事業單位檔案管理信息化建設探究

［摘 要］事業單位的檔案管理工作關乎每一位工作人員，檔案管理工作質量直接影響著事業單位的工作效率，而推進檔案管理信息化建設對提高事業單位檔案管理質量至關重要。文章首先闡述事業單位檔案管理信息化建設的重要性，然后分析事業單位檔案管理信息化建設的現實困境，最后提出事業單位檔案管理信息化建設的策略，旨在提高事業單位檔案管理水平，促使事業單位實現高質量發展。

［關鍵詞］事業單位；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.22.057

［中圖分類號］D630.1；G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）22-0-03

0" " "引 言

事業單位在檔案管理過程中要引進信息化管理理念和方法，加強檔案管理信息化建設。目前，事業單位在檔案管理信息化建設過程中面臨一些現實困境，制約了檔案的高效管理和利用。事業單位管理者要注重對檔案管理信息化建設必要性和重要性的解讀，立足實際情況，解除現實困境，借助信息技術提高事業單位檔案管理的效率，充分利用檔案。

1" " "事業單位檔案管理信息化建設的重要性

1.1" "提高管理效率

通過檔案管理信息化建設，事業單位可以大幅提高檔案管理效率。事業單位借助電子檔案系統可以實現檔案的數字化存儲和管理，使得檔案檢索和訪問變得更加迅速和高效，工作人員可以通過關鍵詞搜索、索引查找等方式快速找到所需的檔案，避免傳統紙質檔案查找中的耗時問題。借助檔案管理系統，工作人員可以對檔案進行自動分類、歸檔和管理，大大提高檔案處理的效率。例如，借助檔案管理系統的自動分配和標記功能，檔案可以迅速被歸入相應類別和文件夾中，降低人工操作的錯誤率。檔案管理系統還允許檔案信息的實時更新和多方共享，使各部門和相關人員可以及時獲取最新的檔案信息，避免信息滯后造成工作延誤和溝通不暢問題。此外，傳統的紙質檔案管理需要大量人工操作，而信息化管理模式則可以借助自動化工具和系統減少煩瑣的人工操作，提高管理效率，減少人為錯誤。

1.2" "提高檔案資源的利用率和安全性

事業單位通過檔案管理信息化建設，能夠提高檔案資源的利用率和安全性。檔案管理系統支持檔案的自動分類和歸檔，在預設的規則和標簽中，系統可以自動將檔案歸入相應的類別和文件夾中，方便工作人員查詢和使用，從而提高檔案資源的利用率。檔案管理系統一般都具備自動備份功能，能定期將檔案數據備份到安全的存儲介質中，這樣一來，可以有效防止因系統故障、硬件損壞或其他突發事件導致數據丟失，從而增強檔案數據的安全性。此外，檔案管理系統還具備數據恢復功能，確保在數據丟失或損壞時，工作人員可以及時恢復檔案信息。

2" " "事業單位檔案管理信息化建設的現實困境

2.1" "信息化管理意識薄弱

事業單位在檔案管理信息化建設過程中存在信息化管理意識薄弱的問題，仍然使用傳統的管理模式進行檔案資料管理，沒有合理運用信息技術建立信息化的檔案管理平臺，導致檔案資料的應用價值難以充分發揮出來，降低了檔案管理工作效能。員工由于信息化管理意識薄弱，所以缺乏對檔案管理信息化系統及其功能的了解，不清楚信息化系統的功能優勢，對其重要性認識不足。認知缺失導致其在信息化系統的應用過程中缺乏積極性和主動性。員工對傳統的紙質檔案管理方式依賴性較強，習慣使用傳統的工作流程和方法，難以適應和接受新的管理模式，認為信息化系統功能復雜、難以操作，因此對信息化系統的接受度較低，降低了系統的使用效果［1］。

2.2" "存在信息安全隱患

在事業單位檔案管理信息化建設中，黑客攻擊、軟件病毒等對檔案數據的安全性和完整性造成了嚴重影響。黑客攻擊將導致敏感檔案數據泄露，黑客借助各種手段獲取訪問權限，盜取或公開檔案數據，嚴重危害檔案的機密性。例如，黑客利用漏洞入侵檔案管理系統，獲取事業單位員工的個人信息或機密文件，導致數據安全性和保密性遭受破壞。黑客攻擊還會導致檔案數據被篡改。例如，在獲取系統權限后，黑客可以修改或偽造檔案數據，使數據的真實性、可靠性遭到破壞，對單位后續的相關決策和操作造成負面影響。在檔案管理系統中，病毒感染會導致檔案管理系統性能下降，出現數據丟失或損壞的問題。例如，病毒以電子郵件附件、下載的文件或外部設備作為傳播載體，一旦感染系統，將導致檔案數據丟失或無法訪問。

