基層疾病預防控制中心檔案管理如何實現信息化轉型

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，基層疾病預防控制中心的檔案管理工作逐漸面臨著信息化轉型的迫切需求。將紙質檔案轉化為電子檔案，可以提高檔案管理的效率和質量，降低管理成本，實現檔案信息的準確、安全和共享。文章將從信息化檔案管理的重要性和優勢出發，結合基層疾病預防控制工作的實際情況，探討如何實現基層疾病預防控制中心檔案管理信息化轉型，特別是如何建立檔案管理信息化評估機制、信息共享、安全保障以及人員培訓和管理等方面，為推進基層疾病預防控制工作的現代化和數字化提供支持和參考。

關鍵詞：基層疾病；預防控制中心；檔案管理；信息化轉型

基層疾病預防控制中心作為提供基本醫療服務的重要組織，承擔著社區醫療服務的責任，為預防和控制疾病發揮著重要作用。隨著信息技術的快速發展，如何實現檔案管理的信息化轉型成為基層疾病預防控制中心的重要課題。本文探討了實現基層疾病預防控制中心檔案管理信息化轉型的必要性、挑戰和具體實現方法。

一、基層疾病預防控制中心檔案管理信息化轉型的必要性

1.提高工作效率

傳統的檔案管理方式需要大量的人力和物力，而檔案管理信息化轉型可以實現檔案數據數字化和自動化管理，大幅提高了工作效率，減少了人力成本，節約了時間。

2.提升檔案管理質量

信息化管理可以保證檔案數據的安全性、可靠性和完整性，可以通過網絡、云存儲等技術達到遠程同步管理，并能夠及時掌握檔案更新情況，使檔案管理工作更加規范化和精細化，提升了管理質量。基層疾病預防控制中心是疾病預防和應急管理的重要組織，信息化檔案管理可以促進其工作質量提升和效能提高。

3.提升基層疾病預防控制中心的服務質量

通過信息化手段，檔案管理可以更好地服務于基層疾病預防控制中心的各項工作，尤其是在應對突發公共衛生事件時，疾病預防控制中心能夠快速、準確地掌握疫情，為防控疾病提供更好的服務。信息化檔案管理可以更好地協調和整合疾控部門的資源，提升服務質量和效能，保障群眾健康與安全。

4.滿足現代化管理需求

隨著社會的快速發展，基層疾病預防控制中心檔案管理需要適應更加現代化和信息化的管理需求。通過數字化檔案管理，可以實現檔案資源共享和整合，提高信息流效率，更好地滿足現代化管理的需求。

數字化檔案管理可以快速、準確地獲取公共衛生事件的數據和信息，為突發公共衛生事件的防治提供有力的技術支持。數字化檔案管理還可以提高數據的及時響應和反饋速度，對突發公共衛生事件展開科學、準確和快速的反應和處理，保護群眾的健康和安全。

以上必要性主要涵蓋了基層疾病預防控制中心檔案管理信息化轉型的方方面面，全面分析和概括了提高工作效率以及提升管理質量、服務質量、演化管理需求和突發公共衛生事件的應對等多個層面，為基層醫療服務機構建立信息化檔案管理系統提供了重要依據。

二、基層疾病預防控制中心檔案管理信息化轉型面臨的挑戰

1.技術難點

信息化轉型需要一些技術手段的支持，如網絡技術、數據加密和云存儲等，要求參與者掌握一些專業技能。同時，還需要升級部署軟硬件系統，存在一定的技術難度。如果使用的技術層次較低，可能會出現數據不安全和系統不穩定等情況。

2.成本壓力

基層疾病預防控制中心檔案管理信息化轉型存在一定的成本壓力。需要購買和維護信息化設備設施以及升級軟件等，開展檔案管理信息化轉型需要投入一定的財力和人力。因此，在選擇信息化平臺和技術方案時，應根據實際需求和預算合理的選擇和配置，降低成本壓力。

3.安全風險

信息化檔案管理存在一定的安全風險，數據或病人隱私被泄露等問題引起社會的高度關注。如何保障數據的安全性和隱私是轉型過程中需要解決的問題。因此，在信息化平臺的配置和系統設計中，必須加強安全性控制，對重要的醫療檔案實行嚴格的訪問權限控制，對關鍵信息進行加密等措施，確保數據的安全。

4.技術更新迭代

信息技術發展迅速，技術換代和產品升級的速度也非常快，如果檔案管理信息化平臺不能及時更新和升級，就有可能面臨技術滯后和軟硬件不兼容的困境。因此，在檔案管理信息化轉型后，還需要密切關注新技術、新產品的動態和發展，及時更新、升級和優化，保證信息化系統的正常運行。

