“三合一”制度背景下高校檔案工作質效提升路徑探析

摘 要：在“三合一”制度背景下，高校檔案工作需要提升工作質效，保障檔案管理質量。文章分析了“三合一”制度及其對高校檔案工作的影響，充分結合高校檔案工作現(xiàn)狀，提出了“三合一”制度背景下高校檔案工作質效的提升路徑，旨在推動高校檔案工作獲得新的成效。

關鍵詞：“三合一”制度；高校；檔案工作；工作質效

在信息化飛速發(fā)展的今天，高校檔案工作迎來了空前的挑戰(zhàn)和機遇。伴隨著“三合一”制度的進一步推進，高校檔案工作既要適應新制度、新環(huán)境又要不斷探索提高質效的新途徑。“三合一”制度指的是檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表實現(xiàn)三合一的新管理模式，該制度的推行是為了提高檔案管理效率和質量，使其更好地為高校教學、科研和管理工作服務。為此，現(xiàn)階段高校要實現(xiàn)“三合一”制度的高效落實，提高檔案工作質效。

一、“三合一”制度解讀及其對高校檔案工作的影響

1.“三合一”制度的內涵與特點

“三合一”制度在檔案管理中指的是將檔案分類方案、文件材料歸檔范圍以及檔案保管期限三者合而為一的管理制度。該制度全面規(guī)范了檔案的形成、收集、整理、歸檔、鑒定與銷毀等各個環(huán)節(jié)，是提高檔案管理效率和質量的重要手段。其中，檔案分類是檔案管理的基礎，根據檔案的內容、形式和形成時間等因素，將檔案劃分為不同的類別。在“三合一”制度中，分類方案更加科學、系統(tǒng)能夠確保各類檔案得到合理歸類，便于后續(xù)的查找和利用。文件材料歸檔范圍明確了哪些文件材料需要歸檔，哪些不需要歸檔。通過合理界定歸檔范圍，可以避免遺漏重要檔案，也能防止無用或重復檔案的堆積，從而確保檔案資源的精簡和有效性。另外，檔案的價值會隨著時間的推移而發(fā)生變化。因此，合理確定檔案的保管期限至關重要。保管期限根據檔案的價值、重要性和使用頻率等因素，為每一類檔案設定了合理的保存時長，既保證了檔案的有效利用，又避免了不必要的資源浪費。

“三合一”制度特點主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是整合性。“三合一”制度將檔案分類、歸檔范圍和保管期限三個核心管理環(huán)節(jié)整合在一起，形成了一個統(tǒng)一、協(xié)調的管理體系，提高了檔案管理的整體效率和一致性；二是明確性。該制度對檔案管理的各個環(huán)節(jié)給出了明確的規(guī)定和標準，使得檔案工作者能夠有章可循，減少了工作中的隨意性和不確定性；三是靈活性。雖然“三合一”制度提供了統(tǒng)一的管理框架，但它也允許根據實際情況適當地調整。這種靈活性使得該制度能夠更好地適應不同單位和部門的實際需求；四是長期性。檔案管理是一項長期性的工作，“三合一”制度著眼于檔案的全生命周期管理，從檔案的生成到銷毀都有明確的規(guī)定，確保了檔案管理的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

2.“三合一”制度對高校檔案工作的影響

“三合一”制度對高校檔案工作具有較大影響，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是促進了檔案管理效率的提高。“三合一”體系通過對檔案分類、文件材料歸檔范圍以及檔案保管期限等方面的融合，使檔案管理流程得以簡化。高校檔案工作人員能夠根據該系統(tǒng)更有效地將檔案分類、存檔并保存起來。這一整合性管理方法，減少冗余環(huán)節(jié)，全面提高檔案管理效率，使檔案工作更有秩序和標準；二是確保檔案信息的質量。“三合一”制度明確了文件材料的歸檔范圍，有利于高校檔案部門更準確地掌握檔案信息搜集、整理過程中的真實性和完整性。同時，合理制定檔案分類方案及保管期限的設定還有利于保證檔案信息能夠得到長久保存與有效使用，提升檔案信息的質量；三是推進檔案管理信息化。“三合一”制度的提出與實施常常伴隨著檔案管理信息化。高校在實施該制度時，有必要構建一套完整的電子檔案管理系統(tǒng)來對檔案信息電子化儲存、查詢以及共享，既增強了檔案管理的便捷性，也為高校各個部門間的合作與信息共享提供強有力的支撐；四是強化檔案服務意識。“三合一”制度突出檔案的有效利用以及檔案的服務功能。高校檔案部門需加強對用戶需求的關注，為用戶提供方便的檔案查詢與利用服務。這一面向用戶的服務理念有利于增強高校檔案的社會價值與影響；五是推進檔案管理的規(guī)范化。“三合一”制度給高校檔案管理帶來統(tǒng)一標準與規(guī)范。高校實施該制度需按設定分類方案、歸檔范圍及保管期限運行，有利于規(guī)范化、標準化地開展檔案管理工作，提高檔案管理專業(yè)水平。

