基于知識管理的高校學籍管理工作優(yōu)化研究與實踐

［摘 要］為了適應我國高等教育面臨的觀念轉變、制度創(chuàng)新等新形勢，高校學籍管理工作勢必要更新管理理念，優(yōu)化管理工作，實現(xiàn)快速發(fā)展。本文從提高工作效率的角度，將知識管理理念應用到高校學籍管理中，從組織文化建設、知識資源梳理、管理流程優(yōu)化三個角度進行高校學籍管理工作優(yōu)化研究。

［關鍵詞］高校學籍管理；知識管理；業(yè)務流程優(yōu)化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2025.03.051

［中圖分類號］G203；G472 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）03-0168-04

1 導 論

1.1 問題陳述

高校學籍管理人員更替較頻繁，而學籍管理各項工作時效性又非常強，需在有限時間內處理大數(shù)據(jù)，如果新人對工作無從下手，會直接影響其他教學活動的開展。高校學籍管理工作經驗高效傳承，有利于學籍管理工作高效率進行。

1.2 研究意義

將知識管理理念應用于高校學籍管理工作優(yōu)化之中。從知識資源、組織文化和管理流程三個方面入手，構建基于知識管理的高校學籍管理工作優(yōu)化方案，實現(xiàn)學籍管理工作與高校的發(fā)展保持步調一致。

2 研究內容

2.1 知識管理與高校學籍管理的契合度

高校學生的基本學籍狀態(tài)用數(shù)據(jù)描述。對數(shù)據(jù)有脈絡地處理后，形成有意義的數(shù)據(jù)，即為信息。將學籍管理數(shù)據(jù)和信息進行創(chuàng)造、積累、共享及應用，即為知識[1]。所以高校學籍管理與知識存在著天然的緊密聯(lián)系，一直以來高校學籍管理中不斷地、無意識地進行著知識管理，比如業(yè)務流程的規(guī)范化，新舊人員的“傳幫帶”等等。在高校學籍管理中引入知識管理，具有天然的優(yōu)勢。

知識經濟的興起以及高等教育的蓬勃發(fā)展，要求高校去探求能夠有效提高知識創(chuàng)造、轉化與應用的新方法，建立一套適合自身的管理體系，以便管理其獨特的知識資源。知識管理能有效管理和改善知識流程，而知識流程是依靠業(yè)務流程存在的。因此，對組織知識流程的改善必然也會對業(yè)務流程產生積極影響，實現(xiàn)學籍管理可持續(xù)發(fā)展。

2.2 高校學籍管理工作優(yōu)化的支持要素

2.2.1 高校學籍管理的知識資源

知識資源是知識管理的核心，從知識類型、知識域、知識表達三個角度梳理高校學籍管理的知識資源，見圖1。

顯性知識包括高校學籍管理制度，比如中華人民共和國成立以來我國學籍管理制度軌跡、學籍管理組織結構、本校歷年學籍管理規(guī)定細則等等。隱性知識指通過長期工作實踐，體驗、領悟到的經驗、技能和習慣等知識。相對于顯性知識，隱性知識具有隱蔽性、獨特性、高價值性的特點[2]。高校學籍管理工作優(yōu)化的目的是將存在于組織中的顯性知識與隱性知識以最有效的方式轉化成組織中最具有價值的知識，不僅梳理顯性知識系統(tǒng)，而且將隱性知識表達出來并固化下來，實現(xiàn)知識共享及共用，有利于可持續(xù)發(fā)展。

2.2.2 組織文化建設

組織文化建設貫穿于整個高校學籍管理工作中。高校學籍管理組織文化應該是信任、共享、開放、容錯的，強調通過學習來構建組織的可持續(xù)發(fā)展及高效運轉。

第一，創(chuàng)造學習機會，并積累知識資源。首先，組織內的學習。通過多樣化學習形式，如自學、集中培訓、深度會談、集體討論等，不斷積累知識資源，如深入研究我國學籍管理制度與體制變遷，對現(xiàn)行規(guī)章制度知其然亦知其所以然；對教育學和心理學等與教育相關的內容進行學習，提高學生管理水平；對辦公軟硬件進行學習，提高工作效率。其次，組織間的學習。一個穩(wěn)定的組織，其信念、價值觀和思維方式等有可能會形成定式，只有打破定式，才有利于組織的進步。組織間的學習最重要的是學習新的思想和文化。

