北京市區級數字檔案館建設工作實踐與思考

數字檔案館是信息化時代檔案館開展業務工作的基礎平臺，對于促進檔案收、管、存、用各項業務的精細化、規范化、科學化、高效化起著關鍵作用。建設數字檔案館是各級檔案部門貫徹落實《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》和《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中關于加強檔案信息化建設要求的必然舉措，是提升檔案治理能力、加快檔案工作數字轉型、推進網絡強國工程建設的一項關鍵性工作。北京市自2021年起全面推動區級數字檔案館建設工作，3年多來，在市委領導的高位統籌和市委辦公廳（市檔案局）、市檔案館領導的大力支持下，在各區領導的高度重視和協調部署下，市區兩級檔案部門精心組織、認真實施，區級數字檔案館建設取得了一定成效。

一、北京市區級數字檔案館建設工作基本情況

2021年正式啟動區級數字檔案館建設工作以來，北京市將數字檔案館建設列入《北京市國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和二○三五年遠景目標綱要》《北京市“十四五”時期信息化發展規劃》《北京市“十四五”時期檔案事業發展規劃》，明確提出全市16個區要在“十四五”期間全部建成數字檔案館的目標。隨后，市檔案局通過制發文件、組織培訓、定期督查、調研指導等多種方式，全力推進各區數字檔案館建設。各區均將數字檔案館建設納入本地區信息化建設工作規劃，并多次召開區委常委會、區政府常務會、建設工作推進會等進行專題研究，對加快推進本區數字檔案館建設、豐富檔案數字資源、確保檔案信息安全、實現檔案信息共享利用等提出明確要求，數字檔案館建設逐漸成為各區開展檔案信息化建設的核心工作，得到有序推進，取得了較好成效。

截至2024年底，項目建設進度方面，16個區均已完成立項，15個區已啟動建設工作。其中，有半數以上的區已完成局域網、政務網、互聯網檔案服務平臺建設，正在進一步優化系統功能，海淀、昌平、懷柔3個區已完成項目驗收，具備系統認定資格；基礎設施建設方面，各區檔案館按照國家數據中心機房建設有關標準新建或改建機房、庫房，配置設施設備，為數字檔案館建設提供基礎支撐；檔案數字資源建設方面，各區檔案館通過開展檔案數字化和數據資源核查，不斷擴大數字化規模，提升數字化質量，同時，各區積極探索電子檔案在線接收工作，分別與市政務服務和數據管理局就數字檔案館系統與市政務服務事項電子檔案管理系統對接事宜進行溝通，另有2個區已成功接收區屬立檔單位電子檔案。

在完成“規定動作”的基礎上，部分區還創新探索“自選動作”，目前建設成效初顯：海淀區積極應用區塊鏈、OCR識別、人工智能等新技術實現電子文件真實性校驗、智能開放審核、檔案分類和保管期限劃分，有效提升了檔案管理工作質效；昌平區基于自然語言處理、計算機視覺處理、神經網絡、語音識別等智能技術，訓練大語言模型對檔案信息進行自動分析和檢索抽取，實現檔案自動著錄、智慧編研、跨模態檢索等功能，檔案開發和利用等工作更加高效便捷；平谷區將基于政務外網的數字檔案館系統與北京市綜合辦公平臺——京辦系統完成集成對接，用戶可通過全市政務辦公平臺統一入口進入數字檔案館系統，實現單點登錄和消息提醒功能，進一步提升了用戶便利性和系統安全性。

雖然北京市在推動區級數字檔案館建設方面取得了一定成效，但由于各區信息化建設基礎較為薄弱，導致原生電子文件的形成、歸檔和電子檔案的接收成為工作的難點、堵點，在一定程度上制約了數字檔案館建設工作的長遠發展。為此，北京市檔案局在全力推動數字檔案館建設的同時，也與各區檔案局共同推動有條件、有意愿、有基礎的區或區屬單位開展數字檔案室建設，現已取得初步成效，力爭盡快取得突破性進展。