3" " "事業單位檔案管理信息化建設的策略

3.1" "革新觀念，加大宣傳力度

事業單位要加大檔案管理信息化建設的宣傳力度，促使管理人員革新觀念，探索檔案管理信息化建設的路徑和方法，推動檔案管理信息化進程。高層管理人員要制訂詳細的宣傳計劃，明確宣傳的目標、對象、內容，將宣傳活動覆蓋到所有管理人員和工作人員。利用多種渠道進行宣傳，如公告欄、電子郵件、單位網站和社交媒體等，擴大宣傳的覆蓋面。收集和分享其他事業單位或企業成功實施檔案信息化管理的案例，展示信息化建設的實際效果，激發管理人員和員工的興趣。例如，組織管理人員參觀已經成功完成檔案管理信息化建設的單位，直觀了解信息化管理系統的實際應用效果，在此過程中，可以制作宣傳冊、海報、視頻等各種宣傳材料，詳細介紹檔案管理信息化建設的優勢、實施步驟、注意事項，并保證材料內容清晰、具有吸引力。此外，編制檔案管理信息化建設的培訓手冊，并將其作為管理人員學習和參考的工具，幫助其了解信息化管理系統的功能和應用方法。事業單位還可以舉辦檔案管理信息化建設相關講座，邀請專家或從業者分享信息化建設的基本知識和經驗［2］。

3.2" "加強基礎設施建設，保證檔案安全

事業單位在發展的過程中要做好現代化基礎設施建設工作，在檔案管理中引進信息化技術，著力解決檔案管理工作中存在的信息化平臺安全漏洞問題，保證檔案安全。在基礎設施建設層面上，事業單位首先要投入更多的資金，完善軟硬件基礎設施，建立保障體系，保證檔案管理信息化系統穩定運行，維護檔案信息安全。其次，定期升級殺毒軟件，做好訪問控制工作，防范黑客攻擊和病毒感染問題，提高檔案信息安全管理的效能。配備高性能的服務器硬件，選擇具有冗余備份功能的服務器，保證檔案管理系統能夠處理大量數據，并保持高效運行，防止硬件故障導致數據丟失。再次，管理人員應部署高質量的網絡設備，包括路由器、交換機和防火墻等，提升網絡傳輸速度，保證網絡環境的穩定性、安全性。使用最新版本的操作系統和應用程序，強調系統的穩定性和兼容性；定期更新軟件，修復已知的安全漏洞，選擇功能強大的數據庫管理系統，并進行優化配置，保證數據安全存儲。最后，實施數據定期備份策略，包括全備份和增量備份，強調檔案數據的完整性和可恢復性，將備份數據存儲在安全的異地位置，以防止數據丟失或損壞。制訂災難恢復計劃，包括數據恢復和系統恢復的具體步驟，并定期進行演練，在發生突發事件時，保證能夠迅速恢復系統和數據［3］。

3.3" "制定檔案信息化管理標準

事業單位作為服務性機構，要想充分履行服務職能，提高檔案管理水平，滿足民眾需求，有必要在實踐中制定明確的檔案信息化管理標準，以此提高檔案管理工作效率，為單位優化公共服務提供保障。在制定檔案信息化管理標準的過程中，事業單位要明確檔案整理標準、統計標準、技術標準、服務標準，切實提高檔案管理工作質量和效率，增強檔案的可靠性、真實性，從而實現檔案資源共享，合理利用信息資源。對于檔案整理標準，事業單位要按照內容、類型和重要性對檔案進行分類，建立統一的檔案編碼規則，為每個檔案分配唯一的編碼，編碼規則中要涵蓋檔案的類型、部門、年份等信息，在此基礎上，建立檔案數據更新機制，規定更新的頻率和方法，保證檔案數據的實時性、有效性。

對于統計標準，事業單位要明確需要統計的檔案數據內容，包括檔案數量、類型、使用頻率、借閱情況等，保證統計數據全面覆蓋檔案的各個方面，并規定統計的頻率、統計數據的分析方法，包括數據處理、趨勢分析和異常檢測等，以及時發現問題和改進點，優化檔案管理工作。對于技術標準，事業單位要選擇適合的檔案管理系統，綜合考慮系統的功能、性能、兼容性和可擴展性，確保系統具備檔案存儲、檢索、管理和備份等功能，并制定數據處理的規范，包括數據輸入、處理、輸出和轉換等，強調數據處理的準確性和一致性［4］。