第二，傳幫帶。通過“前輩”對自己觀點的闡釋，

敢于質疑，有效進行隱性知識的傳遞，能促使“后輩”快速提高能力。

第三，干中學。在各種具體的業(yè)務流程中，總結解決問題的思路和方法，經驗來自實踐，學習是經驗不斷積累的過程。

第四，事后反思及總結。通過復盤“發(fā)生了什么、

發(fā)生原因、改進措施”三個問題，總結經驗教訓，并整理成文字，關聯(lián)保存在業(yè)務流程中，然后總結規(guī)律，固化流程。

2.2.3 知識管理流程及活動

高校學籍管理中，為了將存于組織中的顯性知識與隱性知識以最有效的方式轉化成組織中最具有價值的知識，需要鑒別組織知識資源，開展一系列管理活動：鑒別知識、創(chuàng)造知識、獲取知識、存儲知識、共享知識和應用知識，如圖2所示。這些知識活動貫穿于業(yè)務流程的各個環(huán)節(jié)中[3]。

3 研究結論及建議

高校學籍管理工作優(yōu)化研究中，組織文化建設和知識資源的梳理貫穿始終。下面主要從管理流程角度，闡述基于知識管理的高校學籍管理工作優(yōu)化解決方案。

3.1 基于知識管理的高校學籍管理工作優(yōu)化解決方案

構建基于知識管理的高校學籍管理工作優(yōu)化解決方案，就是以問題為導向，將知識管理流程與業(yè)務流程集成化，即業(yè)務流程中貫穿著知識管理流程。

如圖3實線部分，在開始某項任務前，查閱之前的業(yè)務流程（知識獲取、知識鑒別），對比現(xiàn)在的業(yè)務環(huán)境，探討修正或設計新的業(yè)務流程（知識鑒別、知識應用、知識創(chuàng)新）；如圖3虛線部分，新的業(yè)務流程設計實施中經驗的積累，業(yè)務流程結束后的反思，組織中經驗的探討共享（知識創(chuàng)新、知識共享、知識存儲）[4]。

知識流程和業(yè)務流程密切聯(lián)系的關鍵點是人，業(yè)務流程是人來驅動，知識流程是人來創(chuàng)造。以問題為導向，業(yè)務流程與知識流程的方向是一致的[5]。從廣義上講，業(yè)務流程本身也屬于知識的范疇，業(yè)務流程屬于“事實知識”（Know-what）。業(yè)務流程都是在前人實踐基礎上不斷積累、不斷改進得到的，標準的業(yè)務流程就是對前人“最佳實踐”知識的重復利用。

高校學籍管理業(yè)務流程主要有成績管理流程、學籍管理流程、學歷學位管理流程、違規(guī)違紀管理流程等，每個流程中可能有N個子流程。總體來看，高校學籍管理的業(yè)務流程一般可以分為四個步驟：準備、實施、上報、存儲。每個步驟都還包括多個環(huán)節(jié)，比如時間節(jié)點、數(shù)據(jù)準備清單、財物等硬件準備清單、協(xié)調參與人員清單、與其他業(yè)務流程的交點等等。

以組織學位評定會議為例。

（1）準備。前期準備工作中的重要一項是協(xié)調工作。①時間節(jié)點：學位評定會召開前一個月；②數(shù)據(jù)準備清單：會議通知、會議議程；③財物等硬件準備清單：提前1～2周預訂會議室、會議物品（碳水筆、飲用水、文件袋、文件夾、激光筆等）；④協(xié)調參與人員清單：提醒秘書長預約參會委員；⑤與其他業(yè)務流程的交點：各個學院畢業(yè)學位資格審核工作。

（2）實施。實施步驟的特點是責任重大，不容有失。①時間節(jié)點：學位評定會召開前一周確定具體時間，召開前一天提交上會材料（電子版）給領導審閱，召開前半天打印上會材料（紙質版）；②數(shù)據(jù)準備清單：上會材料清單（種類、份數(shù)、順序等），其中包括簽字表、匯報材料、選票（蓋紅章）、會議決議底稿、會議文件等；③財物等硬件準備清單：會議室、會議室鑰匙、會議設備確認等；④協(xié)調參與人員清單：召開前一天提醒參會委員會議時間地點；⑤與其他業(yè)務流程的交點：各分學位委員會提交會議記錄及建議授位名單。

