縣級綜合檔案館檔案管理數字化的實施探析

摘 要：隨著科技的發展，傳統紙質檔案面臨著保存困難和信息檢索不便的問題，數字化轉型成為檔案管理的關鍵。其不僅能夠有效保護和延續歷史信息，還可以顯著提高管理效率和服務水平，滿足公眾快速獲取信息的需求。然而，該進程受多種因素影響。在此背景下，文章探討了縣級綜合檔案館檔案管理數字化的實施路徑，分析了增強領導層認知、優化資金配置和專業人才培養等關鍵因素對數字化轉型的影響，提出具體的對策，如加大領導層的支持力度以及資金投入，并著重于原生電子文件的歸檔與接收工作，同時利用信息網絡技術，促進檔案數字化的全面實施，旨在推動縣級綜合檔案館檔案管理數字化進程，提高檔案管理效率和服務水平。

關鍵詞：縣級綜合檔案館；檔案管理；數字化

隨著信息技術的迅猛發展和數字化浪潮的推進，縣級綜合檔案館正面臨著檔案管理模式轉型升級的迫切需求。傳統的檔案管理方式已難以滿足現代社會對檔案信息高效利用的需求，數字化成為檔案館發展的必然趨勢。檔案管理數字化不僅有助于提高檔案信息的檢索速度和利用效率，還能有效保障檔案的安全性和長久保存。同時，數字化管理也是檔案館實現現代化轉型的關鍵一步，對提高檔案館服務質量和水平具有重要意義。因此，深入探討縣級綜合檔案館檔案管理數字化的實施策略，對于推動檔案館事業的持續發展具有重要的理論和實踐價值。

一、縣級綜合檔案館檔案管理數字化的必要性

1.數字化是檔案館現代化轉型的關鍵步驟

數字化對于縣級綜合檔案館而言，不僅是跟上時代潮流的選擇，還是其轉型升級的核心環節。隨著社會對信息快速獲取和處理的需求日增，檔案館傳統的紙質存儲方式已難以滿足效率與安全的雙重要求。數字化使得檔案信息能被有效轉碼、存儲與傳輸，極大地拓寬檔案的服務范圍與深度。在這一轉型過程中，檔案的數字化處理不僅加強對珍貴歷史資料的保護，降低因自然侵蝕或人為操作不當等造成的損失風險，還為檔案的整理、檢索及共享帶來前所未有的便利，有效提高公共服務的響應速度和質量。這種轉型是構建智慧檔案館、實現檔案資源最大化利用的基礎，對于提升檔案館的公共形象和服務水平，促進本地區文化與歷史研究的深入發展具有不可替代的作用。

2.保障傳統載體檔案的安全與長久保存

紙質檔案等傳統載體易受環境因素，如濕度、溫度變化及生物侵害的影響，時間的流逝更是會對這些珍貴的歷史見證造成損害。此外，火災、洪水等也會在瞬間摧毀積累的檔案資源。因此，保證這些物理載體得到恰當的保護和科學的管理，對于防止信息的永久喪失具有決定性的作用。借助數字化，檔案館可以創建檔案信息的電子副本，不僅能減少對原始材料的物理使用，延長其壽命，還能在原始檔案不慎損壞或丟失時提供可靠的備份。數字副本的存在增加了檔案保存的冗余性，使得檔案的保存不再受限于單一的物理環境或地理位置。因此，加強對傳統載體檔案的數字化處理是實現其安全和長期保存的有效手段，也是檔案館履行其守護歷史記憶職責的現代化策略。

3.實現檔案精細化管理與自動化操作的基礎

傳統的檔案管理通常依賴于人工操作，從歸檔到檢索，每一步都耗費大量的人力和時間，且容易出現人為錯誤，限制檔案服務的效能。數字化的推進為檔案的精細化管理提供強有力的技術支持。其允許人們利用電子系統精確地分類、編目、存儲和檢索檔案，極大地提高工作的準確性和效率。同時，自動化操作利用減少人工干預，顯著降低檔案管理過程中的錯誤率。此外，數字化檔案系統可借助設置權限管理，提升檔案的安全性和保密性，而自動化的追蹤和監控功能則實時記錄檔案的使用情況，為檔案的安全提供可靠保障。在此基礎上，檔案館可以更好地服務于社會公眾和研究者，滿足其對高效率和高質量檔案服務的需求。因此，數字化和自動化是實現檔案精細化管理的基礎，對于優化檔案管理流程，推動檔案工作向現代化、信息化和智能化發展尤為重要。