二、北京市推動區級數字檔案館建設的經驗

在推動區級數字檔案館建設方面，北京市在以下五個方面積累了一些可資借鑒的經驗。

一是高位統籌是保障。數字檔案館建設是對檔案館硬件設施的迭代升級，可以促進檔案數字資源質量的全面提升，需要政策、資金、技術、人才等各方面要素的集聚支撐和合力保障，僅僅依靠檔案部門單打獨斗遠遠不夠，要在領導的高位統籌下，各有關部門按照分管領域和職責分工協同發力，共同做好保障、推進工作。自北京市啟動數字檔案館建設工作以來，市委秘書長多次作出指示批示，并在全市檔案工作會議上對各區推進數字檔案館建設工作進行點評、提出具體要求；市檔案局、市檔案館、市委機要局等有關單位成立了全市檔案信息化領導小組，統籌調度全市工作推進情況；市委辦公廳制發文件明確將區檔案館新館建設與數字檔案館建設一體規劃、統籌推進；市檔案局與市委督查室、市委網信辦、市委機要局等有關單位分別聯合印發文件，為推進區數字檔案館建設提供政策保障；市檔案局局長、檔案館館長帶隊到各區對檔案館新館、數字檔案館建設進行現場督查。領導的重視和支持、各部門的協同和配合，為各區數字檔案館建設工作的順利推進打下了堅實基礎，創造了良好條件。

二是信息化大局是機遇。數字檔案館建設雖然功能聚焦于檔案基礎業務，但系統運行和檔案數字資源建設要依托區域信息化規劃和各單位信息化發展。檔案部門要積極學習新發展理念，跟上發展趨勢，精準把握發展機遇，將檔案工作融入當前信息化發展大局，融入本地區智慧城市建設、數字政府建設，特別是要把檔案信息化建設融入各單位信息化建設的總要求中，把辦公系統和業務系統的電子文件歸檔管理納入電子文件管理全流程中，構建與各行各業信息化發展水平相匹配的電子檔案管理系統，以檔案信息化助力各行業現代化建設。北京市將數字檔案館建設列入《北京市“十四五”時期信息化發展規劃》十大重點任務之一，明確各區要一體謀劃區信息化建設與數字檔案館建設工作，確保“十四五”期間全部建成數字檔案館，實現檔案數字資源的在線接收和共享利用。16個區均將數字檔案館建設列入本地區“十四五”時期信息化規劃，同時海淀區還將其納入《“十四五”時期“智慧海淀”建設規劃》，石景山區將其列入智慧城市建設重點工作任務清單，通州區將其納入副中心智慧城市總體建設項目。各區抓住本區域信息化發展機遇推動數字檔案館建設工作，既能借力，又能更好地發力。

三是業務架構是基礎。數字檔案館系統要以檔案業務管理與服務需求為導向，結合工作實際，逐步實現對檔案數字資源的智能化管理；系統建設務必以檔案工作現有業務架構為基礎，綜合考慮各項業務工作實際，以及彼此之間的銜接，既能夠全部涵蓋，又能夠操作便捷、運轉流暢，還要符合業務規范和工作習慣。這需要各部門業務人員在項目前期調研、施工建設、后期運行等過程中全程深度參與，全面梳理收、管、存、用等業務環節，并在系統中建立對應關系，使各項業務工作更加有序。特別是在系統開發基本完成、投入試運行的階段，一定要深度試用，不斷磨合優化，及時發現并解決問題。北京市各區在數字檔案館系統建設前期均開展了充分調研，系統開發過程中多次圍繞業務功能組織深度研討。已完成驗收的3個區，在系統上線后進行了多輪完整測試和內部試用，并根據業務部門工作需求和工作人員操作習慣列出問題清單，逐項進行功能調整和優化，確保系統功能完備、運行流暢、工作人員使用意愿高、服務對象滿意度高，從而全面提升業務能力，有效推動檔案館業務建設走向深入。

四是數字資源建設是核心。檔案數字資源建設是數字檔案館建設的核心內容，是實現檔案信息資源集成共享、統一管理和開展社會化服務的基石。從當前信息化基礎和電子政務環境現狀、現有館藏數據基礎和進館單位信息化條件來看，在未來一段時間內傳統載體檔案數字化仍是各地檔案數字資源建設的重要途徑和主要來源，因此要加快館藏檔案數字化進展，做好進館檔案的數字化工作，同時對館藏檔案進行全面梳理核查，確保數字化成果和實體檔案一一對應。北京市檔案局自區級數字檔案館建設工作啟動伊始就明確提出規范檔案數字資源是數字檔案館建設的重中之重，要求區檔案館核查館藏檔案案卷級、文件級機讀目錄和已完成數字化的檔案門類、數量、質量并就發現的問題進行整改，有序接收立檔單位電子檔案、數字化成果，采集、接收與館藏檔案相關的數字資源，建立滿足不同工作需求、適用于不同網絡環境的資源庫，確保檔案數字資源全面、準確、規范和有序管理。3年來，北京市各區檔案館不斷在增加資源數量、提升數據質量上下功夫。目前，有14個區檔案館館藏檔案數字化率已達到90%以上；11個區檔案館在開展數據核查時，應用OCR技術對館藏檔案數字化成果進行數據化。其中，昌平區檔案館館藏檔案數據化率已達100%，并搭建了館藏全文數據庫，實現了館藏檔案全文內容檢索，極大地提高了檢索效率及精準度。

