城建檔案數字化建設措施分析

摘 要：進入信息化時代，數字賦能改變了社會發展方向，城建檔案管理部門也面臨著新的挑戰與機遇，應將檔案數字化建設作為核心工作，以此全面凸顯城建檔案的開發利用價值。文章以提高城建檔案管理水平為研究目標，分析了城建檔案數字化建設的意義以及現存主要問題，并結合城建檔案數字化建設背景、內容與流程，提出多元化的城建檔案數字化建設策略，希望能夠推進城建檔案數字化建設工作。

關鍵詞：城建檔案；建設；數字化

在城市持續建設發展過程中，城建檔案詳細記錄了各個時期城市規劃、建設以及治理的各項內容、措施和取得的成效等。伴隨著城建項目的日漸增多，城建檔案資料呈現出復雜化與多樣化的特點。如何高效管理和深度開發與利用城建檔案，成為城建檔案主管部門急需解決的重點問題，需要根據現階段城建檔案管理現狀，借助數字技術，構建城建檔案數字化系統。

一、城建檔案數字化建設的意義

1.城建檔案數字化是提高檔案資源利用率的保障

城建檔案具有記錄城市發展軌跡、為城市未來發展提供信息參考的功能，扮演著“知史明鑒”的角色。通過紙質形式保存的城建檔案，存在易老化和易損毀的風險，在查找利用時需委派多名人員共同查找與翻閱，難以協作，耗時長且人力、物力投入大，在一定程度上影響了檔案資源的利用率。城建檔案數字化建設融入互聯網技術，建立信息管理平臺，只需輸入賬號信息或關鍵詞即可精準查詢城建檔案信息，在減少資源消耗的同時，保障檔案資源的利用率。

2.城建檔案數字化是落實“數字住建”的主要途徑

城建檔案在住房和城鄉建設事業中發揮著重要作用，積極開展數字城建檔案管理有助于全面落實“數字住建”，滿足城市高效發展的需求。目前，城建檔案采集、存儲與利用環節的信息化程度逐漸提高，在城市戰略發展規劃中扮演著重要角色。為此，應緊緊抓住時代機遇，融合運用現代信息技術，構建城建檔案數字化管理機制。

3.城建檔案數字化是滿足智慧城市發展的新要求

智慧城市的發展，轉變了城市建設方向，并對城建檔案工作提出新的要求。具體來說，智慧城市要求城建檔案收集高度集成化、管理模式數字化和開發利用智能化，建立以“智慧大腦”為主體的檔案網絡，滿足多樣化的城建檔案查詢需求。通過大力推進城建檔案數字化建設，搭建數字化建設平臺，構建數字化城建檔案管理系統，使城市具有智能化、數字化和高度集成化的特征，滿足智慧城市發展的新要求。

二、城建檔案數字化建設的背景、內容和流程

1.城建檔案數字化建設的背景

未開展城建檔案數字化建設時，相關部門多以傳統模式收集、整理和存儲檔案資料，不僅消耗大量的時間、物力和人力，還增加了檔案查詢和使用的難度，一旦出現管理漏洞或受到其他外部因素的影響，將導致檔案丟失或存儲錯誤，不利于綜合管理。同時，隨著城建檔案數量的逐年遞增，工作人員面臨較大的壓力，工作效率明顯下降，嚴重降低了檔案的利用率。加之傳統載體的檔案較為脆弱，極易出現損壞、受潮等情況。在此背景下，為充分發揮城建檔案的利用價值，各地區、各部門逐漸重視數字化城建檔案的建設，融入數字信息技術，搭建數字化、網絡化的檔案管理平臺，高效率、高質量地完成檔案的收集、整理、移交、鑒定與驗收工作，保證數據信息的真實性。

2.城建檔案數字化建設內容

其一，增強城建檔案的規范化和標準化水平。首先，應厘清應用軟件繁多與檔案規范化和標準化水平落后的關系，做到相輔相成。其次，城建檔案管理部門應積極參照已出臺的電子檔案管理或數字化相關標準，結合實際制定符合本地區、本行業的地方標準或規范，指導并推動城建檔案數字化建設工作。

其二，提高系統的綜合水平，包含橫向與縱向兩個方面。建設單位和勘察、設計、施工、監理以及檢測等工程建設各方主體單位形成的各類工程建設文件以及省、市、縣城建檔案機構歸檔管理的各類城建檔案資料，通過網絡技術，推動跨區域、跨部門的資源共享。

其三，大力建設數據庫。數據庫的建設與運用，能夠在信息技術的作用下科學化地管理城建檔案。建設期間，應做到循序漸進，由單個蔓延至群體，并且需要領導層提高重視程度，為業務人員與計算機人員提供溝通橋梁，逐步完善數據庫的結構體系，打造一個分布式數據庫群。