4.提高檔案館服務效率與便捷性

在信息高速發展的今天，公眾和研究人員對檔案資料的獲取期望越來越高，不僅要求信息準確無誤，還希望可以實現即時獲取。若檔案館停留在傳統的手工檢索和紙質借閱服務上，將難以應對日益增長的服務需求，不僅降低了檔案的利用效率，還影響了檔案館的公共形象。因此，利用數字化手段優化服務流程，實現在線查詢、電子閱覽和遠程訪問等功能，不僅可以大幅度提高檔案資料的流轉速度，減少用戶等待時間，還可以擴大檔案資源的服務半徑，實現檔案利用的時空跨越。此外，提高服務效率還有助于保護和維護原始檔案資料，減少因頻繁物理接觸而導致的磨損和損壞，對于推動檔案事業的持續健康發展具有重大意義。

二、影響縣級綜合檔案館檔案管理數字化建設的關鍵因素

1.領導層對數字化建設的認知與態度

首先，領導層對數字化必要性的認識不足，導致對該領域投入的優先級低下，進而影響建設的進度和效果；其次，領導層對新技術持保守態度，缺乏對數字化趨勢的敏感性，錯失采納先進技術改善檔案管理和服務的機會。再次，短視的決策風格和對創新風險的過度規避，也會阻礙數字化建設的試點與實施。領導層如果缺乏有效的組織協調能力，也將難以充分動員館內外資源共同推進數字化項目。同時，如果領導層自身缺乏相關的教育背景和專業知識，還會在技術選型和資金分配上作出不恰當的決策；最后，領導層如果不夠重視用戶體驗和服務質量，會導致數字化建設偏離實際需求，無法滿足用戶的期待，影響檔案館的公共形象和服務功能的發揮。

2.資金籌措與投入的挑戰

縣級綜合檔案館在推進數字化建設與現代化管理過程中，資金籌措與投入成為一大挑戰。受限于地方財政預算，這類檔案館往往面臨著資金不足的窘境，難以滿足購買先進設備、更新軟件系統以及維護數據安全等項目的經費需求。由于檔案館的服務對象主要是政府機關、研究機構和公眾，進一步加劇了資金籌措的困難。同時，縣級檔案館的資金使用受到嚴格監管，須按照既定的政府預算程序執行，使得資金的靈活性和即時性受限，不利于快速響應數字化升級的需要。資金投入的不足也會導致檔案館在技術人才的培養和引進上投入不夠，從而影響檔案數字化的整體效果和檔案信息服務的質量。

3.專業技術人才的缺乏與培養問題

縣級綜合檔案館在其數字化轉型的征途上面臨的首要難題是專業人才隊伍的結構性缺口，即現有人員在傳統檔案管理方面經驗豐富，但在信息技術等數字化相關領域則經驗不足，難以滿足檔案數字化管理與服務的專業要求。這種技能不匹配導致檔案館在實施數字化項目時難以內部提供必要的技術支持。此外，縣級檔案館在人才激勵機制上常受限于地方財政預算，難以提供有競爭力的薪酬和職業發展空間，無法吸引和保留有能力的技術人員。而且，相比大城市的檔案館，縣級檔案館在專業培訓資源與學術交流機會等方面處于不利地位，加劇了人才的流失。

4.檔案基礎業務對數字化進程的制約

檔案館的傳統業務流程復雜而煩瑣，多年累積下來的大量紙質檔案，其分類、整理、數字化掃描及元數據標注工作量巨大，且易出現信息錄入錯誤或遺漏，從而拖慢了數字化轉型的步伐。此外，縣級檔案館的檔案保管與管理缺乏標準化、系統化的操作流程，使得在轉向數字化過程中難以實現高效的數據遷移和信息整合。檔案館所面臨的物理空間限制也會對存儲設備的擴展和升級造成阻礙，影響數字化設施的布局與優化。數字化檔案的存儲與保護需要較高水平的技術保障，但常常超出了縣級檔案館現有的技術與設備能力范疇。檔案內容的敏感性和保密性要求，對數據安全管理提出了更高的標準，但對于缺乏專業技術團隊和先進技術支持的縣級檔案館來說，增加了數字化建設的難度。

三、縣級綜合檔案館檔案管理數字化的實施對策

1.增強領導層對數字化建設的重視與支持

要增強上級綜合檔案館領導層對數字化建設的重視與支持，需定期組織數字化知識培訓和行業發展趨勢研討，提升領導層的認識水平與前瞻性思維。同時，構建一個明確的數字化建設規劃和標準，展現其對提高檔案管理效率、優化公共服務和促進地方經濟社會信息化發展的重要作用，可以有效引起領導層的關注，采取先試點后覆蓋的理念，建成綜合檔案館標準化建設模式。此外，可以邀請有成功經驗的其他地區檔案館領導分享數字化轉型經驗，組織參觀學習先進的數字化檔案館，讓領導直觀地看到數字化帶來的改變與成效，從而激發其內在動力與支持欲望。在此基礎上，建議設立專項數字化發展基金，保證有穩定的財政支持作為后盾。同時，制定合理的績效考核機制，將數字化建設的成果與領導層的業績掛鉤，從而增加其推動數字化進程的積極性。此外，借助與高校、研究機構的合作，引進專業知識和技術，使領導層意識到專業合作的重要性，為檔案館帶來新鮮血液，從而在理念和行動上增強對數字化建設的重視與支持。