3.4" "增強檔案管理人員的服務意識

在推進檔案管理信息化建設的過程中，事業單位要增強檔案管理人員的服務意識，在員工培訓中注重滲透服務理念，要求檔案管理人員主動探索安全、便捷、高效率的檔案管理工作模式，承擔起自身的崗位職責，加強對檔案信息資源的共享，以滿足檔案使用者的需求。事業單位要定期組織專業培訓，包括檔案管理知識、信息化系統操作、服務技能等，在提高管理人員專業水平的同時增強管理人員的服務意識［5］。

3.5" "加強對檔案管理的監督

事業單位要加強對檔案管理進行監督，構建完善的監督體系，用強有力的監督機制，為檔案管理提供保障。第一，事業單位要充分發揮制度的保障作用，制定詳細的內部監督管理制度，明確監督職責、流程和標準，以及內部監督人員的職責和權限，推動監督工作有序開展，并設立專門的監督部門或崗位，負責檔案管理的日常監督和檢查［6］。第二，事業單位要建立檔案管理的信息化監管系統，完善信息化監管系統的監督功能，對檔案管理系統的運行狀態、數據訪問、操作記錄等進行實時監控，及時發現和處理系統異常和違規操作，并加強對數據的審計，記錄和追溯所有檔案操作的日志，包括用戶操作記錄、數據更改記錄、借閱記錄等，追蹤每一項操作，查明問題來源。第三，實施權限管理，控制用戶對檔案管理系統的訪問權限和操作權限，設置不同的權限級別，根據用戶角色和職責分配權限，防止未經授權的訪問和操作。管理人員要收集和存儲系統運行數據，包括用戶活動日志、系統性能指標、數據訪問記錄等，保證數據的完整性、準確性，為后續的分析和審計奠定基礎。第四，利用數據分析工具對監控數據進行分析，識別潛在的風險和問題，生成數據報告，為管理決策提供支持。第五，為了實現有效監管，事業單位要建立警報和響應機制，在信息化監管系統中設置異常警報功能，當系統檢測到異常行為、未授權的訪問或操作時，自動觸發警報通知管理員，及時響應潛在的安全威脅［7］。第六，建立事件響應機制，包括問題診斷、應急處理和修復措施，制訂應急響應計劃，確保管理人員在發生安全事件時，迅速采取行動，減少負面影響。

3.6" "注重利用現代化科技手段，整合各部門信息

事業單位要從信息技術應用的視角入手，對檔案管理工作模式進行創新。事業單位要注重利用現代化科技手段，建立檔案信息網站，建設站點，在網絡環境中對檔案進行記錄。同時，以網絡化、數字化的形式提高信息服務水平，改進傳統的檔案管理方式，提高檔案信息化管理效率，體現信息服務的便捷性。

另外，事業單位要注重增設檔案管理系統的在線查找功能，對各部門的信息進行整合，實現資源共享，擴充單位的信息化檔案資源。管理人員還要借助搜索引擎功能、部門溝通平臺，對有關的檔案信息進行搜集整合，提高檔案信息資源的利用效率［8］。

4" " "結束語

在市場競爭加劇的環境下，事業單位在檔案管理工作過程中要注重與時俱進，提高檔案管理信息化建設水平，集成各部門的檔案資源，提高檔案管理的效率。但事業單位在檔案管理信息化建設過程中面臨諸多現實困境，事業單位要結合自身實際情況有效擺脫建設困境。例如，事業單位要加大檔案管理信息化建設的宣傳力度，促使管理人員革新觀念；加強基礎設施建設；制定檔案信息化管理標準；增強檔案管理人員的服務意識；加強對檔案管理的監督；注重利用現代化科技手段，整合各部門信息等。

主要參考文獻

［1］李明揚.機關事業單位檔案信息化管理研究［J］.黑龍江檔案，2022（5）：122-124.

［2］肖思霈.“互聯網+”背景下事業單位檔案信息化管理研究［J］.黑龍江檔案，2022（1）：282-284.

［3］馮麗麗.大數據背景下事業單位檔案信息化管理研究［J］.黑龍江檔案，2022（6）：218-220.

［4］辛春.事業單位檔案信息化管理途徑［J］.電腦采購，2022（52）：4-6.

［5］額爾德木圖.事業單位檔案信息化管理的應用研究［J］.文淵（中學版），2022（9）：505-507.

［6］廖淑惠.事業單位檔案管理信息化建設問題研究［J］.海峽科學，2024（3）：136-139.

［7］楊樹立.大數據視角下事業單位檔案管理創新路徑分析［J］.黑龍江檔案，2024（1）：264-266.

［8］楊娟.新時期事業單位檔案信息化管理的對策探析［J］.暢談，2022（6）：233-235.