新時期檔案現代化管理模式推進企事業(yè)單位高質量發(fā)展

摘 要：檔案是企事業(yè)單位成立、發(fā)展、壯大過程中以文字、圖表、音視頻等形式記錄的各時期重要事件的信息資料。檔案管理工作作為企事業(yè)單位管理的重要組成部分和重要內容之一，對企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供了重要的數據支持。隨著社會步入信息化時代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經無法滿足時代需求，其管理弊端影響了企事業(yè)單位管理工作的高效開展。文章分析了當前檔案管理工作中存在的問題，通過信息化建設轉變檔案管理工作模式，以推進企事業(yè)單位高質量發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理；現代化模式；信息化建設；高質量發(fā)展

檔案管理工作是企事業(yè)單位管理工作的重要內容和組成部分，為企事業(yè)單位做出重大決策提供了重要的信息與數據支持，也是其他工作的重要參考依據。進入信息化時代，各項信息技術在社會各行業(yè)中得到廣泛應用，企事業(yè)單位各項管理工作也在向現代化管理模式轉變，無紙化辦公、網絡信息平臺搭建等信息技術的應用，有效提高了工作效率和質量。作為企事業(yè)單位管理工作中的重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作也要緊隨時代發(fā)展，加強信息化建設，采用現代化管理模式，高質量地開展檔案管理工作。

一、現代化檔案管理模式的基本內容

1.信息化檔案管理模式

信息化建設是檔案現代化管理模式的基礎，只有不斷地加強信息化建設，加快對原有紙質檔案向電子檔案的轉換，才能擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，提高檔案管理效率。此外，數字化平臺的搭建，可以方便、快捷地實行檔案資料的傳輸和調閱，實現檔案資源共享，切實提高檔案資料的利用率，最大限度地體現檔案的社會價值及應用價值。

2.加強檔案安全防護

檔案具有真實性、完整性及較高的利用價值和經濟價值。因此，如何確保檔案的安全性和私密性一直是檔案管理工作中重點關注的問題。傳統(tǒng)紙質檔案在保管、存儲過程中，容易受到人為因素及環(huán)境的影響，出現檔案資料丟失、破損及被盜的情況，尤其是一些涉密檔案，發(fā)生上述情況會給企事業(yè)單位甚至國家造成不可估量的損失?，F代化檔案管理模式，通過紙質檔案數字化轉換，更方便存儲、備份，并通過防火墻及訪問權限的設置，加強對檔案的保護。

3.管理流程規(guī)范化

檔案管理工作是由檔案資料收集、整理、分類、歸檔、儲存以及轉移等一系列流程組成，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，每一個環(huán)節(jié)都需要管理人員秉持認真、負責的態(tài)度去完成，受人為因素影響較大，一旦某個環(huán)節(jié)出現問題，會對檔案資料的完整性、真實性產生不良影響?，F代化檔案管理模式通過信息化管理，對檔案管理工作中每一個流程都有明確的規(guī)范和要求，以此避免人為因素造成的工作失誤，確保檔案管理工作的質量。

4.信息化管理工作模式

進入信息化時代，各項信息技術日益成熟且得到了廣泛應用。信息技術為各項工作帶來的高效率和高質量，是信息技術得以廣泛應用的根本原因。現代化檔案管理模式正是充分運用計算機、互聯(lián)網、大數據分析以及云計算等信息技術，以取代傳統(tǒng)檔案管理中以人工為主的工作模式，有效規(guī)避了人工操作的風險，提高了檔案管理工作的效率，并通過信息化平臺，實現了跨越時間、空間的檔案資料傳遞與查閱，從而提高了檔案資料的利用率，真正實現資源共享。

二、檔案管理模式現代化建設的重要意義

檔案管理歷來是企事業(yè)單位管理工作的重要內容，對企事業(yè)單位乃至國家的健康發(fā)展起著重要作用。隨著時代發(fā)展，檔案中所記錄的信息及數據也越發(fā)龐大，加上根據檔案內容和性質又分為文書檔案、科研檔案、基建檔案以及人事檔案等不同類型的管理。因此，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經無法適應現代社會發(fā)展的需要，檔案管理現代化模式是時代發(fā)展的需要，是大勢所趨。尤其是進入信息化時代，只有加強檔案管理信息化建設，才能通過信息技術有效提高檔案傳遞和利用效率，實現數據資源共享，有助于各單位和部門的信息溝通，進一步促進企事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

1.有效提高企事業(yè)單位管理效率和水平

作為企事業(yè)單位重要的管理工作之一，檔案管理工作質量在一定程度上代表了企事業(yè)單位管理工作的水平。傳統(tǒng)人工檔案管理模式不僅會出現因人為因素導致的工作失誤，還浪費了大量人力、物力，且工作效率不高?，F代化檔案管理模式依托信息技術，有效規(guī)避了人為因素產生的管理風險，優(yōu)化資源配置，構建科學、合理的管理體制，減少了管理人員的工作量，并能有效確保檔案安全，進一步提高了企事業(yè)單位整體管理工作的效率和水平。

