大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源整合與共享機(jī)制研究

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息資源數(shù)量規(guī)模龐大，且呈現(xiàn)出異構(gòu)化特征。檔案信息資源是戰(zhàn)略性、基礎(chǔ)性的生產(chǎn)要素，要注重做好大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源整合與共享，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源“存史、資政、育人”功能。本文從數(shù)據(jù)資源、信息采集、基礎(chǔ)設(shè)施、現(xiàn)實(shí)問題等四個(gè)方面分析了檔案信息資源共享及其現(xiàn)狀，并從內(nèi)容、原則和模式等方面提出了檔案信息資源整合與共享的深刻內(nèi)涵。在此基礎(chǔ)上提出在大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源整合與共享機(jī)制構(gòu)建策略，對(duì)整合與共享大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源，最大限度地發(fā)揮檔案資源經(jīng)濟(jì)與社會(huì)價(jià)值具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案信息；資源整合與共享；機(jī)制

大數(shù)據(jù)（Big Data），即來(lái)自各種來(lái)源的大量非結(jié)構(gòu)化或結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。基于互聯(lián)網(wǎng)普及與發(fā)展、存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)步、移動(dòng)設(shè)備廣泛使用的大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息處理能力顯著增強(qiáng)。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中3次提及“大數(shù)據(jù)”：推動(dòng)檔案全面納入國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略；加強(qiáng)大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用；大數(shù)據(jù)環(huán)境中電子文件與電子檔案一體化管理。同時(shí)指出“檔案作為重要信息資源和獨(dú)特歷史文化遺產(chǎn)，價(jià)值日益凸顯”，要“推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)”。檔案信息資源是人類活動(dòng)中積累起來(lái)的以檔案信息為核心的檔案信息活動(dòng)各要素的集合，包括檔案信息要素、人的要素、技術(shù)要素及其他要素。檔案信息資源在促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面起著重要作用，并逐步成為一種基礎(chǔ)性資源和戰(zhàn)略性生產(chǎn)要素[1]。近年來(lái)，隨著數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，高校人事、教學(xué)、科研等檔案管理過程中產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)資源，但由于業(yè)務(wù)基礎(chǔ)軟件、硬件資源建設(shè)分散，檔案信息資源分散存儲(chǔ)于各個(gè)部門，缺少有效整合，無(wú)法實(shí)時(shí)共享利用，逐漸形成了事實(shí)上的“信息孤島”，不利于檔案信息資源價(jià)值的發(fā)揮，也制約了高校檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。因此，開展大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源與共享研究意義重大。

1 檔案信息資源整合與共享現(xiàn)狀分析

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，“十三五”時(shí)期我國(guó)檔案館館藏較“十二五”末增長(zhǎng)38.9%，開放檔案17659萬(wàn)卷（件），接待利用2755.9萬(wàn)人次。還要求，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，到“十四五”末，我國(guó)中央、國(guó)家機(jī)關(guān)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率要達(dá)到80%，全國(guó)縣級(jí)以上綜合檔案館檔案數(shù)字化率也要達(dá)到80%。目前，各級(jí)檔案館、檔案管理部門、高校等主管部門、行業(yè)機(jī)構(gòu)紛紛建起檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)中心，開通檔案管理網(wǎng)站以及檔案管理系統(tǒng)等，檔案信息化建設(shè)取得顯著成效，極大地提高了檔案工作管理的水平，也為檔案信息資源整合與共享機(jī)制建設(shè)奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)。

1.1 數(shù)據(jù)資源

根據(jù)第54次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》公布相關(guān)數(shù)據(jù)，截至2024年6月底，我國(guó)網(wǎng)民規(guī)模為10.996億人，較2023年12月增長(zhǎng)742萬(wàn)人，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)78%，較2023年12月提升了0.5個(gè)百分點(diǎn)，網(wǎng)站數(shù)量為391萬(wàn)個(gè)，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)接入流量達(dá)1604億GB，利用人工智能技術(shù)等搜索引擎用戶使用率為75%，線上辦公用戶為4.9959億人。截至2023年底，我國(guó)通過省級(jí)及以上檔案主管部門認(rèn)證的數(shù)字檔案館為369個(gè)。館藏電子檔案2289.6TB，館藏檔案數(shù)字化成果28849.2TB。總體來(lái)看，全國(guó)各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)館藏的檔案信息資源呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)趨勢(shì)，需要進(jìn)一步整合相關(guān)檔案信息資源，通過開放共享機(jī)制的建立，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源的互聯(lián)互通與共享共用。