2.加大資金投入，優化資金配置

縣級綜合檔案館在加大資金投入和優化資金配置方面，需要采取多元化的策略以保證數字化建設順利開展。利用細致的預算計劃，將資金主要投入檔案館數字化建設的關鍵環節，如設備升級、軟件購買、數據轉換和保護以及人員培訓等，保證每一分錢都用在刀刃上。同時，爭取地方政府的大力支持，在財政撥款和專項資金方面給予傾斜，讓檔案館現代化的發展與地方政府的信息化建設相結合，共同促進地方文化和信息事業的發展。此外，應積極尋求與民間企業、社會組織的合作，借助項目合作、資助或捐贈等形式，拓寬資金來源渠道。還可以與高校、科研機構建立合作關系，利用其在技術和人才方面的優勢，降低數字化過程中的技術研發和人才培養成本。在此過程中，應加強對資金使用的監管，提高透明度和公正性，讓資金使用的效率和效益最大化，吸引更多的投資者。這些財務策略的實施可以保證縣級綜合檔案館數字化建設的資金支持，為檔案館的長遠發展奠定堅實的財政基礎。

3.引進與培養檔案管理數字化專業人才

面對縣級綜合檔案館在檔案管理數字化方面的專業人才需求，系統化的人才引進與培養機制顯得尤為關鍵。為此，檔案館可以建立校企合作模式，與高校聯合開發課程，實施實習實訓項目，吸引并培養學生對檔案數字化管理的興趣和專業技能。

同時，檔案館應開展職業生涯規劃工作坊，為在職員工提供轉型升級的培訓，幫助其掌握最新的數字化知識，提高其在工作中的競爭力。此外，檔案館還可以設置數字化轉型領導小組，選拔具有前瞻性視角和豐富經驗的專業人才，引導數字化轉型工作的深入開展。借助激勵機制的創新，如設立專項獎勵基金，對在數字化轉型中表現突出的個人或團隊給予物質與精神上的雙重獎勵，可以提升專業人才的積極性和忠誠度。同時，檔案館應積極參與行業的交流合作，定期舉辦或參加專業研討會，促進知識和經驗的交流與共享，為數字化建設提供強有力的人才支持。

4.開展原生電子文件歸檔與接收，實現增量電子化

縣級綜合檔案館在處理原生電子文件的歸檔與接收工作中，應該設立統一的電子文件標準，保證所有部門在生成文件時即遵循相應規范，為日后的文件檢索和管理打下基礎。檔案館需與黨委政府部門及企事業單位緊密合作，建立電子文件的直接傳輸機制，保證文件在傳遞過程中的完整性和安全性。采用先進的電子文件管理系統，支持多格式文件的存儲和快速檢索，并保障數據的長期保存。為應對技術迅速發展帶來的挑戰，檔案館還應定期升級維護電子文件存儲格式，防止因技術過時導致文件無法讀取。還可以利用定期組織與電子檔案相關的培訓和研討活動，增強全體員工在電子文件管理方面的意識和能力。檔案館還應積極探索利用云存儲等新技術，適應大數據時代對存儲容量和數據安全的新要求，為未來的信息化管理打下堅實的基礎。

5.利用信息網絡，推動檔案數字化進程

搭建與完善檔案信息化平臺，檔案館可以實現資源的集中管理與在線服務，不僅方便公眾查詢，還提高了工作效率。網絡平臺的構建需要注重用戶體驗，從而滿足不同用戶的檢索需求，并保障信息安全，防止數據被泄露。檔案館在推廣數字化服務時，應利用社交媒體、官方網站和移動應用等多種渠道，提升檔案資料的可見度和易用性。與此同時，應定期收集用戶反饋，優化網絡服務功能，保證服務的持續改進與更新。檔案館還應加強與其他檔案機構的網絡合作，共享資源，實現互聯互通，以此拓寬信息資源的覆蓋范圍和深度。此外，為了應對日益增長的數據量，檔案館需采取有效措施，如數據壓縮和云存儲等技術，優化存儲結構，保障長期的數據保存和快速的信息檢索。

四、結束語

綜上所述，隨著數字化浪潮不斷推進，縣級綜合檔案館在檔案管理上的轉型升級已成為時代發展的必然趨勢。增強檔案館工作人員的數字化意識、加大資金投入、吸引和培養專業人才、利用先進技術處理原生電子文件以及充分運用信息網絡，縣級檔案館可以有效實現數字化檔案管理，不僅能保護檔案信息的完整性和安全性，還極大地提高了工作效率和服務水平。因此，檔案數字化不僅是提升檔案工作質量的關鍵，還是優化縣級檔案館公共服務的重要途徑。

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作者單位：貴州省晴隆縣檔案館

作者簡介：盧安桃（1979—），女，毛南族，貴州惠水人，本科，館員，研究方向：檔案管理。