其四，規范移交內容，健全移交方式。對于滿足歸檔要求和加蓋電子簽章并具有法律效力的電子文件，可以選擇不移交傳統載體檔案。對于原生檔案和BIM模型信息，則應一并移交。在檔案移交過程中，可以選擇“驗收+承諾”或是驗收備案前一次性移交的方法。若工程屬于線上歸檔或建設時間長，應采用分階段驗收與移交的方法。

3.城建檔案數字化建設流程

第一，建立檔案數據庫。根據紙質城建檔案內容，針對性地輸入文件級目錄，不斷補充卷內電子文件內容，并檢驗數據信息的準確性，全面規避錯誤輸入的問題。同時，正確操作數碼相機、掃描儀以及計算機等，將原文件轉換為數字化文件，充實數據庫的內容。

第二，收集與積累電子文件信息。對于數字化城建檔案來說，電子文件屬于核心部分，需實行單套制與雙套制的文件管理方法，分別管理紙質文件與電子文件，其中電子文件應備份保存，并采取異地異質保存方法。

第三，采購信息化基礎設備設施。投入適當的資金資源，科學分配資金，做到專款專用，并全面調查市場，采購性能優良的信息化基礎設備設施，如3D掃描儀和云服務器。

第四，多角度整理各類資源。各地的城建檔案部門應合理運用部門權限，從技術設備和檔案信息資源入手，借助檔案館與信息中心的資源，打造全新的城建檔案運行模式，并融合電子政務系統和城建檔案數字化系統。

三、城建檔案數字化建設現狀和問題

1.缺少頂層設計，管理體系不健全

大量傳統載體檔案在轉換為電子檔案的過程中，需要做好前期準備工作，制定健全的管理體系，加強頂層設計，明確不同環節的側重點。但是，目前部分城建檔案部門普遍忽略頂層設計，未能從實際情況出發制定管理體系，缺乏總指導與總目標，導致存在盲目性工作的情況，操作不規范與不標準。

2.檔案數量多，數字化難度大

在城建檔案數字化建設期間，由于城建檔案數量眾多，需要工作人員轉移大量的實體檔案，逐一輸入系統，耗時長、工作壓力大，且計算機系統也會處于超負荷運行狀態，成為建設的重難點。同時，轉換傳統載體檔案時，還需要雙軌管理傳統載體檔案與數字化檔案，分別委派不同的人員，但由于員工缺少有關經驗，難以實現精細化管理檔案，導致數字化難度偏高。

3.人才缺乏

城建檔案數字化建設對工作人員的技術要求相對較高，因為該項建設工程具有較強的綜合性和復雜性特征，涉及多個領域的知識點，要求組建一支高技術和高水平的人才隊伍。但就目前狀況而言，城建檔案部門普遍缺少綜合性的技術人才，且年齡結構不均衡，缺少新鮮血液，現有工作人員對數字化技術了解較少。

四、城建檔案數字化建設策略

1.制定配套的管理制度和數字化標準

考慮到城建檔案內容復雜多樣，包含多種數據、圖表以及文字等信息，數字化轉化難度偏高，對人員要求高、對資金需求量大。為此，在城建檔案數字化建設期間，應制定配套的管理制度和數字化標準，加強頂層設計，健全工作制度，明確各方責任與職責，并加大資金投入力度。

首先，完善工作制度。應以《檔案法》及其實施條例、“十四五”規劃及國家檔案管理、省市檔案主管部門的要求為基礎，以滿足數字化建設需求為目標，結合部門既有工作資源，從采集、處理、存儲以及利用四個層面入手，合理完善工作制度，健全操作守則，規范各崗位人員的工作行為，賦予其不同的系統查詢權限，保障數字化城建檔案的完整性。科學規劃檔案工作，按照順序列出各部門的工作內容和進度安排，分配一定量的物力與人力資源，并委派知識儲備量大和技術水平高的人員，有序完成城建檔案的收集、整理以及存儲工作。

其次，合理劃分各方責任。關注檔案數據處理流程、實物管理、人事標準、管理系統以及崗位職責等，合理劃分各方職責，一旦發生問題能夠責任到人，避免出現相互推卸責任的情況。同時，全方位落實工作制度與崗位守則，明確每個崗位人員的工作內容與職責，增強其崗位責任意識。

最后，加大資金投入。在城建檔案數字化建設期間，相關部門應提前與財政部門和主管部門溝通，確保提供充足的資金保障，再根據建設需求與實施方案，采購高性能的計算機和服務器等設備。

2.優化管理流程，構建數字系統

（1）構建體系，加強管理

根據城建檔案管理的綜合要求，應靈活運用數字技術，建立數字化管理體系，配備相對應的檔案管理運行機制，重點管控數據收集和檔案分類等環節，為實現城建檔案數字化奠定基礎。