1.2 信息采集

我國(guó)已經(jīng)建成了中央、省、市、縣四級(jí)綜合檔案管理組織架構(gòu)。根據(jù)《檔案法》第十五條規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位等應(yīng)“定期向檔案館移交檔案”。根據(jù)國(guó)家檔案館公布的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，截至2023年底，我國(guó)中央、省、市、縣級(jí)綜合檔案館館藏檔案126846.5萬(wàn)卷/件，其中縣級(jí)90395.9萬(wàn)卷/件，占71.26%。館藏紙質(zhì)資料4381.2萬(wàn)冊(cè)，照片檔案2862.0萬(wàn)張，錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案112.3萬(wàn)盤。各級(jí)檔案館均建立了專門的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)接入檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)采集，使各級(jí)檔案館館藏檔案資源的數(shù)量和類型呈現(xiàn)出較大幅度的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。

1.3 基礎(chǔ)設(shè)施

根據(jù)國(guó)家檔案館發(fā)布的《2023年度全國(guó)檔案主管部門和檔案館基本情況摘要》，截至2023年底，中央、省市縣四級(jí)綜合檔案館總建筑面積達(dá)1624平方米，對(duì)外服務(wù)用房建筑面積226.3萬(wàn)平方米。各級(jí)綜合檔案館公開查閱場(chǎng)所2437個(gè)，其中縣級(jí)綜合檔案館開放查詢場(chǎng)所2030個(gè)，占83.3%。“十三五”時(shí)期，陜西省數(shù)字檔案館（室）建設(shè)步伐進(jìn)一步加快，縣區(qū)館藏檔案數(shù)字化率平均超過了50%，7個(gè)市館藏檔案數(shù)字化率超過80%。隨著館藏?cái)?shù)字檔案數(shù)量的不斷增加，以及群眾對(duì)檔案信息資源檢索查詢的現(xiàn)實(shí)需要，陜西省檔案主管部門及其他相關(guān)領(lǐng)域紛紛加大了檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)一步得到了改善。

1.4 現(xiàn)實(shí)問題

檔案信息資源共享程度顯著提高是“十四五”時(shí)期全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的主要目標(biāo)之一。目前，我國(guó)檔案信息資源整合與共享領(lǐng)域存在的主要問題有[2]：一是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。不同行業(yè)、不同系統(tǒng)及不同數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案數(shù)據(jù)格式、標(biāo)準(zhǔn)不一致，導(dǎo)致檔案數(shù)字不兼容，影響檔案信息資源的整合與共享。二是缺乏精準(zhǔn)的用戶識(shí)別。檔案信息資源整合是前提，共享是目的。共享的實(shí)質(zhì)是為廣大用戶提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的檔案信息檢索與查詢服務(wù)。但從現(xiàn)實(shí)情況看，檔案信息資源呈現(xiàn)較強(qiáng)的分散性，檔案信息價(jià)值較低，沒有根據(jù)用戶檔案信息資源使用習(xí)慣和需求提供高價(jià)值、針對(duì)性的檔案服務(wù)，檔案服務(wù)用戶的識(shí)別度不夠精準(zhǔn)。三是缺乏高效的利用協(xié)調(diào)。檔案信息資源整合與共享屬于一種行為，需要協(xié)調(diào)政府、受眾及平臺(tái)媒介三方共同發(fā)揮作用。一直以來(lái)“重管輕用”“信息孤島”等傳統(tǒng)問題依然存在，檔案信息資源整合與共享主體、客體及媒介三方協(xié)調(diào)機(jī)制缺乏。

2 檔案信息資源整合與共享內(nèi)涵解析

檔案信息資源整合是避免檔案信息資源重復(fù)建設(shè)、保證檔案資源配置最優(yōu)化、實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化的有效途徑[3]。在大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)字技術(shù)應(yīng)用使檔案信息與檔案實(shí)體分離，利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案信息資源整合、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享是滿足人民群眾檔案信息需求的重要支撐。