5.檔案管理人員的培訓和管理

信息化檔案管理需要有專業的人員開展管理，可以通過招聘或內部培訓選擇掌握計算機技能或相關專業技能的人員，對其展開進一步培訓，提高其技能，并認真管理員工的行為規范，確保檔案管理的專業性和高效性。人員培訓往往需要大量的時間和金錢，如何開展合理的人員管理和培訓也是信息化轉型過程中需要解決的問題。

以上挑戰主要涵蓋了基層疾病預防控制中心檔案管理信息化轉型的方方面面，從技術難點、成本壓力、安全風險、技術更新迭代以及人員培訓和管理等多個方面展開了全面分析和概括，為信息化轉型的決策者提供了重要參考。

三、實現基層疾病預防控制中心檔案管理信息化的具體方法

1.信息化設備設施的采購和升級

首先，需要購買一些專業的信息化設備設施和軟件系統，如個人電腦、服務器和數據庫等。其次，升級系統的軟硬件，并對未掌握操作技能的人員開展計算機操作和使用的培訓。

根據基層疾病預防控制中心檔案管理信息化的具體需求，確定需要采購或者升級的設備設施類型和數量。比如，需要購買電腦、打印機和掃描儀等辦公設備設施，或者升級現有的操作系統和軟件版本等。根據設備設施的類型、數量和品牌等因素，制定相應的預算，以便于在預算范圍內選擇最優的設備設施。根據設備設施的性能、質量、價格和售后服務等因素選擇合適的供應商。可以通過詢價、招標等方式選擇，并根據供應商的要求，簽署購買合同或采購訂單，實行設備設施采購。在采購過程中要注意設備設施的質量、數量和型號等信息是否與合同一致。采購設備設施到位后，要認真驗收，檢查設備設施是否完好無損并符合采購合同的要求。按照設備設施的安裝步驟和使用說明安裝設備設施，并調試和測試。定期維護和保養設備設施，保證設備的正常運行和延長設備設施的壽命。隨著技術的發展和應用需求的變化，設備設施需要定期升級。在升級前要備份和數據遷移檔案，確保數據的安全性和連續性。實現基層疾病預防控制中心檔案管理信息化需要進行信息化設備設施的采購和升級，并全面的規劃和管理，確保設備設施的質量，更好地為基層疾病預防控制中心發展提供支持。

2.數字化檔案管理

在建立新的信息化系統或是對舊系統升級時，需要將原來的紙質檔案轉化為數字化檔案，可以通過光盤存儲、云存儲和網絡同步等手段實施管理。另外，還要實行數據分類和歸檔，區分歷史數據和實時數據，方便快速查詢。

實現基層疾病預防控制中心檔案管理信息化需要實行數字化檔案管理。

第一，確定數字化檔案管理的目標。數字化檔案管理的目標是將紙質檔案轉化為電子檔案，并建立電子檔案管理系統，以提高檔案管理效率，減少管理成本和工作量。

第二，獲取電子檔案。將現有的紙質檔案掃描、拍照，轉化為電子檔案。對于新的檔案，可以采用直接錄入的方式獲取。

第三，建立電子檔案管理系統。根據數字檔案管理的需求，建立適合的電子檔案管理系統。該系統需要具備檔案錄入、查詢和共享等功能。（1）檔案錄入。將已經獲取的電子檔案按照分類錄入。對于新的檔案，可以直接輸入系統；（2）檔案查詢。建立檔案查詢功能，便于用戶隨時查詢需要的檔案信息。該功能需要具備文本查詢和元數據查詢等方式；（3）檔案共享。建立檔案共享功能，方便不同用戶之間自由分享和訪問檔案信息。共享后需要遵循相關的權限管理規定。

第四，數據安全和備份。數字化檔案管理需要安全管理和備份數據。確保檔案數據的安全與連續性，避免因為設備設施故障、人為破壞或不當操作等原因導致檔案數據丟失或損壞。

3.信息共享與安全保障

在檔案信息化管理過程中，信息共享和安全保障是必須解決的兩個重要問題。信息共享可以通過網絡技術實現多部門之間信息的實時共享和統一管理。同時，為了保障數據的安全性和保密性需要采取數據加密、權限控制以及備份等措施，確保檔案數據不被非法獲取或遺失。