二、高校檔案工作現(xiàn)狀分析

1.高校檔案工作的主要內容與特點

高校檔案工作的主要內容涉及多個方面，是高校在教學、科研、管理以及其他活動中產生的真實記錄。高校檔案工作的主要內容包括：第一，教學實踐檔案。包括與教學有關的各種文件資料，如教學日志、課程規(guī)劃、各類實習報告和畢業(yè)設計等。此外，還有與教學和畢業(yè)相關的規(guī)劃、綱要等材料；第二，專業(yè)建設檔案。涉及建設重點專業(yè)、學科和課程的申報資料、批復文件以及教研室、行政的年度總結計劃和會議紀要等；第三，學生檔案。主要包括學生的學籍資料，如入學記錄、成績單和獎懲記錄等，這些檔案對于學生未來的就業(yè)和升學具有重要意義；第四，科研檔案。記錄高校科研活動的相關檔案，包括科研項目申請書、研究計劃、實驗數據和研究成果等；第五，管理檔案。涵蓋高校行政管理的各個方面，如人事任免、財務管理和校園建設等相關的文件資料；第六，其他活動檔案。包括高校舉辦的各種活動、會議的記錄和資料以及對外交流與合作的相關文件等。

高校檔案工作的主要內容決定了高校檔案工作具有以下特點：一是服務性。高校檔案工作本質上是一項服務性工作，旨在為師生、學校管理和科研活動提供必要的檔案支持。檔案工作人員需要面對繁雜的檔案收集、整理、鑒定和保管等工作，以確保檔案的完整性和可用性；二是基礎性。檔案工作是高校管理的基礎性工作之一，記錄了高校的發(fā)展歷程和各項活動，是學校歷史和文化的重要載體。因此，做好檔案工作對于維護高校的連續(xù)性和穩(wěn)定性至關重要；三是專業(yè)性。高校檔案工作需要專業(yè)的檔案管理知識和技能。檔案工作人員需要具備扎實的檔案管理理論基礎和實踐經驗，以確保檔案的科學分類、妥善保管和有效利用；四是長期性。檔案工作是一項長期性工作。隨著時間的推移，高校檔案會不斷積累和增加，需要檔案工作人員持續(xù)的收集、整理保管和利用工作；五是保密性。部分高校檔案涉及敏感信息或知識產權等問題，需要嚴格保密。檔案工作人員需要遵守相關的保密規(guī)定，確保檔案的安全性和機密性。

2.高校檔案工作面臨的主要問題

從當前情況來看，高校檔案工作中仍然存在較多問題，如檔案管理混亂與不規(guī)范、檔案管理數字化程度低、檔案保密性不足以及檔案利用率低等，這些問題嚴重影響著高校檔案工作的質量。第一，檔案管理混亂與不規(guī)范。一些高校的檔案管理存在混亂現(xiàn)象，如檔案存放不規(guī)范、檔案歸檔不及時等。這些問題導致難以保證檔案的完整性和真實性，影響了高校的管理和服務質量。例如，有的檔案沒有明確的分類標準，導致查找困難，或者檔案沒有及時歸檔，造成信息丟失或遺漏；第二，檔案管理數字化程度低。在信息技術迅猛發(fā)展的今天，高校檔案的數字化水平仍然較低。大量的檔案仍然以紙質形式保存，不僅占用了大量的物理空間，還給查詢和利用檔案帶來了極大的不便。數字化檔案的缺失，使得遠程查詢和數據共享變得困難，降低了檔案工作的效率；第三，檔案保密性不足。高校檔案中包含著大量的個人隱私和敏感信息，但部分高校在檔案管理方面的保密意識不強，存在檔案管理人員泄露個人隱私信息的現(xiàn)象。這種保密性的不足，不僅可能侵犯個人隱私權，還可能對學校的聲譽和學生、教職工的權益造成損害；第四，檔案利用率低。很多高校的檔案被存放在角落里，很少被利用，與高校檔案的價值無法充分體現(xiàn)有關，也反映了高校對于檔案工作的重視程度不夠。檔案的利用率低，不僅浪費了高校資源，還制約了檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新；第五，檔案管理人員專業(yè)素質不高。部分高校的檔案管理人員并非檔案學專業(yè)出身，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和實踐經驗，可能導致檔案的分類、整理和歸檔等工作不夠規(guī)范和專業(yè)，進而影響檔案工作的整體質量和效率；第六，檔案管理設備設施落后。一些高校的檔案管理設備設施比較落后，如檔案室的環(huán)境條件較差，缺乏先進的檔案管理系統(tǒng)等，不僅會導致檔案信息丟失、無法讀取等問題，還會限制檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新，嚴重影響檔案的安全和長期保存。