五是數據安全是底線。數字檔案館的安全包括檔案數據的安全、信息系統的安全和網絡平臺的安全等。數字檔案館系統建成后，所有館藏檔案數據都將依托系統傳輸、存儲、管理和使用。在信息技術條件下，數據提取更為便捷，數據改動更為簡單，數據載體更為脆弱，數據管理更為復雜，從而面臨的數據安全風險也更大。北京市各區檔案館在數字檔案館建設過程中始終把檔案數據安全擺在突出位置，同步建立起能夠涵蓋機房管理、設備管理、安全管理、人員管理、檔案數字資源管理等各個業務環節的全方位全流程制度體系，注重在系統設備、數字化加工、數據備份、數據安全等級管理、網絡安全保障等方面筑牢安全屏障，夯實制度運行和條件保障的工作基礎，保證檔案館各類電子數據的原始性，保證數據不會因為人為或設備、環境等因素影響發生改變，確保數字檔案館系統安全和檔案信息安全。

三、推動北京市區級數字檔案館建設工作的具體路徑

結合實際，在下一步推進北京市區級數字檔案館建設的具體工作中，還需要抓好以下六個方面的工作。

一是加強各方協同，推動融合發展。增強溝通匯報意識，積極爭取領導層面更多指導和支持。加強與經濟和信息化局、政務服務和數據管理局、機要局、發展改革委、財政局等部門的溝通協調，爭取在全市、區辦公系統和業務系統信息化建設的發展規劃與項目審批中，加入全流程實時歸檔功能的強制性要求，從源頭推進電子文件歸檔管理工作，并在項目經費等方面得到更多支持。

二是緊盯國家政策，完善相關制度規定。密切關注國家檔案局最新政策動態，待《推進數字檔案館系統建設實施方法》正式印發后，依據最新政策變化和建設標準及時制發《北京市推進數字檔案館建設實施辦法》，并據此有序開展區級數字檔案館認定工作。

三是夯實基礎，聚焦數字資源建設。以“存量數字化、增量電子化”為目標，加強指導各區開展檔案數字資源建設，著力夯實資源基礎。一方面努力推動館藏應數字化檔案數量達到相應比例，并嚴格實施標準化建設，進行全程質量控制、全面質量檢查，提高和保障館藏檔案數據的準確性、規范性；另一方面大力推進有條件的區級協同辦公平臺或區屬單位電子檔案在線移交進館，逐步探索電子檔案單套制管理。

四是提煉總結，形成可復制經驗。根據各區數字檔案館建設進度和系統運行效果，組織數字檔案館建設工作完成度、系統成熟度較高的1～2個區作為試點先期開展認定工作。隨后梳理認定工作程序，總結認定工作經驗，形成工作模板，并在此基礎上規范開展其他各區的后續認定工作。同時，指導通過認定的區及時總結經驗，歸納并提煉建設工作和認定工作等方面的工作方法、工作模式，為其他區繼續作好系統建設和準備接受認定工作提供借鑒。

五是系統謀劃，積極穩妥推進數字檔案室建設。基于北京市信息化發展規劃、建設環境等因素，在穩步推進區級數字檔案館建設的同時，積極探索建立區域性集中式數字檔案室的可行性，系統謀劃市、區兩級數字檔案館、室間業務協同、數據流轉的路徑。

六是多措并舉，加大監督指導力度。通過電話、微信、現場指導等多種方式開展監督指導。其一，督促各區根據預計建成時間倒排工期、壓茬推進各項工作，確保項目如期完工。其二，有針對性地開展分類指導，督促建設進展滯后的區加快后續工作、正在進行或已完成系統開發的區根據實際細化需求、優化功能。其三，引導各區立足區位優勢和資源稟賦，進一步深入挖掘館藏檔案資源，研究謀劃本區檔案工作的亮點，打造獨具本區檔案特色的數字檔案館系統。

作者單位：北京市委辦公廳（市檔案局）