基于質量控制模型的交通工程檔案管控策略研究

摘"要：項目檔案是項目建設的原始記錄，是工程后期運營維護、改擴建的重要依據，對工程建設具有重要意義。然而隨著工程建設周期縮短、建設環境變化，工程檔案缺少源頭管控、業務系統要求不統一、缺少復合型人才等問題也日益突出。本文旨在通過分析傳統工程檔案質量管理的主要問題，構建出檔案質量控制模型，并以此為基礎從頂層設計、信息化建設、檢查手段、人員培訓等方面提出互聯網快速發展的大背景下工程檔案的管控策略，高效地實現項目檔案質量管控，真正發揮項目檔案對項目建設與運營的關鍵作用。

關鍵詞：質量控制模型；工程檔案；管控策略

Research"on"the"Control"Strategy"of"Traffic"Engineering"Archives

Based"on"the"Quality"Control"Model

Xu"Mengyao"Zhang"Linli"Guan"Le"Zhang"Xi

Nanjing"Minsi"Technology"Co.，Ltd"JiangsuNanjing"210000

Abstract：Project"archives"are"the"original"record"of"the"project"construction，an"important"basis"for"the"maintenance，reconstruction"and"expansion"in"the"later"stage"of"the"project，and"they"are"of"great"significance"to"the"project.However，with"the"shortening"of"the"project"construction"period"and"the"change"of"the"construction"environment，project"archives"lack"of"source"control，business"system"requirements，lack"of"compound"talents"and"other"problems"are"also"increasingly"prominent.This"paper"aims"to"analyze"the"main"problems"of"the"quality"management"of"traditional"engineering"archives，construct"the"archival"quality"control"model，On"this"basis，the"management"and"control"strategy"of"engineering"archives"under"the"background"of"the"rapid"development"of"the"Internet"is"put"forward"from"the"aspects"of"toplevel"design，information"construction，inspection"means，and"personnel"training，effectively"achieve"the"quality"control"of"project"files，and"really"give"full"play"to"the"key"role"of"project"files"in"project"construction"and"operation.

Keywords：quality"control"model；engineering"archive；control"strategy

1"概述

1.1"研究背景及研究意義

交通工程檔案作為交通項目的原始記錄，完整記錄項目建設過程是對工程建設項目進行過程檢查、質量評定、項目交接、運營維護、改擴建的主要依據和憑證。然而隨著工程建設節奏的不斷加快，檔案管理質量問題日漸突出，如何有效管控檔案質量顯得尤為重要。

從管理現狀來看，目前交通工程檔案主要存在幾個特點。一是交通工程特別是公路工程建設周期長，項目檔案數量多，檔案收集、整理、檢查工作繁重。二是交通工程項目檔案門類眾多、專業性強，對人員業務水平和組織管理要求頗高。三是隨著信息化建設的發展，對檔案管理工作提出了更高的要求。

在新時代背景下，只有不斷創新工程檔案質量管控手段，才能有效提高檔案質量，充分發揮項目檔案在交通工程中的作用，為工程建設提供有力的保障和支持。

1.2"研究現狀

在工程檔案管理方面，學者支麗平［1］分析了工程檔案重保管輕利用、多事后問責少事前介入的特點，提出了向信息化管理靠攏、建立穩定高效的檔案管理團隊、創新管理機制的管理模式。劉艷［2］解析了建設工程檔案完整性和準確性的鑒別與控制手段。張思雅［3］分析了AI技術在建設工程質量監督檔案中應用的優勢和挑戰。