三、“三合一”制度背景下高校檔案工作質效提升的路徑

1.完善檔案管理制度體系

在“三合一”制度背景下，高校檔案工作質效的提升需要通過完善檔案管理制度體系來實現(xiàn)。首先，高校需要制定全面的檔案管理制度。明確檔案管理的目標、原則、流程和組織架構。這些制度應與高校的整體發(fā)展戰(zhàn)略相一致，并確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性；其次，優(yōu)化檔案管理流程。高校需要梳理和優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理流程。通過簡化流程、明確各環(huán)節(jié)職責和銜接方式，可以減少工作重復和浪費，提高工作效率。同時，應確保流程的透明度和可追溯性，便于監(jiān)控和管理；再次，建立檔案分類與歸檔標準。制定明確的檔案分類和歸檔標準是實現(xiàn)高效檔案管理的關鍵。高校應根據實際需求，結合國家相關標準和行業(yè)規(guī)范，建立適合自身的檔案分類體系。此外，還應制定詳細的歸檔范圍和保管期限，確保檔案的完整性和可檢索性；最后，定期召開檔案專題會議。高校需要針對與“三合一”制度相關的文件精神與規(guī)范，全面展開對檔案分類、歸檔范圍以及保管期限的認真研讀與交流討論，找到工作中存在的難點與問題并當場解決。

2.加強檔案專業(yè)人才隊伍建設

在“三合一”制度背景下，高校要想提升檔案工作質效，需要加強檔案專業(yè)人才隊伍建設。首先，高校需要嚴格把控檔案專業(yè)人才的準入標準。高校在招聘檔案管理人員時，應設定嚴格的準入標準，不僅考察應聘者的檔案專業(yè)基礎知識和技能，還要注重其信息化素質、創(chuàng)新能力、溝通能力以及協(xié)作能力等多方面的綜合素養(yǎng)。

通過這樣的標準，可以篩選出既具備專業(yè)知識又擁有良好綜合素質的優(yōu)秀人才，為檔案專業(yè)人才隊伍的建設奠定基礎；其次，高校需要加強崗前培訓與在職教育。對于新入職的檔案管理人員，高校應提供系統(tǒng)的崗前培訓，幫助他們熟悉和掌握“三合一”制度下的檔案管理要求、操作流程以及電子檔案管理系統(tǒng)的使用等。同時，對于在職的檔案管理人員，也應定期開展在職教育和培訓，更新其知識和技能，以適應檔案管理領域的新發(fā)展和新要求；最后，實施檔案管理人員輪崗與交流制度。為了提升檔案管理人員的全面素質，高校可以實施輪崗和交流制度。通過在不同崗位上的實踐和學習，檔案管理人員可以更加全面地了解檔案管理的各個環(huán)節(jié)，提高其綜合能力和應變能力。同時，交流制度也可以促進檔案管理人員之間的經驗分享和知識傳遞，有利于提高整個隊伍的專業(yè)水平。

3.推動檔案工作的信息化發(fā)展

在“三合一”制度背景下，高校推動檔案工作的信息化發(fā)展對提升檔案工作質效至關重要。首先，高校應建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢和共享，能夠極大地提高檔案檢索與利用的效率；其次，利用大數據、云計算等先進技術對檔案信息深度挖掘和分析，為高校決策提供更精準的數據支持；再次，加強檔案信息安全建設。通過采用先進的加密技術和備份機制，確保電子檔案的安全性和完整性。同時，高校還應培養(yǎng)一支具備信息技術和檔案管理知識的復合型人才隊伍，通過定期培訓和技能提升，使他們能夠適應信息化發(fā)展的需要；最后，高校應積極探索與其他信息系統(tǒng)的整合與對接，實現(xiàn)檔案信息的互通互聯(lián)，進一步提高檔案工作的整體效率。通過這些方式，高校能夠在“三合一”制度背景下有效推動檔案工作的信息化發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案工作質效的顯著提升。

4.強化檔案工作的監(jiān)督與考核

在“三合一”制度背景下，高校強化檔案工作的監(jiān)督與考核對提升檔案工作質效尤為關鍵。首先，高校應建立完善的檔案工作監(jiān)督機制，明確監(jiān)督責任、頻次和方法，確保各項檔案工作規(guī)范執(zhí)行；其次，制定細致的檔案工作考核標準，將檔案分類、歸檔和保存等各環(huán)節(jié)納入考核體系，量化工作成果，客觀評價檔案管理人員的工作績效；最后，高校應定期開展檔案工作檢查與評估，通過自查、互查和專項檢查等方式，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。對檔案工作表現(xiàn)突出的個人或團隊給予表彰和獎勵，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)新精神。通過這些措施，高校能夠在“三合一”制度背景下有效強化檔案工作的監(jiān)督與考核，推動檔案工作質效的顯著提升，為高校的整體發(fā)展提供有力保障。

四、結語

綜上所述，在“三合一”制度背景下，高校檔案工作的質效提升不僅關乎檔案管理工作的專業(yè)化與規(guī)范化，還是高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)。通過完善檔案管理制度體系、加強檔案專業(yè)人才隊伍建設、推動檔案工作的信息化發(fā)展以及強化檔案工作的監(jiān)督與考核，可以為高校構建一個高效、安全與便捷的檔案管理環(huán)境。因此，在“三合一”制度基礎之上，將有力推動高校檔案工作邁向新的臺階，為高校的學術研究、教育教學以及行政管理提供更加堅實的支撐，促進高校的全面發(fā)展和創(chuàng)新進步。

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作者單位：山西藥科職業(yè)學院

作者簡介：龔李靜（1982—），女，漢族，山西襄垣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。