展得好，也能為管理人員在圖書館重大改建、崗位調整、業務調整、服務變革等決策中提供真實可靠的參考依據。

三、業務檔案歸檔存在的問題

（一）工作人員專業化程度不高

由于圖書館對檔案管理工作重視力度不夠，圖書館的業務檔案缺乏專職負責全館檔案收集整理的人員，當前的工作人員多為兼職人員，且人員崗位不固定，這造成負責檔案工作的人員缺乏穩定性。另外，沒有固定人員參加定期的檔案業務培訓。工作人員的不專業，導致其對檔案的整理流程認識不清，出現了對最新的檔案管理標準了解不到位的問題，在檔案的整理過程中一直延續舊有的歸檔思路，檔案的收集整理還停留在將已有紙質版進行整理的階段，并且對于檔案分類及保管年限劃分的準確性、檔案內容收集的全面性缺乏專業的判定標準，從而影響業務檔案管理水平。

（二）對保存檔案缺乏篩選

隨著圖書館機構的變化發展，業務檔案收集范圍也有所變化，有的保存范圍已不適用于現行業務檔案的收集保管要求，而檔案的收集是整個檔案整理工作的基礎，負責檔案管理的工作人員應該對于移交的資料是否具有保存價值進行初步的判斷、甄別，而并非全盤地接收。隨著時代發展，圖書館的工作內容也發生變化，這也要求檔案管理工作不能再一味延續之前的歸檔范圍與標準，要根據圖書館實際情況適時進行調整，滿足現階段業務檔案收集整理的要求。

（三）檔案分類標準不統一

圖書館業務檔案在歸檔內容分類方面標準不明確、不統一，導致歸檔內容的分類主要依靠檔案管理人員的個人主觀判斷，這就可能存在一個人一個分類標準的情況，主觀差異較大。按照現行的分類標準，業務檔案的保管期限多為10年，但因為歸檔內容不明晰，隨著年限的推移，檔案室需要收集保存的業務檔案越來越多。對于已到保管期限的業務檔案或者未整理歸檔僅作為資料存放的文件，沒有及時鑒定其是否還要繼續保存，是否還有保存價值，而對于沒有保存價值的業務檔案，也沒有相對完善的處理流程。這就導致部分不作為檔案保存的資料也都冗雜存放，檔案室的存放空間越來越小，大大增加了檔案的保存難度，給業務檔案的規范化建設管理帶來了不便。

（四）檔案保存不規范

隨著圖書館業務活動的增多，記錄形式也日益多樣，現今業務檔案尤其是活動類的業務檔案照片資料充足，電子版照片很多，但如果作為檔案進行留存，需要對照片進行篩選。歸檔的照片還需要對照片反映的基本活動信息進行說明備注，這對于后期的利用是至關重要的。比如圖書館需要制作一些館史展覽，早期的照片檔案是見證圖書館發展的重要依據，雖然檔案室留存了一些意義重大的老照片，但因為過去的照片檔案保存不規范，缺少對于照片基本信息的描述，未標注時間、地點、人物、事件這些關鍵性因素，導致工作人員在使用該照片時無法真實準確描述出照片所反映的內容。此外，還存在一些影像資料、音頻檔案存儲不當的問題。如圖書館舉辦的專題講座，作為一個品牌文化活動，每場講座都進行了現場視頻錄制，但早期的視頻資料因拍攝技術、存儲介質及保存方式等因素的影響，存在影像底片無法查看的情況，這些損壞的影像資料是無法修復的，對檔案后期的利用造成了極大的困難。

（五）品牌類業務檔案缺乏延續性

在圖書館的業務活動中，往往存在一些延續多年且讀者口碑很好的品牌文化活動，但在實際工作中，這些長期堅持的品牌文化活動可能受工作人員歸檔意識不足、檔案資料移交不及時、電子版資料損毀等因素的影響，導致這類品牌活動檔案出現殘缺、中斷，在歸檔中缺乏一定的延續性。

（六）缺乏集中統一管理

業務檔案并未按照集中統一管理的原則進行保管，許多業務檔案都是分散在各個業務部門和個人手中，檔案室對各個部門業務檔案的情況缺乏掌握，個人對于手中的資料是否具有歸檔也判定不清，長此以往會出現業務檔案的遺失，導致業務檔案的收集不全面，甚至有保存價值的檔案沒有入檔或者丟失，而在需要此類檔案時又無從查找，影響了整個業務檔案的管理質量與效率。

四、圖書館業務檔案利用的提升路徑

（一）提升管理人員的綜合素質

圖書館要加強對檔案工作的重視力度，要立足圖書館實際工作需要，明確業務檔案收集整理工作的意義，了解業務檔案集中統一管理的必要性，增強工作人員在日常工作中的歸檔意識。工作人員要嚴格貫徹制度、遵循流程，制訂完善的檔案管理制度、歸檔制度、保管利用制度等。檔案管理人員盡可能要做到專人管理，落實崗位職責。此外，加強檔案管理人員培訓力度，定期參加檔案部門舉辦的業務培訓班，提高檔案管理人員業務知識及管理水平，及時了解和掌握最新檔案整理要求與規范，從收集整理到合理利用，為圖書館業務檔案建設提供專業的支持，明確檔案管理職責，形成健全的檔案工作機制。