2.滿足時代發(fā)展要求

新時期，我國社會經濟快速發(fā)展，要求在各項管理工作中采用現代化技術實現高效管理。現代化技術在當前時期主要是以信息技術為主，通過開展檔案管理信息化建設，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的桎梏，以大數據分析和信息平臺搭建為主，完善檔案資料內容和準確性，提高了推動社會經濟發(fā)展的服務水平，從而滿足時代發(fā)展要求。

3.促進企事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展

檔案管理工作是企事業(yè)單位一項重要的基礎性工作。傳統(tǒng)檔案管理模式造成了企事業(yè)單位大量人力、物力的浪費，紙質檔案不僅浪費了紙質資源且受時間、環(huán)境的影響，容易出現破損、丟失的情況，給企事業(yè)單位帶來經濟損失。檔案管理工作效率偏低，直接影響企事業(yè)單位整體的管理水平。在新時期，采用檔案管理現代化模式，在降低企業(yè)管理成本的同時，提高了檔案資源利用率，構建了標準化的工作流程，切實提高了工作效率，從而促進企事業(yè)單位健康、穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展。

三、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理人員缺乏現代化管理理念

現代化檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式在管理理念上有著明顯區(qū)別?，F代化檔案管理模式依托信息技術，而傳統(tǒng)檔案管理模式則是以人工為主的紙質檔案管理。就當前企事業(yè)單位檔案管理工作實際情況來看，由于深受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員對現代化管理理念接受和理解程度不足，對信息技術存在掌握性不夠，無法熟練操作，導致其對現代化檔案管理模式產生了一定的抵觸情緒，在工作中依舊采用傳統(tǒng)人工模式。對現代化檔案管理模式認知上的不足與管理理念的落后，導致檔案管理人員在思想上仍然受傳統(tǒng)管理模式的束縛，在實際工作中，具體表現為工作效率偏低、人為因素工作失誤狀況頻發(fā)、檔案資料收集不完整、檔案真實性有待商榷等諸多問題。

2.檔案管理信息化建設資金少，信息化設備設施不完善

企事業(yè)單位管理層對檔案管理信息化建設的重要性認識不足，是影響當前推進檔案信息化建設的重要因素。在檔案現代化管理模式中信息化建設是必不可少的環(huán)節(jié)，其建設過程中，需要企事業(yè)單位投入一定的資金，購置相應的信息化基礎設備。但是，由于部分企事業(yè)單位領導過于重視各項業(yè)務而忽視了檔案管理信息化建設的重要性，導致在資金、人員配置上投入不足，影響了檔案管理信息化建設進程。

3.缺乏完善、合理的檔案管理制度

規(guī)范、合理的管理制度是保證各項工作順利開展的基礎和保障。但目前情況來看，企事業(yè)單位缺乏對檔案管理現代化建設的重視程度，因而在檔案管理制度上沒有結合檔案管理的實際情況，只是借鑒其他部門的管理制度，通過改頭換面強加于檔案管理部門。這樣缺乏與實際工作相結合的管理制度必然無法適用檔案管理工作，容易出現工作混亂、人員職責劃分不明確、工作效率低等諸多問題。

4.檔案管理人員素質無法滿足新時代要求

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，是檔案管理工作順利開展的重要因素。檔案管理人員素質和能力的高低直接決定了企事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質量。企事業(yè)單位檔案管理人員年齡上普遍偏高，且大部分缺乏檔案管理及信息技術相關專業(yè)的培訓。在思想上對現代化管理模式沒有清晰的概念，由于缺乏自主學習能力，對信息技術的學習和掌握能力不足，甚至會有抵觸情緒，依舊習慣性地采用傳統(tǒng)工作模式。企事業(yè)單位檔案管理工作中專業(yè)人才的匱乏會嚴重影響檔案管理信息化建設的進程，拉低單位整體現代化管理水平，甚至影響企事業(yè)單位高質量發(fā)展。

四、新時期檔案管理現代化模式的開展路徑

1.加強現代化檔案管理意識

在我國信息技術不斷發(fā)展的今天，諸多領域與信息技術實行了有效融合，并使部分傳統(tǒng)產業(yè)實現了轉型升級。在企事業(yè)單位的檔案管理中，若想促進信息技術與檔案管理的有效結合，提高檔案管理的效率與質量，應增強工作人員的檔案管理現代化意識。第一，利用網絡平臺，加強對檔案管理信息化建設重要性的宣傳，如某信公眾號、某博平臺、某音短視頻等，這些平臺的用戶較多，能夠有效提高宣傳力度。在宣傳的過程中，要充分體現各項信息技術對檔案管理的作用、優(yōu)勢及意義等，使工作人員認識到信息技術對檔案管理的重要性，以此來給檔案管理人員樹立信息化意識奠定良好的基礎；第二，要規(guī)范檔案信息收集、整理與分類工作的流程，加強對檔案信息資源的管理與存儲，保障檔案資料的完整性、真實性和時效性；第三，企事業(yè)單位要根據各部門對檔案資料的實際需求，按照相關規(guī)定檢索，通過獲取相應權限查閱、調取所需信息。