實現基層疾病預防控制中心檔案管理信息化需要信息共享和安全保障，以下是具體步驟：

一是確定數據共享的目標和范圍。根據基層疾病預防控制中心檔案管理信息化的實際需求，確定數據共享的目標和范圍。例如，可以通過內部或外部的數據共享方式提高工作效率和數據質量，但需要制定明確的共享協議和規則。

二是建立共享機制和協議。建立內部的共享機制和協議，明確共享的數據類型、來源、存儲位置、共享權限以及共享時限等。對于外部共享，需要選擇可信賴的合作伙伴，簽訂相關的數據共享協議，約定數據共享的方式、范圍和時限等內容。

三是保障數據安全和隱私。為了確保共享數據的安全性和隱私性，需要建立完善的數據安全機制。其中，包括數據加密、備份、監控、訪問控制和權限管理等措施。對于包含個人敏感信息的數據，需要嚴格遵守相關法律法規，實行相應的隱私保護措施，如匿名化和脫敏等。

四是制定應急預案和措施。針對可能出現的信息被泄露和數據損失等問題，制定應急預案和措施，以便能夠及時應對突發事件，保證數據的安全和連續性。

五是建立監管和審計機制。對共享數據的管理展開監督、審計和評估，并對共享數據的使用情況、使用方式和數據安全等方面評價，確保數據的安全和合法性。

4.建立檔案管理評估機制

信息化檔案管理需要建立健全管理評估機制，提高檔案管理的效率和質量。可以通過制定評估標準和目標以及定期的評估和自我反思等方式實現。

（1）確定評估的目標和指標。根據基層疾病預防控制中心檔案管理信息化的實際需求，確定評估的目標和指標。例如，可以評估電子檔案管理系統的使用效率和管理效果等內容。

（2）制訂評估計劃和程序。根據評估的目標和指標，制訂詳細的評估計劃和程序。包括評估時間、內容、方法和數據來源等內容，確保評估的科學性和準確性。

（3）收集和分析數據。根據評估的目標和指標，收集和分析相應的數據。對于電子檔案管理系統，可以從系統使用量、管理效率、數據準確性和用戶滿意度等方面收集數據。

（4）對比和分析結果。對比和分析收集的數據與設定的指標，評估電子檔案管理系統的使用效率和管理效果。對于發現的問題，及時制定解決方案，提高檔案管理效率和管理質量。

（5）評估報告和總結。制定評估報告，總結評估的結果和問題，提出后續改進的建議。

（6）計劃改進措施。根據評估結果和建議，制定改進措施，規劃下一步改進工作的目標和計劃。

（7）實施改進措施。根據規劃的改進目標和措施，實施改進方案，并開展相應的培訓和推廣工作，提高系統用戶的使用水平和管理能力。

5.人員培訓和管理

信息化檔案管理需要有專業的人員來管理，對此，可以通過招聘或內部培訓選擇一些掌握計算機技能或相關專業技能的人員，提高其技能，并規范檔案管理人員的工作行為，確保檔案管理的專業性和高效性。

根據檔案管理信息化的實際需求，制訂人員培訓計劃，包括培訓目標、內容、時間和方式等方面。培訓內容包括電子檔案的操作方法、管理流程和檔案保密等方面。培訓方式可以是線上或線下，也可以結合實際情況展開定制化培訓。根據實際崗位需求，制定崗位責任書，明確崗位職責和工作任務，提高工作效率和管理效果。建立考核和評估制度，定期考核和評估工作人員，發現問題及時糾正和改進。為了激勵員工，可以建立晉升機制，對于表現優異的檔案管理人員給予晉升或加薪等激勵措施，提高員工的工作積極性和工作效率。還應制定相應的保密規定，加強對員工保密意識的培養和管理工作，確保檔案管理工作的安全性和穩定性。此外，還應建立通知與宣傳機制，及時發布檔案管理信息化的相關政策和制度，增強基層疾病預防控制中心檔案管理人員對信息化管理的認知。

四、結束語

總之，基層疾病預防控制中心檔案管理信息化轉型對提高工作效率和服務質量具有重要的作用。但信息化轉型也面臨著技術難點、成本壓力和安全風險等問題，在具體的工作中需要加強檔案管理人員培訓和管理，進一步完善檔案管理評估機制，以便更加高效和安全地應對挑戰。為此，應多方面協調合作，綜合考慮各類問題，持續推進基層疾病預防控制中心檔案管理信息化轉型，為群眾提供更好的醫療服務。

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作者單位：廈門市疾病預防控制中心

作者簡介：張麗敏（1982—），女，漢族，福建漳州人，本科，館員，主要從事疾控機構檔案管理及研究。