（二）合理劃分檔案室區域

合理劃分檔案室區域，有利于進一步加強檔案的集中統一管理。按照檔案保管要求，劃分檔案的保管區域與查閱區域，對于現有檔案室空間采取合理布局，按年度按類型劃分文書檔案、業務檔案、聲像檔案、科技（基建）檔案的歸檔區域，預留好存放空間，會計檔案可集中另外存放，便于財務人員歸檔與使用。此外，要構建規范的檔案管理體系，嚴格依照相關指導要求，建設完善的檔案管理制度，制訂明確的檔案歸檔時限與范圍，按時統一將檔案移交至檔案室，由檔案管理人員進行不同類型檔案的整理工作，避免出現檔案的堆積或分散留存在個人手中，確保檔案收集整理的完整性與真實性。

（三）加強檔案分類的規范化

圖書館要緊跟時代發展，根據工作實際，對已有檔案收集整理的標準、分類制度進行完善與細化，讓工作人員明確業務檔案歸檔的范圍、保管期限、基本分類判定等內容，從而確保工作人員在日常業務檔案的收集工作中，能夠有規可依地判斷需要歸檔的業務檔案范圍，避免出現檔案的遺漏與丟失情況。此外，圖書館檔案管理人員要嚴格按照相關工作流程和制度開展工作，避免雜亂無章的工作模式，檔案管理人員應對不需要作為檔案保存的資料依照判定標準進行篩選，明確永久、長期保存的檔案分類標準，對于普通資料類紙質文件，或者已達到10年、30年保管期限的檔案，應該由館內討論制訂相關檔案鑒定、銷毀的標準，形成工作制度，以此作為判斷檔案是否進行銷毀處理的指導依據，而不再一味地大量收集存放占用檔案保管位置及檔案室有限空間。

（四）加快業務檔案數字化進度

隨著時代發展，紙質版檔案在存儲利用中存在一定弊端，檔案的無紙化、數字化也適應著時代的變化而越發普及。檔案的保存最終目的是為了方便查閱，相較于繁雜的紙質檔案，數字化的檔案更加方便管理，能夠減少檔案利用在查找、翻閱、復印所花費的時間及工作量。因此，圖書館應該運用檔案管理系統對業務檔案進行數字化處理，規范數字化檔案歸檔格式，將整理完成的紙質檔案掃描生成不可修改的電子文件，并用檔號對該文件進行命名，確保系統中的業務檔案檢索目錄與生成的電子檔案內容一一對應，為日后檢索利用提供方便。對于圖書館業務檔案而言，加快形成數字化業務檔案，能夠將業務檔案從“保存”延伸至“利用”，一定程度上提高了工作效率，轉變傳統意義上檔案“重藏輕用”的局面，讓檔案資源不再閑置。

（五）注重業務檔案的延續性

圖書館業務檔案管理是一項具有延續性的工作，以講座為例，本館的講座品牌自2005年初創至今，先后邀請了眾多文化名人來館講座，是圖書館閱讀推廣的重點活動，因此，圖書館可以將這些文化活動按照專題活動的形式，從活動構思創辦開始收集檔案，每年一卷包含文字資料、圖片資料、影像資料、獲得榮譽等的詳細收集，既能體現品牌活動的創建及發展過程，又是圖書館文化活動品牌從無到有再到發展創新的重要記錄。

（六）注重業務檔案的安全性

圖書館要制訂檔案相關保障制度，不論是文書檔案、業務檔案還是會計檔案，都要嚴格落實檔案接收、移交、查閱制度，對檔案的查閱利用依照相關制度做好登記，紙質檔案的借閱、復印、歸還等都要有完備記錄，避免紙質檔案因查閱造成的丟失、損壞等問題；在電子檔案的管理中，要注意計算機網絡安全、軟硬件設備故障等情況，定期做好歸檔信息的數據備份，謹防操作不當或存儲不當造成數據丟失，對涉密的檔案要提高保密意識進行加密處理，進一步加強對檔案信息的保障措施。

五、結語

綜上所述，圖書館業務檔案是對圖書館工作全貌的真實記錄與展現，具有一定的參考利用價值，對圖書館意義重大。更全面、更規范、更專業、更安全是對于圖書館業務檔案整理的具體要求，而一切業務檔案的整理與數字化處理都是為日后利用提供便利。在新時代背景下，圖書館要進一步加快業務檔案體系建設，充分認識業務檔案在日常工作、數據分析及評估定級中的重要性，不斷提升檔案管理水平，使圖書館業務檔案收集與圖書館業務建設統一起來，進一步發揮業務檔案應有的價值，為圖書館發展提供有效參考，進而推動公共圖書館事業發展。

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（作者簡介：馬婷婷，女，本科，烏魯木齊市圖書館，館員，研究方向：閱讀推廣）

（責任編輯 劉冬楊）