在檔案質量控制方面，葛澤鈺［4］基于PDCA循環將檔案數據質量管理流程劃分；于英香等［5］基于“技術制度”分析模型，深入檔案治理內部分析檔案治理效能類型。

本文以常泰長江大橋工程項目為主要案例，通過分析當前工程檔案質量問題的主要成因，以PDCA循環為基礎構建檔案質量控制模型，提出工程檔案質量管控策略。

2"工程檔案質量問題成因分析

筆者從源頭管控、人員、信息化等方面，簡要分析了工程檔案出現質量問題的主要成因。

2.1"文件質量缺少源頭管控

文件形成是檔案質量的源頭，卻缺少有效管控。一方面，工程建設進度不斷加快，資料形成進度滯后，后期資料趕工導致文件質量無法落實。另一方面，交通建設環節煩瑣，外部協作關系復雜，文件來源復雜，增加了質量問題出現的可能性。

結合項目實際考察經驗，目前交通工程項目檔案形成階段的質量問題主要集中在用表、簽字、文件邏輯的規范性，內容、資料編寫的完整性，數據的準確性等方面。

2.2"缺少復合型檔案人才

以互聯網為平臺的檔案管理新模式下，檔案工作人員也需要更高的綜合素質，需要掌握檔案、工程和計算機技術等多學科知識的復合型人才。

然而工程實際建設中，出于用人成本以及工程檔案專業性的考慮，檔案員一般由部門資料員兼任，投入時間有限的同時，檔案工作的專業性、軟件系統使用的熟練性都有待進一步提升，也讓檔案質量大幅提升變得困難。

2.3"傳統思想制約發展

隨著檔案管理思維的不斷發展和對工程檔案重要性認識的不斷提高，行業內越來越強調項目檔案形成與工程建設基本同步、項目檔案同步檢查、檔案與工程同步驗收的“三同步”原則。

但在工程建設階段，“重外業、輕內業”的傳統思想依然存在，部分單位對電子檔案缺少認識，仍然想要固守以紙質檔案為主的傳統工作方式，導致檔案工作效率無法通過新技術真正提高，檔案質量也難以得到真正的提升。

2.4"不同業務系統要求不統一

伴隨信息化發展，工程建設期間普遍使用工程管理、試驗檢測、計量支付等多個業務系統，不同系統文件質量要求也不統一，增加檔案質量管控難度。檔案管理系統與各業務系統對接，如何保證電子文件的真實、完整、可用和安全也存在技術難點。

3"以PDCA循環構建檔案質量控制模型

PDCA循環構架成熟，將質量管理分為四個階段，即Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和Act（處理）。筆者將PDCA循環與交通工程特點相結合，構建了項目檔案質量控制模型，即計劃階段進行源頭控制、執行階段促進業務融合、評估檢查階段進行過程質量控制、改進階段組織人員培訓。

3.1"計劃階段（P）：加強頂層設計，統一檔案要求

計劃階段需要通過頂層設計來強化源頭質量控制。

首先，在項目建設初期，就應確立本項目的檔案管理目標，編制《檔案管理辦法》，以系統、完整、準確、規范、安全為基本原則，為后期檔案質量控制奠定良好的理論基礎。

其次，由于項目檔案參與單位眾多，容易造成管理混亂，出現檔案質量失控的問題。因此，計劃階段應注重權責分配，從文件的“形成、流轉”到檔案“整理、歸檔、保管、利用”責任到人，確保項目檔案的各項質量要求能落實到位。建設單位應成立項目檔案管理工作領導小組，負責部署、指導、督查項目檔案管理工作，結合項目實際及時調整并不斷完善項目檔案管理制度體系和業務規范要求；施工單位應及時形成、收集項目文件，按照檔案管理要求完成自查及整改工作；監理單位應嚴格對施工資料的簽審工作，從源頭把控項目文件質量，并在過程中同步對施工單位檔案進行檢查；檔案咨詢服務公司應加強檔案業務培訓與指導，在項目建設過程中配合建設單位完成檔案檢查工作。

最后，筆者認為應為項目檔案構建質量考核體系，明確項目檔案形成、收集、整理、保管等不同階段的控制指標。以規范化、科學化管理為核心，按照全程管理、前端控制、集中統一原則對工程檔案實施全生命周期管理。