2.制定嚴格、規(guī)范的檔案管理制度

制定科學、合理、嚴格以及規(guī)范的檔案管理制度，有助于提高檔案管理工作效率和質量。首先，要制定嚴格、規(guī)范的工作制度，從檔案資料收集到整理、分類到保管，每一個工作環(huán)節(jié)都要制定相應的規(guī)章制度，并安排專人負責，確保工作流程準確無誤；其次，要制定科學、合理的獎懲制度。對在檔案管理工作中有突出貢獻的人員給予物質及精神獎勵，對在工作中因玩忽職守、出現重大工作失誤的人員，可以采取調崗、降薪等相應的處罰。通過獎懲制度的建立，提高檔案管理人員的工作積極性和工作效率。

3.重視檔案管理工作信息化建設

企事業(yè)單位領導要認識到檔案管理信息化建設的必要性。信息技術在社會各行業(yè)的廣泛應用，充分證明了信息技術已經成為一種成熟的現代化先進技術。在檔案管理中，要積極采用各項信息技術，以滿足時代發(fā)展的需要。首先，企事業(yè)單位管理層要加大對檔案管理信息化建設資金的投入，采購計算機、打印機、復印一體機和網絡軟件等設備設施，將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為電子檔案，并確保電子檔案的準確性、完整性；其次，搭建網絡信息平臺，確保單位各部門之間通過平臺能夠快速溝通，實時信息資源共享，保障企事業(yè)單位各部門的協(xié)同合作，提高單位管理工作整體的質效。

4.組建一支高水平、高素質的專業(yè)檔案管理團隊

企事業(yè)單位要重視檔案管理工作發(fā)揮的積極作用，可以通過內部人事檔案甄選有學歷、有能力的工作人員作為檔案管理團隊骨干培養(yǎng)。一方面，可以將選拔出來的骨干人員派送至相關高校、培訓機構進行檔案與信息技術等方面的深造學習；另一方面，可以聘請行業(yè)專家來單位，結合本單位實際情況，對檔案管理人員開展有針對性的培訓。除了從內部選拔、培養(yǎng)檔案管理人才外，企事業(yè)單位也要從自身實際需要出發(fā)，從社會聘請高級人才加入管理團隊，尤其是精通信息技術又受過檔案專業(yè)培訓的復合型人才，是企事業(yè)單位檔案管理團隊中不可或缺并亟須引進的人才。只有打造一支高素質、高水平的檔案專業(yè)管理團隊，才能確保在新時期充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，保障企事業(yè)單位高質量發(fā)展。

5.重視信息化時代的檔案安全保密工作

檔案資料的真實性與完整性使其具有極高的利用價值。因此，會受到不法分子的覬覦。作為檔案工作的重要內容之一，檔案的安全保密工作要引起企事業(yè)管理層的高度重視。首先，要從思想意識上重視檔案管理中的安全保密工作，上至管理層，下至檔案管理人員要時刻保持警惕；其次，要加強工作人員對《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)的學習，站在法律法規(guī)的高度上重視檔案安全管理工作；最后，要格外重視網絡安全。尤其是在信息技術普遍應用的今天，網絡安全歷來是社會焦點問題。在企事業(yè)單位檔案管理信息化建設中，要防范網絡病毒、黑客入侵等重點問題。一方面，要加大資金投入，采購先進的殺毒軟件及防火墻，在信息平臺訪問中設置權限，重點檔案信息訪問要設置專訪密碼乃至人臉識別等功能；另一方面，要引入專業(yè)的信息安保人員，定期開展軟硬件安全性能檢查，一旦發(fā)現問題，立即處理。通過全方位的安全防護，確保檔案信息安全，避免出現因檔案丟失、被盜而產生的重大損失。

五、結語

綜上所述，新時期，我國社會主義市場經濟蓬勃發(fā)展，對企事業(yè)單位檔案管理工作提出了新的要求。企事業(yè)單位檔案管理工作需要引起管理層高度重視，通過資金投入、完善檔案管理制度、建立專業(yè)檔案管理團隊、積極開展檔案管理信息化建設等手段，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的桎梏，解決目前管理模式落后、管理人員欠缺專業(yè)素養(yǎng)等問題，切實有效地提升檔案管理工作質量和水平，從而確保企事業(yè)單位整體管理工作質量的提升，有效促進企事業(yè)單位健康、穩(wěn)定、可持續(xù)性發(fā)展。

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作者單位：濱州市工人文化宮

作者簡介：趙淑美（1971—），女，漢族，濱州惠民人，本科，副研究館員，研究方向：檔案類。