（3）上報。將數(shù)據(jù)報給上級主管部門或者數(shù)據(jù)平臺（比如教務系統(tǒng)、學信網(wǎng)、學位網(wǎng)）。這些數(shù)據(jù)幫助上級主管部門掌握各個學校的動態(tài)，監(jiān)管和審核各學校的工作，同時方便學生查詢。

①時間節(jié)點：根據(jù)上會前的基本數(shù)據(jù)庫，將上會后的最終數(shù)據(jù)庫在規(guī)定時間內上報；②數(shù)據(jù)準備清單：詳見注冊流程；③財物等硬件準備清單：掃描儀、打印機等辦公設備；④協(xié)調參與人員清單：類別管理員與單位管理員；⑤與其他業(yè)務流程的交點：畢業(yè)學位資格審核工作結束。

（4）存儲。儲存步驟是學籍管理部門業(yè)務流程的最后步驟。存儲步驟看似簡單，但容易疏忽，因此要引起足夠的重視。對該步驟的優(yōu)化從兩個方面做起：第一，要加強制度建設，這是工作流程中必不可少的步驟，及時完成；第二，要改善儲存設備，保證儲存資料和數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

①時間節(jié)點：電子版存儲在學位評定會召開后當天，紙質版存儲在召開后一周；②數(shù)據(jù)準備清單：電子版及紙質版的上會材料、學位網(wǎng)上報數(shù)據(jù)；③財物等硬件準備清單：檔案皮、檔案盒；④協(xié)調參與人員清單：與檔案管理員溝通檔案號、移交目錄、移交時間；⑤與其他業(yè)務流程的交點：學位網(wǎng)注冊后。

綜上所述，高校學籍管理最典型的特點是時效性非常強，即有限的人員在有限的時間內完成特定的業(yè)務。但業(yè)務流程一般是單個流程線性進行，與其他多個流程交叉。管理人員大多數(shù)情況下是獨立面對復雜問題。完成業(yè)務流程的過程實際上就是利用已有知識，不斷發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的過程。以問題為導向，將知識管理流程貫穿在業(yè)務流程中，不僅可以高效傳承經驗、總結規(guī)律、固化業(yè)務流程，還可以實現(xiàn)自我監(jiān)督，降低犯錯概率。

3.2 結論與建議

結合實際工作，將知識管理理念應用到高校學籍管理中，從組織文化建設、知識資源梳理、管理流程優(yōu)化三個角度進行高校學籍管理工作優(yōu)化研究，得出以下兩個結論：其一，知識資源梳理、組織文化建設貫穿高校學籍管理工作優(yōu)化的始終；其二，以問題為導向，將知識管理流程貫穿在業(yè)務流程中，是構建基于知識管理的高校學籍管理工作優(yōu)化解決方案的關鍵。

知識資源的隱性化對組織或個人的可持續(xù)發(fā)展和增強組織創(chuàng)新能力是極為不利的。知識管理可以幫助組織或個人轉變管理觀念，重視組織或個人知識資源的管理和開發(fā)，改善知識資源的利用水平。因此，高校管理中應用知識管理理念，在管理人員、部門、學校等不同層面有很大的發(fā)展空間。

主要參考文獻

［1］國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局，國家標準化管理委員會.知識管理 第1部分：框架（GB/T 23703.1—2009）［S］.2009.

［2］江舟，靳曉明，張偉亞，等.測控裝備管理的隱性知識挖掘研究［J］.設備管理與維修，2022（1）：31-33.

［3］國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局，國家標準化管理委員會.知識管理 第4部分：知識活動（GB/T 23703.4—2010）［S］. 2010.

［4］孫雷.基于知識管理的高校學籍管理研究［D］.哈爾濱：黑龍江大學，2010.

［5］黃官偉.知識管理機制與業(yè)務流程的集成研究［J］.計算機工程與設計，2007（4）：978-981.

［收稿日期］2024-05-25

［基金項目］2019年度河北工業(yè)大學校級重點課題“基于數(shù)據(jù)解析的獨立學院學籍管理工作優(yōu)化研究與實踐”（2019

02039）。

［作者簡介］闞玉懷（1973— ），女，河北秦皇島人，碩士，

副教授，主要研究方向：學籍管理。