2.1 檔案信息資源整合與共享內(nèi)容

根據(jù)《檔案法》規(guī)定，我國(guó)檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則。在大數(shù)據(jù)背景下，這種管理模式下檔案信息資源面臨系統(tǒng)或行業(yè)條塊分割、體制約束等現(xiàn)實(shí)困境[4]。首先，檔案信息及其數(shù)據(jù)本身的整合與共享。信息是檔案信息資源整合的最基本元素，在大數(shù)據(jù)背景下，信息呈現(xiàn)數(shù)據(jù)異構(gòu)性，聯(lián)結(jié)性與多維性不足，數(shù)據(jù)信息分散、延遲和價(jià)值低密度等，需要運(yùn)用信息技術(shù)將其整合成有序、整齊和效用持久的有機(jī)整體，并實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享利用。其次，檔案信息技術(shù)及其標(biāo)準(zhǔn)整合與共享。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息資源內(nèi)容海量化、形式多樣化、服務(wù)個(gè)性化，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為檔案信息資源整合與共享的關(guān)鍵因素。涉及檔案信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、壓縮、分類、檢索及系統(tǒng)集成等技術(shù)及實(shí)現(xiàn)技術(shù)應(yīng)用的外在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。統(tǒng)一的檔案信息技術(shù)整合與共享標(biāo)準(zhǔn)體系是保障檔案信息資源整合與共享的技術(shù)支持。最后，檔案信息系統(tǒng)及其運(yùn)行的整合與共享。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息資源整合與共享是需要在統(tǒng)一的系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)檔案信息資源跨庫(kù)、無(wú)縫連接，通過檔案信息交換及共享系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享。

2.2 檔案信息資源整合與共享原則[5]

首先是完整系統(tǒng)原則。檔案信息資源整合要的是全面的整合、完整的整合、系統(tǒng)的整合和有序的整合，而不是個(gè)別、片面、分割和無(wú)序的整合與共享，否則也不能稱之為高效的整合與共享。其次是科學(xué)規(guī)范原則。檔案信息資源整合與共享要遵從大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源發(fā)展的特點(diǎn)和規(guī)律，要根據(jù)《檔案法》《保密法》等相關(guān)規(guī)定，確定檔案信息資源整合與共享的范圍、組織形式。再次是高效便利原則。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息資源跨庫(kù)、跨系統(tǒng)整合與共享成為現(xiàn)實(shí)，檔案信息資源整合與共享技術(shù)的選擇、系統(tǒng)的運(yùn)用及平臺(tái)的搭建都要始終堅(jiān)持高效便利原則，發(fā)揮檔案信息資源整體價(jià)值、功能的最大化。最后是經(jīng)濟(jì)實(shí)用原則。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息資源整合與共享要堅(jiān)持成本控制法，既要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源應(yīng)整合盡整合，應(yīng)共享盡共享，避免檔案信息資源閑置、浪費(fèi)，也要本著節(jié)約原則，以最少的人力、物力和財(cái)力成本取得整合與共享價(jià)值效益的最大化。

2.3 檔案信息資源整合與共享模式

檔案信息資源整合與共享包括實(shí)體模式與虛擬模式兩種，其中，大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息資源整合與共享主要是“虛擬模式”，是通過邏輯關(guān)系將分散、無(wú)序的檔案資源“虛擬整合”，并實(shí)現(xiàn)“共享”。該模式的實(shí)現(xiàn)主要路徑為：首先，入網(wǎng)。即利用虛擬機(jī)、主機(jī)托管、專線聯(lián)通等技術(shù)，將館藏檔案信息資源虛擬化整合與共享；其次，協(xié)作。即在“入網(wǎng)”的基礎(chǔ)上做好區(qū)域文獻(xiàn)信息機(jī)構(gòu)之間的有效協(xié)作與配合，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整體化組織與建設(shè)。再次，一站式。在入網(wǎng)、協(xié)作的基礎(chǔ)上，檔案管理部門要利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)和知識(shí)圖譜等技術(shù)，開展檔案信息資源知識(shí)的挖掘，使檔案信息資源從形式、內(nèi)容整合與共享“升級(jí)”至“知識(shí)”級(jí)整合與共享的更高層級(jí)形式。從檔案信息資源整合與共享的結(jié)果來(lái)看，包括檔案館（室）、區(qū)域性和全國(guó)性三個(gè)不同層級(jí)的檔案信息資源整合與共享體系，整合與共享的層級(jí)越來(lái)越高、規(guī)模越來(lái)越大，最高層級(jí)必然是“橫向到邊、縱向到底”的終極目標(biāo)，是綜合性檔案信息資源的開放與共享。