形成階段應重點控制文件用表統一、內容準確完整、程序邏輯規范；收集階段強調紙質文件的原始性和完整性，電子文件應符合“真實性、完整性、準確性、安全性”要求；整理階段文件分類、組卷、排序合理、線上線下完全一致，案卷和文件題名規范；保管階段應設置專門的檔案庫房，配備檔案管理系統并加強安全管理。

3.2"執行階段（D）：促進不同系統融合，統一信息化建設

執行階段，筆者認為應以BIM協同管理平臺為抓手，綜合統一管理工程建設期間不同業務系統，檔案質量要求提前與各系統對接，避免文件要求不統一的問題。

同時建立交通工程領域的電子文件與電子檔案元數據方案與電子檔案數據接口技術規范，對電子文件“四性”自動檢測，實現不同系統與檔案管理系統的在線歸檔，提高管理效率，促進檔案質量的深度管控。

3.3"評估檢查階段（C）：積極檔案檢查，加強過程質量控制

評估檢查階段需要提高檢查的準確性、全面性，加強檔案質量控制。

項目需要建立四級檢查制度，即參建單位進行自查；監理每月對施工單位項目文件進行全面檢查；建設單位每季度進行專項檢查；上級主管部門開展定期檢查與隨機檢查。

目前工程項目普遍實行“雙套制”，即紙質檔案與電子檔案并行，且部分工程項目已試點文件全電子化。在此背景下，檔案檢查手段應不斷創新，開發智能檢查系統，實現文件質量的前端控制與全過程管理。利用機器視覺等技術建立檔案智能檢查模型，通過統一配置、WBS關聯，構建標準化、系統化的資料體系，保證項目檔案的完整性和可靠性，為后期檢查工作奠定良好的基礎。根據計劃階段構建的檔案質量考核體系預設檢查規則和流程，對項目文件質量進行全覆蓋自動化檢查。在智能化檢查基礎上，以人工檢查為輔助手段，可有效把控項目檔案質量。

3.4"改進階段（A）：加強人員培訓，提升檔案管理質量

改進階段應及時分析評估檢查階段暴露出的各項問題，加強人員業務培訓，從而保證檔案質量能夠持續改進。

筆者認為，在科技信息不斷發展的新時代下，檔案員應具備良好的工程思維、檔案思維、互聯網思維；參建單位應設置專職檔案員工作崗位，向建設單位報備檔案員，保證人員穩定性，落實獎懲制度。

同時創新培訓手段，線上培訓與線下培訓相結合、理論培訓與實操考核相結合、系統操作培訓與檔案業務培訓相結合、內業資料培訓與項目檔案培訓相結合，建設一支高質量的復合型檔案人才隊伍，不斷提高檔案管理水平。

結語

檔案質量控制模型對于檔案質量管控有較好的應用價值，在互聯網新時代背景下，我們應積極創新檔案管理體系，利用業務平臺融合、智能化檢查等手段更高效地實現項目檔案質量管控，真正發揮項目檔案對項目建設與運營的關鍵作用。

參考文獻：

［1］支麗平.基于工程項目管理的工程檔案管理模式研究［J］.蘭臺世界，2014（29）：6667.

［2］劉艷.建設工程檔案的完整性和準確性［J］.城建檔案，2014（10）：3334.

［3］張思雅.數字化技術和AI技術應用于建設工程質量監督檔案管理中的優勢與挑戰［J］.科技視界，2023（10）：8183.

［4］葛澤鈺.基于PDCA循環的檔案數據質量控制探究［J］.檔案與建設，2023（08）：4043.

［5］于英香，張期勇，唐啟.基于“技術制度”分析模型的檔案治理效能類型研究［J］.檔案與建設，2023（09）：1923.

作者簡介：許夢瑤（1996—"），女，漢族，江蘇鎮江人，本科，助理館員，研究方向：項目檔案管理。