（2）做好原始數據備份、數據容災等數據保全管理工作

原始數據的真實性是保障城建檔案數字化建設有效性的重要基礎，能夠為檔案數字化歸檔、整理提供便利條件。為此，應注重異地異質備份等數據保全管理，運用磁介質、光介質以及縮微膠片等存儲數據。建立數據容災預案，利用數字技術建立異地數據存儲系統，當本地數據被盜取或系統發生故障時，能夠通過異地保存的方式保留關鍵業務數據。同時，以數據容災為基礎，在異地搭建一個系統結構類似的備份環境，配備IP、主機、網絡等設備設施，一旦本地系統發生災難性事件，可運用異地系統數字化恢復檔案信息，有效防范數據丟失和殘缺等情況。

（3）注重檔案采集與數據整理

運用專業的技術，深度挖掘各類檔案信息，并將其轉變成數字化形態，以計算機系統為載體，實現數字化管理和自動化檢索。在檔案數據信息提取期間，需從整體層面出發挖掘數據，獲取檔案的顯性信息，掌握信息的特征、核心主題和類別等，加快檔案數字化建設腳步。

3.加強人才隊伍建設

在城建檔案數字化建設時，不僅需要完善的制度體系和充足的資金保障，還應配備復合型的人才隊伍，要求崗位工作人員儲備大量的基礎知識，并具有創新意識。為有效解決人才匱乏的問題，相關部門應大力培育數字化人才隊伍，一方面，注重信息化服務技能的培訓，圍繞檔案信息研究、檔案管理標準以及數據采集等方面，促使工作人員高效管理電子檔案。培訓期間，分析人才的知識結構、信息素養以及專業能力水平等，采取高校委托培訓、網絡平臺培訓以組織開專家講座等方式，有效提高檔案從業人員的綜合水平；另一方面，培養員工自主學習意識，積極主動學習新技術，并制定業務考核制度，檢驗人員的專業技能和水平，定期組織信息網絡遠程培訓，提高檔案從業人員的數字化水平。除了注重現代化人才的引進，城建檔案部門還可以與地方高校建立深度合作關系，高校也可以根據數字化建設的需求，針對性地制訂人才培養計劃，不斷提高業務水平，為部門人才隊伍建設注入新鮮血液。

4.加強信息安全防護

在城建檔案數字化建設期間，檔案專業性與高使用率導致各類安全隱患頻繁出現，可能會產生重大的經濟損失。對此，管理部門應加強信息安全防護，依托于物聯網和人工智能技術等，建立檔案智能化管理系統，規避各類安全風險隱患，維護城建檔案數字化系統運行的穩定性。

一是依據國家相關規定，運用并推廣電子簽章和電子簽名。管理部門應以智能城市系統為載體，開發檔案在線接收系統，為各崗位人員設計電子簽章，并征集電子簽名，存儲于管理系統。

二是檔案云端管理與共享。城建檔案數字化處理后，存儲于云端服務器，利用云計算技術管理、存儲、查找以及備份數據。同時，以云端平臺為載體，實時共享、上傳與瀏覽檔案信息，真正做到檔案異地備份與迅速恢復。同時，利用量子傳感、量子計算以及區塊鏈技術，構建云端檔案管理系統，以微服務架構為核心，劃分系統結構，做到低耦合和高內聚，增強系統的擴展性和可靠性，或者以阿里云、AWS為平臺，開設存儲、網絡管理和計算等基礎性服務。

三是設置訪問權限，設置防火墻系統，時刻記錄人員訪問情況，跟蹤管理所有操作行為，一旦發現非法入侵或數據信息被泄露等情況，能夠立刻追蹤并報警。

5.構建貼合智慧城市建設的檔案服務機制

智慧城市背景下，城建檔案數字化建設需構建貼合智慧城市的檔案服務體系，與智慧城市的建設規劃、目標相協調，并采納社會各界的意見與建議，為用戶提供優質且多樣的服務。進入5G、6G技術時代，信息處理方式與服務模式發生變化，城建檔案部門應開發智慧型和開放型的信息服務，加快實現檔案信息資源共享，提升社會服務質量，有助于加快檔案數字化建設腳步。另外，構建城建檔案數字化服務體系時，應深度探究智慧城市的建設方向，多方面總結社會需求，加大檔案資源整合，并更新服務理念，借助數字化技術以及大數據平臺，填充精細化的服務內容，創新線上線下融合服務模式。

五、總結

總之，在5G、6G技術環境下，加快了智慧城市的建設腳步，對城建檔案工作提出新的要求，傳統檔案管理模式無法滿足新時期的需求，需要認識到城建檔案數字化建設的重要性，從數字化建設背景入手，分析檔案數字化建設流程與內容，指出城建檔案數字化建設的問題，提出構建貼合智慧城市建設的檔案服務機制、加強信息安全防護、優化管理流程、構建數字系統、制定配套的管理制度和數字化標準等建設策略，為城市發展作出貢獻。

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作者單位：山西省住房和城鄉建設廳發展研究中心

作者簡介：李川慧佳（1982—），女，漢族，山西太原人，本科，中級，研究方向：檔案管理。