3 檔案信息資源整合與共享機(jī)制構(gòu)建

3.1 構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息資源存儲(chǔ)、傳輸、檢索和利用的形式更加多樣化與智能化，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合與共享，就需要國(guó)家檔案局及相當(dāng)層級(jí)的管理部門，從頂層做好標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的規(guī)劃設(shè)計(jì)，構(gòu)建全國(guó)統(tǒng)一或某個(gè)行業(yè)、系統(tǒng)的檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范體系。當(dāng)前，要加快推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的制定，強(qiáng)化檔案領(lǐng)域、信息產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域、特殊行業(yè)之間的協(xié)作，確保制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系具有前瞻性、可行性和先進(jìn)性，與國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一致。

3.2 推動(dòng)法律法規(guī)實(shí)施

《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》等法律法規(guī)的頒布實(shí)施，為檔案信息資源整合與共享提供了強(qiáng)有力的法治化保障。關(guān)鍵在于落實(shí)。一方面，要加強(qiáng)譜法宣傳教育。把《檔案法》《保密法》《檔案法實(shí)施條例》等法律法規(guī)條例作為一項(xiàng)常規(guī)性工作，熟悉法條內(nèi)容，吃透立法精神，明確責(zé)任義務(wù)，切實(shí)增強(qiáng)落實(shí)法規(guī)的思想自覺與行動(dòng)自覺。另一方面，要加大落實(shí)監(jiān)督檢查。《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》均詳細(xì)規(guī)定了“檔案信息化建設(shè)”“檔案的利用和公布”，檔案信息資源整合與共享要按照業(yè)已出臺(tái)的法律法規(guī)要求，加快推進(jìn)“電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相銜接”，及時(shí)向社會(huì)開放到期檔案的信息資源，滿足民眾對(duì)信息的需求。同時(shí)，檔案主管部門、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位要落實(shí)監(jiān)督檢查的法律職責(zé)，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，使檔案信息資源整合與共享始終在法治軌道上進(jìn)行。

3.3 搭建總體技術(shù)框架[6]

要做好頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)，從檔案信息化發(fā)展全局高度出發(fā)，整合各方檔案信息資源，滿足共享需求，搭建整合共享總體技術(shù)框架，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源獲取、傳輸、存儲(chǔ)、交換、共享和應(yīng)用。總體技術(shù)框架包括基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)資源等業(yè)務(wù)應(yīng)用的整合共享。即利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)與業(yè)務(wù)網(wǎng)融合，完善檔案信息資源整合共享的信息傳輸、存儲(chǔ)、利用和維護(hù)的基礎(chǔ)設(shè)施條件。搭建檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲、離線傳輸?shù)燃夹g(shù)，實(shí)現(xiàn)各類多元異構(gòu)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)采集與共享交換。利用元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)資源目錄等，整合與共享數(shù)據(jù)資源，按照高效、可擴(kuò)展、完整等針對(duì)用戶識(shí)別不夠精準(zhǔn)等問題，按照物理或邏輯集中整合原則，重構(gòu)檔案信息資源關(guān)系，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)，構(gòu)建結(jié)構(gòu)清晰、邏輯合理、流程規(guī)范的數(shù)據(jù)資源目錄和交換體系。建立專門的檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，采用面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)和MVVM技術(shù)框架，建立檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，采用身份認(rèn)證等權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合與共享的安全、可靠。

3.4 改革管理體制機(jī)制

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息資源整合與共享要堅(jiān)持“三分建、七分管”的原則，積極探索信息網(wǎng)絡(luò)、知識(shí)要素環(huán)境下檔案信息資源整合與共享管理體制機(jī)制。要樹立“大檔案”管理意識(shí)，重塑檔案信息資源整合路徑，統(tǒng)一檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)交互。按照“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，積極落實(shí)單軌制，持續(xù)優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)。始終堅(jiān)持黨對(duì)檔案信息資源整合與共享工作領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格落實(shí)檔案信息資源整合與共享責(zé)任清單化、閉環(huán)式的管理機(jī)制。堅(jiān)持檔案開放及開放審核機(jī)制，把檔案信息化納入發(fā)展規(guī)劃，加快推進(jìn)全行業(yè)、全系統(tǒng)檔案數(shù)字資源整合與共享。

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作者簡(jiǎn)介：同燕媚（1979.8—），大學(xué)學(xué)歷，延安大學(xué)西安創(chuàng)新學(xué)院檔案館員。